5 Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng [Kèm File Tải]

Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng là văn bản thủ tục hành chính quan trọng trong bộ máy kế toán của doanh nghiệp, cần được thực hiện đúng theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc soạn thảo văn bản bổ nhiệm sao cho chuẩn xác và đầy đủ thông tin. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng chuẩn, kèm hướng dẫn chi tiết cách trình bày và những lưu ý quan trọng khi ban hành.

1. Tổng hợp các quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng mới nhất

Kế toán trưởng là những người chỉ đạo, tham mưu cho ban lãnh đạo và chịu trách nhiệm chính cho các chiến lược tài chính của doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp lớn, kế toán trưởng sẽ giám sát công việc của chuyên gia tài chính và họ sẽ làm việc dưới quyền của Giám đốc tài chính – CFO.

1.1 Mô tả công việc của chức vụ kế toán trưởng

• Quản lý và điều hành phòng Kế toán: bao gồm các công việc như thiết lập các quy trình, xử lý hóa đơn, thanh toán, chuẩn bị báo cáo tài chính và đảm bảo tuân thủ các quy định và nguyên tắc kế toán.
• Kiểm soát tài chính và kiểm toán nội bộ: tiến hành kiểm tra và phân tích dữ liệu tài chính, xác định các yếu tố quan trọng và đưa ra các báo cáo phân tích tài chính chi tiết để hỗ trợ quyết định kinh doanh.
• Tham mưu cho Giám đốc tài chính và Ban lãnh đạo: cung cấp thông tin và phân tích liên quan đến hiệu quả hoạt động kinh doanh, lợi nhuận, chi phí và rủi ro từ đó đưa ra khuyến nghị để cải thiện hiệu quả và tăng cường hiệu quả kinh doanh, lợi nhuận của tổ chức.
• Thực hiện nhiệm vụ khác tùy vào từng doanh nghiệp: bao gồm tham gia vào các dự án đặc biệt, phối hợp với các bộ phận khác trong tổ chức để cải thiện quy trình kế toán và tham gia vào việc đào tạo và phát triển nhân viên Kế toán.

1.2 Tiêu chuẩn và điều kiện để bổ nhiệm kế toán trưởng

Theo Khoản 1, Điều 51 và Điều 54 Luật kế toán số 88/2015/QH13 quy định tiêu chuẩn và điều kiện để bổ nhiệm kế toán trưởng bao gồm:

• Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;
• Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trung cấp trở lên;
• Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng;
• Có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 02 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên
• Có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 03 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán trình độ trung cấp, cao đẳng.

1.3 Đối tượng không được đảm nhận vị trí kế toán trưởng

Trong Điều 52 Luật kế toán số 88/2015/QH13 có quy định về đối tượng không được đảm nhận chức vụ kế toán trưởng như sau:

• Người chưa thành niên.
• Người bị Tòa án tuyên bố hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự.
• Người đang phải chấp hành biện pháp đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc cơ sở cai nghiện bắt buộc.
• Người bị cấm hành nghề kế toán theo bản án hoặc quyết định của Tòa án.
• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về tội xâm phạm trật tự quản lý kinh tế, tội phạm về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích.
• Người có quan hệ gia đình hoặc quan hệ thân thuộc trực tiếp với người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu, giám đốc, tổng giám đốc, cấp phó của người đứng đầu, phó giám đốc, phó tổng giám đốc phụ trách công tác tài chính – kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán (trừ doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các trường hợp khác do Chính phủ quy định).
• Người đang giữ chức vụ quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán (trừ trong doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu và các trường hợp khác do Chính phủ quy định).

Những điều này nhằm đảm bảo tính công bằng, độc lập và đáng tin cậy trong công việc kế toán và tránh xung đột lợi ích và tham quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ kế toán.

2. Quy trình các bước bổ nhiệm kế toán trưởng trong doanh nghiệp

Quy trình này giúp đảm bảo một quá trình bổ nhiệm kế toán trưởng được diễn ra trơn tru, đáng tin cậy và hiệu quả, đồng thời đảm bảo rằng kế toán trưởng được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng để thực hiện nhiệm vụ của mình trong doanh nghiệp. Bao gồm:

1. Chuẩn bị thông báo:
Thông báo có thể được gửi qua email, thông báo trên mạng nội bộ hoặc văn bản chính thức. Trong thông báo, cần đưa ra thông tin về vị trí kế toán trưởng và mô tả công việc của vị trí này.

2. Xác định danh sách người nhận thông báo:
Danh sách này là các thành viên trong bộ phận nhân sự, các nhân viên kế toán hiện tại, các thành viên quan trọng khác trong công ty có quyền tham gia vào quyết định bổ nhiệm.

3. Gửi thông báo và tổ chức buổi gặp mặt:
Là buổi gặp mặt trực tiếp tại văn phòng hoặc online qua phần mềm để Ban lãnh đạo, nhân viên các bộ phận được gặp gỡ, chào hỏi và làm quen trước khi bắt đầu công việc.

4. Cập nhật hồ sơ và hệ thống:
Bao gồm cập nhật hồ sơ nhân viên, bản ghi công việc và bất kỳ hệ thống nào liên quan đến vai trò và trách nhiệm của kế toán trưởng.

5. Đào tạo, hướng dẫn và hỗ trợ:
Bao gồm việc cung cấp thông tin về quy trình và quy định kế toán trong công ty, hướng dẫn về hệ thống và phần mềm kế toán và hỗ trợ từ các thành viên khác trong bộ phận.

3. Nội dung chính của một mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng

Hiện nay, có rất nhiều mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng khác nhau và không đúng quy định pháp luật. Vì thế, bộ phận nhân sự cần phải nắm rõ các thành phần cơ bản của một mẫu bổ nhiệm để đảm bảo rằng quá trình bổ nhiệm được tiến hành một cách chuyên nghiệp và tuân thủ các quy định, quy trình nội bộ của công ty. 5 thành phần cơ bản của mẫu này bao gồm:

• Thông tin công ty: Bao gồm tên công ty và số Quyết định liên quan đến việc bổ nhiệm kế toán trưởng.
• Thông tin cá nhân và chức vụ: Liệt kê thông tin cá nhân của người được bổ nhiệm, bao gồm tên, chức vụ hiện tại (nếu có), vị trí mới và ngày bổ nhiệm.
• Nghĩa vụ, quyền hạn: Mô tả chi tiết về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn và vai trò của kế toán trưởng trong công ty. Nêu rõ các trách nhiệm và nhiệm vụ cụ thể mà người được bổ nhiệm phải thực hiện.
• Danh sách người liên quan: Đưa ra danh sách các cá nhân hoặc bộ phận có liên quan và trách nhiệm thi Quyết định. Đây có thể là người đứng đầu công ty, nhân sự, kế toán và bất kỳ bên liên quan nào có vai trò trong quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng.
• Chữ ký và đóng dấu xác nhận: Mẫu bổ nhiệm kế toán trưởng cần được ký và đóng dấu xác nhận bởi người có thẩm quyền bổ nhiệm, chẳng hạn như giám đốc công ty hoặc người đại diện pháp luật.

4. TOP 5 mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng đầy đủ

Dưới đây là danh sách các mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng chính xác nhất cho bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp. Việc bổ nhiệm kế toán trưởng là một quy trình quan trọng và cần được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán.

4.1 Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng tại Công ty Cổ phần

Quyết định này xác định người có trách nhiệm chịu trách nhiệm về hoạt động kế toán, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật về kế toán trong công ty cổ phần.

4.2 Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng tại Công ty TNHH

Quyết định này xác định người có trách nhiệm chịu trách nhiệm về hoạt động kế toán, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật về kế toán trong công ty TNHH.

4.3 Mẫu quyết định miễn nhiệm kế toán trưởng trong nội bộ công ty

Quyết định này có tác dụng chấm dứt nhiệm vụ và trách nhiệm kế toán của người đang giữ chức vụ kế toán trưởng, và mở đường cho quy trình bổ nhiệm kế toán trưởng mới.

4.4 Mẫu quyết định bổ nhiệm phân công nhiệm vụ kế toán viên

Quyết định này xác định rõ vai trò và trách nhiệm của kế toán viên, đảm bảo sự phân công công việc rõ ràng và chính xác trong lĩnh vực kế toán của công ty.

4.5 Mẫu quyết định bổ nhiệm phân công kế toán công đoàn

Quyết định này xác định người có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ kế toán cho công đoàn, đảm bảo sự quản lý và ghi nhận tài chính của công đoàn trong doanh nghiệp.

5. Căn cứ pháp lý và quy định liên quan đến việc bổ nhiệm kế toán trưởng

Trước khi ban hành quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành để đảm bảo tính hợp lệ và tránh vi phạm hành chính. Phần này sẽ tổng hợp những căn cứ pháp lý quan trọng theo Luật Kế toán, Nghị định và Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính – giúp doanh nghiệp hiểu đúng, làm đúng ngay từ bước đầu.

5.1 Căn cứ theo Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn

Việc bổ nhiệm kế toán trưởng không phải là quyết định nội bộ mang tính hình thức mà được pháp luật quy định rõ ràng trong Luật Kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP, Thông tư 199/2011/TT-BTC và một số văn bản hướng dẫn có liên quan.

Cụ thể:

• Luật Kế toán 2015 (Điều 53, 54) quy định kế toán trưởng là người phụ trách cao nhất trong bộ máy kế toán của đơn vị, chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, ký duyệt chứng từ, báo cáo tài chính và đảm bảo tính trung thực, hợp pháp của số liệu.

• Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về tiêu chuẩn, nhiệm vụ, quyền hạn của kế toán trưởng, đồng thời quy định rõ điều kiện hành nghề, thời gian kinh nghiệm, và trường hợp không được bổ nhiệm.

• Thông tư 199/2011/TT-BTC quy định về chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng, nêu rõ chương trình, thời lượng học, đối tượng được tham gia khóa học, và giá trị pháp lý của chứng chỉ.

Như vậy, khi doanh nghiệp tiến hành bổ nhiệm kế toán trưởng, cần đảm bảo đầy đủ căn cứ pháp lý và hồ sơ chứng minh năng lực chuyên môn, để quyết định có giá trị pháp lý và được chấp nhận khi thanh tra, kiểm tra tài chính.

5.2 Quy định của Bộ Tài chính về tiêu chuẩn, thẩm quyền bổ nhiệm

Theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính, người được bổ nhiệm vào chức vụ kế toán trưởng cần đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp, bao gồm:

• Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng do cơ sở đào tạo được Bộ Tài chính cấp phép.

• Có trình độ chuyên môn tối thiểu là đại học chuyên ngành kế toán, kiểm toán, tài chính hoặc kinh tế.

• Có kinh nghiệm làm công tác kế toán ít nhất 2 năm đối với người có trình độ đại học, hoặc 3 năm đối với người có trình độ trung cấp, cao đẳng.

• Không thuộc các trường hợp bị cấm hành nghề kế toán, như: người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, người có tiền án liên quan đến tội danh về kinh tế – tài chính, người đang trong thời gian bị xử lý kỷ luật hành chính liên quan đến lĩnh vực kế toán.

Thẩm quyền bổ nhiệm kế toán trưởng được trao cho:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc tổ chức.

• Cơ quan chủ quản cấp trên đối với đơn vị hành chính, sự nghiệp, doanh nghiệp nhà nước.

Việc bổ nhiệm chỉ có hiệu lực khi được ban hành bằng văn bản chính thức (quyết định bổ nhiệm) và lưu trong hồ sơ nhân sự. Điều này thể hiện tính hợp pháp và minh bạch của quá trình nhân sự tài chính trong doanh nghiệp.

5.3 Trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp và người ký quyết định bổ nhiệm

Doanh nghiệp và người ký quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp nếu việc bổ nhiệm vi phạm quy định hoặc dẫn đến hậu quả tài chính nghiêm trọng.

Một số tình huống có thể bị xử lý:

• Bổ nhiệm sai đối tượng, ví dụ: người chưa có chứng chỉ kế toán trưởng, không đủ thời gian kinh nghiệm, hoặc đang bị cấm hành nghề.

• Không đăng ký hoặc báo cáo với cơ quan có thẩm quyền (đối với các đơn vị thuộc khu vực công hoặc doanh nghiệp có vốn nhà nước).

• Thiếu minh bạch trong hồ sơ kế toán, gây thất thoát, gian lận hoặc sai lệch báo cáo tài chính.

Theo quy định tại Điều 55 Luật Kế toán 2015, nếu hành vi vi phạm gây hậu quả nghiêm trọng, người ký hoặc người được bổ nhiệm có thể bị:

• Xử phạt hành chính theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP (mức phạt đến 30 triệu đồng).

• Truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây thiệt hại lớn hoặc vi phạm nghiêm trọng quy định kế toán, thuế, tài chính doanh nghiệp.

6. Lưu ý quan trọng khi soạn thảo và ký quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng

Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng là văn bản có giá trị pháp lý cao, ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tài chính – kế toán của doanh nghiệp. Vì vậy, người soạn thảo và người ký cần đặc biệt chú ý đến hình thức, nội dung và quy trình ban hành. Phần dưới đây sẽ giúp bạn nhận biết những lỗi thường gặp, cách kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn ký – lưu trữ đúng quy định.

