Quy trình quản lý nhân sự là gì? Các bước xây dựng chi tiết

Xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả luôn là mục tiêu hàng đầu của những người làm nhân sự. Để thiết lập bộ máy nhân sự một cách tối ưu thì việc đầu tiên cần phải nắm vững quy trình quản lý nhân sự và biết sử dụng các công cụ để hỗ trợ. Nếu doanh nghiệp bạn vẫn chưa có một sơ đồ quy trình quản lý quản lý nhân viên chuyên nghiệp, hiệu quả thì hãy cùng theo dõi ngay bài viết dưới đây nhé.

1. Quy trình quản lý nhân sự là gì? Tại sao lại quan trọng với doanh nghiệp?

Quy trình quản lý nhân sự là một quá trình tuyển dụng, lựa chọn, thu hút nhân viên, đưa ra định hướng, đào tạo và phát triển, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó đưa ra quyết định lương thưởng và cung cấp quyền lợi, tạo động lực cho nhân viên làm việc. Tùy vào mô hình doanh nghiệp sẽ xây dựng một quy trình này theo phương pháp khác nhau, điều này sẽ được nêu cụ thể ở các phần nội dung tiếp theo của bài viết.

>> Xem thêm các bài viết hữu ích:

• 6 bước xây dựng quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp
• 5 Lý do nhân viên nghỉ việc dù bạn nghĩ rằng họ đang hài lòng?

2. Vai trò của sơ đồ quản lý nhân sự trong vận hành doanh nghiệp

Sơ đồ quản lý nhân sự là tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp:

• Cung cấp cái nhìn tổng quát
  Sơ đồ cho phép lãnh đạo và nhân sự dễ dàng nắm bắt cấu trúc tổ chức, vị trí và vai trò của từng bộ phận. Thay vì phải đọc nhiều báo cáo, chỉ cần nhìn vào sơ đồ là đã hiểu được thứ tự, mục tiêu và mối liên kết giữa các công việc.
• Xác định rõ nhiệm vụ và tiến độ
  Nhân sự biết rõ mình đang ở bước nào trong quy trình, còn những phần việc nào cần hoàn thành, từ đó làm việc hiệu quả và đồng bộ hơn.
• Kiểm soát và tối ưu quy trình
  Giúp nhà quản lý theo dõi hoạt động nhân sự, nhận diện khâu mạnh – yếu và kịp thời điều chỉnh kế hoạch để nâng cao hiệu quả vận hành.

>> Xem thêm: 7 bước chuẩn hóa quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

2. Các bước xây dựng sơ đồ quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Quản lý nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong quy trình quản lý doanh nghiệp. Đây cũng là bài toán khó mà hầu hết các nhà quản lý đều gặp phải. Tùy vào quy mô, cơ cấu tổ chức mà mỗi công ty sẽ có một quy trình quản lý khác nhau. Dưới đây là sơ đồ quy trình quản lý nhân sự tổng quát cho doanh nghiệp và các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự cơ bản mà doanh nghiệp nên áp dụng.

Bước 1: Hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực (HR Planning) là hoạt động xác định và quản lý nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Qúa trình này bao gồm việc tính toán nguồn nhân lực, dự báo nhu cầu nhân sự và xu hướng trong tương lai, từ đó xây dựng và thực hiện chiến lược phù hợp. Một quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả yêu cầu bộ phận Nhân sự phải cân bằng nhu cầu nhân sự dài – ngắn hạn với các mục tiêu kinh doanh và tình hình thực tiễn.

Bước 2: Tuyển dụng

Là hoạt động tìm kiếm và thu hút các ứng viên đủ tiêu chuẩn đến tham gia phỏng vấn, quá trình này bắt đầu từ bước lên kế hoạch, xác định và chuẩn bị các phương thức để tiếp cận ứng viên. Thông qua đó, phòng nhân sự sẽ đăng thông tin lên các trang tuyển dụng, đồng thời tiến hành xây dựng chế độ lương thưởng để giữ chân và thu hút những ứng viên tài năng nhất.

Bước 3: Hòa nhập nhân viên

Hòa nhập nhân viên là một bước quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự để họ thấy được sự thân thiện, thoải mái khi làm việc tại môi trường mới. Để chào đón nhân viên vào ngày đầu tiên làm việc, nhân sự có thể tổ chức một buổi tiệc nhẹ giao lưu giữa nhân viên mới và nhân viên cũ cũng là một cách chào đón rất ấm áp. Sau đó giới thiệu về các nội quy, quy định và các phòng ban để nhân viên mới nắm được thông tin của các bộ phận cũng như về văn hóa doanh nghiệp của công ty.

Bước 4: Đào tạo

Để nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt được thông tin về doanh nghiệp, nhà quản lý và bộ phận nhân sự cần chuẩn bị tài liệu đầy đủ thông tin cung cấp cho nhân sự mới. Tùy vào vị trí của nhân viên mà có lộ trình đào tạo khác nhau. Ngoài đào tạo chuyên môn, nhân sự cần đào tạo thêm các kỹ năng mềm để nâng cao tác phong, thái độ để phát huy hiệu quả công việc.

Việc đào tạo sẽ kéo dài không giới hạn trong quá trình làm việc của nhân viên, bao gồm các khóa đào tạo nội bộ hoặc cung cấp tiền để nhân viên tham gia các khoá đào tạo kéo dài. Đối với hoạt động và chi phí đào tạo, cũng cần lên kế hoạch kỹ lưỡng, phù hợp với lộ trình phát triển của nhân sự trong công ty để phù hợp với nhu cầu sử dụng nhân sự trong từng thời kỳ.

Bước 5: Quản lý nhân viên trong quá trình thử việc

Trong thời gian thử việc, người quản lý trực tiếp và nhân sự cần hợp tác tốt với nhau để tìm hiểu về tiềm năng, năng lực và kỹ năng của nhân viên có phù hợp với công việc đó hay không. Thông qua đó xây dựng được chế độ lương, thưởng xứng đáng với năng lực, thái độ của nhân viên.

Bước 6: Đánh giá định kỳ công việc

Đây là một bước cực kỳ quan trọng mà mỗi cá nhân, phòng ban và đặc biệt là bộ phận nhân sự không thể bỏ qua. Do đó mỗi bộ phận, phòng ban nên sử dụng mô hình đánh giá năng lực ASK để đánh giá năng lực chính xác theo từng tiêu chí của từng bộ phận để nắm bắt được tình hình công việc của nhân viên dễ dàng.

Có thể thấy, quy trình quản lý nhân sự là một hoạt động nắm vai trò quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của công ty. Tuy nhiên việc quản lý nhân sự bằng giải pháp thủ công hiện nay không chính xác và hiệu quả khi đánh giá năng lực nhân sự. Do đó việc tìm đến một công cụ giúp số hóa quy trình, quản lý nhân sự là vô cùng cần thiết. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp xây dựng quy trình quản lý nhân sự thì cùng tìm hiểu ngay ở nội dung dưới đây nhé.

3. Thực trạng nhân viên không phục vì lãnh đạo kém cần giải quyết ra sao?

Trong nhiều doanh nghiệp, tình trạng nhân viên không phục lãnh đạo xuất hiện ngày càng nhiều, đặc biệt khi cấp trên thiếu chuyên môn hoặc kỹ năng quản lý. Điều này dẫn đến mâu thuẫn ngầm, giảm năng suất và thậm chí khiến nhân sự giỏi rời bỏ công ty. Đây không chỉ là vấn đề cá nhân, mà còn là dấu hiệu cảnh báo lỗ hổng trong hệ thống quản trị.

Để xử lý tình huống này, doanh nghiệp cần đánh giá lại năng lực lãnh đạo, triển khai chương trình đào tạo kỹ năng quản lý, và song song tạo cơ chế phản hồi hai chiều để nhân viên có tiếng nói. Chi tiết về nguyên nhân, hệ quả và các giải pháp cụ thể các bạn có thể xem tại bài viết: Nhân viên không phục vì lãnh đạo kém thì doanh nghiệp cần làm gì

4. Nhân viên giỏi nhưng có cái tôi cao thì quản lý như thế nào?

Không ít doanh nghiệp sở hữu những nhân viên cực giỏi, mang lại giá trị lớn cho công việc nhưng lại có cái tôi cao, khó chấp nhận sự góp ý hay quản lý. Nếu không có cách xử lý khéo léo, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng mất đoàn kết nội bộ, giảm hiệu quả hợp tác và thậm chí đánh mất nhân tài. Đây là một thách thức thường gặp trong quản trị nhân sự hiện đại.

