Quy trình xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp 4.0 giải quyết các bài toán quản trị

Tại các nước trên thế giới, rất nhiều doanh nghiệp đã sớm áp dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp để quản trị một cách hiệu quả hơn, hướng đến sự phát triển bền vững và lâu dài. Trong một vài năm trở lại đây, các doanh nghiệp Việt Nam cũng đã dần nhận thức được tầm quan trọng của giải pháp số, coi nó như một phần tất yếu trong quá trình phát triển và hội nhập. Vậy hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì và làm thế nào để lựa chọn hệ thống quản trị phù hợp với doanh nghiệp của mình? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay ở nội dung dưới đây nhé.

1. Thông tin chung về hệ thống quản lý doanh nghiệp

1.1 Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì?

Hệ thống quản lý doanh nghiệp là các phương tiện, công cụ đóng vai trò hỗ trợ doanh nghiệp một cách tổng thể trong các hoạt động quản lý, đánh giá và điều hành các dự án, nhân sự, nguồn tài nguyên. Thay vì thực hiện các hoạt động quản lý, đánh giá thủ công và chủ quan như trước đây, công cụ quản lý doanh nghiệp sẽ số hóa các quy trình nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong quản lý, vận hành.

1.2 Lợi ích của nền tảng quản lý tổng thể doanh nghiệp

Việc áp dụng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp cho bộ máy vận hành có thể giúp doanh nghiệp thu được những lợi ích sau:

Cải thiện hiệu quả vận hành & hiệu suất làm việc

Hệ thống quản trị doanh nghiệp sẽ loại bỏ các quy trình lặp đi lặp lại và giảm đáng kể thao tác nhập thông tin thủ công, điều này không chỉ cải thiện năng suất nhân viên mà còn giảm thiểu khả năng sai sót trong kinh doanh.

Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm quản trị giúp cải thiện các hoạt động kinh doanh hàng ngày bằng cách hợp lý hóa các quy trình, giúp công ty thu thập dữ liệu dễ dàng và hiệu quả hơn. Nhờ những lợi thế trên, người dùng có thể thấy hiệu suất làm việc tại các phòng ban được cải thiện. 

Tăng cường hợp tác giữa các bộ phận

Với việc dữ liệu được tập trung và nhất quán trên nền tảng số, các phòng ban có thể chia sẻ thông tin và cộng tác mọi lúc mọi nơi. Ưu điểm của một phần mềm quản lý doanh nghiệp là khả năng cập nhật theo thời gian thực, vì vậy việc chia sẻ thông tin và sử dụng dữ liệu luôn sẵn sàng và chính xác.

Nâng cao khả năng phân tích quản trị

Hệ thống quản trị doanh nghiệp cho phép kiểm soát và theo dõi tổng thể về công việc của từng phòng ban nói riêng và của cả công ty nói chung. Các dữ liệu được thu thập và lưu trữ trên nền tảng giúp thực hiện các báo cáo, phân tích và đánh giá chuyên sâu, đa chiều.

Tính năng này hỗ trợ tối đa cho công việc của người quản lý, giúp người quản lý có thể nhận định chính xác về tình huống thực tế của doanh nghiệp, dự đoán chiều hướng phát triển và xây dựng các kế hoạch tương lai thích hợp.

Xem thêm: Hệ thống quản lý nhân sự là gì? Tiêu chí để lựa chọn HRMS hiệu quả

2. Thế nào là một hệ thống quản trị doanh nghiệp hiệu quả?

Đối với mỗi mô hình quản lý, tư duy và định hình hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ khác nhau. Tuy nhiên, bạn có thể tiếp cận với tiêu chí xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp hiệu quả sau đây:

2.1 Triển khai nhanh chóng, sử dụng dễ dàng

Để có thể nhanh chóng ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp online trong bộ máy vận hành, doanh nghiệp nên lựa chọn hệ thống quản lý có giao diện đơn giản, thân thiện, thông minh; các tính năng được sắp xếp theo trình tự hợp lý, trực quan và dễ hiểu cho người sử dụng. 

Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng cần cân nhắc về khả năng hỗ trợ và triển khai của nhà cung cấp phần mềm. Một nhà cung cấp giải pháp phần mềm ERP chuyên nghiệp sẽ có kế hoạch hướng dẫn thực hành và đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống mới trong thời gian ngắn nhất, nhanh chóng mang lại hiệu quả.

2.2 Tính ổn định

Mọi doanh nghiệp đều mong muốn phát triển ổn định và lớn mạnh theo thời gian. Để có thể kiểm soát và quản lý doanh nghiệp chặt chẽ thì phần mềm đó bắt buộc phải có tính ổn định và chất lượng cao. Trong quá trình áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp, những lỗi phát sinh nhỏ cũng có thể gây cản trở lớn tới toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và mất thời gian khắc phục. Tính ổn định của các phần mềm quản lý doanh nghiệp xây dựng còn đặc biệt quan trọng vì nó hạn chế được các rủi ro trong việc vận hành cũng như đảm bảo luồng công việc được diễn ra trơn tru.

Cho nên phần mềm được lựa chọn phải có tính ổn định cao. Điều này thường được các doanh nghiệp kiểm chứng thông qua kinh nghiệm triển khai thực tế của các doanh nghiệp khác.

2.3 Linh hoạt theo từng nhu cầu

Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy mô, đặc thù nghiệp vụ khác nhau. Các doanh nghiệp cần ưu tiên lựa chọn hệ thống quản lý doanh nghiệp linh hoạt, đáp ứng mọi yêu cầu phát sinh. Người dùng có thể cài đặt linh hoạt các tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng. 

2.4 Khả năng phân quyền

Đây là một trong những tiêu chí quan trọng mà các doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm. Việc sử dụng một phần mềm quản lý doanh nghiệp với nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau nên phần mềm đó phải có khả năng phân quyền. Đặc biệt, cần xác định được quyền hạn truy cập và trách nhiệm của từng người để nhà quản lý có thể quản lý được công việc của từng cá nhân.

2.5 Khả năng phát triển, mở rộng

Doanh nghiệp luôn luôn có nhu cầu phát triển mở rộng sản xuất kinh doanh, mà khi đã sử dụng phần mềm, họ luôn muốn sử dụng lâu dài. Do vậy, một hệ thống quản lý doanh nghiệp hiệu quả cần phải có kế hoạch phát triển và khả năng mở rộng liên tục. Cần thường xuyên cải thiện tính năng đã có, cập nhật thêm tính năng mới nhằm đưa doanh nghiệp phát triển theo hướng chuyên nghiệp hóa trong tương lai.

2.6 Thương hiệu và uy tín của nhà cung cấp

Hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể thường được triển khai trong thời gian dài và cũng được sử dụng trong suốt quá trình phát triển của doanh nghiệp. Do vậy, nhà quản lý khi lựa chọn phần mềm cần cân nhắc, tìm hiểu kỹ các nhà cung cấp uy tín có thương hiệu trên thị trường để đảm bảo sản phẩm được sử dụng ổn định.

Đọc ngay: 5 “tiêu chí vàng” khi lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp

3. Quy trình xây dựng hệ thống quản lý cho doanh nghiệp

Quản trị doanh nghiệp bao gồm các hoạt động: xây dựng cơ chế quản lý, thiết lập cơ cấu phòng ban tổ chức, quản lý tài chính – nguồn lực, xây dựng cơ chế hành chính, quản lý việc vận hành doanh nghiệp.

1. Xây dựng cơ chế quản lý

Để quản lý tốt việc vận hành và định hướng doanh nghiệp, không thể thiếu các văn bản quy định cơ chế, chính sách của doanh nghiệp. Ngoài ra cũng cần có những quy định về quản lý tài chính trong tổ chức.

2. Thiết lập cơ cấu tổ chức

Việc phác thảo cơ cấu tổ chức bao gồm các bộ phận, phòng ban và trách nhiệm của họ là bước tiếp theo sau khi bạn xây dựng xong các cơ chế quản lý.

3. Quản lý tài chính

Quản lý tài chính là hoạt động quan trọng và là một bước quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Quản lý tài chính gồm cách chính sách quản lý nguồn vốn, tiền mặt, tài sản,… Ngoài ra cũng cần có những chính sách quy định về việc sử dụng nguồn vốn hoặc tạm ứng.

4. Quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh

Đây là hoạt động mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Hoạt động sản xuất – kinh doanh bao gồm: sản xuất, nhập kho, bán hàng, chăm sóc khách hàng,…

5. Quản lý hoạt động hành chính

Đây là khâu có nhiệm vụ đảm bảo nhân viên trong doanh nghiệp hợp tác làm việc tốt với nhau. Bên cạnh đó, hoạt động hành chính cũng sẽ liên quan trực tiếp đến phát triển văn hóa nội bộ.

Đọc ngay: Quy trình triển khai ERP bài bản tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

4. Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

Hiện nay, 1Office là giải pháp quản trị doanh nghiệp một cách tổng thể nhất, giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản trị doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi. Phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể tích hợp 3 phân hệ chính: Workplace – CRM – HRM trên một nền tảng duy nhất.

4.1 Workplace – Bộ tính năng quản lý công việc và truyền thông

Hệ thống mạng truyền thông nội bộ được vận hành và thiết kế giống như một mạng xã hội thu nhỏ, giúp các lãnh đạo có thể truyền tải thông điệp đến các thành viên trong công ty. Từ đó giúp nhân viên có thể cập nhật, theo dõi các tin tức liên quan đến công ty một cách nhanh chóng ngay khi có thông báo.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể quản lý công việc và truyền thông

• Mạng nội bộ: Bảng tin nội bộ cập nhật trạng thái, thông tin nội bộ của công ty giúp nhân viên theo dõi được mọi lúc mọi nơi mà không bị trôi thông tin bài.
• Quản lý công việc: Lập kế hoạch công việc, giao việc cho nhân viên nhanh chóng. Từ đó nhà quản lý dễ dàng giám sát, theo dõi tiến độ công việc của nhân viên.
• Quản lý quy trình: Số hóa những quy trình công việc dạng lặp đi lặp lại. Như đề xuất mua sắm tài sản, đề xuất xuất hóa đơn, quy trình tiếp nhân nhân sự …
• Quản lý dự án: Quản lý số lượng, giám sát tiến độ và đánh giá chất lượng của toàn bộ dự án. Người quản trị có thể cập nhật các trạng thái của tiến độ dự án: Tạm dừng, Hoàn thành, Hủy.
• Lịch biểu: Nhân viên quản lý toàn bộ sự kiện, lịch của cá nhân và phòng ban trên hệ thống. Đặc biệt, phân hệ lịch biểu còn liên kết với mọi phân hệ khác trên hệ thống để tự động đồng bộ lịch.
• Đơn từ: Hệ thống đơn từ được số hóa toàn bộ giúp cho việc tạo đơn, duyệt đơn và tổng hợp số liệu trở nên đơn giản và nhanh gọn tức thì. 
• Tài liệu: Phân hệ tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp hệ thống hóa, quản lý tập trung toàn bộ tài nguyên này một cách có hệ thống.
• Quản lý tài sản: Hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự quản lý các thông tin tài sản, thông tin cấp phát, thu hồi, báo hỏng, báo mất.

4.2 HRM – Bộ công cụ quản lý nguồn nhân lực toàn diện

HRM – Human Resource Management là phần mềm quản lý nhân viên tự động thuộc phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể 1Office. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định được nhân sự phù hợp với trình độ, kỹ năng mà doanh nghiệp đang hướng tới để đảm bảo được nguồn nhân lực tốt nhất phục vụ công việc.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể quản lý nhân sự toàn diện

• Quản lý quy trình tuyển dụng: Tạo đề xuất tuyển dụng trên phần mềm. Đối tượng liên quan sẽ ngay lập tức nhận được thông báo để phê duyệt.
• Đồng bộ với Email tuyển dụng, tự động lấy hồ ứng viên để đồng bộ lên hệ thống. Ứng dụng thông minh sẽ bóc tách dữ liệu & phân luồng thông tin rõ ràng.
• Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ tập trung toàn bộ thông tin của nhân sự ngay trên phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự, giúp tra cứu, truy xuất thông tin dễ dàng.
• Xử lý bài toán ca kíp, đăng ký ca, đổi ca thường xuyên; Tiết kiệm chi phí in ấn, thời gian rà soát, xử lý bảng công, lương cho nhân sự.
• Đánh giá năng lực nhân viên: Dễ dàng đánh giá năng lực nhân viên qua khung ASK: Thái độ (Attitude), Kỹ năng (Skills) và Kiến thức (Knowledges).
• Theo dõi chấm công: Cho phép chấm công qua định vị GPS, chỉ cần cài địa điểm chấm công GPS thông minh, thì ở bất kỳ đâu, người dùng cũng có thể chấm công từ Smartphone.
• Quản lý tiền lương: Số hóa mọi đơn từ hành chính trong tháng, tự động cập nhật vào bảng công để sinh ra bảng lương theo cấu hình đã cài đặt.
• Quản lý KPI: Qua KPI, lãnh đạo xây dựng KPI hiệu quả, chính xác được hiệu quả làm việc của nhân viên để có phương pháp cải tiến chất lượng.

4.3 CRM – Bộ công cụ quản lý nghiệp vụ kinh doanh

Phần mềm quản lý CRM – 1Office là một phần hệ trong hệ thống quản lý doanh nghiệp 1Office. Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm quản lý khách hàng được đánh giá là giải pháp Marketing – Bán hàng – Chăm sóc khách hàng toàn diện giúp doanh nghiệp hiện thực hóa mục tiêu bán hàng tự động. Từ đó giúp gia tăng doanh số, thúc đẩy quá trình bán hàng và sở hữu nhóm khách hàng mục tiêu dễ dàng.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp tổng thể quản lý nghiệp vụ kinh doanh

• Quản lý chiến dịch Marketing: Dễ dàng sử dụng và truy cập hệ thống tài nguyên marketing (email, email template, auto call…) để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp
• Đo lường chính xác hiệu quả của từng chiến dịch Marketing và nắm được chi tiết hiệu quả của từng dự án
• Nắm bắt, kiểm soát được lợi nhuận. Đo lường các chiến dịch Marketing và đánh giá KPI chi tiết kết quả từng chiến dịch
• Chăm sóc khách hàng: Lưu lại mọi lịch sử chăm sóc; Tự động lưu lại cuộc gọi chăm sóc khách hàng, email gửi cho khách hàng chăm sóc
• Quản lý hoạt động mua hàng: Số hóa toàn bộ thông tin nhà cung cấp tập trung trên phần mềm, giảm thiểu tối đa tình trạng mất mát thông tin do lưu trữ thủ công
• Tạo mới Hợp đồng/Đơn hàng: Chức năng cho phép tạo Hợp đồng/Đơn hàng trực tiếp từ khách hàng
• Thêm tài liệu: Người sử dụng có thể đính kèm tài liệu về khách hàng lên phần mềm
• Quản lý xuất nhập kho: Việc xuất – nhập kho đều được quản lý bởi quy trình duyệt tự động. Có cảnh báo khi hàng hóa trong kho sắp hết.
• Quản lý công nợ: Tự động cập nhật doanh số, công nợ. Phân loại doanh số bán hàng theo các nguồn, tiêu chí để đưa ra báo cáo kinh doanh chính xác.

Nhận tư vấn & dùng thử phần mềm miễn phí

5. Tại sao nên chọn giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp 1Office 

5.1 Giải pháp đầy đủ tính năng

Ngày nay, doanh nghiệp đang phải dùng rất nhiều phần mềm gây ra sự khó khăn trong công tác quản lý, tổng hợp số liệu báo cáo cũng như thực hiện công việc hàng ngày của nhân viên.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp hướng tới một giải pháp tích hợp đầy đủ tính năng giúp vận hành doanh nghiệp mà không phải sử dụng quá nhiều phần mềm. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà vẫn đảm bảo tính linh hoạt và tùy biến. Khách hàng sử dụng 1Office có quyền cài đặt có sử dụng hay không sử dụng một tính năng nào đấy.

5.2 Làm việc mọi lúc, mọi nơi

1Office không chỉ đơn thuần là một phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể, 1Office còn là một môi trường làm việc trực tuyến. Mỗi người dùng được cung cấp một tài khoản với đầy đủ các công cụ và tài nguyên ứng để có thể truy cập, làm việc mọi lúc, mọi nơi chỉ cần một thiết bị có kết nối Internet là có thể xử lý công việc dễ dàng.

5.3 Chuẩn hóa, đồng bộ quy trình

Mỗi doanh nghiệp đều có những quy trình, biểu mẫu,… tuy nhiên chúng đều tồn tại dưới dạng không chuẩn hóa, không thống nhất và thiếu tính thực thi giám sát. giờ đây, phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể giúp doanh nghiệp chuẩn hóa mọi quy trình xử lý công việc trong doanh nghiệp một cách tự động. Khi một công việc được chạy theo một quy trình đã lập sẵn thì phần mềm sẽ tự động thông báo, nhắc việc cho những người được giao một cách nhanh chóng.

5.4 Thống nhất, đồng bộ dữ liệu

Tất cả phân hệ của 1Office đều được phát triển chung trên một nền tảng công nghệ cốt lõi (Core). Vì thế 1Office có tính đồng bộ xuyên suốt từ tính năng phần mềm quản trị doanh nghiệp, giao diện sử dụng, cho đến dữ liệu người dùng. Ngoài ra 1Office còn cung cấp sẵn thư viện để đồng bộ dữ liệu tự động.

5.5 Tiết kiệm chi phí quản lý 

Việc triển khai dưới dạng dịch vụ cho thuê bao dựa trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây mang lại cách tiếp cận khác về phần mềm đối với các doanh nghiệp. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí không cần thiết như xây dựng hạ tầng máy chủ, chi phí nhân sự vận hành, chi phí đầu tư phần mềm ban đầu, chi phí bảo hành.

5.6 Nâng cao năng suất làm việc

Thay vì phải theo dõi công việc bằng giấy tờ thủ công hay sử dụng Excel khiến bạn dễ thất lạc tài liệu, sai sót trong công việc thì áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể là giải pháp toàn diện giúp người dùng tiết kiệm tối đa thời gian, công sức. Từ đó giúp nhân viên tăng năng suất làm việc, cắt giảm thời gian cho những công việc không cần thiết để tập trung cho dự án mới của mình.

5.7  Báo cáo đa dạng, trực quan

Phần mềm quản lý công ty giúp CEO và nhà quản lý doanh nghiệp nắm bắt được sức khỏe toàn diện của doanh nghiệp mình. Điều này cho phép mỗi khách hàng có thể thiết kế tùy biến các mẫu báo cáo phù hợp với mình như đang thao tác trên excel. Ngoài ra, 1Office còn thiết kế một thư viện mẫu các báo cáo chuẩn theo từng phân hệ, khách hàng có thể dễ dàng tải về để sử dụng.

5.8 Thúc đẩy truyền thông nội bộ

Ngày nay, công ty không chỉ đơn thuần là một môi trường làm việc mà ở đó còn là văn hóa, là các mối quan hệ đồng nghiệp, cấp trên cấp dưới. Một công cụ phần mềm đơn thuần có thể giúp bạn làm việc cá nhân tốt hơn nhưng nếu doanh nghiệp hướng tới mục tiêu xây dựng văn hóa doanh nghiệp thân thiện thì hệ thống quản lý tổng thể sẽ là trang bị bắt buộc. Với 1Office, nhân viên có thể tăng hứng thú và năng lượng làm việc bằng cách chia sẻ những niềm vui, khó khăn trong công việc để thúc đẩy truyền thông nội bộ, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững.

Hệ thống quản lý doanh nghiệp ngày nay đã trở thành công cụ không thể thiếu để các nhà quản trị vận hành tốt doanh nghiệp của mình. Hiện nay, nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể 1Office đã và đang đồng hành với 5000 doanh nghiệp tin tưởng sử dụng với hơn 450.000 người Việt tin dùng như: YODY, AhaMove, Hoa Phat, ViettelPost… Chúng tôi tự hào là một trong những đơn vị tư vấn hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn diện đáp ứng mọi nhu cầu của các doanh nghiệp trong công cuộc chuyển đổi số để phát triển doanh nghiệp bền vững.

Để đăng ký trải nghiệm phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể toàn thể giúp nhà lãnh đạo quản lý, vận hành doanh nghiệp toàn diện. Bạn vui lòng để lại số điện thoại, chúng tôi sẽ liên hệ tư vấn cho bạn ngay trong ngày hôm nay.