Quy trình quản lý công việc đạt hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp

Quản lý công việc luôn là một vấn đề nhức nhối đối với nhiều cá nhân nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Trong thời đại 4.0 thì quản lý công việc nhanh chóng, hiệu quả và chính xác là yêu cầu tất yếu đối với mọi doanh nghiệp. Vậy giải pháp nào cho nhà quản lý có một quy trình quản lý công việc hiệu quả, nhanh chóng và đảm bảo hiệu suất tối đa? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp mọi vấn đề đó một cách dễ dàng.

1. Tại sao cần có quy trình quản lý công việc hiệu quả?

Quản lý công việc hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng mà bất cứ cá nhân, doanh nghiệp nào cũng cần có. Từ đó giúp bạn kiểm soát được chính xác các công việc cần thực hiện, đảm bảo tiến độ và chất lượng của công việc như:

• Giúp bạn hoàn thành các mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời giảm khả năng trì hoãn các công việc.
• Giảm thiểu tối đa trạng thái căng thẳng, lo lắng trong công việc. Đặc biệt khi phải đối mặt với các thời gian để hoàn thành một số lượng lớn công việc.
• Khi kiểm soát công việc hiệu quả, bạn sẽ cập nhật tiến độ công việc liên tục. Từ đó, giúp bạn cải thiện, nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc một cách rõ rệt.
• Giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện
• Giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không bị nhầm lẫn công việc giữa nhiều bộ phận, phòng ban

Có thể thấy, quản lý thực hiện công việc là yếu tố quan trọng trong thời đại công nghệ số 4.0 giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Vậy làm thế nào để quản lý công việc hiệu quả và giải pháp quản lý công việc nào giúp cá nhân, doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức? Câu trả lời sẽ nằm ở nội dung dưới đây.

2. Quy trình quản lý thực hiện công việc hiệu quả

2.1 Lên thời gian biểu cho các công việc sẽ làm

Trước khi bắt đầu một công việc, bạn cần xác định được những việc mình cần làm là gì, việc nào nên ưu tiên trước. Điều này sẽ giúp bạn không bỏ sót, nhầm lẫn trong công việc và trong quá trình xử lý. Do đó, bạn cần xây dựng một mẫu quy trình quản lý thực hiện công việc để dõi tiến độ cũng như giúp công việc diễn ra một cách suôn sẻ nhất.

Để lập một thời gian biểu giao việc phù hợp, bạn cần:

• Liệt kê danh sách các công việc cần thực hiện.
• Sắp xếp các nhóm công việc theo thứ tự ưu tiên, phân chia thời gian thực hiện một cách hiệu quả.
• Kiểm tra tiến độ, lịch trình xem mình có hoàn thành các nhiệm vụ trong quy trình quản lý đã đề ra hay không?
• Đánh giá và điều chỉnh thời gian biểu thường xuyên để phù hợp với các công việc của bạn.

2.2 Đặt mục tiêu và giới hạn hoàn thành công việc

Việc đặt mục tiêu trong quy trình quản lý thực hiện công việc là kim chỉ nam giúp bạn hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu quả. Đồng thời khi đặt mục tiêu sẽ giúp bạn có động lực làm việc hăng say và hiệu quả hơn. Ngoài ra, sẽ giúp bạn tiến xa hơn so với mục tiêu ban đầu của mình và có sự tập trung để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.

2.3 Tham khảo các nguồn tài liệu thực hiện công việc

Dựa vào các phân tích và mục tiêu của công việc, người thực hiện cần phải tham khảo các thông tin liên quan trong quá trình thực hiện. Bạn có thể tham khảo các nguồn tải liệu này trên internet, các báo cáo, tạp chí, hoặc học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp.

2.3 Đánh giá kết quả giao việc, hiệu suất hoàn thành

Đánh giá kết quả công việc là quá trình thu thập và phân tích kết quả trong suốt quá trình mà bạn thực hiện. Thông thường giai đoạn đánh giá quy trình quản lý sẽ diễn ra theo tuần, tháng… Qua việc đánh giá sẽ giúp bạn xem mình đã làm tốt công việc được đề ra hay chưa? Từ đó giúp bạn khắc phục được những khó khăn đang gặp phải cũng như đưa ra các giải pháp quản lý quy trình doanh nghiệp tốt hơn.

Đánh giá công việc mang tính chất rất quan trọng trong quy trình phân công công việc của một doanh nghiệp. Đây là bước nhà quản trị sẽ đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong quy trình chung để từ đó có những giải pháp cải tiến liên tục để quy trình được vận hành hiệu quả. Phương pháp Kaizen được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong quy trình vận hành giúp cải thiện chất lượng của các hoạt động cũng như đảm bảo tính ổn định của hệ thống. Bên cạnh đó, để tăng thêm sự hiệu quả, nhiều tổ chức đã ứng dụng các phần mềm giao việc hiệu quả giúp họ có góc nhìn sâu hơn về quy trình làm việc của mình.

Xem thêm: TOP 8 Phần mềm giao việc cho nhân viên, quản lý công việc Online hiệu quả

3. Kỹ năng cần có để quản lý công việc hiệu quả

Một nhà quản lý giỏi bên cạnh những kiến thức chuyên môn thì cũng cần phải có những kỹ năng quản lý. Trong hoạt động quản lý thực hiện công việc, nhà quản trị cần phải có các kỹ năng sau đây:

• Kỹ năng tư duy và lập kế hoạch chiến lược
• Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng tạo động lực
• Kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp

4. Đơn giản hóa quản lý quy trình công việc với phần mềm 1Office

Trước đây, khi công nghệ chưa phát triển thì mọi hoạt động quản lý, giám sát công việc đều thông qua giấy tờ gây phức tạp và phiền phức. Bước sang giai đoạn phát triển của công nghệ số, đặc biệt trong thời kỳ 4.0, các phần mềm quản lý văn phòng điện tử ra đời và mang đến nhiều lợi ích to lớn.

Ứng dụng phần mềm giúp doanh nghiệp giải quyết được các bài toán khó khăn trong quy trình quản lý nhân sự, quản lý hợp đồng, kho, sản xuất, nhà hàng và các lĩnh vực hoạt động khác một cách hiệu quả, chuyên nghiệp.

1Office là một trong những giải pháp quản lý công việc thông minh, ưu việt nhất hiện nay. Bằng việc phân tích hàng chục phần mềm quản lý quy trình công việc nổi tiếng trên thế giới, cũng như các lý thuyết quản lý công việc truyền thống / hiện đại (mô hình Scrum), kết hợp với thói quen sử dụng của doanh nghiệp Việt Nam, để cho ra đời phần mềm quản lý công việc1Office tích hợp nhiều tính năng tự động.

Hãy cùng theo dõi video dưới đây để hiểu hơn về giải pháp này nhé: