Top 7 phần mềm phân công công việc hiệu quả nhất

Phần mềm phân công công việc là một giải pháp không thể thiếu trong thời đại 4.0 giúp nhà quản lý chia việc, phân công nhiệm vụ cho nhân viên một cách công bằng, hiệu quả. Việc áp dụng phần mềm giúp nhà quản lý tiết kiệm tối đa thời gian, công sức, giảm thiểu tình trạng bất đồng, gây tranh cãi giữa các nhân viên. Vậy phần mềm giao việc mang lại lợi ích gì và nên lựa chọn phần mềm nào phù hợp? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay ở nội dung dưới đây nhé.

I – Thông tin về phần mềm phân công công việc

1.1 Phần mềm phân công công việc là gì?

Phần mềm phân công công việc hay còn gọi là phần mềm giao việc là công cụ hỗ trợ quản lý các công việc, giúp người quản lý giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện công việc. 

1.2 Vai trò của việc phân công công việc đối với doanh nghiệp

Phân công công việc luôn là một trong những vấn đề nhức nhối đối với các nhà quản lý. Bởi quản lý luôn bận rộn trong công việc, không có thời gian sắp xếp công việc một cách hợp lý cho nhân viên và theo dõi tiến độ nhân viên một cách nhanh chóng, dễ dàng. Do đó, việc áp dụng phần mềm phân công công việc cho nhân viên mang đến nhiều lợi ích to lớn như:

Đối với người phân công 

– Điều hòa công việc: Giảm áp lực công việc cho bản thân và 1 bộ phận khác

– Có thời gian tập trung vào các công việc khác của mình hơn là chăm chú vào tiểu tiết

– Hoàn thành tiến độ công việc nhờ sự đóng góp của người được phân công

– Tạo sự tin tưởng đối với nhân viên và sức ảnh hưởng của bản thân đến nhân viên

Đối với người được phân công công việc:

– Có cơ hội phát triển chuyên môn, cơ hội phát triển các kỹ năng mềm như: xử lý tình huống, giải quyết vấn đề, thuyết phục, quản lý thời gian, giao tiếp, ra quyết định…

– Tạo sự hài lòng về bản thân khi hoàn thành công việc

– Nâng cao giá trị của bản thân với doanh nghiệp

– Có cơ hội chinh phục những thách thức mới trong công việc

– Tăng tinh thần làm việc của mỗi cá nhân, tạo tinh thần làm việc hứng thú cho nhân viên.

– Gắn kết tinh thần làm việc, tính tham gia của mỗi cá nhân.

II. Top 7 phần mềm phân công công việc mà bạn nên áp dụng

1. 1Office

1Office là một trong những phần mềm quản lý công việc, phân công công việc hiệu quả và được nhiều doanh nghiệp Việt lựa chọn tin dùng. Phần mềm được nghiên cứu qua phân tích hàng chục phần mềm quản lý công việc nổi tiếng trên thế giới, cũng như các lý thuyết quản lý công việc truyền thống (mô hình thác nước) hoặc hiện đại (mô hình Scrum) để phù hợp với doanh nghiệp Việt. 

Các tính năng chính của phần mềm 

Quy trình rõ ràng thống nhất trên 1 nền tảng duy nhất

• Theo dõi sát sao tiến độ dự án: quản lý tiến độ công việc, người thực hiện, kết quả công việc. 
• Kiểm soát dữ liệu vận hành, đồng bộ các số liệu, tối ưu hóa khả năng khai thác dữ liệu
• Tùy biến hệ thống, phương pháp đo lường, báo cáo để phù hợp cho từng tính chất, mục đích khác nhau của doanh nghiệp

Báo cáo tiến độ dự án Real-time trực quan

• Đo lường chính xác, trực quan với những số liệu, bảng biểu, thống kê chi tiết
• Cập nhật báo cáo, số liệu tức thời về tất cả các mặt của doanh nghiệp (kinh doanh, dự án, nhân sự, truyền thông,…)
• Kiểm tra kết quả đạt được của các phòng ban/cá nhân. Tự động tính phần trăm lỗ lãi trên từng dự án nhanh chóng. Bạn có thể tìm hiểu về cách quản lý công việc giúp tăng năng hiệu suất làm việc dễ dàng.

Chuẩn hoá quy trình, nâng cao hiệu suất công việc

• Chủ động theo dõi tiến độ dự án, quy trình, dự án với báo cáo tự động, Realtime, kịp thời xử lý sự cố phát sinh
• Hệ thống quy trình được xây dựng cụ thể theo từng phòng ban, từng vị trí nhân sự, có sự phân chia rõ ràng giữa trách nhiệm của từng bộ phận giúp hạn chế tối đa tình trạng chậm tiến độ hay bỏ sót công việc được giao
• Giúp nhân viên nắm được bức tranh phối hợp tổng thể từ đó có thể làm chủ tiến độ công việc

Ngoài ra, phần mềm cho phép người sử dụng tải các loại tệp word, excel, pdf… và lưu trữ thông tin phục vụ công việc cho người sử dụng cũng như chia sẻ tài liệu cho cá nhân hoặc phòng ban và điều chỉnh quyền quản lý, sửa, xem cho người nhận tài liệu nhanh chóng.

Xem thêm: Top 7 Phần mềm phân công công việc hiệu quả nhất

2. ClickUp

ClickUp là một công cụ có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc và kế hoạch dự án trong khi quản lý nguồn cung ứng trong nhóm của bạn. Công cụ đơn giản, hấp dẫn về mặt hình ảnh được các nhóm trên toàn thế giới sử dụng để giúp công việc của họ đi đúng hướng. Có một số lý do khiến ClickUp có thể là phần mềm quản lý quy trình làm việc cho bạn, bao gồm:

– Các mẫu tự động hóa cho phép người dùng tạo các mẫu chuyên biệt để tự động hóa các phần trong quy trình làm việc của họ.

– Chế độ xem dự án bao gồm Gantt, lịch và chế độ xem dòng thời gian.

– Báo cáo cho phép bạn tạo trang tổng quan tùy chỉnh.

 

3. Notion

Notion được biết đến là một phần mềm giúp người dùng lập kế hoạch làm việc, ghi chú, tổ chức. Với ứng dụng này, tất cả mọi thứ đều có thể lưu trữ vào chung một không gian ( all all-in-one workspace). Bạn có thể sử dụng phiên bản web hoặc app trên máy tính Windows, MacOS, máy tính bảng, điện thoại iOS lẫn Android. Tất cả đều được đồng bộ với nhau, giúp bạn thuận tiện, dễ dàng quản lý.

Tuy nhiên, phần mềm chỉ phù hợp với những team nhỏ, hoặc cần những chức năng như quản trị hoặc bảo mật. Để sử dụng phần mềm, bạn phải bỏ ra một khoản phí  $4/tháng (92.000VND) với gói Personal và gói Team có giá $8/thành viên/tháng (190.000VND)

4. ProofHub

ProofHub là một ứng dụng quản lý dự án tất cả trong một và phần mềm phân công công việc nhóm. Phần mềm giúp kiểm soát tối đa các nhóm, nhiệm vụ, dự án và thông tin liên lạc của bạn hiệu quả. Ngoài ra, tính năng cộng tác nhóm giữ cho các thành viên trong nhóm phân tán của bạn được kết nối. Bạn có thể chia sẻ các thông báo trong toàn công ty một cách dễ dàng. ProofHub cũng tích hợp với các ứng dụng của bên thứ ba như Google Drive, OneDrive, Dropbox và Box để cung cấp cho bạn một vị trí trung tâm để truy cập tất cả các tệp và dữ liệu của bạn.

Tuy nhiên, nó có thể không phù hợp với các nhóm lớn hơn và bạn có thể bị làm phiền bởi rất nhiều thông báo vì họ thiếu thông báo tùy chỉnh.

5. Monday.com

Monday.com là một phần mềm quản lý tác vụ hiệu quả mà bạn nên áp dụng. Nó có nhiều tính năng quản lý nhiệm vụ cho phép bạn tạo các nhiệm vụ và giao chúng một cách dễ dàng. Với phần mềm phân công công việc, bạn sẽ theo dõi được thời gian, xem lịch biểu nhanh chóng, dễ dàng. Để sử dụng phần mềm, bạn sẽ phải bỏ ra mức phí từ 8$ – 16$ mỗi tháng.

6. Asana

Được biết đến là một phần mềm phân công công việc, theo dõi dự án giúp người dùng sắp xếp công việc một cách tối ưu nhất. Phần mềm phù hợp với người dùng  có thể sắp xếp thời khóa biểu một cách hiệu quả.

Điểm trừ của Asana là chi phí khá đắt đỏ với mức 9.99$ / người dùng / tháng. Để sử dụng trọn vẹn các tính năng của Asana thì doanh nghiệp phải bỏ ra một mức phí khá cao. 

7. Wrike

Nhắc đến phần mềm phân công công việc thì không thể nhắc đến Wrike – phần mềm với nhiều tính năng thông minh, hiệu quả sẽ giúp bạn thay thế email và các công việc khác một cách dễ dàng. Nếu bạn đang quản lý nhiều việc thì chắc chắn  sẽ hài lòng với số lượng dự án không giới hạn để sử dụng. Điểm trừ của Wrike chỉ phù hợp với những team nhỏ hoặc các start-up không có nhiều kinh phí. Nếu một doanh nghiệp nhỏ muốn sử dụng các chức năng chuyên sâu hơn thì phải mua gói đắt tiền hơn, trong khi kinh phí không hề nhỏ. Phiên bản Professional dành cho nhóm 5 – 15 người, mức phí $9.8/ người dùng/ tháng.

Nội dung bài viết trên đã chia sẻ tới người dùng về vai trò cũng như đưa ra các phần mềm phân công công việc tiêu biểu, được nhiều người áp dụng. Trong đó, phần mềm quản lý công việc 1Office là phần mềm thuần việt duy nhất giúp doanh nghiệp Việt chuyển đổi số trong quy trình quản lý công việc thời đại 4.0. Từ đó, giúp nhà quản lý tiết kiệm tối đa thời gian, công sức trong quá trình làm việc, đặc biệt đối với nhà lãnh đạo khi giao việc cho nhân viên. 

Để đăng ký sử dụng phần mềm giao việc giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu quy trình quản lý, theo dõi tiến độ làm việc cho nhân sự, hãy để lại thông tin để các chuyên gia của 1Office liên hệ và tư vấn

Đăng ký để được tư vấn: 083 483 8888

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA