Tổng hợp 8 mẫu biên bản tường trình chuẩn 2026 kèm cách viết

Tóm tắt nhanh

• Tổng hợp 8 mẫu biên bản tường trình cho các tình huống như vi phạm nội quy, mất tài sản, sự cố kỹ thuật, chậm tiến độ và tai nạn.
• Có sẵn mẫu tường trình chung để sao chép vào Word, đồng thời kèm hướng dẫn chọn đúng mẫu theo từng trường hợp.
• Hướng dẫn cách viết theo 3 phần chính: thông tin người tường trình – diễn biến sự việc – phần xác nhận/ký tên.
• Nội dung tường trình nên tập trung vào thời gian, địa điểm, diễn biến, người liên quan và tài liệu đối chiếu,đồng thời phân biệt rõ thông tin trực tiếp biết với nhận định cá nhân.
• Bài viết cũng làm rõ sự khác nhau giữa bản tường trình và biên bản ghi nhận sự việc, giúp người dùng chọn đúng loại văn bản.
• Trước khi nộp, cần kiểm tra lại biểu mẫu, thời hạn, định dạng file, chữ ký và tài liệu đính kèm theo yêu cầu của đơn vị tiếp nhận.
• Với các tình huống có yếu tố chuyên ngành như tai nạn giao thông hoặc tai nạn lao động, bản tường trình chỉ là một phần của hồ sơ và cần đối chiếu thêm yêu cầu từ cơ quan hoặc đơn vị xử lý.

Giới thiệu

Khi xảy ra sự cố, vi phạm nội quy, mất tài sản hoặc một tình huống cần làm rõ, bản tường trình giúp người liên quan ghi lại diễn biến, thời gian, người liên quan và các thông tin có thể đối chiếu. Chọn đúng mẫu sẽ giúp nội dung đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với từng trường hợp.

Trong bài viết này, 1Office tổng hợp 8 mẫu biên bản tường trình Word cho các tình huống phổ biến, kèm mẫu trống, hướng dẫn cách viết từng phần và những lưu ý cần kiểm tra trước khi nộp.

1. Tổng hợp 8 mẫu biên bản tường trình file Word phổ biến [Tải miễn phí]

Mỗi tình huống cần một bản tường trình với nhóm thông tin khác nhau. Việc chọn đúng mẫu ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh thiếu dữ liệu quan trọng và rút ngắn thời gian chỉnh sửa. Bảng dưới đây gợi ý mẫu phù hợp theo từng trường hợp và những nội dung nên bổ sung khi điền.

Với tai nạn và các thủ tục chuyên ngành, bản tự thuật có thể chỉ là một phần thông tin hỗ trợ; hãy kiểm tra yêu cầu hồ sơ riêng của đơn vị hoặc cơ quan phụ trách.

1.1. Mẫu tường trình sự việc trong công ty/cơ quan

Khi phát sinh bất đồng, nhầm lẫn nghiệp vụ hoặc một sự cố ở nơi làm việc, mẫu này giúp người liên quan ghi lại diễn biến theo góc nhìn của mình. Hãy nêu bộ phận công tác, thời điểm xảy ra sự việc, những bước đã thực hiện, người có mặt và tài liệu liên quan nếu có. Việc lập tường trình không đồng nghĩa người viết mặc nhiên có lỗi.

Tải file Word – Mẫu tường trình sự việc trong công ty/cơ quan

1.2. Mẫu tường trình vi phạm nội quy, nhận lỗi và đi làm muộn

Mẫu gốc phù hợp khi đơn vị yêu cầu nhân viên giải trình sự việc liên quan nội quy. Với bản tường trình nhận lỗi trong công ty, chỉ ghi nhận lỗi cụ thể nếu bản thân đã xác định được hành vi và sự thật liên quan; tránh nhận trách nhiệm thay người khác hoặc tự viện dẫn điều khoản chưa kiểm tra. Với bản tường trình đi làm muộn, ghi rõ giờ làm theo lịch, giờ thực tế có mặt, thời điểm đã báo quản lý và lý do được biết.

Gợi ý riêng khi nhận lỗi: “Tôi xác nhận đã đến sau giờ bắt đầu ca làm trong ngày […]. Tôi đã thông báo cho quản lý lúc […]. Tôi sẽ trao đổi về biện pháp khắc phục phù hợp.” Chỉ giữ những câu đúng với sự việc thực tế.

Gợi ý riêng khi đi làm muộn: điền giờ bắt đầu, giờ có mặt, thời gian chênh lệch và thời điểm báo cáo; nếu nguyên nhân chưa được kiểm chứng thì nêu đó là phần giải trình của người viết.

Tải file Word – Mẫu tường trình vi phạm nội quy, nhận lỗi và đi làm muộn

1.3. Mẫu tường trình mất mát tài sản công ty

Khi laptop, hồ sơ hoặc thiết bị được giao bị thất lạc, nên dùng mẫu riêng để đơn vị có đủ dữ kiện kiểm tra. Ghi tên hoặc mã tài sản, người nhận bàn giao, thời điểm sử dụng gần nhất, lúc phát hiện mất, nơi đã tìm kiếm và người đã được thông báo. Nếu chưa xác định nguyên nhân, hãy viết “chưa xác định” thay vì suy đoán ai làm mất.

Tải file Word – Mẫu tường trình mất mát tài sản công ty

1.4. Mẫu tường trình sự cố kỹ thuật, hư hỏng thiết bị

Mẫu này dành cho sự cố máy tính, phần mềm, máy móc hoặc thiết bị dùng chung. Ngoài thời gian và hiện tượng ban đầu, hãy bổ sung tên/mã thiết bị, trạng thái trước khi xảy ra sự cố, thao tác đang thực hiện, ảnh chụp nếu có, phương án xử lý tạm thời và người đã nhận bàn giao. Phân biệt hiện tượng quan sát được với nguyên nhân kỹ thuật đang chờ kiểm tra.

Tải file Word – Mẫu tường trình sự cố kỹ thuật, hư hỏng thiết bị

1.5. Mẫu tường trình chậm tiến độ công việc

Dùng khi một công việc hoặc dự án không đạt mốc đã thống nhất. Trước khi viết, đối chiếu hạn hoàn thành ban đầu, khối lượng đã làm, phần đang vướng và các phụ thuộc liên quan. Phần cuối có thể đề xuất kế hoạch xử lý, người phối hợp và mốc dự kiến mới để quản lý có căn cứ trao đổi; không tự coi đề xuất là thời hạn đã được phê duyệt.

Tải file Word – Mẫu tường trình chậm tiến độ công việc

1.6. Mẫu tường trình sự việc cá nhân

Mẫu dành cho việc thất lạc tài sản, nhầm lẫn giấy tờ hoặc sự việc cá nhân cần thông báo tới cơ quan, đơn vị liên quan. Nêu thời điểm phát hiện, thông tin nhận diện tài sản ở mức cần thiết, nơi đã kiểm tra và các bước đã liên hệ. Chỉ cung cấp thông tin định danh cá nhân theo yêu cầu phù hợp, tránh đưa công khai số giấy tờ hoặc dữ liệu nhạy cảm không cần thiết.

Tải file Word – Mẫu tường trình sự việc cá nhân

1.7. Mẫu tường trình tai nạn giao thông

Khi được yêu cầu trình bày lại một vụ va chạm, bạn có thể dùng mẫu này để ghi thời gian, địa điểm, hướng di chuyển, phương tiện, diễn biến theo những gì trực tiếp nhận biết và tình trạng sau sự việc. Nếu có ảnh hiện trường, người chứng kiến hoặc giấy tờ liên quan, hãy liệt kê chính xác. Bản tường trình không tự thay thế hồ sơ chuyên môn và không nên đưa kết luận lỗi khi chưa có căn cứ.

Tải file Word – Mẫu tường trình tai nạn giao thông

Lưu ý: xác nhận thêm giấy tờ, biểu mẫu hoặc quy trình chuyên ngành với đầu mối tiếp nhận trong tình huống cụ thể.

1.8. Mẫu tường trình tai nạn lao động

Mẫu hỗ trợ cá nhân trình bày việc xảy ra trong quá trình làm việc. Cần mô tả nhiệm vụ đang thực hiện, khu vực, điều kiện tại thời điểm xảy ra sự việc, diễn biến và các biện pháp hỗ trợ ban đầu mà người viết biết. Nên phân biệt bản tường trình cá nhân với biên bản điều tra hoặc hồ sơ tai nạn lao động theo quy trình riêng; gửi tài liệu tới đúng đầu mối phụ trách.

Tải file Word – Mẫu tường trình tai nạn lao động

Lưu ý: xác nhận thêm giấy tờ, biểu mẫu hoặc quy trình chuyên ngành với đầu mối tiếp nhận trong tình huống cụ thể.

2. Cách viết bản tường trình sự việc đầy đủ, dễ hiểu

Sau khi chọn mẫu, hãy điền theo ba phần: thông tin đầu văn bản, diễn biến sự việc và phần xác nhận. Bạn nên kiểm tra sáu yếu tố: ai liên quan, sự việc gì, xảy ra khi nào, ở đâu, diễn biến ra sao và thông tin nào có tài liệu đối chiếu.

2.1. Phần mở đầu: người nhận và thông tin người tường trình

Đặt tên văn bản “BẢN TƯỜNG TRÌNH”, ngày lập và dòng “Kính gửi” đúng tên đơn vị hoặc người yêu cầu. Ghi họ tên, bộ phận/vai trò và phương thức liên hệ nếu cần. Một số tổ chức sử dụng quốc hiệu, tiêu ngữ hoặc cách trình bày văn bản hành chính; bạn có thể tham khảo mẫu của họ thay vì mặc định một cách trình bày bắt buộc cho tất cả bản tường trình cá nhân.

Ví dụ: “Kính gửi: Trưởng bộ phận Chăm sóc khách hàng, Công ty ABC. Tôi là Nguyễn Văn A, nhân viên bộ phận Chăm sóc khách hàng.” (Thông tin giả định.)

2.2. Phần nội dung: thời gian, diễn biến, người liên quan và tài liệu

Nêu mốc giờ và địa điểm cụ thể, sau đó thuật lại theo thứ tự trước – trong – sau sự việc. Viết ngôi thứ nhất về phần bản thân trực tiếp làm hoặc chứng kiến; đối với thông tin do đồng nghiệp cung cấp, ghi rõ nguồn. Nếu nguyên nhân, thiệt hại hoặc trách nhiệm còn đang được làm rõ, hãy dùng cách diễn đạt có điều kiện thay vì khẳng định chắc chắn.

Sau phần diễn biến, liệt kê người có mặt, thời điểm đã báo cáo và tài liệu đối chiếu hiện có (email, ảnh, thông báo, nhật ký công việc). Không tự thêm “camera xác nhận” hay người chứng kiến nếu thực tế không tồn tại.

2.3. Phần kết: cam đoan phù hợp, ngày lập và chữ ký

Kết thúc bằng lời xác nhận nội dung trung thực theo những thông tin người viết biết, nêu đề nghị làm rõ hoặc hướng khắc phục nếu phù hợp. Trường hợp thực sự có lỗi và đã được xác định, có thể trình bày trách nhiệm cùng biện pháp sửa chữa. Người viết ký, ghi rõ họ tên hoặc thực hiện hình thức xác nhận khác theo yêu cầu nơi nhận; không mặc định mọi văn bản đều phải có dấu hay phải nhận trách nhiệm pháp lý theo một công thức cố định.

2.4. Ví dụ bản tường trình sự việc trong công ty đã điền

VÍ DỤ MINH HỌA – thông tin và nhân vật giả định, không phải hồ sơ thực tế.

BẢN TƯỜNG TRÌNH

Về việc: Đến muộn giờ làm ngày 15/09/2026

Kính gửi: Trưởng bộ phận Chăm sóc khách hàng, Công ty ABC

Tôi tên là Nguyễn Văn A, nhân viên bộ phận Chăm sóc khách hàng.

Theo lịch làm việc, ca của tôi bắt đầu lúc 08 giờ 00 ngày 15/09/2026. Tôi đến văn phòng lúc 08 giờ 20, muộn 20 phút so với lịch. Lúc 08 giờ 05, tôi đã nhắn tin báo quản lý trực tiếp rằng mình dự kiến đến muộn; nội dung tin nhắn có thể được đối chiếu khi cần.

Tôi giải trình rằng trong quá trình di chuyển sáng hôm đó, tôi gặp tình trạng ùn tắc giao thông. Đây là lý do tôi trình bày dựa trên trải nghiệm cá nhân; tôi không có tài liệu độc lập xác minh nguyên nhân ùn tắc.

Sau khi đến nơi, tôi đã trao đổi với quản lý về công việc cần bàn giao và bắt đầu xử lý nhiệm vụ của ca. Tôi đề nghị bộ phận ghi nhận diễn biến trên và hướng dẫn nếu cần bổ sung tài liệu.

Tôi xác nhận những thông tin nêu trên là nội dung tôi biết tại thời điểm lập tường trình.

Ngày 15 tháng 09 năm 2026 — Người tường trình: Nguyễn Văn A (ký và ghi rõ họ tên).

Đối chiếu ví dụ: ca bắt đầu 08:00; báo quản lý 08:05; có mặt 08:20; thời gian muộn là 20 phút. Các thời điểm và hành động chỉ phục vụ minh họa, không dùng thay dữ liệu thực tế.

3. Bản tường trình là gì? Khi nào cần lập?

Bản tường trình là văn bản một người trình bày lại diễn biến của sự việc từ góc nhìn và phạm vi hiểu biết của mình để người hoặc đơn vị tiếp nhận có thêm thông tin xem xét. Trong thực tế, bản tường trình có thể được yêu cầu khi xảy ra sự cố tại công ty, nhầm lẫn nghiệp vụ, mất tài sản, tai nạn hoặc tình huống cần làm rõ. Yêu cầu lập và sử dụng tài liệu phụ thuộc từng vụ việc và quy trình tiếp nhận.

3.1. Phân biệt bản tường trình với biên bản ghi nhận sự việc

Bản tường trình và biên bản ghi nhận sự việc đều được dùng để lưu lại thông tin liên quan đến một sự việc, nhưng khác nhau về người lập, góc nhìn và mục đích sử dụng. Nếu mục tiêu là xác định thời điểm, địa điểm, người liên quan, hiện trạng và diễn biến có thể đối chiếu từ nhiều nguồn, biên bản sự việc là văn bản phù hợp để ghi nhận thông tin chung trước hoặc song song với phần trình bày riêng của cá nhân.

“Biên bản tường trình” là cách gọi thường gặp khi tìm mẫu, nhưng tên tài liệu và yêu cầu ký xác nhận có thể khác theo quy trình từng nơi. Nếu đơn vị phát biểu rõ cần “biên bản” hay “bản tường trình”, hãy sử dụng đúng biểu mẫu họ cung cấp.

3.2. Ai viết, nộp cho ai và sử dụng để làm gì?

Người trực tiếp liên quan hoặc chứng kiến thường là người trình bày phần thông tin mình biết. Trong doanh nghiệp, nơi nhận có thể là quản lý trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự; tại trường học là người được nhà trường giao tiếp nhận; các vụ việc khác cần gửi đúng cơ quan hoặc bộ phận đang xử lý. Tài liệu giúp tổng hợp thông tin, không tự thay thế việc xác minh sự việc hoặc quyết định xử lý.

4. Lưu ý khi viết và nộp bản tường trình

Trước khi gửi, hãy kiểm tra biểu mẫu, thời hạn và cách nộp do bên tiếp nhận thông báo. Nội dung rõ ràng, đúng phạm vi người viết biết sẽ hữu ích hơn một bản tường trình dài nhưng lẫn suy đoán.

4.1. Trung thực, phân biệt sự việc đã biết và nhận định cá nhân

Đánh dấu mốc giờ có thể kiểm tra và nêu rõ nguồn của từng thông tin: trực tiếp chứng kiến, được người khác báo lại hay suy đoán cần xác minh. Viết câu ngắn, tách diễn biến khỏi phần giải thích nguyên nhân. Không thêm chi tiết để làm câu chuyện có vẻ thuyết phục hơn, cũng không buộc bản thân nhận lỗi khi sự việc hoặc trách nhiệm chưa rõ.

4.2. Kiểm tra thời hạn, biểu mẫu và tài liệu theo yêu cầu đơn vị

Không có một hạn nộp chung áp dụng cho mọi bản tường trình. Hãy hỏi người tiếp nhận về thời hạn, file mẫu, cách gửi và hồ sơ đính kèm. Chỉ cung cấp ảnh, email hoặc tài liệu mà bạn thực sự có và được phép chia sẻ; nếu cần thêm thời gian xác minh, chủ động trao đổi về thời điểm bổ sung thay vì tự đặt mốc hoặc bỏ sót thông tin.

4.3. Kiểm tra định dạng file, chữ ký và thông tin trước khi gửi

Đọc lại tên người nhận, ngày giờ, tên người liên quan và các dữ kiện có thể đối chiếu. Nếu gửi file, kiểm tra Word hoặc PDF đúng yêu cầu, mở thử tệp và bảo đảm người nhận có quyền truy cập; nếu cần chữ ký, làm theo cách đơn vị tiếp nhận hướng dẫn. Lưu một bản sao đã gửi và hạn chế chia sẻ thông tin cá nhân không cần thiết.

5. Câu hỏi thường gặp về mẫu bản tường trình

5.1. Bản tường trình có thể viết tay hoặc đánh máy không?

Có thể, tùy yêu cầu của người hoặc đơn vị tiếp nhận. Nơi nhận có thể cung cấp file mẫu, yêu cầu bản có chữ ký hoặc quy định cách gửi riêng. Nếu không rõ, hãy hỏi trước khi điền để tránh phải viết lại.

5.2. Bản tường trình có cần đóng dấu không?

Bản tự tường trình do cá nhân lập không mặc nhiên phải đóng dấu. Tuy nhiên, một hồ sơ hoặc biểu mẫu cụ thể có thể có yêu cầu xác nhận riêng; hãy kiểm tra hướng dẫn của cơ quan hoặc đơn vị đang xử lý thay vì áp dụng một quy tắc cho mọi trường hợp.

5.3. Viết sai thông tin thì chỉnh sửa thế nào?

Hãy thông báo cho người tiếp nhận và nêu rõ phần sai, nội dung đính chính cùng căn cứ nếu có. Tùy quy trình, bạn có thể được yêu cầu nộp bản bổ sung hoặc văn bản mới; không âm thầm xóa bản đã gửi khi hồ sơ đang được xử lý.

5.4. Có mẫu bắt buộc và thời hạn nộp chung không?

Không nên coi một mẫu hoặc thời hạn trên mạng là yêu cầu chung cho mọi tình huống. Mẫu và thời điểm nộp có thể được quy định trong quy trình của từng đơn vị hoặc thủ tục cụ thể. Hãy ưu tiên văn bản hướng dẫn và thông báo từ bên tiếp nhận.

Chọn mẫu phù hợp, kiểm tra từng mốc diễn biến và điền đúng thông tin mình biết trước khi tải, chỉnh sửa rồi gửi. Đối với doanh nghiệp cần lưu trữ hoặc luân chuyển nhiều hồ sơ nội bộ, có thể tham khảo thêm các phần mềm quản lý văn bản để tìm hiểu cách tổ chức tài liệu sau khi tiếp nhận.