6.1 Các lỗi thường gặp khiến quyết định bổ nhiệm bị vô hiệu

Khi kiểm tra hồ sơ nhân sự – kế toán, nhiều doanh nghiệp mắc các lỗi khiến quyết định bổ nhiệm không có giá trị pháp lý, chẳng hạn như:

• Thiếu chữ ký và con dấu hợp lệ của người đại diện pháp luật.

• Sai thông tin cá nhân của người được bổ nhiệm (họ tên, số CCCD, chức danh).

• Không ghi rõ căn cứ pháp lý trích dẫn (Luật Kế toán, Nghị định 174/2016/NĐ-CP…).

• Không nêu thời điểm hiệu lực của quyết định hoặc phạm vi trách nhiệm cụ thể.

• Dùng mẫu quyết định cũ, không đúng thể thức hành chính mới nhất theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Những lỗi này khiến quyết định dễ bị cơ quan kiểm tra tài chính, kiểm toán hoặc thuế bác bỏ, dẫn đến rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp.

6.2 Cách kiểm tra và rà soát thông tin trước khi ban hành quyết định

Trước khi ký ban hành quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng, doanh nghiệp nên thực hiện quy trình rà soát hồ sơ 3 bước để đảm bảo tính hợp lệ:

1. Kiểm tra năng lực cá nhân: xác minh chứng chỉ kế toán trưởng, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, giấy tờ tùy thân và các văn bản xác nhận quá trình công tác.
2. Đối chiếu thông tin nội bộ: so sánh hồ sơ cá nhân với hồ sơ nhân sự lưu tại phòng Hành chính – Nhân sự và hồ sơ kế toán nội bộ.
3. Lập biên bản thẩm định và xác nhận chéo giữa các bộ phận (kế toán – nhân sự – pháp chế) trước khi trình lãnh đạo ký duyệt.

Quá trình này giúp giảm thiểu sai sót và thể hiện sự chuyên nghiệp, tuân thủ quy trình quản trị nội bộ của doanh nghiệp.

6.3 Hướng dẫn cách đóng dấu, lưu trữ và công bố nội bộ

Sau khi quyết định được ký chính thức, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình hành chính để quyết định có hiệu lực và dễ tra cứu sau này:

• Đóng dấu đỏ của doanh nghiệp hoặc cơ quan ban hành lên bản chính của quyết định (tại vị trí giáp lai chữ ký).

• Lưu trữ bản gốc tại phòng Hành chính hoặc Kế toán, kèm hồ sơ nhân sự và chứng chỉ liên quan.

• Gửi thông báo nội bộ (qua email, bảng tin, văn bản hành chính) để thông tin rõ về người được bổ nhiệm, ngày hiệu lực và phạm vi quyền hạn.

• Cập nhật trên hệ thống quản trị nhân sự hoặc phần mềm kế toán, để đảm bảo đồng bộ dữ liệu khi làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán hoặc ngân hàng.

Việc thực hiện đúng quy trình này không chỉ giúp quyết định bổ nhiệm hợp pháp và minh bạch, mà còn tăng uy tín chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt đối tác và cơ quan quản lý.

Trên đây là toàn bộ thông tin và những Quy định pháp luật về việc bổ nhiệm kế toán trưởng cùng 5 mẫu bổ nhiệm mà 1Office đã tổng hợp. Hy vọng, qua bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình bổ nhiệm này và có thể ứng dụng các mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng này cho doanh nghiệp của mình. Nếu còn thắc mắc về quy trình bổ nhiệm hãy liên hệ với chúng tôi qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn

Đăng ký nhận Demo miễn phí tính năng!

Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng không chỉ là văn bản hành chính – mà còn là mắt xích quan trọng trong quản trị tài chính doanh nghiệp. Nhưng nếu doanh nghiệp vẫn đang xử lý bổ nhiệm qua file Word lẻ tẻ, phê duyệt qua email, lưu trữ rời rạc thì rất dễ xảy ra sai sót, chồng chéo hoặc thiếu minh bạch. Với AI trong 1Office, quy trình bổ nhiệm được số hóa toàn diện: từ việc gợi ý mẫu quyết định theo đúng chức danh, kiểm tra điều kiện pháp lý, đến cảnh báo chồng lấn chức vụ hoặc nhắc hạn bổ nhiệm. Mọi quy trình đều có thể tự động hóa – chính xác và nhất quán – theo chuẩn vận hành doanh nghiệp hiện đại.