7 phần mềm quản lý tài liệu mà dân văn phòng phải nắm rõ

Doanh nghiệp càng phát triển thì số lượng hồ sơ cần phải lưu trữ càng lớn. Vì vậy, đã bao giờ bạn tìm tới một công cụ có thể giúp tổ chức của mình lưu trữ và xử lí đống tài liệu ấy? Trong bài viết này, hãy cùng nhau tìm hiểu 7 Phần mềm quản lý tài liệu được sử dụng phổ biến nhất trên thị trường.

I. Phần mềm quản lý tài liệu là gì?

1. DMS là gì?

Document Management System (DMS) chính là Hệ thống quản lý tài liệu được xây dựng phục vụ cho việc quản lý hồ sơ, chứng từ, tài liệu của toàn bộ tổ chức bằng hệ thống máy tính hoặc phần mềm để lưu trữ.

2. EDMS là gì?

Trong quá trình tìm kiếm Phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp mình, bạn sẽ gặp phải các cụm từ viết tắt như EDMS – Electronic Document Management System chính là phần mềm quản lý tài liệu.

Có thể nói, một số tổ chức yêu cầu các chức năng nâng cao để quản lý tài liệu và cần cung cấp quyền truy cập cho hàng chục nhân viên. Hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp (EDMS) được trang bị các tính năng và khả năng nâng cao để cho phép quản lý một thư viện tài liệu lớn.

Sau khi hiểu rõ phần mềm quản lý tài liệu là gì? Vậy, trong phần tiếp theo hãy cùng nhau tìm hiểu những tính năng cần có của một phần mềm hoàn chỉnh có thể hỗ trợ cho hoạt động vận hành của doanh nghiệp.

II.  Tính năng cần có của phần mềm quản lý tài liệu

Để có thể tiến hành đánh giá và lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu phù hợp, các bạn có thể tham khảo một số tính năng chính mà chúng tôi liệt kê dưới đây để tiến hành lựa chọn và sử dụng nó như:

• Khu vực lưu trữ
• Bảo mật và kiểm soát truy cập
• Kiểm soát phiên bản
• Chi phí sử dụng phần mềm
• Khả năng xử lý dữ liệu của phần mềm
• Công cụ hỗ trợ lập báo cáo kết quả hoạt động,…

– Giá cả: Đây là yếu tố chính phản ánh tính năng và khả năng xử lý các vấn đề phức tạp của doanh nghiệp. Mặc dù phần mềm rẻ hơn có vẻ hấp dẫn hơn, nhưng hãy đảm bảo chọn phần mềm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của bạn.

– Các phần mềm phức tạp hơn cung cấp nhiều tính năng hơn, nhưng cũng có thể dẫn đến đóng băng hoặc trục trặc nếu thiết bị của bạn không thể chạy phần mềm. Đảm bảo kiểm tra xem thiết bị của bạn có đáp ứng các yêu cầu tối thiểu để chạy phần mềm mạnh mẽ hơn không.

III.  Đánh giá 5 phần mềm quản lý tài liệu cho doanh nghiệp phổ biến hiện nay nhất

Trong phần này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu 5 phần mềm quản lý tài liệu được sử dụng phổ biến nhất trên thị trường về chức năng chính và chi phí sử dụng của nó.

1. 1Office – Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp

Là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp được xây dựng dựa trên mô hình quản lý đám mây. Bên cạnh đó, với việc xây dựng trên 4 phân hệ chính: 1Work, 1CRM, 1HRM, Advance giúp tăng khả năng lưu trữ dữ liệu của doanh nghiệp hơn bao giờ hết. 

Chức năng chính: Trong từng phân hệ, việc lưu trữ dữ liệu cũng sẽ được chia thành nhiều mảng, chia thành từng phòng ban trong tổ chức giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm, sử dụng các văn bản, tài liệu hơn. Bên cạnh đó, việc phân chia một cách cụ thể như vậy còn giúp nhà quản trị kiểm soát nguồn tài liệu có trong doanh nghiệp. 

1WORK – BỘ CÔNG CỤ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, DỰ ÁN TOÀN DIỆN

• Quản lý tiến độ, nhân lực, dòng tiền dự án
• Giao việc, giám sát, nghiệm thu & đánh giá kết quả 
• Quản lý công văn, văn bản nội bộ, tài liệu, hợp đồng, lịch biểu các phòng ban
• Xây dựng & truyền thông văn hóa doanh nghiệp
• Số hóa, tự động hóa 100% các quy trình thực thi, ký duyệt với BPA

1HRM – BỘ CÔNG CỤ TỐI ĐA HÓA HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ:

• Xây dựng, quản lý quy trình tuyển dụng, hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động
• Quản lý chấm công, tính lương thưởng, kê khai bảo hiểm xã hội
• Quản lý, số hóa đơn từ, thông tin tài sản, đào tạo nhân sự, thiết lập quy trình duyệt
• Hệ thống đánh giá nhân sự định kỳ, quản trị mục tiêu KPI & OKR

1CRM – BỘ CÔNG CỤ QUẢN LÝ MỌI NGHIỆP VỤ KINH DOANH VÀ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG:

• Quản lý hoạt động, đo lường, tối ưu tỷ lệ chuyển đổi và chi phí Marketing
• Quản lý,theo dõi và báo cáo doanh số, hoa hồng từng nhân sự
• Quản lý, giám sát quy trình mua hàng, đề xuất mua mới vật tư
• Quản lý xuất, nhập, tồn kho và kiểm soát trực quan toàn bộ kho hàng
• Theo dõi, báo cáo thống kê toàn bộ các loại thu/chi của doanh nghiệp

2. Cloudoffice 

CloudOffice là phần mềm quản lý tổng thể công việc đặc biệt là quản lý văn bản của doanh nghiệp. Được xây dựng với mục tiêu: nâng cao công tác hiệu quả hành chính, giấy tờ. Bên cạnh đó, nó còn hỗ trợ điều hành công việc mọi lúc mọi nơi.

Một số tính năng chính của phần mềm:  

• Phân loại các mô hình văn bản, dữ liệu theo các chủ đề khác nhau: Chia văn bản thành 2 mục chính: văn bản tham khảo và văn bản cần phải xử lý.
• Trực tiếp đưa ra bình luận về văn bản ngay trên hệ thống
• Tiến hành phê duyệt xử lý văn bản ngay trên phần mềm.
• Hỗ trợ thống kê, báo cáo dữ liệu

Chi phí sử dụng: Liên hệ với nhân viên để được cung cấp báo giá.

3. Phần mềm lưu trữ tài liệu C-Office

Là phần mềm quản lý dữ liệu điện tử, C-Office có khả năng số hóa nhiệm vụ quản lý văn bản, điều hành tác nghiệp và tự động quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng. Khi sử dụng C-Office, bạn sẽ sử dụng được 1 số chức năng chính như:

• Quản lý công việc, nhắc việc: bao gồm toàn bộ các công việc điều hành thông qua ứng dụng quản lý công văn, quản lý giao việc và các công việc liên quan đến dự án, hợp đồng,…
• Quản lý toàn bộ các hồ sơ tài liệu đã được số hóa và lưu trữ trên hệ thống, cấp phép cho nhân sự phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm,…
• Quản lý kho thư viện tài liệu, Quản lý công văn,…
•  Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua Email tới toàn bộ người lao động trên hệ thống.

Chi phí: Đăng ký sử dụng thử phần mềm về được nhân viên kinh doanh tư vấn trực tiếp về giá.

4. Phần mềm quản lý hồ sơ Microsoft Access

Là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office và được sử dụng rộng rãi trên các hệ điều hành Windows.

Chức năng chính: 

• Lưu trữ thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp
• Đưa kết quả và xuất thông tin 
• Thiết lập các mối quan hệ giữa các bảng thông tin với nhau
• Tạo các form nhập dữ liệu, thay đổi và chỉnh sửa dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả

Chi phí sử dụng: Từ 3.499.000/ 1 máy tính

5. DMS Lạc Việt

Nhằm mục đích quản lý, lấy và xử lý hồ sơ lưu trữ,… ứng dụng gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu đầu việc chính của một đơn vị lưu giữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo tổng hợp và thống kê,… 

Khi sử dụng phần mềm này, bạn nhận được một số tính năng chính như:

• Cung cấp hai công dụng tìm kiếm: Lựa chọn nhanh và chọn lựa nâng cao. có thể xuất kết quả của tìm kiếm ra tập tin excel nhằm tái dùng cho những hoạt động giải quyết hoạt động.
• Hồ sơ được quản lý theo nhiều room khác nhau
• Phân quyền người dùng tới từng mục dữ liệu cụ thể, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ.
• Hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng, mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu Trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Hạn chế: Giao diện cũ, khó sử dụng

Chi phí sử dụng: Tư vấn chi phí sử dụng trực tiếp khi liên hệ với chuyên viên kinh doanh

6. Giaduynguyen.com

Là phần mềm đã ra đời từ lâu nên giao diện của nó khá cũ, hạn chế khả năng sử dụng tài liệu của doanh nghiệp. Khi sử dụng phần mềm này để tiến hành quản lý tài liệu, văn bản, bạn sẽ nhận được những lợi ích như: 

• Thu thập và phân loại nguồn tài liệu của tổ chức
• Do giao diện và các câu lệnh cũ nên độ bảo mật an toàn cao
• Tiết kiệm chi phí vận hành

Chi phí sử dụng: Miễn phí

7. Phần mềm quản lý văn bản, tài liệu Facework

Faceworks là giải pháp quản trị dự án thông minh giúp các doanh nghiệp quản lý thông tin dự án một cách hiệu quả, thống tin toàn bộ dữ liệu liên quan đến thống kê dự án của doanh nghiệp. 

Khi sử dụng phần mềm này, bạn sẽ được sử dụng những tính năng như:

• Lập kế hoạch thực hiện dự án, kế hoạch đầu tư
• Quản lý thông tin dự án, sắp xếp dự án tùy vào từng chọn lọc theo ngày tháng, chữ cái,…
• Lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản 
• Dễ dàng thêm, sửa, xóa văn bản đính kèm, thuận tiện truy cập để coi thông tin của văn bản

Chi phí sử dụng: Trải nghiệm miễn phí sử dụng phần mềm

Tìm hiểu thêm: Top 7+ phần mềm quản lý sale tốt nhất 2022

IV. 1 số câu hỏi thường gặp về Phần mềm quản lý tài liệu

1. Ba lợi ích chính của hệ thống quản lý dữ liệu?

• Giảm không gian lưu trữ.
• Truy xuất dễ dàng hơn.
• Bảo mật nâng cao.

1. Có phải tất cả phần mềm quản lý tài liệu đều dựa trên đám mây?

Không. Quản lý tài liệu có thể được xử lý theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào phần mềm bạn chọn.

1. Phần mềm quản lý tài liệu có đủ bảo mật để bảo vệ các tệp doanh nghiệp của tôi khỏi mối đe dọa mạng không?

Ưu điểm của quản lý tài liệu kỹ thuật số là nó cho phép bạn giới hạn quyền truy cập vào tài liệu của mình. Tất cả các phần mềm quản lý tài liệu đều được tích hợp các tính năng bảo mật để bảo vệ bạn khỏi nguy cơ bị vi phạm dữ liệu.

Qua bài viết trên đã giúp người đọc có cái nhìn tổng quan, chính xác nhất về chủ đề mà chúng ta đã đề cập. 1Office mong rằng thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp ích cho người đọc.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA