Quản lý nhân sự là gì? Quy trình quản lý nhân sự tối ưu nhất 2024

Quản lý nhân sự (HRM) là một trong những vị trí then chốt tại các doanh nghiệp thực hiện các công việc giám sát, điều hành và quản lý nguồn nhân lực nhằm tối ưu hiệu quả hoạt động nhân sự của công ty. Vậy cụ thể, quản lý nhân sự là gì, và những chức năng, nhiệm vụ chính của HRM ra sao? Hãy cùng khám phá trong bài viết dưới đây.

Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự (HRM) là quá trình điều hành và quản lý toàn bộ các khía cạnh liên quan đến nguồn nhân lực trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của HRM là đảm bảo tổ chức có đủ số lượng, chất lượng và sự đa dạng nhân sự cần thiết để thực hiện hiệu quả các hoạt động kinh doanh và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Ngoài ra, HRM còn chịu trách nhiệm duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên và xây dựng một văn hóa làm việc lành mạnh. Trong bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa, khi nền kinh tế tri thức bùng nổ cùng với cuộc cách mạng số và công nghiệp 4.0, vai trò của bộ phận quản lý nhân sự ngày càng trở nên quan trọng. Những người làm trong lĩnh vực này giờ đây không chỉ đảm nhiệm việc quản lý nhân sự mà còn cần phải đóng vai trò kiến tạo sự thay đổi, tạo dựng sức mạnh bền vững và mang lại giá trị ở tầm quốc tế.

Chức năng, nhiệm vụ chính của vị trí quản lý nhân sự

Tuyển dụng, thu hút nhân tài

Quản lý nhân sự có trách nhiệm xây dựng và thực hiện các chiến lược tuyển dụng nhằm thu hút nhân tài phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Công việc này bao gồm việc xác định yêu cầu tuyển dụng, viết mô tả công việc, đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, và lựa chọn ứng viên. Ngoài ra, HRM còn phải xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng để thu hút nhân tài và đảm bảo rằng quy trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Lập kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực

Quản lý nhân sự cần dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai và lập kế hoạch dự phòng nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có sẵn nguồn nhân lực phù hợp. Điều này bao gồm việc đánh giá khả năng thăng tiến, đào tạo kế cận cho các vị trí quan trọng, và lập kế hoạch thay thế nhân sự khi cần thiết. Mục tiêu là đảm bảo tính liên tục trong hoạt động của doanh nghiệp, ngay cả khi có sự thay đổi về nhân sự.

Quản lý hiệu suất công việc

HRM phải thiết lập các tiêu chuẩn và quy trình đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên. Công việc này bao gồm việc thiết lập các mục tiêu, giám sát hiệu suất, cung cấp phản hồi và định kỳ đánh giá hiệu suất để đảm bảo rằng nhân viên đạt được các mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, HRM cũng cần phát triển các kế hoạch cải thiện hiệu suất cho những nhân viên không đạt yêu cầu và ghi nhận, khen thưởng những người có thành tích xuất sắc.

Đào tạo, hướng dẫn, phát triển nhân viên

HRM có trách nhiệm xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo và phát triển cho nhân viên nhằm nâng cao kỹ năng, kiến thức và năng lực chuyên môn. Công việc này bao gồm việc xác định nhu cầu đào tạo, tổ chức các khóa học, hội thảo và chương trình hướng dẫn, đồng thời đánh giá hiệu quả của các chương trình này. Mục tiêu là giúp nhân viên phát triển liên tục và sẵn sàng đảm nhiệm các vai trò cao hơn trong tương lai.

Quyền lợi và phúc lợi

HRM cần thiết kế, triển khai và quản lý các chính sách về quyền lợi và phúc lợi cho nhân viên, bao gồm tiền lương, thưởng, bảo hiểm, và các chương trình phúc lợi khác. Công việc này đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo rằng các gói phúc lợi vừa thu hút, giữ chân nhân tài, vừa phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. HRM cũng phải đảm bảo rằng các quyền lợi và phúc lợi này tuân thủ theo các quy định pháp luật và phản ánh đúng văn hóa của công ty.

Quản lý hệ thống thông tin nhân sự

HRM chịu trách nhiệm quản lý và duy trì hệ thống thông tin nhân sự (HRIS), bao gồm việc lưu trữ, cập nhật và bảo mật dữ liệu nhân viên. Hệ thống này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, từ tuyển dụng, đào tạo, đến đánh giá hiệu suất và xử lý lương thưởng. HRM cũng cần phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định quản lý nhân sự dựa trên thông tin chính xác và kịp thời.

Theo dõi, giám sát dữ liệu nhân sự

HRM cần thường xuyên theo dõi và giám sát dữ liệu nhân sự để đảm bảo tính chính xác, nhất quán và bảo mật. Công việc này bao gồm việc kiểm tra dữ liệu về tuyển dụng, hiệu suất, phúc lợi và các thông tin khác liên quan đến nhân viên. Ngoài ra, HRM cũng phải phân tích dữ liệu để phát hiện các xu hướng, điểm yếu, và cơ hội cải tiến trong quản lý nhân sự, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.

Quy trình quản lý nhân sự tối ưu cho doanh nghiệp

Mỗi loại hình doanh nghiệp có thể có cách tiếp cận quản lý khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề và mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, bất kể doanh nghiệp lớn hay nhỏ, một quy trình quản lý nhân sự hiệu quả thường bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu tuyển dụng và xây dựng quy trình tuyển dụng rõ ràng. Quy trình này bao gồm các bước từ việc mô tả công việc, đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, đến việc lựa chọn ứng viên phù hợp nhất. Mục tiêu là đảm bảo rằng doanh nghiệp thu hút được những nhân tài có khả năng đóng góp vào sự phát triển chung.

Bước 2: Xây dựng chính sách nhân sự

Sau khi hoàn tất tuyển dụng, việc xây dựng các chính sách nhân sự là cần thiết để định hướng cho các hoạt động quản lý nhân sự. Các chính sách này bao gồm quy định về lương thưởng, phúc lợi, thăng tiến, kỷ luật và các quy tắc làm việc khác. Chính sách rõ ràng giúp tạo ra môi trường làm việc minh bạch, công bằng và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Bước 3: Đào tạo và phát triển nguồn lực

Để nhân viên phát huy tối đa khả năng của mình, doanh nghiệp cần xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên. Điều này bao gồm việc đào tạo chuyên môn, kỹ năng mềm và phát triển nghề nghiệp. Mục tiêu là nâng cao hiệu suất làm việc và chuẩn bị cho nhân viên đảm nhiệm các vai trò cao hơn trong tương lai.

Bước 4: Đưa ra mục tiêu công việc và đánh giá hiệu suất

Tiếp theo, doanh nghiệp cần thiết lập các mục tiêu công việc cụ thể và đánh giá định kỳ hiệu suất làm việc của nhân viên. Việc này giúp xác định các điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân, đồng thời tạo điều kiện để khen thưởng hoặc đưa ra các kế hoạch cải thiện hiệu suất khi cần thiết.

Bước 5: Phát triển văn hóa doanh nghiệp

Cuối cùng, phát triển văn hóa doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để tạo dựng một môi trường làm việc tích cực và gắn kết. Điều này bao gồm việc xây dựng các giá trị cốt lõi, quy tắc ứng xử, và các hoạt động thúc đẩy sự đoàn kết trong tập thể. Một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ sẽ giúp nâng cao tinh thần làm việc, giữ chân nhân tài và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Quy trình quản lý nhân sự là gì? Các bước xây dựng chi tiết

Kỹ năng cần thiết mà nhà quản lý nhân sự cần có

Là một nhà quản lý nhân sự giỏi, bạn không thể thiếu những kỹ năng cơ bản sau đây:

• Kỹ năng chuyên môn: Hiểu biết sâu về các quy trình, luật lao động và nguyên tắc quản lý nhân sự, giúp HRM thực hiện tốt các nhiệm vụ như tuyển dụng, đào tạo, và quản lý hiệu suất.
• Kỹ năng nhân sự: Khả năng tương tác, lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của nhân viên, từ đó xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và tạo ra môi trường làm việc tích cực.
• Kỹ năng lãnh đạo: Khả năng định hướng, thúc đẩy và tạo động lực cho đội ngũ nhân viên, giúp họ phát huy tối đa tiềm năng và đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc một cách khoa học, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và sử dụng thời gian hiệu quả để hoàn thành công việc đúng hạn.
• Kỹ năng giao tiếp: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc và hiệu quả, đảm bảo rằng thông điệp đến được với người nhận một cách chính xác và tạo ra sự hiểu biết chung.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Khả năng phân tích tình huống, xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra các giải pháp hiệu quả, đảm bảo duy trì sự ổn định và hiệu suất cao trong công việc.

1HRM – Phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu Việt Nam

1HRM của 1Office là công cụ đột phá trong quản lý nhân sự, được thiết kế riêng để đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp Việt Nam ở mọi quy mô. Từ các công ty khởi nghiệp đến các tập đoàn lớn, 1HRM hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa mọi khía cạnh trong quản lý nhân sự. Nhờ vào các tính năng tiên tiến và linh hoạt, phần mềm giúp đơn giản hóa các quy trình như tuyển dụng, quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương, và đánh giá hiệu suất, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru và hiệu quả.

Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự 1HRM, nhà quản trị sẽ dễ đàng nhìn thấy những ưu điểm vượt trội dưới đây:

• Quản lý tuyển dụng với khả năng đồng bộ CV từ các trang tuyển dụng một cách liền mạch.
• Theo dõi và quản lý lịch phỏng vấn cùng kết quả đánh giá ứng viên chi tiết.
• Lưu trữ toàn bộ thông tin nhân sự, bao gồm lịch sử làm việc, hợp đồng, lương, bảo hiểm, và các dữ liệu liên quan khác.
• Quản lý thông tin hợp đồng lao động, với tính năng tích hợp ký số điện tử eContract tiện lợi.
• Phân ca làm việc linh hoạt, dễ dàng tùy chỉnh.
• Hỗ trợ nhiều phương thức chấm công như máy chấm công, GPS, FaceID, và hơn thế nữa.
• Bảng chấm công tự động tính toán 100%, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối.
• Tính lương tự động liên tục 24/7, không bỏ sót bất kỳ giao dịch nào.
• Hệ thống đơn từ xin nghỉ online, tự động quản lý và cập nhật thông tin nghỉ phép, nghỉ bù.
• Tích hợp việc trả lương qua ngân hàng MB Bank an toàn và tiện lợi.
• Đánh giá hiệu quả công việc thông qua các hệ thống KPI, OKR, đảm bảo sự minh bạch và công bằng.

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1HRM!

——————————-

Hy vọng các thông tin trong bài đã giúp bạn trả lời cho câu hỏi “Quản lý nhân sự là gì?, Chức năng, nhiệm vụ của người làm quản lý nhân sự ra sao. Nếu như bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện trong việc hỗ trợ quản lý mọi khía cạnh của nhân sự như công lương, tuyển dụng,… hãy liên hệ ngay 1Office để được chuyên gia tư vấn giải pháp phù hợp nhất!