Phần mềm quản lý tổng thể công ty tốt nhất cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý tổng thể công ty hiện là một phương tiện đóng vai trò hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động quản lý, đánh giá và điều hành dự án, nhân sự dễ dàng. Thay vì việc quản lý, đánh giá thủ công thì việc sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp mọi quy trình vận hành trở nên hiệu quả, ít sai sót hơn. Cùng chúng tôi khám phá bài viết dưới đây để hiểu hơn về lợi ích của phần mềm quản lý công ty nhé.

I – Tìm hiểu chung về phần mềm quản lý tổng thể công ty

1. Phần mềm quản lý tổng thể công ty là gì?

Phần mềm quản lý tổng thể công ty là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát hoạt động kinh doanh, sản xuất của mình. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi mọi hoạt động tài chính của doanh nghiệp như: quản lý mua hàng, quản lý tài chính, quản lý kho, quản lý khách hàng…

2. Lợi ích của phần mềm quản lý công ty đối với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là một giải pháp toàn diện giúp mọi doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành, tối ưu nguồn nhân lực. Không chỉ vậy, việc áp dụng phần mềm còn mang đến cho người dùng nhiều lợi ích to lớn như:

2.1 Tiết kiệm chi phí

Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý tổng thể công ty là tiết kiệm chi phí. Bởi việc  trả một mức định trước hàng tháng cho một phần mềm duy nhất cho phép bạn chi tiêu ít hơn cho nhiều giải pháp phần mềm bị ngắt kết nối khác. Ngoài khoản tiết kiệm phần mềm thực tế, bạn sẽ tiết kiệm tiền nhờ khả năng hiển thị tài chính tăng lên, thông tin chi tiết về dữ liệu thông minh hơn và quản lý chuỗi cung ứng hợp lý hơn.

2.2 Giúp tăng doanh thu của doanh nghiệp

Sử dụng phần mềm quản lý tổng thể công ty giúp tăng năng suất từ ​​quan điểm tổng thể. Tất cả dữ liệu cần thiết để đưa ra quyết định đều có sẵn ở một nơi và có thể truy cập từ mọi nơi. Điều này giúp tất cả các nhóm trong tổ chức truy cập vào dữ liệu cần thiết để đưa ra quyết định tốt hơn, điều này sẽ giúp lập kế hoạch tốt hơn, tối ưu hóa quy trình và chi phí cũng như tối đa hóa doanh thu của công ty. Một ví dụ sẽ là một doanh nghiệp có thể nhận ra rằng chi phí chung của nó cao một cách bất hợp lý, và do đó doanh nghiệp có thể phân tích các yếu tố góp phần vào chi phí này. Sau khi phân tích, điều này có thể được thực hiện lại để giảm thiểu chi phí, tăng doanh thu chung.

2.3 Khả năng mở rộng

Sự phát triển đến nhanh chóng — cần phải chuẩn bị trước thời hạn. Mặc dù doanh nghiệp của bạn có thể không mang lại hàng tỷ đô la hàng năm, nhưng phần mềm quản lý doanh nghiệp tất cả trong một của bạn có thể hoạt động giống như các giải pháp mà các công ty đó sử dụng.

Theo thời gian, khách hàng, khoảng không quảng cáo, nhân viên, doanh thu và hầu như tất cả các khía cạnh khác của doanh nghiệp bạn đều tăng trưởng. Việc phát triển các quy trình phù hợp ngay từ đầu sẽ mang lại lợi nhuận thấp – bắt kịp hoạt động khi tốc độ tăng trưởng tiếp tục đi lên sẽ kìm hãm tiến độ tài chính.

2.4 Tăng độ bảo mật an toàn cho mọi dữ liệu

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa bao giờ bị vi phạm dữ liệu, thì hãy tự coi mình là người may mắn. Theo một nghiên cứu được công bố trên Vox.com, cứ 5 doanh nghiệp nhỏ thì có 1 doanh nghiệp trở thành nạn nhân của một cuộc tấn công mạng. Trong số đó, 60% ngừng hoạt động kinh doanh trong vòng 6 tháng. Phần mềm quản lý doanh nghiệp tất cả trong một cung cấp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ các tính năng bảo mật cấp công nghiệp hàng đầu: dự phòng dữ liệu, xác thực yếu tố kép, môi trường thử nghiệm và quyền riêng tư bằng mật mã. Tìm kiếm giải pháp phần mềm đảm bảo 99,99% thời gian hoạt động.

2.5 Mối quan hệ tốt hơn với khách hàng / nhà cung cấp

Tận dụng tối đa các mối quan hệ với khách hàng đòi hỏi một hệ thống toàn diện hỗ trợ nhóm bán hàng của bạn để đảm bảo họ không bao giờ bỏ lỡ cơ hội, đồng thời đánh giá năng suất và lợi nhuận.

Phần mềm quản lý kinh doanh tất cả trong một cung cấp các tính năng có thể nâng cao hiệu quả của nhóm bán hàng của bạn, chẳng hạn như: phễu bán hàng và tự động hóa tiếp thị, bảng điều khiển khả năng hiển thị toàn bộ đường ống bán hàng và các công cụ thu thập phản hồi như khảo sát.

II- Các chức năng chính của phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp

Tùy vào quy mô, nhu cầu mà doanh nghiệp có thể lựa chọn các module khác nhau để đáp ứng được quy trình vận hành, tổ chức. Về cơ bản, một phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp cần sở hữu 4 chức năng sau:

1. Quản lý nguồn nhân lực

Mô-đun quản lý nguồn nhân lực (HRM) hay quản lý nguồn nhân lực bao gồm toàn bộ các tính năng ứng dụng quản lý nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự trở nên dễ dàng hơn. Doanh nghiệp sử dụng các yếu tố sau của mô-đun nhân sự: bảng lương, quản lý thời gian, quản lý học tập, quản lý hiệu suất và theo dõi ứng viên nhanh chóng. Bởi phân hệ HRM lưu trữ một lượng lớn thông tin về mọi nhân viên trong toàn tổ chức, nên nó giúp loại bỏ rất nhiều dữ liệu trùng lặp hoặc không chính xác mà nhiều tổ chức lưu trữ trong các bảng tính khác nhau.

2. Quản lý quan hệ khách hàng

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một module thông minh giúp các tổ chức lưu trữ tất cả thông tin về khách hàng và khách hàng tiềm năng. Trong đó bao gồm lịch sử giao dịch với khách hàng, trạng thái khách hàng cũng như cơ hội tiếp cận với họ. CRM có chức năng cải thiện dịch vụ khách hàng vì nhân viên có thể dễ dàng truy cập tất cả thông tin họ cần khi làm việc với khách hàng.

Với phân hệ CRM, doanh nghiệp sẽ quản lý được toàn bộ vòng đời khách hàng từ việc tiếp cận, bán hàng và tiếp thị, trung tâm cuộc gọi, bộ phận trợ giúp và dịch vụ hỗ trợ khách hàng.

3. Quản lý chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng đề cập đến việc tập hợp con người, nhiệm vụ, thiết bị và các nguồn lực khác cần thiết để sản xuất và chuyển sản phẩm từ nhà cung cấp đến khách hàng. Hệ thống quản lý này giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc quan hệ đối tác giữa các điểm hàng hóa, dịch vụ khách hàng. Mục tiêu chính của hệ thống quản lý cung ứng là giúp điều phối các thông tin kịp thời của một tổ chức, quản lý hàng tồn kho, cấu hình sản phẩm, lập kế hoạch cho nhà cung cấp và kiểm tra hàng hóa, xử lý yêu cầu, nhập kho.

4. Quản lý tài chính

Đây là một phân hệ đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính hiện tại cũng như triển vọng tương lai của họ. Phân hệ quản lý tài chính sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa các công việc liên quan đến hóa đơn, thanh toán cho các nhà cung cấp,quản lý dòng tiền ra vào của doanh nghiệp. Từ đó giúp bộ phận kế toán kiểm soát được tiền mặt và tuân thủ các tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu hiện hành. 

Ngoài ra, nó còn cung cấp dữ liệu giúp nhân viên lập kế hoạch và phân tích tài chính để chuẩn bị các báo cáo quan trọng, bao gồm báo cáo lãi và lỗ (P&L) và báo cáo hội đồng quản trị, và chạy các kế hoạch kịch bản.

Xem thêm: 5 Bước xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp 4.0 giải quyết các bài toán quản trị

III- Các tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý tổng thể công ty

1. Giá thành phần mềm

Giá thành là một trong những vấn đề quan trọng nhất mà doanh nghiệp quan tâm. Do đó khi nói về giá thành thì doanh nghiệp cần phải nhìn về giá thành của nó có phù hợp với những lợi ích mà nó mang lại không? Để tìm được một phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp, bạn cần trả lời được các câu hỏi dưới đây:

• Việc áp dụng phần mềm quản lý sẽ giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm được những khoản chi phí nào
• Giá thành sản phẩm so với mặt bằng chung như thế nào?
• Sản phẩm có phù hợp với doanh nghiệp của mình không? (Quy mô doanh nghiệp, tính năng)
• Chi phí triển khai, nâng cấp phần mềm,… như thế nào?

Từ đó có thể thấy một phần mềm quản lý tổng thể công ty sẽ giúp bạn tạo ra nhiều tiền hơn, không phải lãng phí tài nguyên của doanh nghiệp đó

2. Giải pháp của nhà cung cấp có phù hợp với quy trình của công ty không?

Mỗi công ty, ngành nghề sẽ có những quy trình sản xuất kinh doanh, quản lý,…khác nhau.  Do đó, mỗi nhà quản lý cần tham khảo thêm về các giải pháp của mình tùy theo đặc điểm, nhu cầu của từng doanh nghiệp.

3. Chính sách hỗ trợ doanh nghiệp

Các chính sách có thể cung cấp cho doanh nghiệp là chính sách bảo mật, chính sách tư vấn và triển khai, chính sách hỗ trợ sau dự án. Chính sách bảo mật thông tin và dữ liệu khách hàng là một trong những yếu tố mà doanh nghiệp cần cân nhắc trong việc lựa chọn nhà cung cấp của mình.

Chính sách hỗ trợ thực hiện dự án: Cần có thời gian để dự án được thực hiện và quy trình công nghệ cần được nhân viên đáp ứng để nhà cung cấp dự án có thể đáp ứng nhu cầu đào tạo để hỗ trợ nhân viên áp dụng giải pháp.

IV- Giải pháp quản lý tổng thể công ty toàn diện với 1Office

1Office là một trong những giải pháp quản trị công ty SME toàn diện giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản trị doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi từ việc quản lý quy trình, quản lý nhân sự đến quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự… truyền thông nội bộ trên một nền tảng duy nhất.

Hiện tại, 1Office tích hợp 3 phân hệ chính bao gồm: 1Work – 1CRM – 1HRM trên một nền tảng duy nhất giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, quản lý nhân sự, công việc một cách đồng bộ, chuyên nghiệp.

1Work – Bộ công cụ quản lý công việc, dự án và tự động hóa quy trình

• Số hóa toàn bộ thông tin nội bộ, trạng thái của nhân viên công ty và sẽ được ưu tiên hiển thị theo mức độ quan trọng, độ tương tác
• Phần mềm quản lý công việc/dự án, giúp nhà quản lý thiết lập kế hoạch, giao việc cho nhân viên tự động, giám sát và theo dõi tiến độ công việc
• Đánh giá hiệu quả công việc, cá nhân/ phòng ban chuyên nghiệp
• Xây dựng văn hóa nội bộ, tạo môi trường làm việc, chuyên nghiệp giúp tăng sự gắn kết giữa các thành viên

1CRM – Giải pháp quản lý nghiệp vụ kinh doanh hiệu quả

• Phần mềm quản lý CRM giúp quản lý mọi chiến dịch Marketing, tối ưu hóa mọi quy trình bán hàng trước – trong và sau giai đoạn bán hàng dễ dàng
• Quản lý toàn bộ hoạt động mua hàng, bán hàng và xuất nhập kho hiệu quả
• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi tiết hoạt động thu chi nội bộ, công nợ của khách hàng, so sánh lỗ – lãi

1HRM – Bộ công cụ quản lý nguồn nhân lực toàn diện

• Phần mềm quản trị nhân sự giúp quản lý, lưu trữ thông tin nhân sự hiệu quả (hồ sơ, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội…) trực tuyến, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất tài liệu
• Giải quyết nhanh chóng bài toán ca kíp, đăng ký ca, đổi ca thường xuyên. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm tối đa chi phí in ấn, thời gian rà soát, tổng hợp và xử lý bảng công, tính lương cho nhân sự dễ dàng
• Hỗ trợ bộ phận HR quản ly quy trình tuyển dụng, đánh giá năng lực nhân sự theo quy trình khép kín dễ dàng

Ngoài ra, 1Office còn tích hợp nhiều tính năng tiện ích khác như Chữ ký số. Việc ứng dụng chữ ký số giúp ký mọi hợp đồng, giấy tờ hoàn toàn hợp pháp mà không phải gặp mặt trực tiếp. Đồng thời, với hệ thống cảnh báo nhắc việc tự động, báo cáo realtime, đa chiều, 1Office giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa tình trạng quên sót, tối ưu hiệu suất công .

Như vậy, nội dung trên đã giới thiệu đến người dùng phần mềm quản lý tổng thể tốt nhất cho doanh nghiệp hiện nay. Đồng thời đưa ra giải pháp quản lý giúp  doanh nghiệp tối ưu bộ máy vận hành quản lý công việc, nhân sự nhanh chóng, dễ dàng. Có thể thấy 1Office là một giải pháp phù hợp với mọi tiêu chí, đáp úng nhu cầu của doanh nghiệp trong thời đại 4.0.

Đăng ký để được tư vấn: 083 483 8888

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA