11+ cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên siêu hiệu quả

Năng suất làm việc là yếu tố cạnh tranh quan trọng trong môi trường kinh doanh hiện nay. Bên cạnh kiến thức và kỹ năng chuyên môn, việc nâng cao hiệu suất công việc sẽ giúp hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Tuy nhiên, không phải nhà kinh doanh, quản lý nào cũng biết cách nâng cao năng suất lao động. Tham khảo ngay 11+ cách tăng năng suất làm việc cực dễ áp dụng qua bài viết dưới đây của 1Office nhé!

Năng suất làm việc là gì?

Năng suất làm việc là mức độ hoàn thành công việc của một người trong một thời gian nhất định, được đo lường bằng số lượng sản phẩm, dịch vụ được tạo ra hoặc số lượng công việc được hoàn thành trong một đơn vị thời gian. Cùng một khoảng thời gian đó, có người năng suất làm việc cao, đạt KPI, nhưng cũng có người năng suất lao động thấp.

Ví dụ, một nhân viên bán hàng có thể bán được 10 sản phẩm trong một giờ, trong khi một nhân viên khác chỉ bán được 5 sản phẩm trong cùng thời gian đó. Như vậy, nhân viên đầu tiên có năng suất làm việc cao hơn nhân viên thứ hai.

Mục đích tăng cường năng suất làm việc mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đó chính là lý do tại sao việc đo lường năng suất của mỗi nhân sự là quan trọng, vì nó giúp:

• Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và quản lý hiệu suất làm việc của từng cá nhân, từng phòng ban, và toàn bộ doanh nghiệp trong từng ngành, lĩnh vực cụ thể.
• Đây là cơ hội để các doanh nghiệp so sánh mức độ cạnh tranh giữa các ngành, công ty hoặc lĩnh vực khác nhau.
• Việc đo lường năng suất làm việc sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra cách đối xử công bằng, phù hợp và khách quan nhất đối với người lao động, cũng như thiết lập quy định thưởng phạt hợp lý.
• Nâng cao năng suất làm việc là một trong những giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tạo điều kiện mở rộng hoạt động và nâng cao lợi thế trên thị trường, từ đó đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Vì vậy, có thể nói rằng năng suất làm việc đóng vai trò quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Các yếu tố quan trọng tác động đến năng suất làm việc

Sự tập trung

Sự tập trung cũng đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Khi người lao động dành sự chú ý tối đa vào công việc của họ, họ có khả năng hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và chính xác hơn. Điều này góp phần tăng cường năng suất, giảm thiểu thời gian cần thiết để hoàn thành công việc và nâng cao hiệu suất làm việc. Để tăng cường sự tập trung, cần loại bỏ những yếu tố gây phân tâm trong môi trường làm việc, tạo ra không gian làm việc yên tĩnh và thoải mái, cùng với việc áp dụng các kỹ thuật tập trung như kỹ thuật Pomodoro để nâng cao sự tập trung và hiệu suất trong công việc.

Động lực

Khi người lao động có động lực cao, họ dễ dàng tập trung vào công việc và đạt được mục tiêu nhanh chóng. Ngược lại, khi thiếu động lực, người lao động có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc. Để tăng cường động lực, các nhà quản lý có thể áp dụng các phương pháp khuyến khích nhân viên như thưởng và khen ngợi, đặt ra mục tiêu rõ ràng và cung cấp nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu. Người lao động cũng có thể tự tăng cường động lực bằng cách đặt ra mục tiêu và tự đánh giá.

Kỹ năng quản lý công việc

Kỹ năng quản lý công việc đóng vai trò quan trọng trong việc tăng năng suất làm việc。Khi người lao động có kỹ năng quản lý công việc tốt, họ có khả năng phân bổ công việc một cách hợp lý cho đồng đội, theo dõi tiến độ công việc và đưa ra biện pháp cần thiết để giải quyết vấn đề. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc và đạt được kết quả tích cực trong công việc. Để cải thiện kỹ năng quản lý công việc, người lao động có thể học các kỹ năng quản lý dự án, phân tích công việc và đánh giá hiệu quả công việc để tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Họ cũng có thể tham gia vào các khóa đào tạo hoặc tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp hoặc người quản lý để phát triển kỹ năng này.

Trang thiết bị, cơ sở vật chất

Trang thiết bị hiện đại, không gian làm việc thoải mái có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nâng cao tinh thần làm việc và do đó, tăng cường hiệu quả công việc. Ngoài ra, việc áp dụng công nghệ kết nối cũng đóng góp quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc. Điều này cho phép nhân viên làm việc từ xa một cách linh hoạt, tăng cường khả năng liên lạc và hợp tác trong công việc nhóm. Sự tích hợp của các phương tiện truyền thông và công nghệ kết nối mở ra cơ hội mới để thuận tiện hóa quá trình làm việc và tạo ra một môi trường làm việc hiện đại và linh hoạt.

Bí quyết nâng cao năng suất cho bản thân

Chuẩn bị danh sách việc cần làm

Một danh sách công việc được sắp xếp khoa học sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi nhiệm vụ.

Vào cuối ngày làm việc cuối cùng của mỗi tuần, hãy dành vài phút để liệt kê những công việc quan trọng cần hoàn thành trong tuần tiếp theo. Hãy sắp xếp những mục tiêu này theo thứ tự ưu tiên, đặt những công việc quan trọng hoặc ưu tiên cao nhất lên trước.

Bạn có thể bổ sung thêm thông tin chi tiết như thời gian cần cho mỗi công việc, thời hạn, người đồng nghiệp cần hợp tác, hoặc bất kỳ thông tin cần thiết nào khác. Hãy chia nhỏ các dự án lớn thành những mục tiêu nhỏ và cụ thể để giúp bạn hoàn thành từng công việc một cách nhanh chóng và có cảm giác làm việc hiệu quả hơn.

Vào buổi sáng thứ Hai, hãy kiểm tra lại danh sách để đảm bảo không bỏ sót công việc nào. Bạn cũng có thể chia nhỏ danh sách này theo từng ngày để theo dõi dễ dàng hơn. Đừng quên xóa đi những công việc đã hoàn thành và thêm vào những công việc mới cần thực hiện.

Làm việc theo chu kỳ 90 phút

Khác với máy móc hoạt động theo tuyến tính, con người hoạt động theo chu kỳ. Để có một ngày làm việc hiệu quả và hoạt động theo bản chất tự nhiên, bạn cần chú ý đến các chu kỳ Ultradian, hay còn gọi là chu kỳ 90 phút.

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng bộ não của con người có khả năng tập trung vào một công việc bất kỳ trong khoảng thời gian 90-120 phút. Sau 90 phút, hiệu suất làm việc sẽ giảm xuống, do đó, việc cần một khoảng thời gian nghỉ ngơi khoảng 20 phút để phục hồi năng lượng và đảm bảo hiệu suất cao trong phiên làm việc tiếp theo. Bạn nên chia một ngày làm việc của mình thành 4-5 chu kỳ 90 phút và mỗi chu kỳ tập trung thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, điều này sẽ giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mình.

Hạn chế làm việc đa nhiệm

Việc đa nhiệm (multitasking) đặt áp lực lên não bộ, buộc nó phải chuyển đổi giữa các công việc khác nhau và không thể tập trung chú ý đến từng nhiệm vụ. Do đó, khả năng mắc lỗi tăng lên. Thực tế, một nghiên cứu từ Đại học Sussex còn chỉ ra rằng cách làm việc đa nhiệm này có thể gây hại cho vùng não.

Để tối ưu hóa năng suất làm việc, quan trọng là bạn nên tập trung và chú ý mọi nỗ lực để hoàn thành một công việc cụ thể. Nên chỉ bắt đầu công việc mới khi đã hoàn thành những nhiệm vụ trước đó.

Tăng năng suất làm việc bằng quy tắc 2 phút

Đối với công việc hoặc nhiệm vụ mà chỉ mất 2 phút để hoàn thành, hãy thực hiện ngay lập tức. Hành động này giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng hơn so với việc để lại và làm sau. Thực tế, những công việc mà bạn trì hoãn thường không khó làm. Bạn thường có đủ khả năng để thực hiện chúng, chỉ là bạn đang trì hoãn vì một vài lý do nào đó.

Vì thế, quy tắc 2 phút sẽ giúp bạn vượt qua sự trì hoãn, lười biếng và bắt tay vào công việc theo 2 nguyên tắc sau:

• Nếu công việc chỉ mất ít hơn 2 phút của bạn, hãy thực hiện ngay lập tức.
• Để xây dựng thói quen mới, hãy bắt đầu thực hiện công việc trong vòng 2 phút. Mặc dù không phải mọi công việc đều có thể hoàn thành trong 2 phút, nhưng chỉ cần 2 phút để bắt đầu là một bước quan trọng.

Thiết lập khoảng nghỉ ngắn

Làm việc liên tục trong thời gian dài có thể dẫn đến sự mệt mỏi và ảnh hưởng tiêu cực đến tư duy của bạn. Ngược lại, những khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn có thể giúp bạn thư giãn, tái tạo năng lượng cho bản thân và giảm thiểu những sai lầm có thể xuất phát từ trạng thái mệt mỏi. Theo các nhà khoa học, nghỉ ngơi trong khoảng thời gian ngắn được cho là có lợi để duy trì sự tập trung tốt hơn, ngăn cản sự giảm hiệu suất làm việc. Vì thế, quan trọng là bạn nên tạm nghỉ tập trung vào một nhiệm vụ trong khoảng 5-10 phút, khoảng 2-3 lần mỗi giờ. Hành động này sẽ giúp bạn duy trì tập trung tốt hơn trong suốt cả ngày làm việc.

Ngoài ra, hãy thực hiện ít nhất một buổi tập thể dục trong ngày, dù chỉ là một số động tác như chống đẩy hoặc tập thể dục tại chỗ. Điều này cũng giúp nâng cao năng suất làm việc của bạn.

Đặt deadline công việc và thông báo với người khác

Tự đặt một hạn chót cho bản thân là một cách tốt để tạo động lực và làm việc chăm chỉ hơn, đặc biệt là đối với những nhiệm vụ hoặc dự án không có thời hạn kết thúc rõ ràng. Đồng thời, quan trọng là bạn nên thông báo với người khác về hạn chót mà bạn tự đặt ra. Hành động này sẽ giúp bạn phát triển trách nhiệm và cam kết hơn trong việc hoàn thành công việc đúng theo hạn mà bạn đã đề ra.

Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo

Mọi công việc bạn thực hiện nên được hoàn thành càng nhanh càng tốt, sau đó nhận phản hồi để điều chỉnh, thay vì dành quá nhiều thời gian cố gắng làm cho chúng trở nên hoàn hảo từ lần đầu. Bạn sẽ nhận ra rằng việc thực hiện các dự án trong bốn hoặc năm “bản nháp” thay vì cố gắng hoàn thành chúng ngay từ lần đầu sẽ giúp bạn hoàn thành chúng nhanh chóng hơn nhiều.

Nhà quản lý cần làm gì để nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên?

Tất cả các chủ doanh nghiệp đều mong muốn thúc đẩy đột phá về doanh thu và lợi nhuận. Vì vậy, việc đề xuất các biện pháp nhằm tăng cường năng suất của nhân viên là cần thiết. Dưới đây là những cách giúp nâng cao năng suất và hiệu quả công việc một cách hiệu quả nhất:

Sử dụng phần mềm quản lý công việc để tăng năng suất làm việc

Sự ra đời của các phần mềm quản lý công việc không chỉ giúp các chủ doanh nghiệp theo dõi và giám sát công việc của nhân viên mà còn cung cấp các tính năng nổi bật giúp nâng cao năng suất làm việc và quản lý dự án hiệu quả. Hiện nay, có rất nhiều công cụ, phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên. Tiêu biểu trong đó phải kể đến 1Work của 1Office – một trong những ứng dụng quản lý công việc, tiến độ dự án, theo dõi hiệu suất nhân sự tối ưu và được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng nhất hiện nay. 

Đây là một phần mềm quản lý công việc thông minh theo phòng ban, đội nhóm, doanh nghiệp với giao diện và cách thức sử dụng đơn giản. 1Office là phần mềm quản lý công việc thông minh, giúp nhà lãnh đạo quản lý công việc hiệu quả:

• Đơn giản hóa quản lý công việc: 1Office giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giao việc, phân chia nhiệm vụ cho từng cá nhân, phòng ban trong tổ chức.
• Hỗ trợ báo cáo: 1Office cung cấp đầy đủ các loại báo cáo tiến độ thực hiện, báo cáo tiến độ dự án, giúp nhà lãnh đạo theo dõi sát sao tình hình công việc và đưa ra quyết định kịp thời.
• Tương tác nhóm: 1Office cung cấp môi trường tương tác cho việc làm việc trong nhóm, giúp nhân viên dễ dàng trao đổi thông tin, phối hợp công việc hiệu quả.
• Quản lý tài liệu: 1Office giúp quản lý tài liệu và đối tượng liên quan một cách tập trung, dễ dàng truy cập và tìm kiếm.
• Tự động cảnh báo: 1Office tự động cảnh báo, nhắc nhở theo kịch bản đã cài đặt, giúp hạn chế tình trạng quên việc và bỏ sót công việc quan trọng.

1Office là ứng dụng quản lý công việc hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 5000 doanh nghiệp đang sử dụng và tin dùng. Nền tảng này cung cấp giải pháp toàn diện cho quản lý công việc và dự án, từ những nhiệm vụ cơ bản đến những yêu cầu nâng cao, phục vụ mọi loại doanh nghiệp từ các startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) đến các tập đoàn lớn với quy mô và cơ cấu nhân sự đa dạng. Đặc biệt, 1Office không chỉ phù hợp với nhiều ngành nghề khác nhau như tài chính ngân hàng, sản xuất, dịch vụ, bất động sản, giáo dục, công nghệ thông tin, nhà hàng, khách sạn, mà còn mang lại giải pháp linh hoạt và hiệu quả cho mỗi lĩnh vực kinh doanh.

Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng miễn phí của 1Work

Đào tạo, nâng cao năng lực nhân viên

Việc đào tạo năng lực cho nhân sự nội bộ không chỉ nâng cao chất lượng bộ máy nhân sự mà còn khuyến khích sự cam kết từ phía nhân viên đối với công ty. Hãy thường xuyên tập trung vào những người lãnh đạo tầm trung, vì họ đóng vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt đội ngũ thực hiện tầm nhìn của doanh nghiệp. Do đó, việc tổ chức các buổi huấn luyện về lãnh đạo cho đội ngũ quản lý sẽ có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của công ty.

Giao công việc phù hợp

Bạn nên quan sát và hiểu rõ về thế mạnh của từng người để phân công công việc một cách phù hợp. Cụ thể như sau:

• Giao công việc phù hợp với năng lực: Tận dụng tối đa năng lực là cách hiệu quả nhất để đạt được năng suất làm việc tối đa.
• Cho nhân viên thử thách với các công việc: Phương pháp này giúp quản lý dễ dàng nhận ra thế mạnh và khả năng của từng nhân viên. Việc trao cơ hội cho họ thử sức sẽ khuyến khích họ phấn đấu hơn trong công việc.
• Giao việc theo hình thức lũy tiến: Phân công công việc theo hình thức lũy tiến có nghĩa là bắt đầu với công việc nhẹ và tăng dần khối lượng công việc trong thời gian tiếp theo. Trong quá trình thực hiện, quan trọng là đảm bảo rằng công việc được phân công vừa sức với nhân viên, không làm cho họ cảm thấy quá tải.

Có chế độ lương thưởng và động viên người lao động

Một trong những cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên tốt nhất là khích lệ và tạo động lực cho họ. Lương không chỉ là yếu tố duy nhất có thể thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, nhưng nó đóng một vai trò quan trọng, đặc biệt trong ngành bán lẻ. Các nghiên cứu đã chứng minh rằng, việc trả lương cao cho nhân viên trong lĩnh vực bán lẻ có thể tăng cường năng suất làm việc so với những nơi không đầu tư đủ vào nhân sự. Tuy nhiên, dựa trên đánh giá về năng suất làm việc của từng nhân viên, người quản lý có thể thiết lập chế độ khen ngợi phù hợp. Khi được đánh giá và khen ngợi đúng mức, nhân viên sẽ cảm thấy động viên và đánh giá, từ đó tăng cường động lực làm việc và nâng cao hiệu suất làm việc.

Đây là một cách hiệu quả để tạo ra một môi trường làm việc cạnh tranh, khuyến khích mọi người cùng nỗ lực và phát triển.

Cắt giảm những cuộc họp vô nghĩa

Thời gian dành cho cuộc họp thường là một trong những rắc rối lớn đối với năng suất làm việc của nhân viên, đặc biệt là khi đối mặt với những cuộc họp kéo dài nhưng không hứng thú. Để vượt qua vấn đề này, bạn có thể lên kế hoạch và làm rõ mục đích của cuộc họp. Làm người quản lý, bạn cũng có thể gửi tài liệu trước để tiết kiệm thời gian cho nhân viên trong quá trình diễn ra cuộc họp. Hơn nữa, việc hạn chế số lượng người tham gia cuộc họp cũng là một biện pháp hữu ích. Kích thước của đội ngũ tham gia càng lớn, khả năng mất tập trung cũng càng tăng lên.

Kết

Trên đây là chi tiết 11+ cách giúp nhà quản lý nâng cao năng suất làm việc cho bản thân và cho nhân viên cũng như cách để nhà quản lý giúp nhân viên làm việc có năng suất chất lượng hiệu quả. Hy vọng các thông tin trong bài viết sẽ giúp ích cho nhà quản lý nói chung và nhân sự, người lao động nói riêng nâng cao được năng suất làm việc của bản thân, đóng góp cho doanh nghiệp.