3+ Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Nhà Chuẩn

Khi hợp đồng thuê nhà kết thúc – dù hết hạn, thỏa thuận sớm hay đơn phương chấm dứt – nhiều người thường bỏ qua bước quan trọng nhất: thanh lý hợp đồng. Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà chính là văn bản pháp lý then chốt, nơi hai bên (bên cho thuê và bên thuê) cùng xác nhận việc chấm dứt nghĩa vụ, bàn giao nhà đúng hiện trạng, xử lý tiền cọc và cam kết “không còn khiếu nại, tranh chấp” sau này. Đây không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là “lá chắn” bảo vệ quyền lợi, giúp tránh rủi ro tài chính và kiện tụng kéo dài về tiền cọc, hư hỏng nhà cửa hay chậm bàn giao. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích rõ ràng biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà là gì, mục đích, tầm quan trọng, cơ sở pháp lý theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023 – cùng các trường hợp cần lập và lý do tại sao bạn không nên bỏ qua bước này trong năm 2026!

1. Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Nhà Là Gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà là văn bản thỏa thuận được lập giữa bên cho thuê (chủ nhà) và bên thuê (người thuê nhà) nhằm xác nhận chính thức việc chấm dứt hợp đồng thuê nhà và hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ, quyền lợi phát sinh từ hợp đồng.

Văn bản này ghi nhận rõ ràng:

• Các bên đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ (bên thuê đã trả đủ tiền thuê nhà, tiền điện nước, phí dịch vụ; bên cho thuê đã hoàn trả tiền cọc sau khi trừ các khoản hợp lý nếu có).
• Hiện trạng nhà tại thời điểm bàn giao (tình trạng nội thất, thiết bị cố định, hư hỏng tồn tại hoặc mới phát sinh).
• Không còn bất kỳ khiếu nại, tranh chấp nào liên quan đến hợp đồng thuê nhà sau khi ký biên bản.

Theo pháp luật Việt Nam, biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà là văn bản chấm dứt hợp đồng (hợp đồng phụ), được sử dụng khi hợp đồng hết hạn, hai bên thỏa thuận chấm dứt sớm, hoặc một bên đơn phương chấm dứt hợp pháp, nhằm “kết thúc sạch sẽ” quan hệ thuê – cho thuê.

1.1. Mục đích và tầm quan trọng

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà mang ý nghĩa pháp lý và thực tiễn rất lớn, không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ bảo vệ quyền lợi thiết yếu cho cả hai bên:

• Xác nhận chấm dứt nghĩa vụ và quyền lợi của các bên: Kết thúc chính thức quan hệ thuê – cho thuê. Bên thuê không còn nghĩa vụ trả tiền thuê nhà, bên cho thuê không còn quyền đòi thêm tiền thuê hoặc giữ tiền cọc vô lý. Tiền cọc được hoàn trả hoặc trừ chi phí hợp lý (sửa chữa hư hỏng do bên thuê gây ra).
• Làm căn cứ pháp lý giải quyết tranh chấp (nếu có): Đây là chứng cứ quan trọng nhất trước tòa án hoặc cơ quan hòa giải khi xảy ra mâu thuẫn về tiền cọc, hư hỏng nhà cửa, chậm bàn giao nhà, hoặc tranh chấp về hiện trạng bàn giao. Nhiều vụ kiện tụng về thuê nhà tại Việt Nam thất bại do thiếu biên bản thanh lý hoặc lập sơ sài.
• Bảo vệ quyền lợi cho cả bên thuê và bên cho thuê:
  • Bên cho thuê tránh bị đòi lại tiền cọc vô lý hoặc bị kiện đòi bồi thường.
  • Bên thuê tránh bị giữ tiền cọc hoặc bị kiện đòi bồi thường hư hỏng không đúng (ví dụ: hư hỏng tồn tại từ trước).
• Tránh rủi ro pháp lý và tài chính sau này: Không lập biên bản thanh lý dễ dẫn đến tranh chấp kéo dài, tốn kém kiện tụng, bên thuê bị tính thêm tiền thuê quá hạn, hoặc bên cho thuê bị phạt vi phạm hợp đồng. Biên bản giúp “đóng sổ” sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro tài chính và pháp lý lâu dài.

