5 Bước xây dựng quy trình quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp của bạn đang phải đối mặt với những khó khăn trong việc quản lý hàng tá hồ sơ? Nhân viên của bạn mất quá nhiều trong việc tìm kiếm hồ sơ cũ hoặc thậm chí doanh nghiệp phải đối mặt với việc mất thông tin vì lưu trữ thủ công. Nếu doanh nghiệp vẫn bận hành theo quy trình quản lý hồ sơ theo kiểu truyền thống thì những rủi ro kể trên có thể xảy ra bất cứ khi nào. Để quản lý tài liệu hiệu quả, hãy tham khảo 5 bước xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ tốt nhất dưới đây.

I. Tổng quan về quy trình quản lý hồ sơ

1. Quy trình quản lý hồ sơ tài liệu là gì?

Theo định nghĩa của Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO, Hồ sơ được định nghĩa là “thông tin do một tổ chức hoặc cá nhân tạo ra, tiếp nhận và được duy trì làm bằng chứng, căn cứ để thực hiện các nghĩa vụ pháp lý”.

Thông thường, quá trình quản lý hồ sơ tài liệu sẽ bao gồm các nhiệm vụ như: 

• Xác định loại thông tin nào nên được coi là hồ sơ.
• Xác định thời hạn lưu trữ của mỗi loại hồ sơ để đáp ứng các yêu cầu pháp lý, kinh doanh doanh nghiệp phải tuân theo.
• Nghiên cứu và triển khai các giải pháp công nghệ, quy trình kinh doanh của tổ chức để đảm bảo rằng doanh nghiệp phải tuân thủ các nghĩa vụ của quy trình quản lý hồ sơ nhân viên và các hồ sơ liên quan vận hành, kinh doanh của mình.
• Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hồ sơ: Xử lý hồ sơ đã hết hạn hoặc bảo vệ hồ sơ có liên quan đến các sự kiện bên ngoài như các vụ kiện tụng.

2. Nguyên tắc trong quy trình lưu trữ hồ sơ

• Phân loại hạng mục hồ sơ:

Tiến hành phân loại những nội dung nào trong doanh nghiệp có thể trở thành hồ sơ và mô tả cách nội dung sẽ chuyển đến ứng dụng quản lý hồ sơ.

• Xây dựng kế hoạch cụ thể:

Đối với từng loại hồ sơ trong doanh nghiệp, xác định nơi lưu trữ, các chính sách áp dụng, thời gian lưu giữ, cách xử lý chúng và ai chịu trách nhiệm quản lý họ.

• Chính sách thực thi:

Xác định các quy tắc mà tổ chức phải tuân theo để đảm bảo thông tin bảo mật cho tài liệu của doanh nghiệp.

Xem thêm: Quy trình thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý nhân sự bài bản nhất cho doanh nghiệp

II. Vì sao phải doanh nghiệp phải xây dựng quy trình quản lý hồ sơ đạt chuẩn?

Tất cả mọi quy trình của tổ chức đều nên được chuẩn hóa. Việc có một quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp được chuẩn hóa sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn, nâng cao năng suất lao động, không bị mất hay bỏ sót bất kỳ thông tin, dữ liệu nào cụ thể như:

1. Đảm bảo quy trình vận hành được trơn tru

Bằng cách đưa ra các chính sách, quy trình và thủ tục cần thiết để duy trì hệ thống quản lý hồ sơ, sẽ giúp doanh nghiệp của bạn kiểm soát chất lượng và tập trung vào việc lưu trữ hồ sơ. Những hệ thống được chuẩn hóa quy trình như vậy giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn đồng thời giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc kinh doanh của mình.

2. Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ cẩn thận, tránh những rủi ro

Việc quản lý hồ sơ về giao dịch mua và bán của doanh nghiệp sẽ giúp tổ chức Các giao dịch mua này, theo bất kỳ hướng nào, có thể sẽ đi kèm với hợp đồng yêu cầu hoặc thông số kỹ thuật. 

Ví dụ: Nếu bạn có các hồ sơ khác nhau từ việc vận chuyển hoặc đến nơi phù hợp với sản phẩm đã ký hợp đồng, thì bạn có thể có căn cứ để phục vụ cho bất kỳ vấn đề gì phát sinh sau này.

III. Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ tự động trong doanh nghiệp hiệu quả

Mỗi doanh nghiệp sẽ có các phương pháp quản lý hồ sơ, tài liệu khác nhau. Tuy nhiên, để chuẩn hóa quy trình này một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình 5 bước quy trình quản lý hồ sơ doanh nghiệp dưới đây:

Bước 1: Thiết lập lịch trình lưu giữ hồ sơ tài liệu

Việc thiết lập thời gian lưu giữ hồ sơ liên quan đến việc thực hiện chính sách lưu giữ hồ sơ có trách nhiệm. Lịch trình lưu trữ hồ sơ sẽ nêu rõ thời gian, theo quan điểm hoạt động và pháp lý, phân loại các hồ sơ lỗi thời.

Khi xác định khoảng thời gian lưu giữ cho hồ sơ cần chú ý những điều sau:

• Thực hiện kiểm kê hồ sơ của tất cả các hồ sơ vật lý và điện tử.
• Thiết lập một hệ thống phân loại hồ sơ tiêu chuẩn hóa.
• Tiến hành nghiên cứu về tất cả các yêu cầu của liên bang, tiểu bang và địa phương.

Bằng cách đặt lịch lưu giữ hồ sơ, tổ chức của bạn sẽ được hưởng lợi từ việc quản lý tài sản thông tin, kiểm soát chi phí lưu trữ, cải thiện việc truy xuất hồ sơ và loại bỏ rủi ro pháp lý.

Bước 2: Chính sách và thủ tục

Các chính sách và thủ tục được đặt ra  tiêu chuẩn cho một hệ thống quản lý hồ sơ tuân thủ. Chúng nên bao gồm việc quản lý tất cả các hồ sơ và các loại phương tiện, bao gồm cả email. Công ty của bạn có thể có các chính sách riêng về lưu giữ hồ sơ, tệp đang hoạt động, tệp không sử dụng, email và một số lĩnh vực quản lý thông tin khác.

Các chính sách và quy định quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp phải được truyền đạt rõ ràng và được áp dụng nhất quán trong toàn bộ tổ chức. Tính đồng bộ và nhất quán là động lực chính để tạo nền tảng cho một thực hành quản lý hồ sơ thành công.

Bước 3: Khả năng truy cập, lập chỉ mục và lưu trữ

Các thông số lập chỉ mục bao gồm: ngày tháng, chủ đề, người tạo và vị trí của bản ghi là điều cần thiết để truy xuất thông tin kịp thời và hiệu quả. Tùy thuộc vào từng loại thông tin – cho dù là điện tử hay vật lý mà vị trí lưu trữ có thể khác nhau. Hồ sơ điện tử có thể được lưu trữ và truy xuất từ ​​hệ thống quá lý hồ sơ trực tuyến, còn được gọi là DMS. 

Bước 4: Kiểm tra sự tuân thủ

Cần đưa ra các chỉ tiêu để có thể tiến hành đánh giá quy trình quản lý hồ sơ bao gồm:

• Lịch trình lưu giữ tuân thủ các luật và quy định cập nhật.
• Lập chỉ mục độ chính xác và khả năng truy cập của tài liệu.
• Đào tạo và giao tiếp giữa nhân viên và các bộ phận.
• Bảo vệ và lưu giữ hồ sơ.
• Tiêu hủy kịp thời và nhất quán các tệp không hoạt động.

Việc kiểm tra kỹ lưỡng các thủ tục quản lý hồ sơ sẽ đảm bảo rằng các hồ sơ lịch sử được duy trì và hủy bỏ thường xuyên theo cách thức tuân thủ và được thực thi tốt trong toàn tổ chức của bạn.

Bước 5: Loại bỏ hồ sơ rác

Khi bạn đã sắp xếp các tệp của mình và xác định được chính sách lưu giữ phù hợp, đã đến lúc loại bỏ tài liệu không cần thiết với doanh nghiệp. Các tổ chức có thể gặp rắc rối khi lưu giữ tài liệu trong thời gian dài bởi sẽ phải có các nguồn lực quản lý cụ thể cho công ty.

Khi xem xét tiến hành loại bỏ hồ sơ rác, doanh nghiệp cần chú ý những vấn đề sau:

• Xác định loại chương trình phù hợp với phương tiện truyền thông hoặc hồ sơ giấy của bạn.
• Đảm bảo tất cả nhân viên truy cập được đối với từng mục hồ sơ cụ thể.
• Cung cấp chứng chỉ tiêu hủy cho tài liệu về chuỗi hành trình sản phẩm.

IV. Chuẩn hóa quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ với Phần mềm 1Office

1Office được biết tới là phần mềm được thiết kế để phục vụ cho quá trình quản trị tổng thể của doanh nghiệp. Với tệp khách hàng lên tới 5000+ doanh nghiệp, hơn 450.000 users sử dụng nhưng việc quản lý hồ sơ với 1Office chưa bao giờ gặp phải tình trạng khó khăn.