5+ Mẫu Biên Bản Xác Nhận Khối Lượng [Tải File Word]

Biên bản xác nhận khối lượng là tài liệu quan trọng trong xây dựng, mua bán và giao nhận hàng hóa, đóng vai trò làm căn cứ nghiệm thu, thanh toán, quyết toán và giải quyết tranh chấp. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ cách lập biên bản đúng chuẩn và sử dụng mẫu phù hợp từng tình huống. Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp 5+ mẫu biên bản xác nhận khối lượng chuẩn, dễ sử dụng, kèm file Word tải miễn phí, đồng thời hướng dẫn chi tiết cách lập và những lưu ý pháp lý quan trọng giúp bạn hạn chế rủi ro khi áp dụng trong thực tế.

1. Biên Bản Xác Nhận Khối Lượng Là Gì?

Định nghĩa biên bản xác nhận khối lượng

Biên bản xác nhận khối lượng là văn bản được lập giữa hai hoặc nhiều bên nhằm ghi nhận và xác nhận khối lượng công việc, khối lượng hàng hóa hoặc khối lượng dịch vụ đã được thực hiện trên thực tế tại một thời điểm hoặc trong một giai đoạn nhất định.

Trong thực tiễn, biên bản này thường xuất hiện trong các lĩnh vực như:

• Xây dựng, thi công công trình

• Sản xuất, gia công

• Mua bán, giao nhận hàng hóa

• Logistics, kho vận

Về bản chất, biên bản xác nhận khối lượng không phải là hợp đồng độc lập, mà là văn bản phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng, dùng để phản ánh kết quả thực tế so với nội dung đã thỏa thuận.

Mục đích và vai trò của biên bản xác nhận khối lượng

Trong quá trình triển khai công việc hoặc giao nhận hàng hóa, khối lượng thực tế thường không hoàn toàn trùng khớp tuyệt đối với kế hoạch hoặc hợp đồng ban đầu. Biên bản xác nhận khối lượng được lập nhằm ghi nhận chính xác phần đã thực hiện, từ đó tạo sự minh bạch và thống nhất giữa các bên.

Biên bản này có vai trò quan trọng trong việc:

• Ghi nhận chính xác khối lượng công việc/hàng hóa đã thực hiện hoặc đã giao nhận

• Làm căn cứ thanh toán, quyết toán hoặc tạm ứng theo tiến độ

• Kiểm soát phát sinh, điều chỉnh so với hợp đồng ban đầu

• Hạn chế tranh chấp liên quan đến số lượng, phạm vi công việc

• Phục vụ quản lý nội bộ, kế toán, kiểm toán hoặc thanh tra

Đặc biệt trong các dự án xây dựng hoặc hợp đồng có giá trị lớn, biên bản xác nhận khối lượng thường được xem là tài liệu bắt buộc trong bộ hồ sơ thanh toán.

Cơ sở pháp lý của biên bản xác nhận khối lượng tại Việt Nam

Pháp luật Việt Nam hiện hành không ban hành một mẫu biên bản xác nhận khối lượng thống nhất. Tuy nhiên, việc lập và sử dụng biên bản này được điều chỉnh gián tiếp thông qua các quy định về hợp đồng, nghĩa vụ và chứng cứ.

Cơ sở pháp lý liên quan có thể bao gồm:

• Quy định về thực hiện nghĩa vụ và hợp đồng dân sự

• Quy định về hợp đồng xây dựng, nghiệm thu, thanh toán khối lượng

• Quy định về kế toán, chứng từ phục vụ thanh toán và quyết toán

• Các thỏa thuận cụ thể được ghi nhận trong hợp đồng giữa các bên

Về nguyên tắc, biên bản xác nhận khối lượng có giá trị pháp lý khi:

• Được lập trên cơ sở hợp đồng hợp pháp

• Nội dung phản ánh đúng thực tế thực hiện

• Có chữ ký của các bên có thẩm quyền

Chính vì vậy, việc sử dụng đúng mẫu biên bản, đúng thời điểm và đúng mục đích là yếu tố then chốt để biên bản xác nhận khối lượng phát huy giá trị trong thực tế.

2. Các Loại Biên Bản Xác Nhận Khối Lượng Phổ Biến Nhất

Trong quá trình thực hiện hợp đồng và triển khai công việc thực tế, biên bản xác nhận khối lượng không chỉ có một dạng duy nhất mà được chia thành nhiều loại khác nhau, tương ứng với từng lĩnh vực, từng giai đoạn và mục đích sử dụng cụ thể.

Việc phân loại biên bản xác nhận khối lượng giúp các bên:

• Lựa chọn đúng loại biên bản cần lập

• Ghi nhận khối lượng đúng thời điểm, đúng mục đích

• Hoàn thiện hồ sơ thanh toán, nghiệm thu và quyết toán

Trên thực tế, các biên bản xác nhận khối lượng thường được chia theo tính chất công việc, thời điểm lập và mục đích sử dụng, trong đó phổ biến nhất là nhóm biên bản xác nhận khối lượng trong thi công xây dựng.

2.1. Biên Bản Xác Nhận Khối Lượng Thi Công / Xây Dựng

Biên bản xác nhận khối lượng thi công/xây dựng là loại biên bản được sử dụng phổ biến nhất, dùng để ghi nhận khối lượng công việc đã thực hiện thực tế tại công trường trong quá trình thi công xây dựng, lắp đặt, cải tạo hoặc sửa chữa công trình.

Loại biên bản này đóng vai trò quan trọng trong việc:

• Theo dõi tiến độ thi công

• Kiểm soát khối lượng thực hiện so với hợp đồng

• Làm căn cứ nghiệm thu, thanh toán và quyết toán

Tùy theo thời điểm và mục đích sử dụng, biên bản xác nhận khối lượng thi công thường được chia thành hai mẫu chính dưới đây.

Mẫu 1: Biên bản xác nhận khối lượng thi công hàng ngày / hàng tuần

Mẫu biên bản này được lập để ghi nhận khối lượng thi công trong một khoảng thời gian ngắn, thường là theo ngày hoặc theo tuần. Việc lập biên bản định kỳ giúp các bên kiểm soát sát sao tiến độ và kịp thời phát hiện các khối lượng phát sinh.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

Biên bản này thường được sử dụng trong các trường hợp:

• Công trình có quy mô lớn, thi công liên tục

• Cần theo dõi tiến độ và khối lượng thường xuyên

• Làm căn cứ quản lý nội bộ và tổng hợp khối lượng theo giai đoạn

Nội dung chính của biên bản bao gồm:

• Tên công trình, địa điểm thi công

• Thời gian xác nhận (ngày/tuần)

• Danh sách các công việc đã thực hiện

• Khối lượng thực tế theo từng công việc

• Chữ ký xác nhận của các bên liên quan

Mẫu 2: Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành theo hạng mục / giai đoạn

Mẫu biên bản này được lập khi kết thúc một hạng mục công trình hoặc một giai đoạn thi công cụ thể, và thường được sử dụng làm căn cứ trực tiếp cho nghiệm thu và thanh toán.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

So với biên bản hàng ngày/hàng tuần, mẫu này có mức độ chi tiết và giá trị pháp lý cao hơn, bởi nó phản ánh khối lượng đã hoàn thành ở mức “chốt giai đoạn”.

Biên bản xác nhận khối lượng hoàn thành theo hạng mục/giai đoạn thường bao gồm:

• Phạm vi công việc của hạng mục hoặc giai đoạn

• So sánh khối lượng theo hợp đồng và khối lượng thực tế

• Đánh giá chất lượng và tiến độ

• Kết luận làm căn cứ nghiệm thu, thanh toán

Mẫu biên bản này thường được ký bởi:

• Chủ đầu tư

• Nhà thầu thi công

• Đơn vị tư vấn giám sát (nếu có)

2.2. Biên Bản Xác Nhận Khối Lượng Phát Sinh (Trong Xây Dựng & Dự Án)

Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh là văn bản được lập nhằm ghi nhận các khối lượng công việc tăng thêm, thay đổi hoặc ngoài phạm vi hợp đồng ban đầu trong quá trình thi công xây dựng hoặc triển khai dự án. Đây là loại biên bản có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, bởi khối lượng phát sinh thường là nguyên nhân chính dẫn đến tranh chấp về thanh toán và quyết toán nếu không được ghi nhận kịp thời và đúng cách.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

Về bản chất, biên bản này đóng vai trò là cơ sở pháp lý để điều chỉnh giá trị hợp đồng hoặc thanh toán bổ sung, giúp bảo vệ quyền lợi của cả chủ đầu tư và nhà thầu.

Mục đích sử dụng

Biên bản xác nhận khối lượng phát sinh được lập nhằm:

• Ghi nhận chính xác nội dung và phạm vi công việc phát sinh

• Làm căn cứ xem xét điều chỉnh hợp đồng, phụ lục hợp đồng

• Hợp pháp hóa khối lượng phát sinh để phục vụ thanh toán

• Hạn chế tranh chấp phát sinh ở giai đoạn quyết toán

Khi nào cần lập biên bản xác nhận khối lượng phát sinh?

Biên bản nên được lập ngay khi phát sinh công việc ngoài hợp đồng, đặc biệt trong các trường hợp sau:

• Có thay đổi thiết kế so với hồ sơ ban đầu

• Có yêu cầu bổ sung từ phía chủ đầu tư

• Điều kiện thực tế công trường khác với thiết kế hoặc dự toán

• Phát sinh khối lượng do yếu tố khách quan, kỹ thuật hoặc an toàn

Việc lập biên bản kịp thời giúp khối lượng phát sinh được thừa nhận hợp pháp, tránh tình trạng bị từ chối thanh toán về sau.

Đối tượng tham gia ký biên bản

Tương tự như các biên bản xác nhận khối lượng thi công, biên bản xác nhận khối lượng phát sinh thường có sự tham gia của:

• Chủ đầu tư hoặc đại diện chủ đầu tư

• Nhà thầu thi công

• Đơn vị tư vấn giám sát (nếu có)

Sự xác nhận đầy đủ của các bên liên quan giúp biên bản có giá trị sử dụng trong hồ sơ thanh toán và quyết toán.

Nội dung cần có trong biên bản xác nhận khối lượng phát sinh

Một biên bản xác nhận khối lượng phát sinh đầy đủ và chặt chẽ cần thể hiện rõ các nội dung sau:

• Lý do phát sinh khối lượng

• Mô tả chi tiết công việc phát sinh

• Khối lượng phát sinh thực tế

• Đơn giá áp dụng (theo hợp đồng, theo dự toán bổ sung hoặc tạm tính)

• Thời gian thực hiện khối lượng phát sinh

• Chữ ký xác nhận của các bên liên quan

Lưu ý quan trọng khi lập biên bản

Để biên bản xác nhận khối lượng phát sinh được chấp nhận thanh toán và tránh rủi ro tranh chấp, cần lưu ý:

• Không lập biên bản mang tính hồi tố, thiếu căn cứ

• Phải gắn chặt biên bản với hợp đồng gốc và hồ sơ thiết kế

• Ghi rõ cơ sở pháp lý cho đơn giá và giá trị thanh toán

• Ưu tiên lập biên bản trước hoặc ngay khi thực hiện công việc phát sinh

2.3. Biên Bản Xác Nhận Khối Lượng Đề Nghị Thanh Toán

Biên bản xác nhận khối lượng đề nghị thanh toán là văn bản được lập nhằm xác nhận giá trị khối lượng công việc đã hoàn thành tại một thời điểm hoặc trong một giai đoạn cụ thể, làm cơ sở để nhà thầu đề nghị bên giao khoán thực hiện thanh toán theo hợp đồng.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

Trong chuỗi hồ sơ thanh toán, biên bản này đóng vai trò là mắt xích quan trọng, liên kết giữa khối lượng đã thi công, biên bản nghiệm thu và hồ sơ tài chính (hóa đơn, chứng từ).

Mục đích sử dụng

Biên bản xác nhận khối lượng đề nghị thanh toán được lập để:

• Tổng hợp và xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành

• Làm căn cứ lập hồ sơ đề nghị thanh toán theo từng đợt

• Đối chiếu giá trị đã thanh toán và giá trị còn lại

• Giảm tranh chấp liên quan đến tiến độ và giá trị thanh toán

Khi nào cần lập biên bản xác nhận khối lượng đề nghị thanh toán?

Biên bản thường được lập theo các mốc thanh toán đã thỏa thuận trong hợp đồng, phổ biến trong các trường hợp:

• Thanh toán theo giai đoạn thi công

• Thanh toán theo khối lượng hoàn thành

• Thanh toán định kỳ (tháng, quý)

• Trước khi lập hồ sơ thanh toán gửi chủ đầu tư

Việc lập biên bản đúng thời điểm giúp quá trình xét duyệt và giải ngân diễn ra nhanh chóng, rõ ràng.

Đối tượng tham gia ký biên bản

Biên bản xác nhận khối lượng đề nghị thanh toán thường có sự tham gia của:

• Bên giao khoán (chủ đầu tư hoặc tổng thầu)

• Bên nhận khoán (nhà thầu)

• Đơn vị tư vấn giám sát (nếu hợp đồng có quy định)

Việc có đầy đủ chữ ký của các bên giúp biên bản được chấp nhận trong hồ sơ thanh toán.

Nội dung cần có trong biên bản xác nhận khối lượng đề nghị thanh toán

Một biên bản xác nhận khối lượng đề nghị thanh toán đầy đủ và chặt chẽ cần thể hiện rõ:

• Thông tin hợp đồng làm căn cứ thanh toán

• Giá trị khối lượng đã hoàn thành đến thời điểm đề nghị

• Giá trị đã được thanh toán ở các kỳ trước

• Giá trị còn lại đề nghị thanh toán trong kỳ này

• Danh mục hồ sơ, chứng từ kèm theo:

  • Biên bản xác nhận khối lượng

  • Biên bản nghiệm thu

  • Hóa đơn, chứng từ liên quan

2.4. Biên Bản Xác Nhận Khối Lượng Hàng Hóa

Biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa là văn bản được lập nhằm ghi nhận số lượng và tình trạng thực tế của hàng hóa tại thời điểm giao nhận. Đây là loại biên bản phổ biến trong hoạt động mua bán, logistics, kho vận và luân chuyển hàng hóa nội bộ.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

Biên bản này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định trách nhiệm giữa các bên, đặc biệt khi phát sinh thiếu hụt, hư hỏng hoặc sai lệch so với chứng từ ban đầu.

Mục đích sử dụng

Biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa được lập nhằm:

• Ghi nhận chính xác số lượng hàng hóa thực tế giao/nhận

• Xác định tình trạng hàng hóa tại thời điểm bàn giao

• Làm căn cứ đối chiếu với hóa đơn, phiếu xuất – nhập kho

• Phục vụ giải quyết khiếu nại, bồi thường (nếu có)

• Hỗ trợ công tác quản lý kho và kiểm soát tồn kho

Khi nào cần lập biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa?

Biên bản nên được lập ngay tại thời điểm giao nhận hàng hóa, đặc biệt trong các trường hợp:

• Giao hàng từ nhà cung cấp đến khách hàng

• Nhập – xuất hàng giữa các kho

• Giao hàng thông qua đơn vị vận chuyển

• Nhận hàng có giá trị lớn hoặc dễ hư hỏng

Việc lập biên bản đúng thời điểm giúp bảo toàn quyền lợi của các bên, tránh tranh chấp về sau.

Đối tượng tham gia ký biên bản

Tùy theo hình thức giao nhận, biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa thường có sự tham gia của:

• Bên giao hàng

• Bên nhận hàng

• Đơn vị vận chuyển (nếu có)

Chữ ký của các bên liên quan giúp biên bản có giá trị sử dụng khi phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp.

Nội dung cần có trong biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa

Một biên bản xác nhận khối lượng hàng hóa đầy đủ và chặt chẽ cần thể hiện rõ:

• Tên hàng hóa, mã hàng (nếu có)

• Số lượng theo chứng từ (hóa đơn, phiếu xuất kho)

• Số lượng thực tế giao/nhận

• Tình trạng hàng hóa (nguyên vẹn, hư hỏng, móp méo…)

• Số lượng thiếu/thừa/hư hỏng (nếu có)

• Nguyên nhân sơ bộ và hướng xử lý (nếu phát sinh)

2.5. Biên Bản Nghiệm Thu Khối Lượng Hoàn Thành

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành là văn bản có giá trị pháp lý cao, được lập nhằm xác nhận chính thức rằng khối lượng công việc hoặc hạng mục công trình đã hoàn thành đạt yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật và đủ điều kiện để đưa vào sử dụng hoặc thực hiện thanh toán, quyết toán.

TẢI XUỐNG TẠI ĐÂY

Đây là bước cuối cùng và quan trọng nhất trong chuỗi hồ sơ khối lượng của một dự án xây dựng, ảnh hưởng trực tiếp đến quyết toán hợp đồng, nghĩa vụ bảo hành và trách nhiệm pháp lý của các bên.

Mục đích sử dụng

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành được lập để:

• Xác nhận chính thức khối lượng đã hoàn thành đạt yêu cầu

• Làm căn cứ thanh toán, quyết toán cuối cùng

• Xác định thời điểm bắt đầu nghĩa vụ bảo hành

• Làm cơ sở đưa công trình/hạng mục vào sử dụng

Khi nào cần lập biên bản nghiệm thu?

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành được lập khi:

• Hoàn thành toàn bộ công trình xây dựng

• Hoàn thành một hạng mục hoặc gói thầu lớn

• Kết thúc các công việc đủ điều kiện nghiệm thu theo hợp đồng

Việc nghiệm thu chỉ được thực hiện khi công việc đã hoàn tất và đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật, an toàn và chất lượng.

Đối tượng tham gia nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu thường có sự tham gia của đầy đủ các bên liên quan, bao gồm:

• Chủ đầu tư hoặc đại diện chủ đầu tư

• Nhà thầu thi công

• Đơn vị tư vấn giám sát

• Hội đồng nghiệm thu (đối với công trình, dự án lớn)

Sự tham gia đầy đủ của các bên giúp biên bản nghiệm thu có giá trị pháp lý và được chấp nhận trong hồ sơ quyết toán.

Nội dung cần có trong biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành

Một biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành đầy đủ và đúng chuẩn cần thể hiện rõ:

• Tên công trình, hạng mục nghiệm thu

• Thời gian, địa điểm nghiệm thu

• Thành phần tham gia nghiệm thu

• Khối lượng công việc đã hoàn thành

• Đánh giá chất lượng, mức độ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật

• Kết luận nghiệm thu (đạt/không đạt)

• Các tồn tại, kiến nghị khắc phục (nếu có)

3. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Biên Bản Xác Nhận Khối Lượng

Biên bản xác nhận khối lượng là một trong những tài liệu quan trọng nhằm ghi nhận chính xác khối lượng công việc hoặc hàng hóa đã thực hiện/giao nhận trên thực tế. Việc lập biên bản đúng quy trình, đầy đủ nội dung không chỉ giúp minh bạch hóa số liệu mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong nghiệm thu, thanh toán, quyết toán và giải quyết tranh chấp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để lập biên bản xác nhận khối lượng đúng chuẩn và dễ áp dụng trong thực tế.

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ thông tin và hồ sơ liên quan

Trước khi lập biên bản, các bên cần rà soát và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu làm căn cứ xác nhận khối lượng. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo số liệu ghi nhận trong biên bản có cơ sở rõ ràng, tránh sai lệch hoặc tranh chấp về sau.

Các tài liệu thường cần chuẩn bị gồm:

• Hợp đồng đã ký kết và các phụ lục hợp đồng (nếu có)

• Bảng dự toán, báo giá, đơn giá được phê duyệt

• Nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu từng phần (đối với xây dựng)

• Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn, chứng từ giao nhận (đối với hàng hóa)

• Hồ sơ thiết kế, bản vẽ, chỉ dẫn kỹ thuật liên quan

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp quá trình lập biên bản diễn ra nhanh chóng, thống nhất và có giá trị pháp lý cao.

Bước 2: Hoàn thiện các thành phần hành chính của biên bản

Phần mở đầu của biên bản cần được trình bày đúng thể thức văn bản hành chính và cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản. Đây là yếu tố giúp biên bản xác định rõ chủ thể, thời điểm và phạm vi áp dụng.

Khi điền các thành phần chính, cần lưu ý:

• Tiêu đề biên bản phải ghi rõ loại biên bản (xác nhận khối lượng, nghiệm thu, phát sinh…)

• Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm và địa điểm lập biên bản

• Thông tin các bên tham gia cần chính xác tuyệt đối (tên đơn vị/cá nhân, địa chỉ, người đại diện, chức vụ)

• Nêu rõ căn cứ lập biên bản (số hợp đồng, ngày ký, hồ sơ liên quan)

Các thông tin này cần thống nhất với hợp đồng và các giấy tờ pháp lý đi kèm.

Bước 3: Ghi nhận chi tiết khối lượng một cách rõ ràng, chính xác

Phần nội dung khối lượng là trọng tâm quan trọng nhất của biên bản xác nhận khối lượng. Mọi số liệu cần được ghi nhận rõ ràng, minh bạch và có thể đối chiếu.

Khi mô tả khối lượng, cần chú ý:

• Ghi đúng đơn vị tính theo hợp đồng hoặc chứng từ liên quan

• Thể hiện rõ số lượng theo hợp đồng, số lượng thực tế, khối lượng lũy kế (nếu có)

• Mô tả cụ thể hạng mục công việc hoặc tên hàng hóa, chủng loại, quy cách

• Trường hợp cần thiết có thể đính kèm hình ảnh, bản vẽ hoặc phụ lục chi tiết

Việc ghi nhận chi tiết giúp biên bản dễ kiểm tra, dễ nghiệm thu và hạn chế tối đa tranh chấp.

Bước 4: Xác nhận, ký tên và đóng dấu

Sau khi thống nhất toàn bộ nội dung, biên bản cần được các bên liên quan xác nhận bằng chữ ký. Chữ ký thể hiện sự đồng thuận và cam kết chịu trách nhiệm đối với nội dung đã ghi nhận.

Cần xác định rõ:

• Người ký phải là người đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền hợp lệ

• Trường hợp có nhiều bên tham gia (chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn giám sát…), cần đủ chữ ký của các bên liên quan

• Đóng dấu doanh nghiệp (nếu có) để tăng giá trị pháp lý của biên bản

Biên bản chỉ nên ký sau khi các bên đã đọc kỹ và thống nhất toàn bộ nội dung.

Bước 5: Hoàn thiện hồ sơ đính kèm và lưu trữ

Biên bản xác nhận khối lượng thường không đứng độc lập mà đi kèm với nhiều tài liệu liên quan. Việc hoàn thiện và lưu trữ đầy đủ hồ sơ giúp thuận tiện cho việc thanh toán, quyết toán và kiểm tra sau này.

Hồ sơ đính kèm thường bao gồm:

• Phụ lục bảng khối lượng chi tiết

• Hình ảnh hiện trường hoặc hàng hóa (nếu có)

• Nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu liên quan

• Chứng từ kế toán, hóa đơn, phiếu xuất/nhập kho

Sau khi hoàn tất, biên bản cần được lưu trữ theo đúng quy định nội bộ hoặc pháp luật để dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

4. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập và Sử Dụng Biên Bản Xác Nhận Khối Lượng

Biên bản xác nhận khối lượng là tài liệu có vai trò quan trọng trong việc ghi nhận thực tế, làm căn cứ thanh toán, quyết toán và bảo vệ quyền lợi pháp lý của các bên. Tuy nhiên, trong thực tế, rất nhiều tranh chấp phát sinh không phải do khối lượng sai lệch lớn, mà đến từ việc lập biên bản thiếu chặt chẽ, thiếu chữ ký hoặc không đúng thời điểm. Vì vậy, khi lập và sử dụng biên bản xác nhận khối lượng, cần đặc biệt lưu ý các yếu tố sau.

Đảm bảo tính chính xác và minh bạch của nội dung

Mọi thông tin trong biên bản xác nhận khối lượng phải phản ánh đúng sự thật và đúng thời điểm phát sinh. Việc ghi nhận thiếu căn cứ, ước lượng chủ quan hoặc làm tròn số liệu có thể khiến biên bản mất giá trị đối chiếu và không được chấp nhận khi thanh toán hoặc quyết toán.

Khi ghi nhận nội dung, cần đảm bảo:

• Số liệu khối lượng có thể đối chiếu với hợp đồng, hồ sơ kỹ thuật hoặc chứng từ liên quan

• Mô tả công việc, hạng mục hoặc hàng hóa rõ ràng, tránh cách diễn đạt mơ hồ

• Các phát sinh, chênh lệch (nếu có) phải được thể hiện trực tiếp trong biên bản

Đầy đủ chữ ký, đúng thẩm quyền và dấu pháp nhân

Biên bản chỉ thực sự có giá trị khi được xác nhận bởi đúng chủ thể có thẩm quyền. Việc thiếu chữ ký, ký sai người hoặc không thống nhất người đại diện là lỗi rất phổ biến, đặc biệt trong hồ sơ xây dựng và hồ sơ thanh toán.

Cần lưu ý:

• Người ký phải là đại diện hợp pháp hoặc người được ủy quyền hợp lệ

• Có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan theo tính chất biên bản

• Đóng dấu doanh nghiệp (nếu có) để tăng giá trị pháp lý

Lập biên bản kịp thời, đúng thời điểm phát sinh

Biên bản xác nhận khối lượng nên được lập ngay sau khi công việc hoàn thành hoặc việc giao nhận kết thúc, không nên để kéo dài quá lâu. Việc lập biên bản chậm trễ thường dẫn đến khó xác minh lại thực tế, dễ phát sinh mâu thuẫn về số liệu và ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thanh toán.

Trong thực tế, biên bản lập đúng thời điểm sẽ:

• Phản ánh chính xác tình trạng công việc hoặc hàng hóa

• Dễ đạt được sự thống nhất giữa các bên

• Hạn chế tối đa tranh chấp về sau

Lưu trữ hồ sơ đầy đủ và có hệ thống

Biên bản xác nhận khối lượng thường được sử dụng nhiều lần trong suốt quá trình triển khai dự án hoặc giao dịch. Do đó, việc lưu trữ khoa học giúp thuận tiện cho việc tra cứu, đối chiếu và kiểm tra pháp lý khi cần thiết.

Nên lưu trữ song song:

• Bản giấy có chữ ký, đóng dấu gốc

• Bản mềm (Word/PDF)

• Bản scan lưu trữ điện tử

Sử dụng biên bản như công cụ phòng ngừa tranh chấp

Khi được lập đúng chuẩn, biên bản xác nhận khối lượng là chứng cứ quan trọng để bảo vệ quyền lợi của các bên nếu xảy ra tranh chấp. Việc ghi nhận đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh khi thanh toán, quyết toán hoặc kiểm tra sau này.

Để phòng tránh tranh chấp:

• Không bỏ trống các nội dung quan trọng trong biên bản

• Ghi nhận rõ các phát sinh, tồn tại hoặc ý kiến bảo lưu (nếu có)

• Đính kèm tài liệu chứng minh khi cần thiết