Simple Team và câu chuyện chuyển đổi số cùng 1Office

Simple Team là một Agency chuyên cung cấp dịch vụ sản xuất nội dung trên social, tạo landing page và chạy quảng cáo thu data khách hàng tiềm năng. Cũng giống như những doanh nghiệp khác, trong quá trình mở rộng và phát triển, Simple Team cũng gặp phải nhiều khó khăn trong vận hành.

Khó khăn trong công tác quản lý con người

Anh Phạm Hải Bằng – Giám đốc Simple Team chia sẻ rằng khó khăn của Simple Team không đến từ khách hàng, mà đến từ nội bộ. Bởi chất lượng sản phẩm và dịch vụ của Simple Team được khách hàng đánh giá rất cao, có nhiều lời khen ngợi và hơn 30% khách hàng gắn bó trên 6 tháng mặc dù dịch vụ của Simple Team chủ yếu là chạy theo ngày và các chiến dịch ngắn hạn. Đối với doanh nghiệp Agency thì yếu tố quan trọng nhất là con người. Nên việc tuyển dụng, training đội ngũ, và giữ chân được nhân viên là cực kỳ khó khăn. Nhất là trong ngành Marketing, nhân sự luôn có xu hướng nhảy việc liên tục. 

Nhưng Simple Team đã có những chiến dịch tuyển dụng rất thành công; khi phỏng vấn thì luôn đề cao “tìm người hợp hơn tìm người giỏi”; khi nhân sự vào công ty đều có các cơ chế lương thưởng rất hấp dẫn, kết hợp đào tạo các kiến thức mới liên tục và xây dựng Văn Hoá đội nhóm rất tốt. Vì thế đội ngũ của Simple Team được đánh giá rất thiện chiến, luôn chủ động trong công việc, chuyên môn cao, luôn lắng nghe khách hàng, và luôn chủ động tìm giải pháp thay vì tìm lý do, và hơn 80% nhân viên gắn bó với công ty hơn 6 tháng.

Và trong thành công ấy, không thể không kể tới những đóng góp thiết thực của phần mềm quản lý tổng thể 1Office. Từ khi ứng dụng 1Office trong vận hành, phòng nhân sự không còn phải gửi email cho ứng viên bằng tay, hay quản lý hồ sơ ứng viên bằng Excel truyền thống. Công ty cũng không cần lưu dữ liệu trên Drive. Bộ phận quản lý nội bộ không còn phải đến từng bàn nhắc nhở lịch đào tạo, hay các lịch chung của công ty như trước. Tất cả các tác vụ trên giờ đây đều có thể thực hiện trực tiếp ngay trên 1Office. Bộ phận Kế toán đã có thể tính lương thưởng cuối tháng chỉ mất khoảng 2h đồng hồ, thay vì 2 ngày như trước đây. Nhân sự không cần làm “cô giám thị” đi bắt lỗi nhân viên. Thời gian đào tạo một nhân viên cũng rút ngắn chỉ còn bằng 1 phần 3 so với trước đây.

Khó khăn trong duy trì bộ máy vận hành

Đặc thù của Agency là chạy deadline và luôn có rất nhiều các đầu việc được triển khai cùng một thời điểm. Vấn đề cực kỳ lớn là làm sao để vận hành bộ máy theo đúng quy trình, quản lý tiến độ các đầu việc, của mỗi cá nhân, đảm bảo đúng deadline và đạt chất lượng. Ai làm quản lý thì đều biết, để vận hành tốt thì phải có quy trình, theo đó người leader giao việc phải nhớ để check, người nhận việc thì phải nhớ deadline,… Nhưng bám theo quy trình thế nào, khi số lượng công việc lớn mà chỉ có 1 leader phải kiểm soát lên tới 40 dự án khác nhau và 1 nhân viên phải thực hiện 15 đầu việc mỗi ngày? 

Giải pháp của Simple Team là sử dụng phần mềm 1Office và tất cả mọi vấn đề trên đều được giải quyết. Với phân hệ Workplace, các Leader có thể theo dõi được tiến độ từng công việc, từng dự án đang thực hiện. “Chúng tôi làm việc trên một quy trình thống nhất. Đội ngũ sản xuất cũng bám theo từng bước để thực hiện nên sẽ không còn tình trạng quên việc, sót việc như trước. Các quy trình này được xây dựng và tối ưu cho từng bộ phận nhưng vẫn kết nối các đầu việc với nhau. Điều này rất tiện lợi cho team vì không team nào bị chồng chéo việc của nhau” – anh Bằng cho biết. 

Sau khi triển khai 1Office trong vận hành, bộ máy vận hành tại Simple Team hoạt động trơn tru hơn, không còn ai trễ deadline, quy trình rút gọn, hiệu suất tăng lên, và mọi thứ đều nằm trong tầm kiểm soát. Giám đốc và Leader có thể yên tâm đi gặp khách hàng, mà vẫn có thể vận hành cả đội ngũ bên dưới. Với 1Office, tất cả công việc, dự án đều được thực hiện chuẩn theo quy trình. Điều này đã giúp chất lượng của sản phẩm của Simple Team hoàn thiện hơn, tốt hơn trước rất nhiều. Cả công ty ai ai cũng chuyên nghiệp hơn, hiệu suất làm việc cao hơn và đặc biệt ai cũng thấy happy, yêu đời, yêu công việc, yêu công ty, yêu khách hàng hơn. Khi nhân viên, đối tác hoặc khách hàng thấy Simple Team đang ứng dụng phần mềm 1Office để ngày càng hoàn thiện quy trình, kiểm soát hiệu quả công việc tốt hơn, họ cũng đánh giá Simple Team cao hơn các đơn vị đang quản lý bằng “cơm”, anh Bằng chia sẻ thêm.

Có thể thấy được chuyển đổi số không chỉ dành cho các doanh nghiệp lớn có mô hình phức tạp mà còn nằm ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ quy mô đơn giản hơn. Tuy đơn giản những các bài toán quản lý vận hành vẫn luôn là thách thức đối với các nhà quản trị. Đối với Simple Team, quản lý nhân sự và quản lý công việc chính là cốt lõi để xây dựng được một doanh nghiệp vững mạnh, nhân viên luôn hết mình vì công việc và chất lượng sản phẩm ngày càng cải thiện.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA