Xây dựng hệ thống quản lý văn thư lưu trữ hiệu quả – khoa học với 1Office

Quản lý văn thư lưu trữ là một hoạt động quan trọng và không thể thiếu trong công tác quản trị văn phòng, hành chính Nhà nước hay các tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết các cơ quan, tổ chức vẫn lưu trữ văn bản bằng giấy tờ từ năm này qua năm khác dẫn đến việc thất lạc, mất mát hồ sơ và tìm kiếm vô cùng khó khăn. Do đó, việc sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ là một giải pháp tối ưu giúp số hóa việc lưu trữ, tra cứu văn thư một cách nhanh chóng, bảo mật và an toàn nhất.

I. Tìm hiểu chung về quản lý văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp

1.1 Quản lý văn thư lưu trữ là gì?

Quản lý văn thư là tất cả những công việc liên quan đến công tác quản lý văn thư, lưu trữ giấy tờ từ giai đoạn tiếp nhận(tài liệu đến) đến khi giải quyết xong các công việc, lập hồ sơ và lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ . Hiểu một cách đơn giản, văn thư lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu, hiện vật nào đó để đảm bảo tính nguyên vẹn, đầy đủ của nó.

1.2. Tầm quan trọng của việc quản lý văn thư lưu trữ

Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi cơ quan,  tổ chức, doanh nghiệp. Đối với mỗi cơ quan, tổ chức sẽ đảm nhiệm các chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng họ đều có các tài liệu, giấy tờ liên quan được tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Qua đó sẽ giúp mọi người phổ biến các văn bản, chính sách và công văn dễ dàng.

Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác

Việc lưu trữ thông tin tập trung, khoa học sẽ giúp bộ phận văn thư sẽ nhanh chóng tìm kiếm được các thông tin cần thiết kịp thời và chính xác đến các cơ quan, đơn vị nói chung. Đặc biệt, với các cơ quan Nhà nước luôn đòi hỏi các thông tin nhanh chóng, chính xác. Chưa kể, việc tổng hợp thông tin cần tìm kiếm ở nhiều nguồn khác nhau. Do đó, thông tin bằng văn bản sẽ là phương pháp truyền tải thông tin kịp thời và chính xác nhất. 

 Bảo mật thông tin, đảm bảo tính thông suốt trong quá trình hoạt động

Công tác lưu trữ văn thư không chỉ giúp bảo mật thông tin mà còn đảm bảo tính thông suốt trong suốt quá trình hoạt động của công ty. Vì vậy, các nội dung trong văn bản cần phản ánh đúng, đầy đủ các hoạt động của cơ quan bởi văn văn thư lưu trữ được coi là bằng chứng nhân sự minh bạch cho các cơ quan.

Tạo điều kiện cho công tác lưu trữ

Bên cạnh việc cung cấp thông tin kịp thời, bảo mật thông tin, quản lý văn thư lưu trữ còn góp phần gìn giữ hồ sơ gọn gàng, sạch đẹp, đảm bảo về số lượng hồ sơ, tài liệu để là, tốt công tác lưu trữ. Khi tài liệu được lưu trữ tốt sẽ đảm bảo được tính an toàn, pháp lý cho các cơ quan, tổ chức.

II. Một số quy định chung về quy trình quản lý văn thư lưu trữ

Công tác văn thư, giấy tờ là một hoạt động quan trọng và mang tính pháp lý, bảo mật cao. 

Cùng tham khảo về một số quy định chung về văn thư lưu trữ do Nhà nước ban hành mà bạn cần nắm được. 

1. Phạm vi điều chỉnh

Đối với ký tá văn bản thì nghị định nêu rõ thiết bị lưu khóa bí mật với công tác văn thư, thiết bị sử dụng để ký số cho các văn bản điện tử do các cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao từ giấy sang văn bản điện tử.

2. Một số từ ngữ liên quan 

Nghị định 30 bổ sung giải thích một số từ ngữ như:

– Văn bản: Là thông tin truyền tải bằng ngôn ngữ ký hiệu, hình ảnh ở hoạt động của cơ quan, tổ chức theo thể thức đã quy định sẵn.

– Văn bản chuyên ngành: Là văn bản thực hiện trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, chuyên môn của một ngành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó quy định.

– Văn bản hành chính: Được hình thành trong việc chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc ở cơ quan, tổ chức.

– Văn bản điện tử: lưu văn bản dưới dạng thông điệp được tạo lập từ văn bản giấy và trình bày đúng theo thể thức đã được quy định

3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư

Đối với công tác văn thư thì việc thực hiện sẽ dựa trên quy định của pháp luật. Từ đó, mọi văn bản đi, văn bản đến đều sẽ quản lý tập trung tại văn thư cơ quan làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, ngoại trừ những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

III. Quy trình quản lý công tác văn thư lưu trữ hiệu quả trong doanh nghiệp

Tùy theo từng mô hình, phương thức hoạt động mà mỗi cơ quan, đơn vị có thể lựa chọn các bước khác nhau. Dưới đây là một số quy trình cơ bản của một quy trình quản lý hồ sơ, văn bản:

Bước 1: Lựa chọn phương thức để lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Mỗi cơ quan, tổ chức sẽ có một công cụ để lưu trữ hồ sơ khác nhau tùy vào điều kiện của doanh nghiệp:

– Đối với loại hồ sơ, tài liệu cần được tổng hợp vào các loại kẹp file, bìa cứng để bảo vệ tài liệu

– Sử dụng giấy note, ghi chú nhằm phân biệt các loại hồ sơ và dễ dàng tìm kiếm 

– Phân loại các kiểu hồ sơ thường xuyên sử dụng, ít sử dụng vào giá tài liệu hoặc ngăn kéo để tìm kiếm nhanh chóng.

Bước 2: Phân loại hồ sơ

– Phân chia hồ sơ theo dự án

– Phân chia hồ sơ theo chủ đề

– Phân loại hồ sơ theo thời kỳ

Bước 3: Sắp xếp hồ sơ, tài liệu

– Sắp xếp theo thời gian

– Sắp xếp theo mẫu tự

– Sắp xếp theo tính chất hồ sơ

Bước 4: Lập danh mục tài liệu, hồ sơ

Nhằm tạo điều kiện cho việc tìm kiếm, bạn nên tạo ra từng thư mục riêng biệt rồi đưa vào máy tính. Điều này sẽ giúp việc tra cứu, sử dụng hồ sơ sẽ dễ dàng hơn, đặc biệt với số lượng lớn hồ sơ, tài liệu phát sinh.

Bước 5: Lưu trữ hồ sơ

Có rất nhiều cách để lưu trữ hồ sơ như: lưu kho, tạo bản mềm để sử dụng. Trong đó, cách phổ biến nhất thường gặp là tạo danh sách hồ sơ, tài liệu có thể tạo bảng tính excel để dẫn link, liên kết với tập tin và hình ảnh lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Bước 6: Theo dõi và cập nhật hồ sơ

Khi có bất cứ một văn bản hay tài liệu mới thì bộ phận văn thư cần cập nhật đầy đủ các loại hồ sơ, chứng từ trên hệ thống đầy đủ để việc tìm kiếm hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, bạn cần kiểm tra định kỳ và bổ sung các giấy tờ, hồ sơ còn thiếu.

Xem thêm: 5 Bước xây dựng quy trình quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả trong doanh nghiệp

IV. Giải pháp quản lý văn thư lưu trữ tự động hiệu quả nhất hiện nay

1. Quản lý văn thư dựa vào hệ thống công nghệ thông tin

Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin hiện nay, việc quản lý văn thư lưu trữ bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin là xu hướng tất yếu trong thời đại 4.0. Để nâng cao công tác quản lý văn thư thì việc chuẩn hóa quy trình văn thư, tài liệu lưu trữ sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp tối ưu thời gian, chi phí và tăng năng suất làm việc nhanh chóng, hiệu quả. Từ đó, giúp giảm bớt áp lực cho người làm công tác văn thư, lưu trữ. Thúc đẩy quá trình xử lý văn bản được xuyên suốt, nhanh chóng và kịp thời.

2. Quản lý tài liệu hiệu quả với phần mềm 1Office

Ngoài việc lưu trữ bằng phương pháp thủ công, các phần mềm công nghệ thì việc lưu trữ với giải pháp phần mềm văn thư lưu trữ chuyên dụng là một lựa chọn hiệu quả cho các đơn vị, tổ chức hiện nay. Với nhiều tính năng thông minh, hiệu quả, phần mềm quản lý tài liệu 1Office giúp tối ưu công tác văn thư lưu trữ trở nên minh bạch, nhanh chóng. Từ đó, giảm thiểu tối đa nỗi lo thất lạc dữ liệu, mất mát hồ sơ, giấy tờ.

Các chức năng chính của phần mềm văn thư lưu trữ

Khởi tạo dữ liệu

• Cho phép người dùng tải đa dạng tài liệu theo các dạng như:word, excel, pdf,…
• Phân loại riêng từng hạng mục tài liệu khác nhau như: tài liệu cá nhân, tài liệu công ty, tài liệu được chia sẻ để dễ dàng tìm kiếm
• Dễ dàng tạo nhiều thư mục con để lưu trữ tài liệu tải lên, tối ưu việc quản lý, tìm kiếm tài liệu

Quản lý tài liệu khoa học

• Linh hoạt trong việc chia sẻ, phân quyền sử dụng tài liệu. Dễ dàng chia sẻ cho các phòng ban hoặc cá nhân trong đội, nhóm của mình
• Tùy biến đổi tên tài liệu, cho phép người dùng đổi tên nhanh chóng để dễ dàng phân biệt hoặc tìm kiếm
• Dễ dàng di chuyển, sao chép tài liệu từ thư mục này sang thư mục khác thay vì phải thao tác thủ công như trước kia.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm về một số cách lưu trữ tài liệu hiệu quả, khoa học giúp việc sắp xếp, quản lý tài liệu thông minh, dễ dàng.

V. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý tài liệu 1Office

Phần mềm quản lý tài liệu không chỉ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, nâng cao năng suất làm việc mà còn mang đến nhiều lợi ích cho lãnh đạo, nhân viên như:

Đối với lãnh đạo

– Hỗ trợ công tác chỉ đạo điều hành, chỉ đạo văn thư của lãnh đạo

– Cho phép lãnh đạo, cơ quan đơn vị thực hiện phê duyệt xử lý văn bản ngay trên điện thoại thông minh và máy tính. 

– Lãnh đạo có thể khởi tạo công việc liên quan cho các đơn vị xử lý và theo dõi thông qua đầu việc đó.

– Dễ dàng xử lý văn bản đến ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng

– Theo dõi đánh giá định hình xử lý văn bản của các đơn vị cấp dưới

Đối với nhân viên

– Sử dụng phần mềm văn thư lưu trữ giúp bộ phận văn thư số hóa quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản. Chủ động sắp xếp quản lý văn thư lưu trữ tập trung, khoa học. Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu văn bản khi có yêu cầu

– Nâng cao kỹ năng quản lý văn thư

– Xử lý, quản lý văn bản đi  và văn bản đến hiệu quả. Giảm thiểu tối đa sai sót thất lạc dữ liệt

– Hỗ trợ tối đa công tác thống kê báo cáo, in ấn sổ, công văn

– Xây dựng hệ thống không gian làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính

Thời đại công nghệ bùng nổ và việc ứng dụng công nghệ để quản lý văn bản, giấy tờ là giải pháp tất yếu giúp doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển bền vững. Và phần mềm quản lý tài liệu của 1Office là một phần mềm quản lý công văn ưu việt giúp doanh nghiệp loại bỏ các thao tác thủ công trong quá trình tổng hợp, tìm kiếm hồ sơ, văn bản. Từ đó, giúp doanh nghiệp số hóa quản lý văn thư lưu trữ trong doanh nghiệp tập trung ngay trên phần mềm, tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác. Để được tư vấn và hỗ trợ sử dụng phần mềm, bạn vui lòng để lại số điện thoại, đội ngũ chuyên gia của 1Office liên hệ tư vấn cho bạn ngay trong ngày hôm nay.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

• Hotline: 083 483 8888
• Trang web: https://1office.vn/
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube:  https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA