Nội dung

• Giới thiệu về Tổng đài - Call center
• Cấu hình tổng đài
• Tạo mới điện thoại viên
• Quản lý danh sách điện thoại viên
• Thực hiện gọi và nhận cuộc gọi qua hệ thống
• Danh sách cuộc gọi 

Giới thiệu về Tổng đài Call center

Tổng đài Call center là một hệ thống có chức năng nhận và chuyển tiếp một lượng lớn các cuộc gọi. Call center được sử dụng trong một công ty để tiếp nhận các cuộc gọi đến của khách hàng với mục đích cung cấp thông tin, giải đáp, hỗ trợ khách hàng  và cũng được sử dụng với mục đích telesale, telemarketing, chủ động liên hệ chăm sóc khách hàng.

Tổng đài Call Center trên phần mềm 1Office giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng và liên lạc nội bộ với một số tính năng chính bao gồm:

• Gọi điện trực tiếp trên phần mềm: Kết nối với tổng đài để thực hiện và nhận cuộc gọi ngay trên phần mềm 1Office
• Quản lý danh bạ & lịch sử cuộc gọi: Lưu trữ thông tin khách hàng, đối tác và xem lại lịch sử giao tiếp dễ dàng.
• Ghi âm và Lưu trữ cuộc gọi: Hỗ trợ quản lý chất lượng dịch vụ, tra cứu và phân tích nội dung cuộc gọi.
• Tích hợp CRM: Liên kết với dữ liệu khách hàng để hỗ trợ telesales, CSKH hiệu quả hơn.
• Báo cáo & thống kê: Cung cấp dữ liệu chi tiết về hiệu suất cuộc gọi, giúp doanh nghiệp đánh giá và điều chỉnh chiến lược chăm sóc khách hàng.

Cấu hình tổng đài

Để thực hiện tích hợp tổng đài call center, trước tiên người dùng cần phải liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ tổng đài để lấy những thông tin cấu hình tổng đài cần thiết. Những thông tin này sẽ được sử dụng để thực hiện cấu hình tổng đài trong bước tiếp theo như sau:

1. Truy cập Module Marketing. Tại menu trái, di chuột vào đối tượng Tổng đài. Chọn Tổng đài

2. Trên thanh header, bấm chọn tác vụ Chuyển NCC   để thay đổi nhà cung cấp

3. Điền đầy đủ các thông tin, kiểm tra kết nối và Cập nhật

Các trường cần lưu ý khi cấu hình thông tin tổng đài:

Tạo mới điện thoại viên 

Điện thoại viên là người được cấu hình gán với một đầu số, sử dụng đầu số đó  để chủ động liên hệ đến khách hàng hoặc nhận các cuộc gọi trên phần mềm. Để thực hiện tạo mới một điện thoại viên, bạn thực hiện các bước sau:

1. Truy cập Module Marketing. 

2. Ở góc trên bên trái màn hình, click vào biểu tượng Tạo mới   > Chọn Điện thoại viên

3. Điền đầy đủ các thông tin và Cập nhật

Các trường dữ liệu trong form tạo mới điện thoại viên:

Thực hiện gọi và nhận cuộc gọi qua hệ thống

1. Thực hiện cuộc gọi đi từ hệ thống

Cách 1: Nhập số điện thoại và gọi trực tiếp đến khách hàng bằng icon gọi ở góc phải màn hình

• Đăng nhập vào tài khoản điện thoại viên
• Chọn button Call ở góc phải màn hình
• Nhập số điện thoại sau đó nhấn gọi

Cách 2: Người dùng vào danh sách liên hệ cá nhân, liên hệ tổ chức, khách hàng bên cạnh trường số điện thoại sẽ có một icon call, người dùng có thể gọi trực tiếp cho liên hệ từ icon đó

•  Đăng nhập vào tài khoản điện thoại viên
•  Vào màn hình danh sách liên hệ cá nhân, liên hệ tổ chức, khách hàng
•  Chọn icon call cạnh số điện thoại của liên hệ để gọi trực tiếp cho liên hệ

Khi điện thoại viên thực hiện cuộc gọi, trên màn hình sẽ xuất hiện popup hiển thị thông tin về số liên lạc:

• Phần cuộc gọi Gần đây sẽ lưu lại các cuộc gọi gần nhất mà  điện thoại viên thực hiện
• Phần Danh bạ sẽ lấy dữ liệu từ liên hệ cá nhân mà điện thoại viên đó phụ trách
• Đối với những số điện thoại của liên hệ đã được lưu trong hệ thống, popup sẽ hiển thị tên liên hệ và email của liên hệ đó