8+ Mẫu biên bản tường trình thông dụng kèm File tải

Trong thực tế công việc và đời sống, biên bản tường trình là văn bản quen thuộc nhưng không phải ai cũng nắm rõ cách viết đúng chuẩn. Việc sử dụng Mẫu biên bản tường trình đầy đủ, chính xác giúp trình bày sự việc rõ ràng và đảm bảo tính pháp lý. Trong bài viết này, hãy cùng 1Office tìm hiểu khái niệm, cấu trúc chuẩn và tổng hợp 8+ mẫu biên bản tường trình phổ biến, dễ áp dụng trong nhiều tình huống thực tế.

1. Thông tin tổng quan về biên bản tường trình

Dưới đây là những thông tin cơ bản giúp bạn hiểu đúng bản chất, mục đích và giá trị pháp lý của biên bản tường trình trong thực tế:

1.1. Khái niệm và bản chất của Biên bản tường trình

Biên bản tường trình (thường gọi ngắn gọn là bản tường trình) là một dạng văn bản hành chính thông dụng, do cá nhân hoặc tập thể liên quan trực tiếp lập nhằm trình bày rõ ràng, trung thực diễn biến của một sự việc cụ thể, đa phần là các vụ việc có tính chất sai phạm, sự cố hoặc gây hậu quả nhất định.

Về khái niệm:

Đây là văn bản phản ánh sự việc dưới góc nhìn của người trực tiếp tham gia hoặc chứng kiến, thể hiện đầy đủ các yếu tố như thời gian, địa điểm, diễn biến, nguyên nhân, hậu quả và mức độ trách nhiệm của bản thân người viết.

Về bản chất pháp lý – hành chính:

Bản tường trình không phải văn bản quy phạm pháp luật mà thuộc nhóm văn bản hành chính thông thường, được lập theo thể thức quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Văn bản mang tính tự thuật, người viết chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung đã trình bày và thường được sử dụng như chứng cứ ban đầu trong các lĩnh vực hành chính, lao động, giáo dục hoặc tố tụng, phục vụ việc xem xét, điều tra, xử lý kỷ luật hay giải quyết tranh chấp.

1.2. Phân biệt Biên bản tường trình và Bản tường trình

Trong thực tiễn tại Việt Nam, hai thuật ngữ “biên bản tường trình” và “bản tường trình” thường được sử dụng thay thế cho nhau và cùng chỉ một loại văn bản tự tường thuật của cá nhân.

• Bản tường trình: Là cách gọi phổ biến nhất, nhấn mạnh việc cá nhân liên quan trực tiếp tự viết để trình bày quan điểm, nhận trách nhiệm và thể hiện cam kết khắc phục hậu quả.
• Biên bản tường trình: Đôi khi được dùng để nhấn mạnh tính chất ghi nhận mang tính chính thức. Tuy nhiên, về bản chất không có sự khác biệt rõ ràng. Thuật ngữ “biên bản” vốn thường gắn với văn bản do cơ quan, người có thẩm quyền lập nhằm ghi nhận sự việc một cách khách quan (ví dụ: biên bản vi phạm hành chính), còn bản tường trình là văn bản do cá nhân lập.

Trong thực tế hành chính, lao động và giáo dục, cụm từ “biên bản tường trình” vẫn thường được dùng để chỉ văn bản tự thuật của cá nhân, không làm thay đổi giá trị hay tính chất pháp lý.

Pháp luật hiện hành không quy định sự phân biệt cứng nhắc giữa hai tên gọi; cả hai đều được hiểu là văn bản cá nhân lập để tường trình sự việc làm căn cứ xem xét, xử lý.

1.3. Mục đích và vai trò của bản tường trình

Bản tường trình giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình xử lý sự việc khách quan, minh bạch và có căn cứ.

• Cung cấp thông tin trung thực về sự việc: Giúp tái hiện đầy đủ diễn biến, làm rõ nguyên nhân chủ quan – khách quan và xác định hậu quả phát sinh.
• Làm cơ sở để cơ quan, tổ chức xem xét và xử lý: Là tài liệu ban đầu để cấp quản lý, cơ quan nhà nước hoặc cơ quan tiến hành tố tụng đánh giá mức độ vi phạm, từ đó đưa ra quyết định kỷ luật, bồi thường hoặc xử phạt phù hợp.
• Thể hiện trách nhiệm và thái độ của người viết: Trong các trường hợp vi phạm, bản tường trình cho thấy sự nhận thức sai sót, tinh thần hợp tác, cam kết sửa chữa và không tái phạm, có thể được xem xét như tình tiết giảm nhẹ.

Nhờ đó, bản tường trình không chỉ phục vụ công tác quản lý nội bộ mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên liên quan.

1.4. Các trường hợp cần lập Biên bản tường trình

Bản tường trình thường được yêu cầu ngay sau khi xảy ra sự việc nhằm làm rõ bản chất vụ việc và xác định trách nhiệm. Một số tình huống phổ biến gồm:

• Vi phạm nội quy lao động tại doanh nghiệp (đi muộn, nghỉ không phép, vi phạm an toàn lao động, gây thiệt hại tài sản).
• Vi phạm nội quy trường học (đánh nhau, nghỉ học không lý do, gây rối trật tự lớp học).
• Sự cố và tai nạn (tai nạn giao thông, tai nạn lao động, thất lạc biên bản vi phạm).
• Xô xát, mâu thuẫn hoặc tranh chấp cá nhân theo yêu cầu của cơ quan công an hoặc lãnh đạo đơn vị.
• Gây thiệt hại tài sản, hư hỏng trang thiết bị hoặc làm mất tài sản chung.
• Các trường hợp cần làm rõ sự việc phục vụ điều tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo hoặc xử lý kỷ luật.

Trong mọi trường hợp, bản tường trình cần được lập kịp thời, trung thực và chi tiết, nhằm tránh phát sinh tranh cãi hoặc làm phức tạp quá trình giải quyết sau này.

2. Hướng dẫn cách viết biên bản tường trình đầy đủ, chuẩn xác

Bản tường trình (hay còn gọi là biên bản tường trình) là văn bản hành chính cá nhân, cần tuân thủ thể thức cơ bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Không có mẫu thống nhất bắt buộc trên toàn quốc, nhưng cấu trúc chuẩn sẽ giúp văn bản chuyên nghiệp, rõ ràng và có giá trị cao khi xử lý sự việc.

Văn bản thường được trình bày trên giấy A4, lề chuẩn (trái 3-3.5cm, phải 2cm, trên/dưới 2cm), phông chữ Times New Roman cỡ 13-14, giãn dòng 1.5. Có thể viết tay hoặc đánh máy (nhiều nơi ưu tiên viết tay để đảm bảo tính cá nhân).

Phần 1: Phần mở đầu

Phần này chiếm đầu trang, định dạng trang trọng để phù hợp với văn bản hành chính.

(1) Quốc hiệu và Tiêu ngữ (canh giữa, in hoa, có gạch ngang phân cách)

(2) Địa điểm và thời gian lập (căn phải, dưới tiêu ngữ): Ví dụ: Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2025

(3) Tên văn bản (canh giữa, in hoa, in đậm, cỡ chữ 14-16): BẢN TƯỜNG TRÌNH

Dưới đó có thể ghi tiêu đề phụ ngắn gọn về sự việc (không bắt buộc nhưng khuyến khích): V/v: [Mô tả ngắn gọn sự việc, ví dụ: Đi muộn giờ làm ngày 29/12/2025] hoặc Về việc [vi phạm nội quy lao động / xảy ra xô xát ngày …]

(4) Kính gửi (căn trái, dưới tên văn bản):

Kính gửi: Ông/Bà [họ tên, chức vụ] Hoặc: Ban Giám đốc Công ty … / Ban Giám hiệu Trường … / Cơ quan Công an phường …

Phần 2: Phần nội dung chính

Đây là phần quan trọng nhất, cần trình bày chi tiết, logic, khách quan theo trình tự thời gian.

(1) Thông tin người tường trình (căn trái, liệt kê rõ ràng):

• Họ và tên: ………………………………
• Ngày sinh: ………………………………
• Chức vụ/Lớp học: ……………………….
• Đơn vị công tác/Học tập: ………………
• Địa chỉ thường trú: ……………………..
• Số điện thoại: …………………………..

(2) Thông tin về sự việc (bắt đầu bằng câu dẫn: “Nay tôi làm bản tường trình này để trình bày về sự việc như sau:”):

• Thời gian, địa điểm xảy ra sự việc: Ghi chính xác giờ, phút, ngày tháng năm và địa điểm cụ thể.
• Diễn biến chi tiết, khách quan: Kể theo thứ tự thời gian, sử dụng ngôi thứ nhất, mô tả rõ “ai – cái gì – ở đâu – khi nào – như thế nào”. Tránh cảm xúc cá nhân hoặc đổ lỗi.
• Nguyên nhân dẫn đến sự việc: Phân tích nguyên nhân chủ quan (do bản thân) và khách quan (nếu có).
• Hậu quả, mức độ thiệt hại: Mô tả cụ thể thiệt hại về tài sản, sức khỏe, tinh thần hoặc ảnh hưởng đến công việc (nếu có).
• Những người liên quan: Liệt kê tên, chức vụ, vai trò của nhân chứng hoặc người cùng tham gia (nếu có).

Phần 3: Phần cam kết và kết thúc

Phần này thể hiện thái độ trách nhiệm và tăng giá trị pháp lý của văn bản.

(1) Trách nhiệm cá nhân:

• Nhận thức rõ hành vi vi phạm (nếu có) theo điều khoản nội quy, quy định nào.
• Thể hiện thái độ hối lỗi, nhận khuyết điểm chân thành.

(2) Cam đoan và đề xuất:

• Cam kết khắc phục hậu quả (nếu có), rút kinh nghiệm và không tái phạm.
• Cam đoan tính trung thực: “Tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung tường trình trên là đúng sự thật và chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về nội dung này.”
• Đề xuất (nếu phù hợp): “Kính mong Quý cơ quan/Ban Lãnh đạo xem xét giảm nhẹ hình thức xử lý…”

(3) Chữ ký và họ tên (căn phải): Người tường trình – Ký và ghi rõ họ tên)

Hướng dẫn chi tiết cấu trúc & cách viết biên bản tường trình đầy đủ, chuẩn xác

3. Các lưu ý quan trọng khi viết biên bản tường trình

Dưới đây là những lưu ý then chốt cần nắm rõ để biên bản tường trình được trình bày đúng chuẩn, có giá trị pháp lý và hỗ trợ tốt cho quá trình xử lý sự việc:

Lưu ý 1: Bảo đảm tính trung thực và khách quan

Nội dung tường trình phải phản ánh đúng sự thật, tuyệt đối không bóp méo, thêm bớt, suy diễn hoặc che giấu thông tin. Người viết không nên né tránh trách nhiệm hoặc quy toàn bộ lỗi cho người khác hay yếu tố khách quan nếu bản thân có liên quan.

Việc cố tình khai báo không đúng sự thật có thể khiến vụ việc trở nên nghiêm trọng hơn, dẫn đến hình thức xử lý nặng hơn và trong một số trường hợp còn có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý theo quy định của pháp luật (điển hình là hành vi khai báo gian dối).

Lưu ý 2: Sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực, rõ ràng

Bản tường trình cần được viết bằng tiếng Việt chuẩn, văn phong hành chính nghiêm túc, lịch sự và súc tích. Nên trình bày ở ngôi thứ nhất với thái độ cầu thị, hợp tác. Tránh dùng từ ngữ cảm tính, tiếng lóng, cách diễn đạt thiếu chuẩn mực hoặc câu văn quá dài, rườm rà. Các ý cần được sắp xếp mạch lạc, theo trình tự thời gian để người đọc dễ dàng nắm bắt diễn biến sự việc.

Lưu ý 3: Trình bày đầy đủ thông tin liên quan

Nội dung cần bao quát các yếu tố quan trọng như: thời gian, địa điểm, diễn biến cụ thể, cá nhân liên quan hoặc nhân chứng (nếu có), nguyên nhân dẫn đến sự việc và hậu quả phát sinh.

Không nên bỏ qua những chi tiết có ảnh hưởng đến việc xác định trách nhiệm, mức độ vi phạm hay thiệt hại. Trường hợp có tài liệu, hình ảnh, biên bản hoặc giấy tờ liên quan, cần nêu rõ và đính kèm theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Lưu ý 4: Rà soát kỹ nội dung trước khi nộp

Trước khi gửi bản tường trình, người viết nên đọc lại toàn bộ văn bản để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và tính chính xác của các mốc thời gian, số liệu. Đồng thời, cần đảm bảo các tình tiết được trình bày thống nhất, không mâu thuẫn. Nếu viết tay, chữ viết phải rõ ràng, sạch sẽ; nếu đánh máy, cần trình bày đúng thể thức văn bản hành chính.

Lưu ý 5: Nộp bản tường trình đúng thời hạn

Thông thường, bản tường trình được yêu cầu nộp trong thời gian ngắn sau khi xảy ra sự việc hoặc sau khi nhận được yêu cầu (thường từ 24-48 giờ). Việc chậm trễ có thể bị đánh giá là thiếu hợp tác và ảnh hưởng bất lợi đến quá trình xử lý. Trong trường hợp có lý do chính đáng không thể nộp đúng hạn, người viết cần chủ động thông báo hoặc xin gia hạn theo đúng quy định.

Lưu ý 6: Cam đoan và chịu trách nhiệm về nội dung

Cuối bản tường trình cần có lời cam đoan rõ ràng, khẳng định toàn bộ nội dung trình bày là đúng sự thật và người viết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật. Phần cam đoan này thể hiện sự nhận thức đầy đủ về trách nhiệm pháp lý, đồng thời làm tăng độ tin cậy và giá trị chứng minh của văn bản.

Các lưu ý quan trọng khi viết biên bản tường trình để đảm bảo hiệu quả & pháp lý

4. Tổng hợp 8+ Mẫu biên bản tường trình phổ biến nhất (Tải Miễn Phí File Word/PDF)

Dưới đây là tổng hợp các mẫu biên bản tường trình phổ biến nhất mà cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức thường sử dụng. Các mẫu này được thiết kế sẵn theo thể thức hành chính chuẩn, có thể tải về miễn phí dưới dạng Word hoặc PDF và điền trực tiếp thông tin thực tế.

Mẫu 1: Mẫu tường trình sự việc xảy ra trong công ty/cơ quan

Mẫu tường trình sự việc xảy ra trong công ty hoặc cơ quan phù hợp với các tình huống phát sinh tại nơi làm việc như xung đột nội bộ, sự cố công việc hoặc nhầm lẫn. Văn bản ghi rõ thời gian, địa điểm, diễn biến, nguyên nhân, hậu quả và những người liên quan.

>>> Tải ngay file Mẫu tường trình sự việc xảy ra trong công ty/cơ quan

Mẫu 2: Mẫu tường trình sự việc cá nhân (mất tài sản, nhầm lẫn,…)

Mẫu tường trình sự việc cá nhân được sử dụng khi xảy ra mất tài sản, nhầm lẫn giấy tờ, thất lạc hồ sơ hoặc các sự việc cá nhân liên quan đến cơ quan, tổ chức. Nội dung cần thể hiện đầy đủ thông tin người tường trình và quá trình xảy ra sự việc.

>>> Tải ngay file Mẫu tường trình sự việc cá nhân

Mẫu 3: Mẫu tường trình tai nạn giao thông

Mẫu tường trình tai nạn giao thông thích hợp khi gặp tai nạn cần lập tường trình cho cơ quan công an hoặc bảo hiểm. Nội dung ghi rõ thông tin các bên liên quan, diễn biến sự việc, nguyên nhân và hậu quả.

>>> Tải ngay file Mẫu tường trình tai nạn giao thông

Mẫu 4: Mẫu tường trình tai nạn lao động

Mẫu tường trình tai nạn lao động dành cho môi trường công nghiệp, xây dựng hoặc văn phòng khi xảy ra tai nạn lao động cần ghi nhận. Văn bản bao gồm thông tin nạn nhân, thời gian, địa điểm, nguyên nhân, hậu quả và người chứng kiến.

>>> Tải ngay file Mẫu tường trình tai nạn lao động

Mẫu 5: Mẫu tường trình vi phạm nội quy công ty

Mẫu tường trình vi phạm nội quy công ty áp dụng khi nhân viên vi phạm nội quy, quy định công ty như đi muộn, nghỉ không phép, vi phạm an toàn lao động hoặc gây thiệt hại tài sản. Văn bản trình bày rõ hành vi vi phạm, diễn biến, hậu quả và nhận trách nhiệm.

>>> Tải ngay file Mẫu tường trình vi phạm nội quy công ty

Mẫu 6: Mẫu tường trình mất mát tài sản công ty

Mẫu tường trình mất mát tài sản công ty dùng trong các trường hợp hư hỏng hoặc mất mát tài sản, thiết bị của công ty. Nội dung cần ghi rõ loại tài sản, thời gian, diễn biến sự việc và những người liên quan.

>>> Tải ngay file PDF Mẫu tường trình mất mát tài sản công ty

Mẫu 7: Mẫu tường trình về sự cố kỹ thuật, hư hỏng thiết bị

Mẫu tường trình về sự cố kỹ thuật, hư hỏng thiết bị áp dụng khi thiết bị, máy móc hoặc hệ thống gặp sự cố. Văn bản cần thông tin chi tiết về loại thiết bị, thời gian xảy ra sự cố, nguyên nhân, mức độ thiệt hại và biện pháp khắc phục tạm thời.

>>> Tải ngay file PDF Mẫu tường trình về sự cố kỹ thuật, hư hỏng thiết bị

Mẫu 8: Mẫu tường trình chậm trễ tiến độ công việc

Mẫu tường trình chậm trễ tiến độ công việc được sử dụng khi công việc, dự án hoặc nhiệm vụ bị chậm tiến độ. Văn bản ghi rõ công việc, lý do chậm trễ, ảnh hưởng đến tiến độ chung và các biện pháp khắc phục.

>>> Tải ngay file PDF Mẫu tường trình chậm trễ tiến độ công việc

5. Câu hỏi thường gặp về biên bản tường trình (FAQ)

Câu hỏi 1: Biên bản tường trình có bắt buộc phải đóng dấu không?

Không. Bản tường trình là văn bản do cá nhân tự lập, không phải văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức ban hành. Theo quy định về công tác văn thư, việc đóng dấu chỉ áp dụng với các văn bản chính thức như công văn, quyết định, thông báo của đơn vị. Với bản tường trình, chữ ký và họ tên đầy đủ của người viết là yếu tố xác nhận giá trị và trách nhiệm pháp lý, không cần đóng dấu của cơ quan hay tổ chức.

Câu hỏi 2: Có thể viết tay biên bản tường trình không?

Được phép. Người viết có thể lựa chọn viết tay hoặc đánh máy, tùy theo yêu cầu của đơn vị tiếp nhận. Trên thực tế, trong nhiều trường hợp tại trường học, doanh nghiệp hoặc cơ quan công an, việc viết tay còn được khuyến khích nhằm thể hiện thái độ nghiêm túc, tự giác và dễ xác minh chữ viết. Nếu đánh máy, cần trình bày đúng chuẩn văn bản hành chính, sau đó in ra và ký tên trực tiếp.

Câu hỏi 3: Viết sai thông tin trong bản tường trình thì sao?

Tùy vào tính chất và mức độ sai lệch, hậu quả có thể khác nhau:

• Sai sót không cố ý (như nhầm thời gian, thiếu chi tiết nhỏ): thường được yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hoặc viết lại để làm rõ.
• Khai báo không trung thực, cố tình che giấu hoặc xuyên tạc sự việc: có thể dẫn đến hình thức xử lý nghiêm khắc hơn, từ kỷ luật nội bộ đến trách nhiệm pháp lý theo quy định về hành vi khai báo gian dối.

Vì vậy, cuối bản tường trình luôn cần có lời cam đoan về tính trung thực của nội dung đã trình bày.

Câu hỏi 4: Nộp bản tường trình cho ai?

Bản tường trình được nộp cho người hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu và giải quyết sự việc, cụ thể:

• Tại doanh nghiệp: lãnh đạo trực tiếp, phòng nhân sự hoặc Ban Giám đốc.
• Tại trường học: giáo viên chủ nhiệm, Ban Giám hiệu hoặc hội đồng kỷ luật.
• Đối với các vụ việc hành chính, tư pháp: cơ quan công an, chính quyền địa phương hoặc cơ quan điều tra.

Phần “Kính gửi” ở đầu văn bản cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân tiếp nhận.

Câu hỏi 5: Bản tường trình có giá trị pháp lý như thế nào?

Bản tường trình không phải văn bản quy phạm pháp luật, mà là văn bản hành chính cá nhân mang tính khai báo và tự thuật.

Về mặt pháp lý, văn bản này được xem là tài liệu chứng cứ ban đầu, dùng làm cơ sở để cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xem xét, xác minh, xử lý kỷ luật hoặc giải quyết tranh chấp. Trong một số trường hợp, bản tường trình có thể được sử dụng như lời khai hoặc chứng cứ hỗ trợ trong quá trình tố tụng, nhưng không có giá trị quyết định độc lập mà phải được đối chiếu với các chứng cứ khác.

Hy vọng các Mẫu biên bản tường trình được chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn và áp dụng đúng cho từng tình huống cụ thể. Việc sử dụng mẫu chuẩn, nội dung trung thực và trình bày đúng thể thức không chỉ nâng cao hiệu quả xử lý mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người tường trình.