Giải pháp tổng thể cho quản lý quy trình khách sạn dễ dàng hơn
Khách sạn là một trong những loại hình dịch vụ có sức phát triển vô cùng lớn tại thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, để quản lý và vận hành tốt loại hình này không hề đơn giản. Vậy giải pháp tổng thể cho quản lý quy trình khách sạn dễ dàng hơn?
Cùng đọc bài chia sẻ của 1Office về giải pháp tổng thể giúp cho hệ thống khách sạn nhé!
Mục lục
Đặc thù của ngành khách sạn
Khác với nhiều loại hình dịch vụ khác, ngành khách sạn có những đặc thù đặc trưng của ngành. Sản phẩm của ngành này chủ yếu là các dịch vụ vô hình. Mục tiêu của loại hình này đem lại sự trải nghiệm sống cho khách hàng trong thời gian ngắn hoặc dài.
Khách hàng của loại hình này cũng rất đa dạng và thuộc nhiều tầng lớp khác nhau và với mục tiêu sử dụng dịch vụ khác nhau.
Công việc chính của người quản lý khách sạn
Cùng điểm danh xem những đầu việc quản lý khách sạn là gì nhé!
- Lập kế hoạch, chỉ đạo và điều phối các bộ phận nhân sự như lễ tân, phục vụ, bếp, thu chi…
- Điều phối, phân công công việc, nhiệm vụ để có thể duy trì hoạt động của khách sạn
- Thực hiện các chương trình phát triển nhân sự
- Kiểm soát ngân sách và chi tiêu cho những hoạt động thường ngày
- Chỉ đạo công việc quảng bá hình ảnh cho khách sạn (thông cáo báo chí, PR, …)
Tầm quan trọng của việc quản lý quy trình khách sạn
Nhìn vào những đầu việc của một người quản quy trình tại một khách sạn thì chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của công việc này như thế nào. Vai trò của một người quản lý khách sạn sẽ phải đảm bảo mọi quy trình được hoạt động một cách trơn tru. Do vậy, trách nhiệm của người ở vị trí này vô cùng lớn.
Vậy làm sao để có thể vận hành khách sạn hoạt động một cách trơn tru?
Tổng hợp 10 bước quản lý quy trình khách sạn
Cùng 1Office tham khảo 10 bước quản lý quy trình của khách sạn nhé!
Bước 1: Nhận thông tin khách hàng
Tại khâu đầu tiên của quy trình đó là nhận thông tin từ khách hàng. Thông qua các phương tiện hay kênh liên lạc như là email, điện thoại, website, social media… Lúc này, bộ phận kinh doanh sẽ nhận được thông báo khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ.
Tại đây nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin và kiểm tra tình trạng phòng. Từ đó có thể tiếp nhận hay từ chối yêu cầu của khách hàng.
Bước 2: Check in Lễ tân
Tại khâu này, bộ phận kinh doanh sau khi nhận yêu cầu từ khách hàng sẽ chuyển yêu cầu đến bộ phận lễ tân. Khi đó, bộ phận lễ tân sẽ thực hiện các thao tác đặt phòng, gán phòng, check in và cập nhật hồ sơ khách hàng.
Bước 3: Dịch vụ khách hàng
Trong thời gian sử dụng dịch vụ của khách sạn sẽ có nhiều vấn đề phát sinh thêm ví dụ như nhu cầu về ăn uống, spa, chất lượng phòng… Lúc này, lễ tân sẽ có trách nhiệm cập nhật tổng hợp các chi phí phát sinh liên tục, rõ ràng. Việc này, sẽ giúp cho việc thanh toán của khách hàng trực tiếp tại outlet hay chuyển bill.
Bước 4: Kiểm toán đêm
Sau mỗi cuối ngày, thời gian này sẽ là công việc thuộc bộ phận Tài chính- Kế toán. Phần việc này sẽ được thực hiện vào ban đêm với mục đích đó là thực hiện rà soát tất cả những giao dịch và doanh thu của khách sạn trong ngày hôm đó.
Bước 5: Rà soát điều chỉnh
Ở thao tác này, công việc kiểm toán kết thúc. Nếu có những sai sót về chi phí thì bộ phận Tài chính – Kế toán sẽ thông báo về thu ngân để chỉnh sửa và điều chỉnh.
Bước 6: Thanh toán
Khi thực hiện công việc theo dõi cập nhật chính xác và đầy đủ các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng trong thời gian lưu trú. Lúc này, bộ phận thu ngân sẽ tiến hành thanh toán cho khách hàng.
Bước 7: Chứng từ kế toán thu ngân
Kết thúc thanh toán cho khách hàng, thu ngân sẽ chuyển hết hoá đơn và chứng từ về bộ phận kế toán.
Bước 8: Chứng từ từ những bộ phận khác
Trong chuỗi khách sạn thường tổng hợp cung cấp nhiều dịch vụ như spa, nhà hàng, giải trí… Thì các bộ phận này cũng cần cung cấp chứng từ liên quan đến bộ phận kế toán.
Bước 9: Tổng hợp chi phí
Các bộ phận sẽ tổng hợp mọi chi phí, chứng từ phát sinh liên quan và gửi về bộ phận kế toán. Lúc đó, bộ phận kế toán sẽ thực hiện công việc của mình đó là tổng hợp, ghi chép, lưu trữ mọi chứng từ liên quan.
Bước 10: Chăm sóc khách hàng
Khi hoàn thành việc sử dụng dịch vụ, bộ phận chăm sóc khách hàng tiến hành lưu trữ, theo dõi và lập kế hoạch chăm sóc hỏi thăm. Nhận những đánh giá của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ.
Chuẩn hóa quy trình quản lý với công nghệ số hoá 1Office
Quy trình hoạt động của khách sạn không hề đơn giản. Bạn sẽ mất rất nhiều thời gian cho việc chấm công, giao nộp những giấy tờ giữa những phòng ban. Tuy nhiên, việc này khiến bạn mất quá nhiều thời gian và nhân lực. Đôi khi cũng xảy ra nhiều vấn đề nhầm lẫn.
- 1Office sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề nêu trên. Mọi thông báo sẽ được cập nhật trên hệ thống của 1Office. Giúp bạn tiết kiệm chi phí, nhân sự và giảm thiểu tất cả những sai sót trong quá trình kiểm kê.
- Tất cả những thông tin khách hàng sẽ được cập nhật trên nền tảng. Khách hàng sử dụng dịch vụ của bộ phận nào cũng được update ngay từ khi sử dụng. Từ đó sẽ không mất quá nhiều thời gian để kiểm kê đêm.
- Đảm bảo sự minh bạch trong thu chi.
- Ngoài ra, 1Office giúp bạn quản lý nhân sự (dù có áp dụng ca gãy hay không) một cách chính xác nhất. Hệ thống của 1Office có thể đồng bộ với hầu hết những phần mềm chấm công hiện có trên thị trường. Số liệu sẽ được cập nhật và báo cáo mỗi ngày
Xem thêm: 5 tips quản lý quy trình ngành nhà hàng đơn giản nhất
