“Nằm lòng” các cách quản lý công việc hiệu quả giúp bạn đạt được kết quả công việc tốt nhất

Cách quản lý công việc hiệu quả là gì? Làm sao để hoàn thành công việc một cách tốt nhất? Làm thế nào để quản lý công việc một cách hiệu quả nhất? Chắc hẳn đó đều là “nỗi trăn trở” của chúng ta mỗi khi nhìn vào bảng danh sách với hàng dài những công việc chưa hoàn thành. Hãy cùng 1Office tìm hiểu cách quản lý công việc một cách khoa học, hiệu quả nhất qua bài viết dưới đây. 

I. Vì sao cần quản lý công việc hiệu quả?

Quản lý công việc là hoạt động sắp xếp cụ thể những công việc xảy ra trong hiện tại và tương lai. Kỹ năng này giúp bạn không chỉ làm chủ được thời gian mà còn làm chủ được bản thân trước những sự việc xảy ra mỗi ngày, từ đó tăng năng suất công việc.

Điều này đặc biệt quan trọng bởi nếu không biết cách phân bổ hợp lý, số lượng công việc cần thực hiện có thể sẽ bị trì trệ hoặc không cân đối giữa các nhân viên với nhau.

II. Các cách quản lý công việc hiệu quả

Micheal Dell – Nhà sáng lập hãng máy tính Dell từng nói: “Nếu bạn không có phương pháp quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ khó có thể thăng tiến trong sự nghiệp. Vì vậy, hãy bắt đầu từ những phương pháp đơn giản nhất”.

Dưới đây là một số kinh nghiệm sẽ giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn rất nhiều:

1. Lên danh sách công việc cần làm

Khi lên kế hoạch cho ngày mới hoặc tuần mới, hãy viết ra thành một danh sách cụ thể những việc mà bạn cần làm và sau đó dần dần gạch bỏ những công việc đã hoàn thành.  Với thói quen này, bạn sẽ không bị bỏ lỡ bất cứ công việc quan trọng nào, đồng thời tạo cảm giác hài lòng, thỏa mãn mỗi khi hoàn thành công việc.

2. Ưu tiên các công việc quan trọng

Để có thể sắp xếp công việc một cách khoa học nhất, bạn nên phân loại các đầu công việc. Các công việc quan trọng đặt lên đầu, và tiếp đến các công việc có mức độ quan trọng giảm dần. Với những công việc đã hoàn thành thì đánh dấu lại với trọng số tương ứng với mức độ hoàn thành của công việc đó như 60% hoặc 80%.

| Quy tắc 80/20: 20% hành động sẽ dẫn đến 80% kết quả quan trọng. 80% kia không có nhiều tác dụng. Vì vậy hãy tập trung vào 20% quan trọng ấy.

3. Kỹ năng quản lý thời gian 

Khi lên kế hoạch trong ngày và lập danh sách các nhiệm vụ, bạn nên lập một lịch biểu và chia thời gian hợp lý cho mỗi nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo rằng mình có thể hoàn thành tất cả công việc mà không bị thiếu thời gian.

4. Sử dụng giải pháp phần mềm quản lý công việc

Dù trong bất kì lĩnh vực vào, việc áp dụng máy móc hay phần mềm bổ trợ luôn rất có lợi cho công việc của bạn. Đặc biệt xu thế ứng dụng giải pháp quản lý công việc đang diễn ra ngày càng mạnh mẽ ở nhiều doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm để quản lý công việc, hay lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây đang rất phổ biến bởi tính hiệu quả mà nó mang lại. Tùy vào nhu cầu công việc và mục đích sử dụng, bạn có thể lựa chọn một phần mềm phù hợp.

Một trong những phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp nhất hiện nay là 1Office – được hơn 5000 doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam tin tưởng sử dụng. Với những tính năng đa dạng và linh hoạt, bạn có thể quản lý công việc của mình một cách khoa học và hiệu quả nhất.

Một vài tính năng của phần mềm:

+ Lập kế hoạch làm việc, lên danh sách các công việc

+ Cập nhật tiến độ công việc duới các màn hình báo cáo Gantt, Kanban

+ Hệ thống tự động nhắc nhở, cảnh báo kế hoạch sắp đến/quá hạn hoàn thành

+ Đánh giá hiệu quả, hiệu suất làm việc thực tế so với kế hoạch 

 …

5. Chọn không gian làm việc lý tưởng

Bạn sẽ cảm thấy thoái mái và thích thú với góc làm việc của mình hơn khi nó được sắp xếp ngăn nắp và sạch sẽ. Mỗi ngày hoặc mỗi tuần, hãy dành một chút thời gian để dọn dẹp lại đống hồ sơ tài liệu, bỏ những giấy tờ không cần thiết. Bạn cũng có thể trang trí góc làm việc bằng một vài chậu cây nhỏ. Ngoài ra, bạn không nên đặt các vật kim loại xung quanh máy tính để tránh tái phát xạ sóng điện từ.

6. Sắp xếp công việc khoa học

Với khối lượng công việc lớn, chồng chéo nhau khiến bạn thường xuyên trễ hẹn hay quên những đầu việc quan trọng, thì việc sử dụng các app sắp xếp công việc cũng là một cách quản lý công việc hiệu quả giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý hơn. 

7. Tạo mẫu kế hoạch làm việc khoa học

Việc tạo mẫu kế hoạch làm việc sẽ cung cấp cho bạn một tài liệu tham khảo trực quan về các nhiệm vụ, mục tiêu của kế hoạch của bạn và các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm. Đây là một giải pháp vô cùng quan trọng và cần thiết để thực hiện, theo dõi và đánh giá công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Để đo lường tiến độ, tình trạng công việc của bản thân, bạn nên tạo một mẫu kế hoạch làm việc cá nhân cho riêng mình. 

Xem thêm: Mẫu lập kế hoạch công việc

8. Không ôm đồm nhiều việc

Một ngày chúng ta chỉ có 8 giờ để làm việc tại công sở. Chính vì vây, đừng ôm đồm quá nhiều việc gây ảnh hưởng đến chất lượng công việc chuyên môn của mình. Thay vào đó, hãy biết trao quyền và có kế hoạch làm việc nhóm hiệu quả hơn. Những người cộng sự sẽ giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả và năng suất hơn mà không tốn quá nhiều thời gian.

9. Xây dựng các tiêu chí làm việc

Xây dựng các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc cũng đóng vai trò rất quan trọng. Đây chính là kim chỉ nam đẻ bạn đánh giá kết quả làm việc của mình có đạt được kỳ vọng không, đã làm tốt nhất có thể hay chưa, nếu chưa thì cần trau dồi thêm điểm nào để với công việc tương tự lần sau sẽ làm tốt hơn.  

10. Đánh giá hiệu quả công việc đạt được

Việc đánh giá công việc theo từng đơn vị thời gian theo ngày, theo tuần, theo tháng rất quan trọng. Nó giúp bạn biết được hiệu quả công việc thực đạt trong một khoảng thời gian nhất định. Dựa vào đó, bạn cũng có thể nắm được chiều hướng tăng hay giảm hiệu suất công việc của bản thân trong một giai đoạn cụ thể. Từ đó, bạn sẽ có những đánh giá khách quan và chính xác về tình hình công việc của mình cũng như của một cơ quan, doanh nghiệp.

Tạm kết

Trên đây là những cách quản lý công việc hiệu quả mà mỗi người cần phải có để có thể hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất. Tuy nhiên, đối với những người có khối lượng công việc lớn, đòi hỏi tính điều hòa giữa các dự án, công việc thì việc quản lý và kiểm soát lại không hề đơn giản. Thực trạng này đòi hỏi một giải pháp mới có tính tổng hợp hơn, khoa học hơn để hoạt động quản lý công việc được thực hiện chính xác và tối ưu nhất. 

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý công việc thông minh và chuyên nghiệp, hãy để lại thông tin để các chuyên gia của 1Office liên hệ tư vấn.