1.2. Cơ sở pháp lý

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà được xây dựng trên các quy định pháp luật sau (cập nhật đến năm 2026):

• Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung):
  • Điều 422: Hợp đồng chấm dứt trong các trường hợp: hoàn thành nghĩa vụ, hết thời hạn, thỏa thuận của các bên, hoặc đơn phương chấm dứt hợp pháp. Biên bản thanh lý là văn bản ghi nhận thỏa thuận chấm dứt hợp đồng (khoản 2 Điều 422).
  • Điều 428: Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi có vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ (bên thuê không trả tiền nhà, bên cho thuê không đảm bảo nhà ở an toàn).
• Luật Nhà ở 2023 (có hiệu lực từ 01/01/2025):
  • Điều 172: Đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê nhà ở – quy định rõ các trường hợp bên cho thuê hoặc bên thuê được quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng (vi phạm nghĩa vụ nghiêm trọng), thời hạn thông báo trước (30 ngày), và trách nhiệm thanh toán, bàn giao nhà.
  • Điều 173: Yêu cầu lập biên bản bàn giao nhà khi kết thúc hợp đồng thuê, ghi nhận hiện trạng nhà, xử lý tiền cọc và các khoản phát sinh. Biên bản thanh lý là văn bản bổ sung quan trọng để xác nhận việc bàn giao và chấm dứt toàn bộ nghĩa vụ từ hợp đồng thuê nhà.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà là văn bản pháp lý thiết yếu, giúp hai bên “kết thúc sạch sẽ” quan hệ thuê – cho thuê, bảo vệ quyền lợi tối đa và tránh tranh chấp kéo dài về tiền cọc, hư hỏng nhà cửa hoặc chậm bàn giao. Đây là bước cuối cùng không thể thiếu sau khi hợp đồng hết hạn hoặc chấm dứt sớm theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023.

2. Các Trường Hợp Cần Lập Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Nhà

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà là văn bản không thể thiếu để “kết thúc sạch sẽ” quan hệ thuê – cho thuê, xác nhận chấm dứt nghĩa vụ, bàn giao nhà và xử lý tiền cọc. Việc lập biên bản giúp hai bên tránh tranh chấp kéo dài về tiền thuê, hư hỏng nhà cửa, tiền cọc hoặc trách nhiệm pháp lý sau này. Theo quy định pháp luật Việt Nam (Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023), dưới đây là các trường hợp phổ biến cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà:

2.1. Hợp đồng hết hạn

Khi thời hạn thuê nhà theo hợp đồng đã kết thúc (ví dụ: hợp đồng 12 tháng hết hạn vào ngày 31/12/2025) và các bên không thỏa thuận gia hạn hoặc ký hợp đồng mới, đây là trường hợp phổ biến nhất cần lập biên bản thanh lý.

• Mục đích: Xác nhận bên thuê đã bàn giao nhà đúng hiện trạng, trả đủ tiền thuê, và bên cho thuê hoàn trả tiền cọc (sau khi trừ chi phí hợp lý nếu có).
• Tầm quan trọng: Nếu không lập biên bản, bên cho thuê có thể giữ tiền cọc vô lý hoặc bên thuê bị tính thêm tiền thuê quá hạn. Biên bản giúp “đóng sổ” quan hệ thuê nhà một cách minh bạch, tránh tranh chấp sau này.

2.2. Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do thỏa thuận

Hai bên (bên thuê và bên cho thuê) tự nguyện đồng ý chấm dứt hợp đồng trước thời hạn vì lý do cá nhân (chuyển chỗ ở, thay đổi công việc), kinh tế (khó khăn tài chính), hoặc các lý do khác không vi phạm hợp đồng.

• Mục đích: Xác nhận việc chấm dứt sớm theo thỏa thuận, bàn giao nhà, thanh toán tiền thuê đến thời điểm dừng, và xử lý tiền cọc.
• Tầm quan trọng: Đây là trường hợp “êm đẹp” nhất, biên bản thanh lý giúp hai bên ghi nhận sự đồng thuận, tránh một bên sau này thay đổi ý kiến đòi tiếp tục hợp đồng hoặc đòi bồi thường.

2.3. Đơn phương chấm dứt hợp đồng

Một bên (bên thuê hoặc bên cho thuê) đơn phương chấm dứt hợp đồng khi có căn cứ pháp luật, nhưng vẫn cần lập biên bản thanh lý để xác nhận bàn giao và chấm dứt nghĩa vụ.

• Bên thuê hoặc bên cho thuê vi phạm nghiêm trọng các điều khoản hợp đồng (theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015):
  • Bên thuê: Không trả tiền thuê nhà quá 3 tháng, sử dụng nhà sai mục đích, tự ý sửa chữa lớn mà không được phép.
  • Bên cho thuê: Không đảm bảo nhà ở an toàn, sửa chữa lớn mà không thông báo, tăng giá thuê trái luật.
• Các trường hợp đặc biệt theo luật định (theo Điều 172 Luật Nhà ở 2023):
  • Nhà ở bị hư hỏng nghiêm trọng, không đảm bảo an toàn để ở (ví dụ: sập mái, thấm nước nặng).
  • Nhà bị thu hồi, giải tỏa, trưng dụng để phục vụ mục đích công cộng.
  • Bên cho thuê tăng giá thuê không hợp lý hoặc vi phạm quy định pháp luật.
• Mục đích: Xác nhận việc chấm dứt hợp đồng hợp pháp, bàn giao nhà, thanh toán tiền thuê đến thời điểm dừng, và xử lý tiền cọc.
• Tầm quan trọng: Biên bản giúp chứng minh bên đơn phương chấm dứt có căn cứ pháp luật, tránh bị kiện đòi bồi thường vi phạm hợp đồng.

2.4. Các trường hợp bất khả kháng khác

Khi xảy ra sự kiện bất khả kháng (theo Điều 156 Bộ luật Dân sự 2015) khiến hợp đồng không thể tiếp tục thực hiện, cần lập biên bản thanh lý để chấm dứt hợp đồng và xử lý hậu quả:

• Nhà bị trưng dụng, phá dỡ để xây dựng lại (quy hoạch đô thị, dự án công cộng).
• Thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh khiến nhà ở không thể sử dụng (ví dụ: nhà bị ngập lụt nặng, cháy).
• Các trường hợp khác: Nhà bị tịch thu do tranh chấp pháp lý, chủ nhà mất năng lực hành vi dân sự.
• Mục đích: Xác nhận hợp đồng chấm dứt do bất khả kháng, bàn giao nhà (nếu còn khả năng), thanh toán tiền thuê đến thời điểm dừng, và xử lý tiền cọc.
• Tầm quan trọng: Biên bản giúp hai bên thống nhất không phải chịu trách nhiệm bồi thường do bất khả kháng, tránh kiện tụng kéo dài.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà là văn bản bắt buộc trong hầu hết các trường hợp chấm dứt hợp đồng (hết hạn, thỏa thuận sớm, đơn phương hợp pháp, bất khả kháng). Việc lập biên bản giúp hai bên “kết thúc sạch sẽ”, bảo vệ quyền lợi (tiền cọc, trách nhiệm hư hỏng), và là chứng cứ pháp lý quan trọng nhất khi xảy ra tranh chấp theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023.

3. Quy Trình Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Nhà

Thanh lý hợp đồng thuê nhà là bước cuối cùng và quan trọng nhất để chấm dứt quan hệ thuê – cho thuê một cách sạch sẽ, minh bạch và hợp pháp, tránh tranh chấp kéo dài về tiền cọc, hư hỏng nhà cửa, tiền thuê quá hạn hoặc trách nhiệm pháp lý sau này. Quy trình thanh lý đúng pháp luật (theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023) bao gồm 4 bước chính, đảm bảo quyền lợi cả bên thuê và bên cho thuê được bảo vệ tối đa.

3.1. Chuẩn bị trước khi thanh lý

Đây là giai đoạn nền tảng, quyết định 70–80% thành công của quá trình thanh lý.

• Rà soát lại Hợp đồng thuê nhà gốc: Kiểm tra kỹ các điều khoản về thời hạn hợp đồng, điều kiện chấm dứt, tiền cọc (số lượng tháng, cách hoàn trả), trách nhiệm sửa chữa, bảo trì, bàn giao nhà, và các điều khoản phạt vi phạm (nếu có). Xác định hợp đồng đã hết hạn, hết điều kiện chấm dứt sớm, hoặc một bên có quyền đơn phương chấm dứt (Điều 172 Luật Nhà ở 2023).
• Kiểm tra tình trạng tài sản và ghi nhận các hư hỏng: Hai bên cùng kiểm kê nhà: nội thất cố định (tủ bếp, điều hòa, sàn gỗ), thiết bị (đèn, ổ cắm, vòi nước), tường, trần, cửa sổ, cửa chính. Ghi nhận hư hỏng tồn tại từ đầu (đã có trong biên bản bàn giao ban đầu) và hư hỏng mới phát sinh (do bên thuê hoặc do hao mòn tự nhiên). Chụp ảnh, quay video hiện trạng làm bằng chứng.
• Đối chiếu các khoản thanh toán đã thực hiện và còn tồn đọng: Kiểm tra:
  • Tiền thuê nhà đến thời điểm chấm dứt.
  • Tiền điện, nước, internet, phí quản lý, phí vệ sinh (có hóa đơn).
  • Tiền cọc ban đầu và các khoản khấu trừ hợp lý (sửa chữa hư hỏng do bên thuê gây ra).
  • Các khoản nợ đọng (nếu có).

3.2. Tiến hành thương lượng và thỏa thuận

Sau khi kiểm tra, hai bên thương lượng để thống nhất các vấn đề còn lại trước khi ký biên bản thanh lý.

• Xác định rõ lý do chấm dứt và thời điểm hiệu lực: Ví dụ: Hợp đồng hết hạn ngày 31/12/2025, chấm dứt hiệu lực từ ngày bàn giao nhà (hoặc ngày thỏa thuận).
• Thống nhất về việc bàn giao tài sản: Bên thuê bàn giao nhà đúng hiện trạng như biên bản bàn giao ban đầu (trừ hao mòn tự nhiên), bên cho thuê kiểm tra và chấp nhận.
• Thỏa thuận về việc hoàn trả tiền đặt cọc: Bên cho thuê hoàn trả toàn bộ hoặc một phần tiền cọc sau khi trừ các khoản hợp lý (sửa chữa hư hỏng do bên thuê gây ra, nợ tiền điện/nước). Ghi rõ số tiền hoàn trả, hình thức (chuyển khoản, tiền mặt), và thời hạn hoàn trả (thường trong 7–15 ngày).
• Xác định các trách nhiệm còn lại của mỗi bên: Bên thuê cam kết không khiếu nại về nhà cửa sau khi bàn giao; bên cho thuê cam kết hoàn trả tiền cọc đúng hạn.

3.3. Lập và ký kết Biên bản thanh lý

Đây là bước cốt lõi, cần sử dụng mẫu chuẩn để đảm bảo tính pháp lý.

• Sử dụng mẫu chuẩn: Bao gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, thông tin các bên, căn cứ pháp lý, nội dung thanh lý (bàn giao nhà, xử lý tiền cọc, cam kết không tranh chấp).
• Ghi đầy đủ và chính xác thông tin:
  • Hiện trạng nhà (tường, sàn, nội thất, thiết bị).
  • Chỉ số điện, nước tại thời điểm bàn giao.
  • Số tiền cọc hoàn trả và khấu trừ (nếu có).
  • Cam kết “Không còn khiếu nại, tranh chấp nào liên quan đến hợp đồng thuê nhà sau khi ký biên bản”.
• Xác nhận việc hoàn tất nghĩa vụ và không còn tranh chấp: Câu chuẩn: “Các bên thống nhất xác nhận đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ theo hợp đồng thuê nhà, không còn khiếu nại, tranh chấp nào sau khi ký biên bản này.”
• Số lượng bản và người giữ các bản: Lập thành 03 bản có giá trị pháp lý ngang nhau:
  • Bản 1: Bên cho thuê giữ.
  • Bản 2: Bên thuê giữ.
  • Bản 3: Lưu hồ sơ (nếu cần nộp cơ quan quản lý nhà ở).

3.4. Công chứng (nếu cần)

• Khi nào nên công chứng biên bản thanh lý? Không bắt buộc theo pháp luật, nhưng nên công chứng khi:
  1. Giá trị tiền cọc lớn (hàng chục triệu trở lên).
  2. Có tranh chấp tiềm ẩn (hư hỏng nhà cửa, chậm trả nhà).
  3. Hợp đồng thuê nhà ban đầu đã công chứng (để tăng tính pháp lý).
• Thủ tục công chứng tại Phòng Công chứng:
  1. Hai bên mang bản gốc biên bản thanh lý đến Văn phòng công chứng (hoặc UBND phường/xã chứng thực chữ ký).
  2. Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi, tự nguyện của các bên.
  3. Ký xác nhận và đóng dấu công chứng.
  4. Phí: Khoảng 50.000–200.000 đồng tùy giá trị giao dịch (theo Thông tư 257/2016/TT-BTC). → Bản có công chứng sẽ có giá trị chứng cứ cao hơn rất nhiều trước tòa án nếu xảy ra tranh chấp.

Quy trình thanh lý hợp đồng thuê nhà đúng pháp luật bao gồm chuẩn bị kỹ lưỡng, thương lượng rõ ràng, lập biên bản chi tiết, và công chứng khi cần. Việc thực hiện đúng 4 bước này giúp hai bên “kết thúc sạch sẽ”, bảo vệ quyền lợi tối đa (tiền cọc, trách nhiệm hư hỏng) và tránh tranh chấp kéo dài theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023.

4. Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Nhà Chuẩn

Khi hợp đồng thuê nhà kết thúc – dù hết hạn, thỏa thuận sớm hay đơn phương chấm dứt – biên bản thanh lý là văn bản pháp lý quan trọng nhất để “đóng sổ” sạch sẽ quan hệ thuê – cho thuê, ghi nhận hiện trạng nhà, xử lý tiền cọc và cam kết không tranh chấp. Một mẫu biên bản chuẩn giúp hai bên tránh rủi ro pháp lý, tranh chấp tiền cọc hoặc hư hỏng nhà cửa kéo dài. Trong phần này, chúng tôi cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà chuẩn nhất (cập nhật 2026), theo đúng quy định Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023, với cấu trúc đầy đủ, bảng kê hiện trạng nhà, xử lý tiền cọc chi tiết và hướng dẫn điền cụ thể – dễ chỉnh sửa trên file Word, giúp bạn thanh lý hợp đồng nhanh chóng, minh bạch và an toàn pháp lý tối đa!

4.1. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà hết hạn:

Hợp đồng thuê nhà hết hạn là trường hợp phổ biến nhất cần lập biên bản thanh lý để xác nhận bên thuê đã bàn giao nhà đúng hiện trạng, trả đủ tiền thuê và bên cho thuê hoàn trả tiền cọc (sau khi trừ chi phí hợp lý nếu có). Mẫu này tập trung vào việc ghi nhận hiện trạng nhà tại thời điểm hết hạn, chỉ số điện nước, xử lý tiền cọc và cam kết “không còn khiếu nại, tranh chấp” – giúp hai bên kết thúc quan hệ thuê nhà êm đẹp, tránh tranh chấp tiền cọc hoặc hư hỏng sau này theo quy định Luật Nhà ở 2023.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Nhà Hết Hạn

4.2. Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà trước thời hạn:

Khi hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng thuê nhà trước thời hạn (do thay đổi công việc, khó khăn kinh tế hoặc lý do cá nhân), biên bản thanh lý là văn bản thiết yếu để xác nhận việc chấm dứt sớm, bàn giao nhà, thanh toán tiền thuê đến thời điểm dừng và xử lý tiền cọc. Mẫu này được thiết kế chi tiết với các điều khoản thỏa thuận đặc biệt, cam kết không tranh chấp và xử lý chi phí phát sinh, đảm bảo tính pháp lý cao, bảo vệ quyền lợi cả bên thuê và bên cho thuê theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Nhà Trước Thời Hạn

5. Những Vấn Đề Thường Gặp Khi Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Nhà

Thanh lý hợp đồng thuê nhà thường là giai đoạn dễ phát sinh tranh chấp nhất, đặc biệt liên quan đến tiền cọc, hiện trạng nhà, phí dịch vụ và sự hợp tác của các bên. Dưới đây là các vấn đề phổ biến nhất tại Việt Nam (dựa trên thực tiễn xét xử và khiếu nại năm 2025–2026) cùng cách xử lý đúng pháp luật (Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023).

5.1. Tranh chấp về tiền đặt cọc

Đây là vấn đề tranh chấp phổ biến nhất khi thanh lý hợp đồng thuê nhà.

• Các trường hợp bên cho thuê được giữ tiền cọc (theo Điều 173 Luật Nhà ở 2023 và Điều 428 BLDS 2015):
  1. Bên thuê gây hư hỏng nhà cửa, nội thất, thiết bị (không phải hao mòn tự nhiên).
  2. Bên thuê chưa thanh toán đủ tiền thuê nhà, điện nước, phí dịch vụ đến thời điểm bàn giao.
  3. Bên thuê vi phạm nghiêm trọng hợp đồng (sử dụng nhà sai mục đích, tự ý sửa chữa lớn, cho thuê lại không được phép).
  4. Chi phí sửa chữa, vệ sinh nhà cửa vượt quá tiền cọc (có hóa đơn chứng minh).
• Các trường hợp bên thuê được hoàn trả cọc:
  1. Nhà ở bị hư hỏng do lỗi bên cho thuê (thấm nước, rò rỉ điện, không đảm bảo an toàn).
  2. Không có hư hỏng do bên thuê gây ra, và bên thuê đã thanh toán đầy đủ các khoản.
  3. Hợp đồng hết hạn hoặc chấm dứt hợp pháp mà bên thuê không vi phạm.
• Quy trình giải quyết khi không thống nhất được:
  1. Thương lượng trực tiếp, đối chiếu biên bản bàn giao ban đầu và ảnh/video hiện trạng.
  2. Lập biên bản thỏa thuận khấu trừ tiền cọc (nếu đạt được).
  3. Nếu không thỏa thuận được: Bên cho thuê giữ tiền cọc → bên thuê khởi kiện tại Tòa án nhân dân quận/huyện nơi nhà ở tọa lạc (thời hiệu 3 năm theo Điều 429 BLDS 2015).
  4. Tòa án sẽ dựa vào biên bản thanh lý, biên bản bàn giao ban đầu, ảnh chụp và hóa đơn sửa chữa để phán quyết.

5.2. Tranh chấp về hiện trạng tài sản

Tranh chấp về hư hỏng nhà cửa, nội thất là nguyên nhân chính dẫn đến kiện tụng khi thanh lý.

• Làm thế nào để ghi nhận chính xác tình trạng bàn giao?
  • Hai bên cùng kiểm tra thực tế trước khi ký biên bản thanh lý.
  • Chụp ảnh, quay video toàn cảnh và cận cảnh (tường, sàn, trần, thiết bị, ổ cắm, vòi nước).
  • Ghi chú chi tiết trong biên bản: “Tường phòng khách có vết nứt 5cm từ trước”, “Máy lạnh hoạt động bình thường”.
  • Đính kèm ảnh/video làm phụ lục biên bản (ghi rõ “Xem phụ lục ảnh chụp ngày…”).
• Xác định rõ thiệt hại và trách nhiệm bồi thường:
  • Thiệt hại do hao mòn tự nhiên: Bên cho thuê chịu (không khấu trừ cọc).
  • Thiệt hại do lỗi bên thuê: Bên thuê chịu (khấu trừ cọc hoặc bồi thường thêm).
  • Có hóa đơn sửa chữa → bên thuê chịu chi phí thực tế.
• Giá trị khấu hao tài sản:
  • Nội thất, thiết bị đã sử dụng lâu năm: Áp dụng khấu hao theo thời gian sử dụng (ví dụ: máy lạnh 5 năm → khấu hao 50–70%).
  • Hai bên thỏa thuận mức khấu hao trong biên bản thanh lý để tránh tranh chấp.

5.3. Vấn đề về các khoản phí dịch vụ (điện, nước, internet)

• Cách chốt số liệu và thanh toán:
  • Ghi rõ chỉ số công tơ điện, nước tại thời điểm bàn giao (ví dụ: Điện: 1.250 kWh, Nước: 45 m³).
  • Bên thuê thanh toán các khoản đến ngày bàn giao (có hóa đơn chứng minh).
  • Nếu chưa có hóa đơn cuối: Hai bên thỏa thuận thời hạn thanh toán sau (thường 7–15 ngày).
• Thủ tục sang tên công tơ/hợp đồng dịch vụ:
  • Bên thuê thông báo công ty điện lực, nước, internet để sang tên hoặc hủy hợp đồng.
  • Bên cho thuê hỗ trợ cung cấp giấy tờ (hợp đồng thuê nhà, biên bản thanh lý) để sang tên công tơ.
  • Ghi trong biên bản: “Bên thuê cam kết hoàn tất thủ tục sang tên/hủy hợp đồng dịch vụ trước ngày…”.

5.4. Bên thuê/cho thuê không hợp tác

• Thủ tục thông báo chính thức:
  • Gửi thông báo bằng văn bản (email có xác nhận, thư bảo đảm) nêu rõ lý do chấm dứt, thời điểm bàn giao, yêu cầu ký biên bản thanh lý.
  • Thời hạn thông báo: 30 ngày (theo Điều 172 Luật Nhà ở 2023) nếu đơn phương chấm dứt.
• Các biện pháp pháp lý có thể áp dụng:
  • Nếu bên thuê không bàn giao nhà: Bên cho thuê khởi kiện đòi bàn giao nhà và tiền thuê quá hạn.
  • Nếu bên cho thuê không hoàn trả cọc: Bên thuê khởi kiện đòi hoàn trả cọc và lãi chậm trả.
  • Hòa giải tại UBND phường/xã trước khi kiện (hiệu quả cao, tiết kiệm chi phí).
  • Thời hiệu khởi kiện: 3 năm kể từ ngày quyền lợi bị xâm phạm (Điều 429 BLDS 2015).

5.5. Hợp đồng không công chứng/chứng thực ban đầu: Ảnh hưởng đến việc thanh lý như thế nào?

• Hợp đồng thuê nhà dưới 6 tháng không bắt buộc công chứng/chứng thực (Điều 122 BLDS 2015).
• Hợp đồng trên 6 tháng khuyến khích công chứng để tăng giá trị pháp lý.
• Ảnh hưởng đến thanh lý:
  • Không công chứng ban đầu → biên bản thanh lý vẫn có giá trị pháp lý đầy đủ nếu hai bên ký tay, tự nguyện và nội dung hợp pháp.
  • Tuy nhiên, nếu tranh chấp xảy ra, tòa án có thể yêu cầu thêm chứng cứ chứng minh hợp đồng gốc (tin nhắn, chuyển khoản, biên bản bàn giao ban đầu).
  • Khuyến nghị: Với hợp đồng dài hạn, nên công chứng ban đầu để biên bản thanh lý có giá trị cao hơn, dễ chứng minh khi kiện tụng.

Các vấn đề khi thanh lý hợp đồng thuê nhà thường xuất phát từ thiếu chuẩn bị, thiếu bằng chứng (ảnh/video, biên bản bàn giao ban đầu) và không hợp tác. Việc lập biên bản thanh lý chi tiết, có phụ lục ảnh, ghi rõ hiện trạng và xử lý tiền cọc sẽ giúp hai bên bảo vệ quyền lợi tối đa, giảm thiểu tranh chấp và kiện tụng theo quy định pháp luật.

6. Lời Khuyên Hữu Ích Khi Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Nhà

Thanh lý hợp đồng thuê nhà là giai đoạn nhạy cảm, nơi thiện chí, sự minh bạch và chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ quyết định việc hai bên “kết thúc êm đẹp” hay rơi vào tranh chấp kéo dài, tốn kém. Dưới đây là những lời khuyên thực tiễn, được rút ra từ hàng nghìn trường hợp thực tế tại Việt Nam, giúp bạn bảo vệ tối đa quyền lợi và giảm thiểu rủi ro pháp lý, tài chính khi thanh lý hợp đồng thuê nhà.

6.1. Luôn ưu tiên thỏa thuận và thiện chí

Hầu hết các tranh chấp về tiền cọc, hư hỏng nhà cửa hay chậm bàn giao đều có thể giải quyết êm thấm nếu hai bên giữ thái độ thiện chí, sẵn sàng lắng nghe và nhượng bộ hợp lý.

• Hãy gặp mặt trực tiếp (hoặc họp online nếu xa) để thảo luận, tránh trao đổi qua tin nhắn dễ gây hiểu lầm.
• Ưu tiên thương lượng: Ví dụ, bên cho thuê có thể chấp nhận khấu trừ ít hơn nếu bên thuê đã ở lâu và không gây thiệt hại lớn; bên thuê có thể hỗ trợ dọn dẹp thêm để được hoàn cọc đầy đủ.
• Thiện chí giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và giữ mối quan hệ tốt đẹp – đặc biệt nếu bạn là chủ nhà và có thể cần thuê lại sau này.

6.2. Giữ lại tất cả các giấy tờ liên quan

Đây là “vũ khí” mạnh nhất khi xảy ra tranh chấp. Hãy lưu trữ cẩn thận:

• Hợp đồng thuê nhà gốc (có chữ ký, dấu).
• Biên bản bàn giao nhà ban đầu (ghi hiện trạng khi nhận nhà).
• Biên lai thanh toán tiền thuê, điện nước, phí dịch vụ (chuyển khoản, hóa đơn).
• Ảnh/video hiện trạng nhà khi nhận và khi trả (toàn cảnh + cận cảnh vết hư hỏng).
• Tin nhắn, email trao đổi về thỏa thuận thanh toán, sửa chữa.
• Lưu trữ điện tử: Scan màu tất cả giấy tờ, lưu trên Google Drive/OneDrive với mật khẩu, backup định kỳ.

Mẹo: Tạo folder riêng “Hợp đồng thuê nhà [địa chỉ]” để dễ tra cứu khi cần.

6.3. Tham khảo ý kiến luật sư khi có vướng mắc

Đừng tự xử lý các vấn đề phức tạp – một buổi tư vấn luật sư có thể tiết kiệm hàng chục triệu đồng và tránh kiện tụng kéo dài.

• Đặc biệt nên tham khảo luật sư khi:
  • Tranh chấp tiền cọc lớn (>20–30 triệu).
  • Bên kia từ chối bàn giao hoặc không hoàn cọc dù không có hư hỏng.
  • Đơn phương chấm dứt hợp đồng và bị đòi bồi thường.
  • Hợp đồng có điều khoản bất lợi hoặc mơ hồ.
• Chi phí tư vấn: Thường 500.000–2.000.000 đồng/giờ, nhưng tiết kiệm hơn rất nhiều so với kiện tụng (phí luật sư, án phí, thời gian).
• Nguồn uy tín: Liên hệ Văn phòng luật sư, Hội Luật gia, hoặc các nền tảng tư vấn pháp luật trực tuyến (LuatVietnam, Thư viện Pháp luật).

6.4. Đọc kỹ và hiểu rõ các điều khoản trước khi ký

Trước khi ký bất kỳ biên bản thanh lý nào, hãy dành ít nhất 10–15 phút đọc kỹ:

• Số tiền cọc hoàn trả và khoản khấu trừ (có hóa đơn chứng minh không?).
• Hiện trạng nhà ghi nhận có đúng thực tế (có bỏ sót hư hỏng tồn tại từ đầu?).
• Cam kết “không còn khiếu nại, tranh chấp” – đảm bảo bạn đồng ý 100% với nội dung này.
• Thời hạn hoàn trả cọc và hình thức thanh toán.

Mẹo: Đọc to biên bản trước khi ký, hỏi lại bên kia nếu có điểm không rõ. Nếu chưa chắc chắn, đề nghị “để tôi đọc kỹ thêm và ký sau” – không ai có quyền ép ký ngay lập tức.

Tóm lại: Thanh lý hợp đồng thuê nhà không khó nếu bạn ưu tiên thiện chí, giữ đầy đủ giấy tờ, tham khảo luật sư khi cần và đọc kỹ trước khi ký. Những thói quen này không chỉ giúp bạn kết thúc hợp đồng êm đẹp mà còn bảo vệ quyền lợi lâu dài, tránh rủi ro tài chính và pháp lý không đáng có.

7. Câu Hỏi Thường Gặp Về Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Nhà

Dưới đây là các câu trả lời ngắn gọn, rõ ràng dựa trên quy định pháp luật Việt Nam hiện hành (Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Nhà ở 2023, cập nhật đến ngày 02/01/2026), cùng thực tiễn xử lý tranh chấp phổ biến.

Q1: Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc.

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà là văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng (Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015), chỉ cần chữ ký tay đầy đủ của hai bên (bên cho thuê và bên thuê) và đóng dấu (nếu là pháp nhân/doanh nghiệp) là đã có giá trị pháp lý để làm chứng cứ trước tòa án hoặc cơ quan hòa giải.

Tuy nhiên nên công chứng khi:

• Tiền cọc lớn (trên 20–50 triệu đồng).
• Có tranh chấp tiềm ẩn (hư hỏng nhà cửa, khấu trừ cọc nhiều).
• Hợp đồng thuê nhà ban đầu đã công chứng.

Công chứng giúp tăng tính thuyết phục trước tòa nếu xảy ra tranh chấp sau này.

Q2: Nếu không có biên bản thanh lý thì sao?

Rủi ro rất cao, dễ dẫn đến tranh chấp kéo dài và tốn kém.

• Không có biên bản → khó chứng minh bên thuê đã bàn giao nhà đúng hiện trạng, trả đủ tiền thuê, hoặc bên cho thuê đã hoàn trả tiền cọc.
• Tòa án sẽ dựa vào chứng cứ gián tiếp (hợp đồng gốc, biên bản bàn giao ban đầu, hóa đơn thanh toán, ảnh/video hiện trạng, tin nhắn), nhưng bên yếu thế thường thiệt thòi (bên thuê khó đòi cọc, bên cho thuê khó đòi bồi thường hư hỏng).
• Theo Điều 173 Luật Nhà ở 2023, thiếu biên bản bàn giao khi kết thúc hợp đồng có thể khiến việc xác định trách nhiệm thiệt hại trở nên khó khăn. Khuyến nghị: Luôn lập biên bản thanh lý để “đóng sổ sạch sẽ”, ngay cả khi hai bên tin tưởng lẫn nhau.

Q3: Tôi phải làm gì nếu bên thuê/cho thuê từ chối ký biên bản?

Không ép buộc ký (phải tự nguyện theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015). Xử lý theo quy trình sau để biên bản vẫn có giá trị pháp lý:

1. Ghi rõ lý do từ chối vào biên bản (ví dụ: “Bên thuê từ chối ký vì không đồng ý khấu trừ tiền cọc”).
2. Mời người chứng kiến thứ ba (đại diện UBND phường/xã, trưởng phòng quản lý nhà, hoặc người trung lập) ký xác nhận việc lập biên bản và từ chối ký.
3. Gửi biên bản cho bên kia qua đường bưu điện/thư bảo đảm hoặc email có xác nhận (lưu chứng cứ gửi).
4. Lập biên bản một phía với chữ ký người chứng kiến – vẫn có giá trị chứng cứ cao trước tòa.
5. Nếu tranh chấp: Khởi kiện tại Tòa án nhân dân quận/huyện nơi nhà ở tọa lạc (thời hiệu 3 năm theo Điều 429 BLDS 2015).

Mẹo: Chụp ảnh/video quá trình bàn giao nhà ngay cả khi không ký được biên bản.

Q4: Biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà có thời hạn hiệu lực là bao lâu?

Hiệu lực vĩnh viễn cho đến khi có thỏa thuận mới hoặc tòa án tuyên hủy (không tự hết hạn).

• Biên bản có hiệu lực ngay từ thời điểm ký (ngày, giờ ghi trong biên bản), xác nhận chấm dứt toàn bộ nghĩa vụ từ hợp đồng thuê nhà.
• Các cam kết trong biên bản (không tranh chấp, hoàn trả cọc) ràng buộc lâu dài, trừ khi hai bên lập biên bản bổ sung/hủy bỏ.
• Thời hiệu khởi kiện nếu vi phạm biên bản: 3 năm kể từ ngày quyền lợi bị xâm phạm (Điều 429 BLDS 2015).

Q5: Có cần lập biên bản bàn giao tài sản riêng không?

Nên lập riêng hoặc tích hợp vào biên bản thanh lý để tăng tính pháp lý và minh bạch.

• Theo Điều 173 Luật Nhà ở 2023: Khi kết thúc hợp đồng thuê nhà ở, bắt buộc lập biên bản bàn giao nhà ghi nhận hiện trạng nhà, tài sản cố định (nội thất, thiết bị), chỉ số điện nước.
• Biên bản bàn giao riêng: Chi tiết hơn về hiện trạng (tường, sàn, thiết bị), phù hợp khi nhà có nhiều tài sản giá trị (máy lạnh, tủ bếp).
• Tích hợp vào biên bản thanh lý: Phổ biến nhất, phần “Nội dung bàn giao” trong biên bản thanh lý ghi đầy đủ hiện trạng nhà như biên bản bàn giao. Lợi ích: Tránh tranh chấp về hư hỏng (“ai làm hỏng cái gì”), làm cơ sở khấu trừ tiền cọc. Luôn chụp ảnh/video đính kèm làm phụ lục.