NỘI DUNG

• Giới thiệu
• Hướng dẫn sử dụng

Giới thiệu

Tính năng Cài Đặt Báo Cáo loại Bảng tính excel: Cho phép người dùng tự tạo và tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu, lấy dữ liệu trực tiếp từ hệ thống và thao tác linh hoạt như trên Excel.

Hướng dẫn sử dụng

Bước 1: Truy cập vào đối tượng Báo cáo > Nhấp vào nút Tạo mới (+) > Chọn Báo cáo > Chọn Thêm mới > Chọn Bảng tính excel

Bước 2: Thiết lập thông tin báo cáo

• Tên báo cáo: Nhập tên báo cáo để dễ dàng nhận diện.

• Phân hệ: Lựa chọn phân hệ tương ứng để lưu trữ báo cáo.

• Chia sẻ cho: Chọn người hoặc nhóm sẽ được chia sẻ quyền xem báo cáo này.

• Mô tả: Mô tả ngắn gọn về mục đích hoặc nội dung của báo cáo.

Hình ảnh minh họa thiết lập thông tin báo cáo

Bước 3: Chọn loại đối tượng để lọc 

Nhấp chuột phải vào vị trí ô bạn muốn cấu hình đối tượng > Chọn chèn thêm danh sách >  Điền thông tin cấu hình

• Đối tượng: Chọn loại đối tượng cần lọc (ví dụ: Hồ sơ nhân sự).
• Tên biến danh sách: Tên cho bộ lọc danh sách, hệ thống tự hiển thị, bạn có thể đổi tên khác theo nhu cầu (ví dụ: PROFILE).

Các tab cài đặt

• Bộ lọc: Lọc dữ liệu theo điều kiện 

Ví dụ: Nếu bạn muốn chỉ lấy nhân sự có trạng thái Đang làm việc thì cài đặt điều kiện lọc như dưới ảnh

• Sắp xếp: Sắp xếp dữ liệu tăng dần hoặc giảm dần

Hình ảnh cấu hình cài đặt Sắp xếp

• Nhóm gộp: Gộp dữ liệu theo các trường cụ thể và loại bỏ trùng lặp.

Hình ảnh cấu hình cài đặt Nhóm gộp

Sau khi cài đặt xong, bạn sẽ thấy hiển thị dòng hiển thị này là đã hoàn thành

Bước 4: Điền tên cột bạn mong muốn tại dòng có icon hình bánh răng

Bước 5: Lấy dữ liệu cho các cột thông tin

Nhấp chuột phải vào từng cột > Chọn "Cấu hình của cột danh sách" > Tại ô " Trường dữ liệu" dhọn đối tượng bạn mong muốn

Ví dụ: Tại cột Họ và tên, bạn muốn lấy danh sách họ và tên nhân sự 

Bước 6: Viết công thức cho các cột không có dữ liệu sẵn

Trong báo cáo, một số cột như STT (Số thứ tự), Số lần về sớm, Số lần đi muộn ... không có dữ liệu sẵn trong hệ thống. Bạn cần tạo công thức để hệ thống tự động tính toán và hiển thị dữ liệu cho các cột này.

Tại dòng "Loại đối tượng" bạn đã tạo xong ở bước 3 > Viết công thức tương ứng với tên cột

Ví dụ: Cột "Số lần đi muộn" trong tháng viết công thức:  {SUM_LIST(LIST.ATTENDANCE_DETAIL_LIST,LIST.ATTENDANCE_DETAIL_LIST.FIELD.LATE,LIST.ATTENDANCE_DETAIL_LIST.POST.PERSONNEL_CODE=POST.CODE)}

Trong đó:

• SUM_LIST: Tổng hợp số lần đi muộn.
• Tham số:
  • LIST.ATTENDANCE_DETAIL_LIST: Danh sách chi tiết chấm công.
  • FIELD.LATE: Trường ghi nhận số lần đi muộn.
  • POST.PERSONNEL_CODE=POST.CODE: Lọc đúng nhân viên hiện tại theo mã nhân viên.

Bước 7: Cài đặt định dạng của báo cáo

Tại Thanh công cụ định dạng > Bạn có thể Cài đặt định dạng cho văn bản và nội dung báo cáo một cách rõ ràng, dễ đọc, và chuyên nghiệp hơn.

Ví dụ: Bạn có thể đổ màu vào dòng nội dung cột, in đậm, căn lề cho các cột ...

• Tác vụ nổi bật: Tạo biểu đồ cho báo cáo: Giúp trực quan hóa và phân tích dữ liệu một cách dễ hiểu và hiệu quả

B1. Nhấp vào tác vụ Biểu đồ > Chọn loại biểu đồ bạn muốn

B2. Cấu hình Biểu đồ

• Nhấp chuột phải vào biểu đồ bạn muốn cấu hình 

• Cài đặt biều đồ theo các trường thông tin

• Kiểu biểu đồ

  • Chọn loại biểu đồ bạn muốn sử dụng: Biểu đồ tròn, Biểu đồ cột, Biểu đồ diện tích, Biểu đồ đường.

• Tên biểu đồ

  • Đặt tên cho biểu đồ (ví dụ: Tỉ lệ đi muộn).

• Không hiển thị chú thích

  • Tích chọn nếu bạn muốn ẩn phần chú thích của biểu đồ.

• Vị trí

  • Hiển thị ở chế độ pop: Biểu đồ sẽ xuất hiện dưới dạng cửa sổ pop-up.
  • Cố định vị trí và kích thước theo ô: Biểu đồ sẽ giữ nguyên kích thước và vị trí trong bảng.
  • Chỉ cố định vị trí theo ô: Vị trí biểu đồ sẽ cố định, nhưng kích thước không thay đổi theo ô.

• Nhóm dữ liệu (category)

  • Xác định các nhóm dữ liệu chính cho biểu đồ (ví dụ: =B1:D1).

• Vùng dữ liệu

  • Series names: Chọn vùng chứa tên của từng nhóm dữ liệu (ví dụ: =$A$2).
  • Series values: Chọn vùng chứa giá trị tương ứng cho từng nhóm (ví dụ: =$B$2:$D$2).

• Thêm dữ liệu mới

  • Nhấn dấu + để thêm một nhóm dữ liệu khác.

• Cập nhật biểu đồ

  • Nhấn nút CẬP NHẬT để áp dụng các thay đổi.

• Hủy bỏ

  • Nhấn HỦY BỎ nếu bạn không muốn lưu thay đổi.

Các tác vụ bạn có thể sử dụng khi nhấp chuột phải

• Định dạng cột: Định dạng cột chỉ hiển thị: Chuỗi ký tự, Ngày tháng, Số nguyên, Số thực, Số tiền.
• Chèn thêm cột/hàng: Thêm cột hoặc hàng mới.
• Xóa cột/hàng: Xóa cột hoặc hàng đã chọn.
• Chia đôi cột: Tách cột thành hai cột.
• Chèn danh sách: Chọn đối tượng để lọc 
• Định danh: Dùng để đặt tên cho vùng dữ liệu giúp thay thế tham chiếu ô trong công thức cho dễ nhớ và dễ quản lý.

Hình ảnh cấu hình tác vụ Định danh

Bước 8: Cập nhật Báo cáo

Sau khi cài đặt xong, nhấp nút Cập nhật để hoàn thành. 

Bạn sẽ được báo cáo như hình dưới đây:

Hình ảnh Kết quả báo cáo sau khi hoàn thành cài đặt công thức