Để xử lý hiệu quả, nhà quản lý cần xác định rõ giá trị mà nhân viên đó mang lại, đồng thời thiết lập giới hạn và nguyên tắc chung để tránh sự lấn át tập thể. Kết hợp giao quyền thông minh và phản hồi xây dựng sẽ giúp nhân viên phát huy điểm mạnh mà vẫn giữ sự cân bằng trong nhóm. Anh có thể xem phân tích chi tiết trong bài viết: Nên làm gì khi có nhân viên cực giỏi nhưng lại có cái tôi cao

5. Nhân viên thường xuyên đi muộn nên xử lý như thế nào?

Đi muộn là một trong những vấn đề kỷ luật phổ biến nhất tại các doanh nghiệp. Khi số lượng nhân viên đi muộn ngày càng nhiều, không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất cá nhân mà còn tạo ra tâm lý “xem nhẹ quy định”, làm suy giảm tinh thần làm việc chung. Nếu không có biện pháp xử lý phù hợp, tình trạng này dễ trở thành thói quen xấu, kéo tụt văn hóa doanh nghiệp.

Cách xử lý hiệu quả thường bắt đầu từ việc xác định nguyên nhân gốc (do cá nhân thiếu trách nhiệm, hay do hệ thống quản lý chấm công chưa minh bạch), sau đó kết hợp biện pháp nhắc nhở – kỷ luật – hỗ trợ để giúp nhân viên thay đổi thói quen. Các bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết trong bài viết: Doanh nghiệp nên làm gì với tình trạng nhân viên hay đi muộn

6. Quản lý nhân viên hướng nội như thế nào?

Trong doanh nghiệp luôn có những nhân viên hướng nội: ít nói, ngại giao tiếp, không thích thể hiện trước tập thể. Đây là nhóm người thường rất tập trung, làm việc tỉ mỉ và sáng tạo, nhưng lại dễ bị đánh giá thấp do thiếu sự chủ động trong kết nối. Nếu không có cách quản lý phù hợp, họ có thể bị bỏ quên trong đội ngũ hoặc không phát huy hết năng lực.

Để quản lý hiệu quả nhóm nhân sự này, lãnh đạo cần tạo môi trường an toàn để họ đóng góp ý kiến, giao việc dựa trên điểm mạnh chuyên môn, và khuyến khích tham gia dần vào các hoạt động tập thể. Anh có thể tham khảo bài viết chi tiết: Chiến lược quản lý nhân viên hướng nội giúp doanh nghiệp bứt phá

7. Xây dựng quy trình quản lý nhân sự hiệu quả với 1Office

Phần mềm HRM – Human Resource Management là bộ công cụ quản trị nguồn nhân lực thuộc phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể 1Office. Sở hữu nhiều tính năng thông minh, nổi trội, phần mềm quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp có thể quản lý quy trình nhân sự toàn diện từ việc: tuyển dụng, quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương nhanh chóng, tiện lợi mà không phải sử dụng cùng lúc nhiều phần mềm rườm rà, phức tạp.

Các tính năng nổi bật của phân hệ HRM

• Quản lý tuyển dụng thông minh: Tạo và gửi đề xuất tuyển dụng trực tiếp trên phần mềm, thông báo phê duyệt tự động đến các bên liên quan. Hệ thống cập nhật báo cáo tức thì, giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả từng kênh tuyển dụng và hiệu suất của từng chuyên viên.

• Hồ sơ nhân sự tập trung: Lưu trữ toàn bộ thông tin nhân sự trên một nền tảng duy nhất, cho phép tra cứu, truy xuất nhanh chóng và chính xác.

• Theo dõi chấm công & lương: Quản lý chấm công online, xem phiếu lương trực tuyến, đồng bộ dữ liệu từ mọi chi nhánh theo thời gian thực. Hỗ trợ chấm công qua định vị GPS và tự động tính lương, chuyển khoản 24/7 qua ngân hàng liên kết.

• Quản lý biến động & đánh giá năng lực: Cập nhật tình trạng làm việc của nhân sự để nắm rõ biến động, từ đó đưa ra phương án ổn định nguồn lực. Theo dõi quá trình phát triển năng lực, đánh giá tiến bộ qua từng kỳ để có kế hoạch đào tạo phù hợp.

• Liên kết các phân hệ khác: Kết nối dữ liệu KPI, doanh số và các chỉ tiêu khác để tính lương tự động, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian so với tính toán thủ công.

Phần mềm quản lý nhân sự HRM của 1Office không chỉ tối ưu quy trình quản lý nhân sự mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và giữ chân nhân tài. Đây là giải pháp toàn diện, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp muốn quản trị nhân lực một cách chuyên nghiệp và bền vững

Đăng ký để được tư vấn: 083 483 8888 hoặc click tại đây

• Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA