Bí kíp lưu trữ tài liệu vĩnh viễn không sợ mất chỉ cần làm một lần!

Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, đối với các doanh nghiệp thì việc lưu trữ, sắp xếp thông tin và dữ liệu là một trong những mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị. Vấn đề được đặt ra là làm thế nào để có thể hệ thống, sao lưu tất cả những tệp tin, dữ liệu quan trọng một cách hiệu quả, ít tốn kém và giảm thiểu những rủi ro không đáng có? Hãy cùng đọc thêm để tìm hiểu bí kíp lưu trữ tài liệu không bao giờ thất lạc.

Lưu trữ bản cứng và những mặt trái

Việc lưu trữ bằng bản cứng trên các công cụ ví dụ như giấy, các tập tài liệu nhìn chung thì khá đơn giản và quen thuộc với người sử dụng, bởi vì chúng ta có thể tìm mua những thứ trên ở bất kỳ hiệu sách nào. Thế nhưng phương pháp này lại tốn rất nhiều chi phí, tốn thời gian để sắp xếp và trên hết, nó bắt buộc phải được nhân sự liên tục giám sát, kiểm tra để tránh sai sót.

Thực tế chứng minh, lưu trữ bản cứng sẽ gây ra tình trạng dễ hỏng, dễ rách, dễ hư. Đối với chất liệu là giấy thì còn nỗi lo bị mối, chuột, và theo thời gian, chất lượng hình thức của các thông tin, dữ liệu khó có thể được đảm bảo như lúc đầu.

Bên cạnh đó, phương pháp lưu trữ này đã trở nên cũ kỹ và không còn thích hợp với doanh nghiệp trong thời đại số vì tính bảo mật không cao, do đó các vấn đề bị thất lạc và mất cắp vẫn chưa được giải quyết triệt để trong doanh nghiệp.

Các bí kíp hỗ trợ lưu trữ tài liệu phổ biến

Lưu trữ tài liệu bằng máy tính/Laptop

Với ưu thế là dễ sử dụng, dễ sửa chữa, đây là một trong những công cụ ổn định cho việc tạo các tệp tin lưu trữ. Hiện tại, máy tính/laptop rất phổ biến trên thị trường công nghệ, vì thế cho nên việc tìm mua cũng không quá khó khăn.

Ổ đĩa chung trên hệ thống máy tính nội bộ là bí kíp lưu trữ tài liệu phổ biến

Bất kỳ khi nào muốn xem lại các tệp tin hay các thư mục đã lưu, các nhà quản trị có thể nhanh chóng mở tệp tin, trực tiếp sửa chữa, in ấn sau đó đưa vào sử dụng và việc lưu tệp cũng không cần bắt buộc phải kết nối internet.

Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là giới hạn về dung lượng. Nếu số lượng dữ liệu quá nhiều, máy tính và laptop không đủ khả năng để lưu trữ. Và khi bị quá tải máy sẽ xảy ra nhiều vấn đề như chạy chậm, trì trệ gây khó chịu cho người sử dụng. Trường hợp rủi ro lớn nhất là khi máy tính hỏng thì tệp tin cũng sẽ có khả năng bị mất vĩnh viễn.

Lưu trữ tài liệu bằng Website lưu trữ trực tuyến

Lưu trữ trên website có thể giúp chúng ta chủ động hơn về vấn đề đăng tải các tệp tin với một vài cú pháp đăng nhập đơn giản. Các nhà quản trị có thể sử dụng công cụ này ở bất cứ nơi đâu mà không cần phải lo sợ về việc quá tải dữ liệu, thiếu dung lượng, hay dễ bị thất lạc mất mát thông tin.

Bí kíp lưu trữ tài liệu trên website có thể thực hiện ở bất kỳ đâu có internet

Ngoài ra, việc chọn lựa lưu trữ trên website cũng có thể giúp chúng ta chuyển giao nhiệm vụ, dự án cho những bộ phận có chuyên môn khác một cách dễ dàng mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.

Dù vậy, lưu trữ trực tuyến cũng có những yếu điểm của riêng nó và một trong số đó là sự phụ thuộc vào internet. Chúng ta cần phải kết nối mạng để có thể mở và đăng nhập vào website đó. Ngắt kết nối đường truyền cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình, khiến việc đăng tải dữ liệu trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

Lưu trữ tài liệu bằng Phần mềm quản lý, hệ thống tài liệu

Sử dụng phần mềm quản lý tổng thể là một bí kíp lưu trữ tài liệu hiệu quả, tiết kiệm thời gian cho các nhà quản trị, giúp họ dễ dàng tìm lại thông tin đã lưu trữ bất cứ khi nào cần thiết. Phần mềm quản lý sẽ làm việc dựa trên cơ chế số hóa tất cả các dữ liệu, chỉ với một vài thao tác đơn giản, các mối lo trước đây sẽ được giải quyết triệt để.

Bí kíp lưu trữ tài liệu bằng phần mềm giúp “đánh bay” nỗi lo mất dữ liệu

Hồ sơ quan trọng được hệ thống rõ ràng, minh bạch, không còn các vấn đề về việc mù mờ thông tin, không nắm vững được tài liệu, không biết kiểm tra những dữ liệu cũ và mới ở đâu, thời gian sắp xếp lộn xộn, dễ nhầm lẫn, gây khó khăn cho người quản lý lẫn nhân viên công ty.

Giảm hao tổn chi phí cho doanh nghiệp. Khác với phương pháp lưu trữ bằng phần cứng, phương pháp lưu trữ trên phần mềm không mất quá nhiều thời gian và tiền bạc nhưng hiệu quả mang lại lớn gấp nhiều lần so các phương pháp cũ.

Điểm yếu duy nhất của phương pháp này là đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức, nắm vững phương pháp vận hành của phần mềm để tránh tình trạng có công cụ tốt trong tay nhưng lại không biết sử dụng sao cho hiệu quả.

Đọc thêm: Top 25+ phần mềm quản lý công việc hiệu quả tốt nhất 2023

1Office – Bí kíp lưu trữ tài liệu dự án hiệu quả nhất

Với những tính năng ưu việt, linh hoạt, 1Office ra đời như một liều thuốc cứu cánh, giúp doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng tốn kém về mặt nhân lực lẫn tiền bạc vào việc hệ thống, lưu trữ dữ liệu.

Bên cạnh đó, những yếu kém về mặt sao lưu, sắp xếp của các bộ phận, nhân viên cũng được loại bỏ, tính năng tự động của phần mềm sẽ giúp đặt tất cả những dữ liệu quan trọng vào đúng vị trí của nó, không thừa không thiếu.

Chế độ tự động nhắc nhở luôn được bật lên để giúp các nhà quản trị “nhắc việc” cho nhân viên, giảm thiểu tối đa tình trạng quên việc, trễ hẹn với khách hàng, làm xấu hình ảnh của doanh nghiệp.

Song song với vấn đề lưu trữ là vấn đề bảo mật cũng được nâng cao, mạng nội bộ được thiết lập để phục vụ cho việc trao đổi, thảo luận, chia sẻ mọi thông tin. Do đó, các doanh nghiệp sẽ không còn trường hợp rò rỉ thông tin mật, rò rỉ các tư liệu quan trọng, tạo sơ hở cho đối thủ lợi dụng.

Hãy cùng tìm hiểu và trải nghiệm những tính năng ưu việt khác của 1Office tại đây: 1Office – Bí kíp quản lý tài liệu nhanh, gọn, lẹ trong thời đại số