Cách quản lý nhân viên không chịu trách nhiệm với công việc

Trong môi trường doanh nghiệp, việc có những nhân viên thiếu tinh thần trách nhiệm không chỉ gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc mà còn tác động tiêu cực đến tinh thần chung của cả tập thể. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ thế nào là nhân viên không chịu trách nhiệm, những hậu quả mà họ có thể gây ra, đồng thời cung cấp các giải pháp cụ thể từ việc xác định nguyên nhân, đào tạo, xây dựng văn hóa làm việc cho đến áp dụng các công cụ quản trị. Qua đó, nhà quản lý có thể dễ dàng xử lý và ngăn chặn tình trạng này, đảm bảo hiệu suất và sự gắn kết trong tổ chức.

1. Thế nào là nhân viên không chịu trách nhiệm với công việc

Nhân viên không chịu trách nhiệm là những người có xu hướng né tránh nghĩa vụ, không dám nhận sai sót hoặc luôn tìm cách đẩy trách nhiệm sang cho người khác khi có vấn đề xảy ra. Họ thường chỉ hoàn thành công việc ở mức tối thiểu, thiếu sự chủ động và không quan tâm đến kết quả cuối cùng. Điều này dẫn đến tình trạng công việc không được giải quyết triệt để, gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng chung.

Việc có nhân viên không chịu trách nhiệm trong tổ chức có thể tạo ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng:

• Làm chậm tiến độ và ảnh hưởng đến kết quả chung của dự án.
• Gây ra mâu thuẫn nội bộ khi đồng nghiệp phải gánh thay phần việc hoặc chịu hệ quả từ sự thiếu trách nhiệm.
• Làm giảm uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.
• Về lâu dài, khiến môi trường làm việc mất động lực, nhân sự giỏi rời bỏ công ty.

Một khảo sát của Gallup năm 2023 cho thấy, có tới 21% nhân viên “không gắn kết” (disengaged employees) gây ra thiệt hại lớn về hiệu suất, làm giảm năng suất chung của tổ chức đến 34%. Đây là minh chứng rõ ràng cho tác động tiêu cực của việc thiếu tinh thần trách nhiệm.

Để phát hiện sớm, nhà quản lý có thể nhận diện qua một số dấu hiệu điển hình sau:

• Thường xuyên đổ lỗi cho hoàn cảnh hoặc người khác thay vì tự nhìn nhận sai sót.
• Thái độ thờ ơ, ít quan tâm đến chất lượng đầu ra của công việc.
• Thường trì hoãn, né tránh khi được giao nhiệm vụ quan trọng.
• Thiếu sự chủ động trong giải quyết vấn đề, chỉ làm khi bị nhắc nhở.
• Luôn tìm cách né tránh khi có lỗi xảy ra hoặc đưa ra những lý do “khách quan” để bảo vệ bản thân.

Những biểu hiện này nếu không được xử lý kịp thời sẽ làm “lây lan” trong tập thể, khiến văn hóa trách nhiệm trong doanh nghiệp bị suy yếu.

2. Cách xử lý nhân viên không chịu trách nhiệm công việc

Để giải quyết tình trạng nhân viên không chịu nhận trách nhiệm, nhà quản lý cần có một chiến lược toàn diện, kết hợp giữa việc xác định nguyên nhân gốc rễ, đào tạo – định hướng lại nhân viên, xây dựng văn hóa trách nhiệm, rao việc và đánh giá hiệu suất rõ ràng, cùng với việc ứng dụng công cụ quản trị hiện đại để giám sát và hỗ trợ.

Trong phần này, chúng ta sẽ đi sâu vào từng khía cạnh xử lý:

• Xác định nguyên nhân: Tìm hiểu vì sao nhân viên không chịu nhận trách nhiệm – do thiếu kỹ năng, thiếu động lực, hay do môi trường quản lý chưa minh bạch.
• Đào tạo và định hướng lại: Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò của mình trong tổ chức, đồng thời trang bị kỹ năng cần thiết để họ tự tin hơn khi đảm nhận nhiệm vụ.
• Xây dựng văn hóa làm việc có trách nhiệm: Thiết lập hệ thống giá trị và hành vi chung để khuyến khích tinh thần trách nhiệm.
• Rao việc và đánh giá hiệu suất: Giao nhiệm vụ rõ ràng, gắn với chỉ số đo lường (KPI/OKR) và có cơ chế phản hồi công bằng.
• Ứng dụng công cụ quản lý công việc: Sử dụng phần mềm quản trị (như 1Office, Trello, Asana…) để tăng tính minh bạch, giảm tình trạng né tránh trách nhiệm.

2.1. Cách xác định nguyên nhân nhân viên không chịu trách nhiệm

Để xử lý nhân viên không chịu nhận trách nhiệm, trước hết nhà quản lý phải tìm ra vì sao họ có thái độ này. Các bạn có thể làm theo các bước dưới đây:

Quan sát biểu hiện trong công việc:

• Nhân viên thường xuyên trì hoãn deadline, đẩy trách nhiệm sang người khác.
• Hay đưa ra lý do bên ngoài (đồng nghiệp, khách hàng, hệ thống…) thay vì tự nhìn nhận.
• Làm việc qua loa, thiếu cam kết với kết quả cuối cùng.

Trò chuyện trực tiếp, hãy đặt những câu hỏi mở để nhân viên bộc lộ suy nghĩ để mình có thể nhận diện họ đang gặp khó khăn thật sự (thiếu kỹ năng, khối lượng việc quá tải) hay chỉ né tránh trách nhiệm:

• “Em thấy khó khăn nhất trong công việc hiện tại là gì?”
• “Nếu dự án thất bại, theo em nguyên nhân chính sẽ đến từ đâu?”

Kiểm tra quy trình và vai trò: Nhiều khi nguyên nhân đến từ tổ chức: mục tiêu giao không rõ ràng, KPI chồng chéo hoặc thiếu công cụ hỗ trợ. Nếu nhân viên không biết chính xác mình chịu trách nhiệm phần nào thì việc né tránh là điều dễ hiểu.

Dùng dữ liệu đánh giá khách quan:

• Báo cáo chấm công cho thấy nhân viên thường xuyên đi muộn hoặc bỏ giờ.
• KPI ghi nhận tỉ lệ hoàn thành công việc chỉ đạt 60–70% so với đồng đội.
• Khảo sát nội bộ (employee survey) chỉ ra chỉ 46% nhân viên hiểu rõ kỳ vọng công việc (theo báo cáo Gallup 2023).

Năm 1939, tại nhà máy dệt Harwood (Virginia, Mỹ), năng suất thấp, nhân viên turnover cao và tinh thần làm việc kém. Kurt Lewin và nhóm của ông áp dụng phương pháp tham vấn nhóm (participatory action) qua các cuộc họp ngắn vài lần mỗi tuần, để nhân viên cùng đề xuất cải tiến công việc.

Trong 5 ngày, nhóm tăng năng suất từ 75 đơn vị/giờ lên 87 đơn vị/giờ, sau đó tiếp tục nâng lên 90 đơn vị/giờ và giữ ổn định trong nhiều tháng. Nhờ đó, nhân viên biết chính xác mình phụ trách điều gì. Kết quả, Google báo cáo mức độ gắn kết và chủ động tăng đáng kể, trở thành một trong những case study thành công nhất về quản lý trách nhiệm nội bộ.

2.2. Hướng dẫn đào tạo nhân sự không chịu nhận trách nhiệm

Để giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm trong công việc, nhà quản lý cần có một kế hoạch đào tạo chiến lược, được thiết kế để tái định hình tư duy cá nhân và tinh thần chủ động. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể và minh chứng từ thực tiễn:

Khóa đào tạo vai trò & trách nhiệm rõ ràng:

• Cung cấp chương trình định hướng (onboarding) để giải thích rõ mục tiêu, KPI và cách chịu trách nhiệm từng công việc.
• Thiết kế đào tạo tương tác (role-play, tình huống giả định) để người học thấy được ảnh hưởng khi thiếu trách nhiệm.

Coaching theo nhóm hoặc từng cá nhân:

• Dùng phương pháp 1:1 coaching để tháo gỡ nguyên nhân tâm lý như thiếu tự tin hay sợ nhận lỗi.
• Khuyến khích nhân viên chủ động nhận vấn đề, đưa ra giải pháp thay vì né tránh.

Phát triển văn hóa học hỏi và chịu trách nhiệm:

• Tổ chức workshops trao đổi về văn hóa trách nhiệm, nơi ai sai sẽ nhận và cùng bàn cách khắc phục.
• Khen thưởng công khai những cá nhân biết nhận trách nhiệm và đóng góp giải pháp.

Triển khai hệ thống chốt trách nhiệm rõ ràng:

• Áp dụng phương pháp quản lý theo mục tiêu (OKR/KPI) để từng đầu việc đều có chủ sở hữu rõ ràng.
• Theo dõi tiến trình thực hiện và phản hồi liên tục, chứ không đợi đến cuối kỳ mới đánh giá.

Tái đánh giá hiệu quả sau đào tạo:

• Sử dụng khảo sát nội bộ để đo mức độ nhận thức trách nhiệm trước và sau chương trình.
• Theo dõi cải thiện rõ trong hiệu suất công việc – chẳng hạn tăng tỉ lệ hoàn thành đúng deadline, giảm số lỗi không nhận trách nhiệm.

Trong giai đoạn đại dịch COVID-19 2020-2021, công ty Brightsquid (giải pháp sức khỏe số tại Canada) ghi nhận mức độ chịu trách nhiệm trong nhóm phát triển sản phẩm rất thấp. Điều này gây chậm tiến độ và dễ xảy ra lỗi chất lượng.

Triển khai quy trình phân công rõ ràng theo từng tính năng sản phẩm — mỗi lập trình viên chịu trách nhiệm toàn bộ từ thiết kế đến kiểm thử. Kết hợp coaching nội bộ: mỗi cá nhân tự đánh giá công việc của mình và được team leader hỗ trợ cải thiện kỹ năng chịu trách nhiệm.

Kết quả đo lường sau 6 tháng là có tới 67.5% lập trình viên cảm thấy trách nhiệm cá nhân tăng cao rõ rệt khi được quyền kiểm soát công việc mình phụ trách. Đồng thời, lỗi sản xuất trên mã nguồn (bug reports) giảm đáng kể — từ 50 lỗi/tháng xuống còn 20 lỗi/tháng, tương ứng giảm 60%.

2.3. Hướng dẫn cách xây dựng văn hóa làm việc có trách nhiệm

Để thiết lập văn hóa làm việc gắn trách nhiệm, nhà quản lý cần triển khai chiến lược bao gồm đào tạo, minh bạch, và khuyến khích quyền tự chủ. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cùng một case study thực tế minh chứng hiệu quả vượt trội.

Cách xây dựng văn hóa trách nhiệm trong tổ chức:

• Xây dựng từ lãnh đạo: “Ba yếu tố C” (Clarity – Cam kết – Consequence)
  Lãnh đạo cần tạo môi trường nơi mọi cá nhân đều hiểu rõ vai trò (Clarity), cảm thấy được cam kết thực hiện (Commitment) và biết hậu quả khi không hoàn thành nhiệm vụ (Consequences).
• Minh bạch mục tiêu và phản hồi thường xuyên
  Sử dụng các dashboard minh bạch để cập nhật tiến độ công việc, đồng thời khuyến khích phản hồi mở để mọi người đều chịu trách nhiệm với kết quả chung.
• Giao quyền và trao trách nhiệm rõ ràng (High-commitment management)
  Mô hình quản lý phân quyền như ROWE (Results-Only Work Environment) giúp nhân viên nhận trách nhiệm cá nhân rõ ràng. ROWE được áp dụng thành công tại Canada Mortgage and Housing Corporation (CMHC) và ghi nhận lợi suất đầu tư (ROI) đạt 1.68, nghĩa là với mỗi 1 đô la đầu tư vào mô hình, công ty thu lại 1,68 đô la nhờ giảm vắng mặt, giảm chi phí y tế và turnover.
• Thúc đẩy văn hóa “tự chủ là trách nhiệm” (Lattice Organization)
  Công ty W. L. Gore & Associates xây dựng mô hình tổ chức “lattice” – mọi nhân viên đều gọi là associate, không có cấp trên trực tiếp truyền thống. Mô hình này khuyến khích cộng tác, minh bạch và tự chịu trách nhiệm đồng thời giữa các đồng nghiệp.

Canada Mortgage and Housing Corporation (CMHC) triển khai mô hình ROWE – nơi nhân viên làm việc nơi và khi họ muốn, chỉ tập trung vào kết quả công việc. Kết quả được ghi nhận ROI đạt 1.68: Mỗi 1 đô la chi đầu tư vào mô hình ROWE, công ty thu lại 1,68 đô la từ giảm absenteeism, turnover và chi phí y tế. Dữ liệu sinh lý từ nghiên cứu (huyết áp, cortisol…) cho thấy cải thiện về stress và sức khỏe, minh chứng tạo môi trường làm việc chịu trách nhiệm còn giúp nhân viên mạnh khỏe hơn, hiệu suất cao hơn.

2.4. Cách rao việc và theo dõi đánh giá hiệu suất

Để quản lý hiệu quả nhân viên thiếu tinh thần chịu trách nhiệm, việc rao giao việc rõ ràng kết hợp với theo dõi hiệu suất sát sao là yếu tố then chốt. Dưới đây là hướng dẫn giúp nhà quản lý thực thi hiệu quả, kèm case study thực tế có dữ liệu minh chứng:

Cách giao việc hiệu quả:

• Giao việc rõ ràng & minh bạch: Mỗi nhiệm vụ cần xác định rõ mục tiêu, phạm vi, deadline, và người chịu trách nhiệm trực tiếp, tránh giao ngầm hoặc tạo khoảng mờ trách nhiệm.
• Thiết lập KPI & Mục tiêu cụ thể (MBO/OKR): Đặt mục tiêu rõ ràng (Objective) và kết quả đo lường cụ thể (Key Results) cho từng cá nhân — giúp gắn kết cá nhân với mục tiêu chung của tổ chức.
• Cung cấp kênh phản hồi mở: Không để nhân viên trong tình trạng “có vấn đề thì im lặng” — thay vào đó, khuyến khích họ báo cáo tiến độ, thách thức và hỏi hỗ trợ kịp thời.
• Họp check-in định kỳ: Thiết lập các buổi rà soát nhanh (weekly stand-ups hoặc monthly 1:1) để theo dõi tiến độ, đưa ra phản hồi liên tục.

Cách theo dõi & đánh giá hiệu suất hiệu quả:

• Theo dõi chỉ số hiệu suất định lượng: Ví dụ như tỷ lệ hoàn thành công việc (task completion rate), số lượng lỗi, thời gian xử lý trung bình, điểm hài lòng của khách hàng nội bộ. Theo báo cáo AIHR, các doanh nghiệp theo dõi hiệu suất đạt 30% tăng trưởng doanh thu và cải thiện rõ rệt trong việc phát triển nhân lực.
• Sử dụng dữ liệu phản hồi 360°: Kết hợp ý kiến từ quản lý trực tiếp, đồng nghiệp và cấp dưới để có bức tranh toàn diện.
• Chuyển từ đánh giá định kỳ sang đề cao quá trình phát triển: Theo Betterworks, việc chuyển sang mô hình theo dõi liên tục giúp nội bộ minh bạch, nâng cao năng suất và cải thiện tinh thần làm việc.

Vào năm 2024, Fossil Group – doanh nghiệp thời trang toàn cầu với hơn 15.000 nhân viên – đã nhận thấy hệ thống quản lý hiệu suất bằng giấy tờ truyền thống không còn phù hợp. Các báo cáo hiệu suất tốn hàng tuần để tổng hợp, trong khi nhân viên thường cảm thấy việc đánh giá thiếu công bằng và không mang lại giá trị. Để giải quyết vấn đề, Fossil đã triển khai một nền tảng quản lý hiệu suất kỹ thuật số, thay đổi quy trình đánh giá từ 1 lần/năm sang 3 lần/năm và bổ sung các buổi check-in tự nguyện giữa quản lý và nhân viên.

Kết quả chỉ sau một năm áp dụng, tỷ lệ hoàn thành mục tiêu của các bộ phận tăng 25%, mức độ gắn kết nhân viên tăng thêm 18% theo khảo sát nội bộ, đồng thời giảm được chi phí hành chính đáng kể so với trước đây. Điều này chứng minh rằng việc ứng dụng công nghệ trong quản lý hiệu suất không chỉ nâng cao năng suất mà còn giúp nuôi dưỡng tinh thần trách nhiệm cá nhân trong tổ chức.

2.5. Các công cụ hỗ trợ quản lý công việc hiệu quả

Trong bối cảnh nhân viên thiếu tinh thần trách nhiệm, việc sử dụng các công cụ quản lý công việc giúp minh bạch hóa tiến độ, tăng tính cam kết và giảm tình trạng đùn đẩy. Những nền tảng này không chỉ cho phép theo dõi hiệu suất cá nhân mà còn tạo điều kiện xây dựng văn hóa trách nhiệm chung trong tổ chức.

Theo báo cáo của McKinsey năm 2022, doanh nghiệp ứng dụng các phần mềm quản trị công việc đã cải thiện năng suất trung bình 20–30% so với mô hình quản lý thủ công. Một ví dụ điển hình là Công ty KIDO Việt Nam, sau khi triển khai hệ thống quản trị tích hợp (ERP + task management) từ năm 2021, đã giảm 25% số lần trễ deadline trong các dự án marketing chỉ trong vòng 6 tháng, đồng thời tỷ lệ nhân viên hoàn thành KPI đúng hạn tăng từ 62% lên 81%. Điều này chứng minh rằng công cụ quản trị phù hợp không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là “chất xúc tác” thay đổi hành vi trách nhiệm trong đội ngũ nhân sự.

Top 5 công cụ quản lý công việc hiệu quả nổi tiếng

• 1Office: Nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp tại Việt Nam, tích hợp quản lý công việc, nhân sự, chấm công – lương thưởng. Điểm mạnh của 1Office là khả năng giao việc minh bạch, có thể gắn KPI trực tiếp vào từng nhiệm vụ, giúp ban lãnh đạo dễ dàng phát hiện nhân viên thiếu trách nhiệm.
• Trello: Công cụ trực quan với giao diện Kanban, phù hợp cho nhóm nhỏ hoặc dự án sáng tạo. Ưu điểm lớn nhất là tính dễ dùng, phân công và theo dõi công việc đơn giản.
• Asana: Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp, có tính năng timeline và workflow tự động, phù hợp với công ty có nhiều dự án phức tạp.
• ClickUp: Được đánh giá là “all-in-one”, tích hợp nhiều tính năng từ giao việc, quản lý tài liệu đến báo cáo. Ưu điểm là tùy biến cao, đáp ứng được nhu cầu đa dạng.
• Monday.com: Công cụ quản lý dự án theo dạng bảng (board), mạnh về trực quan hóa tiến độ và kết nối đa phòng ban. Đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp cần làm việc liên phòng hoặc đa quốc gia.

Việc lựa chọn công cụ phụ thuộc vào quy mô, văn hóa và nhu cầu của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, điểm chung là các nền tảng này đều giúp tăng trách nhiệm cá nhân bằng việc ghi nhận, minh bạch hóa và báo cáo hiệu quả công việc một cách định lượng.

3. Quy trình quản lý công việc giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất

Không ít nhà quản lý chỉ dựa vào kinh nghiệm cá nhân để giao việc và theo dõi nhân viên, dẫn đến hiệu quả thấp và khó kiểm soát tổng thể. Doanh nghiệp cần một khung quy trình rõ ràng để đảm bảo công việc luôn đi đúng hướng. Khi có quy trình chuẩn, mọi đầu việc đều có tiêu chí đo lường, trách nhiệm phân định rõ ràng và kết quả được giám sát khách quan, từ đó giảm áp lực cho quản lý và tăng sự chủ động của nhân viên.

Bài viết hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý công việc chuẩn, với ba tầng chính: định nghĩa mục tiêu, theo dõi tiến trình và đánh giá kết quả; đồng thời gợi ý cách ứng dụng công cụ số hóa để tăng hiệu quả. Xem thêm tại: Quy trình quản lý công việc đạt hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp

4. Lời kết

Quản lý nhân viên không chịu nhận trách nhiệm là một thách thức mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng có thể đối mặt. Việc xác định nguyên nhân, áp dụng các biện pháp đào tạo phù hợp, xây dựng văn hóa trách nhiệm và ứng dụng các công cụ quản lý hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ giải quyết vấn đề tức thời mà còn tạo nền tảng phát triển bền vững lâu dài.

Nếu anh/chị quan tâm đến các chủ đề tương tự, hãy tiếp tục theo dõi những bài viết khác trên Blog 1Office để cập nhật thêm các kiến thức và giải pháp hữu ích trong quản trị nhân sự, quản trị công việc và tối ưu hiệu suất doanh nghiệp.

Đồng thời, nếu doanh nghiệp của anh/chị đang gặp thách thức trong việc quản lý nhân viên, theo dõi công việc hay xây dựng văn hóa trách nhiệm, đừng ngần ngại liên hệ với 1Office. Chúng tôi sẽ tư vấn chi tiết về giải pháp quản trị tổng thể, giúp anh/chị vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn, từ giao việc – theo dõi – đánh giá – báo cáo chỉ trên một nền tảng duy nhất.