Nội dung
Phân hệ Mua hàng giải quyết bài toán gì?
Mua hàng là hoạt động then chốt và thiết yếu cho mỗi doanh nghiệp, nhưng cũng đầy rủi ro về tài chính và thất thoát. Việc nhập nguyên vật liệu lớn và thường xuyên cần được quản lý chặt chẽ. Phân hệ Mua hàng của 1Office là giải pháp quản lý toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát tất cả các hoạt động mua hàng từ một nơi duy nhất. Phân hệ này sẽ giúp doanh nghiệp và bộ phận mua hàng giải quyết các bài toán, nỗi đau như sau:
- Xây dựng và quản lý kế hoạch vật tư giúp kiểm soát số lượng hàng cần mua trong khoảng thời gian cụ thể như tháng, quý, năm, giúp tối ưu hóa quá trình mua hàng và giảm thiểu rủi ro do mua hàng không đúng kế hoạch.
- Thực hiện mua hàng từ nhiều nguồn như phiếu đề xuất, kế hoạch, dự án, hoặc đơn hàng bán giúp mua sắm linh hoạt và rút ngắn quy trình
- Tìm kiếm và chọn nhà cung cấp giúp bộ phận mua hàng lựa chọn những đối tác cung ứng phù hợp nhất cho vật tư cần mua
- Quản lý công nợ với nhà cung cấp giúp theo dõi và quản lý tình trạng công nợ, đảm bảo minh bạch và rõ ràng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Những gì bạn có thể làm
Theo dõi các tính năng/ tác vụ trong phân hệ Mua hàng theo vai trò giúp người phụ trách dễ dàng tập trung vào công việc chính của mình mà không bị phân tâm hoặc lạc hướng vào công việc khác. Điều này đảm bảo tính hiệu quả và cơ cấu rõ ràng trong quá trình mua hàng.
| Tính năng/ tác vụ |
Người phụ trách |
|
Lên kế hoạch vật tư
- Xây dựng kế hoạch vật tư theo tháng, quý, năm
- Theo dõi quá trình đề xuất, mua vật tư theo kế hoạch, cảnh báo nếu số lượng vật tư đề xuất vượt kế hoạch
|
Trưởng phòng Kế hoạch vật tư |
|
Quản lý vật tư và đề xuất vật tư
- Tạo các đề xuất dựa theo kế hoạch vật tư đã xây dựng trước đó hoặc mới phát sinh không theo kế hoạch.
- Quản lý các vật tư được tạo từ phiếu đề xuất
|
Chuyên viên phòng kế hoạch vật tư |
|
Quản lý mua hàng
- Thực hiện các đơn hàng mua theo đề xuất vật tư, dự án, kế hoạch vật tư hoặc đơn hàng bán
- Theo dõi tình trạng đơn hàng mua từ đó thực hiện tạo các phiếu chi hoặc nhập kho cho đơn hàng mua
|
Chuyên viên phòng mua hàng |
|
Quản lý hợp đồng mua
- Tạo các hợp đồng mua hàng từ nhà cung cấp
- Quản lý và theo dõi thông tin của hợp đồng
|
Chuyên viên phòng mua hàng |
|
Quản lý nhà cung cấp và công nợ
- Quản lý thông tin nhà cung cấp vật tư
- Theo dõi công nợ của nhà cung cấp, đảm bảo sự minh bạch trong quản lý tài chính.
|
Chuyên viên/ Trưởng phòng kế hoạch vật tư |
Tìm hiểu thêm tại Trung tâm hỗ trợ 1Office
1Office là phần mềm đa chức năng dành cho quản trị doanh nghiệp, giúp tối ưu hoá quy trình làm việc vả nâng cao hiệu suất hoạt động của tổ chức.