Multitask – Làm việc đa nhiệm có phải lời giải cho bài toán năng suất?

Trước bối cảnh môi trường kinh doanh năng động và biến đổi không ngừng, multitask dường như đã trở thành văn hóa làm việc ăn sâu vào mỗi doanh nghiệp. Nhiều nhà quản lý luôn khuyến khích nhân viên làm việc đa nhiệm để tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất. Tuy nhiên nếu như không có kỹ năng multitask đúng cách thì phương pháp này sẽ trở thành lợi bất cập hại. Vậy multitask là gì? Làm thế nào để áp dụng multi-task một cách thông minh? Cùng 1Office tìm hiểu trong bài viết sau.

1. Multitask là gì? Các hình thức Multitasking

Multitask – hay “làm việc đa nhiệm”, là hình thức thực hiện nhiều công việc và chuyển đổi qua lại giữa các nhiệm vụ cùng một lúc với mục đích đẩy nhanh tiến độ và rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.

Có 3 loại multitask phổ biến:

• Hình thức đa nhiệm đầu tiên và rõ ràng nhất là việc thực hiện hai tác vụ vật lý cùng một lúc, ví dụ như nói chuyện điện thoại với khách hàng trong khi đang soạn thảo bản kế hoạch.
• Loại thứ hai liên quan đến việc chỉ thực hiện một nhiệm vụ về thể chất, trong khi não bộ đang tư duy về một vấn đề khác, chẳng hạn như tham gia một cuộc họp nhưng tâm trí đang nghĩ cách giải quyết một công việc khác chưa hoàn thiện.
• Loại multitask thứ ba được gọi là “tận dụng thời gian nhàn rỗi”. Kiểm tra email trong khi báo cáo đang được in hoặc nghe postcast khi đang chờ giám đốc duyệt bản thảo là những biểu hiện của hình thức làm việc đa nhiệm này. Về bản chất, đây là một phương pháp sử dụng hiệu quả khoảng thời gian có thể bị lãng phí. Tuy nhiên trên góc độ tư duy thì đây là một hình thức multitask vì người thực hiện vẫn đang ở trong nhiều luồng công việc cùng một lúc và chưa kết thúc hẳn nhiệm vụ trước đó.

2. Multitask – “Con dao 2 lưỡi” trong vận hành doanh nghiệp

Lợi ích của Multitask đúng cách

Tiết kiệm thời gian

Multitask là phương thức được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm tối ưu hóa thời gian và đẩy nhanh tiến độ công việc. Vận hành song song các luồng công việc thay vì thực hiện theo trình tự sẽ giúp tiết kiệm được thời gian với số lượng các nhiệm vụ được hoàn thành nhiều hơn. Ví dụ thay vì ghi nhớ góp ý của trưởng bộ phận rồi chỉnh sửa lại bản thảo sau đó thì nhân viên hoàn toàn có thể sửa trực tiếp bản thảo ngay trong buổi họp để dành thời gian còn lại cho những công việc khác

Tiết kiệm chi phí

Hiện nay nhiều công ty ưu tiên những ứng viên có khả năng multitask để đảm nhiệm nhiều vị trí, chức năng khác nhau. Một nhân sự có thể linh hoạt xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê ngoài và tối ưu ngân sách hoạt động.

Áp dụng Multitask không đúng cách sẽ dẫn đến phản tác dụng

Multitask làm gián đoạn luồng công việc

Hầu hết mọi công việc trong tổ chức đều được triển khai theo một quy trình nhất định, tạo thành “dòng chảy” công việc xuyên suốt trong bộ máy vận hành doanh nghiệp. Luồng công việc này cho phép các thành viên tham gia thực hiện công việc một cách liền mạch, khoa học. Khi thực hiện multi-task, luồng công việc sẽ bị gián đoạn và thậm chí có nguy cơ đứt gãy. Vì người thực hiện sẽ phải tạm ngưng luồng quy trình này lại để chuyển sang một công việc khác. Kết quả là một loạt các luồng công việc sẽ chồng chéo lên nhau, gây khó khăn và giảm hiệu quả quá trình vận hành.

Làm giảm hiệu suất lao động

Phong cách làm việc đa nhiệm có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến năng suất lao động của nhân viên. Nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng não bộ của con người chỉ có khả năng tập trung xử lý một luồng thông tin nhất định. Bởi vậy khi thực hiện multi-task thì thực chất chỉ là chúng ta đang chuyển đổi sự chú ý từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Khi đó não bộ sẽ mất thêm thời gian “khởi động lại” để thích nghi với một luồng công việc mới. Bên cạnh đó, việc xử lý quá nhiều thông tin cùng một lúc sẽ gây ra tình trạng rối rắm và nhiễu loạn thông tin, khiến cho người thực hiện dễ mắc sai lầm hơn. Từ đó hiệu quả công việc giảm sút và tiến độ công việc cũng bị trì trệ theo.

Sức khỏe nhân lực giảm sút

Việc thực hiện quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc có thể khiến não bộ bị quá tải và dẫn đến căng thẳng thần kinh. Theo một nghiên cứu được thực hiện tại Đại học London, những người tham gia làm việc đa nhiệm bị suy giảm 15 điểm chỉ số IQ khi thực hiện các bài kiểm tra nhận thức.

Một nghiên cứu của McKinsey cũng chỉ ra rằng 87% trong số các nhân viên thường xuyên phải multitask cho biết họ gặp một số vấn đề về sức khỏe và luôn ở trong trạng thái mệt mỏi liên tục. Có thể thấy multitask ảnh hưởng nghiêm trọng đến cả sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên, khiến cho chất lượng đời sống người lao động không được đảm bảo.

Multitask chỉ là bài toán ngắn hạn để ứng phó với những tình huống tạm thời và chỉ nên được dùng trong một số trường hợp nhất định. Tuy nhiên đây không phải là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp nếu muốn đi đường dài.

Xem thêm: TOP 9 các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và cách cải thiện

3. Những sai lầm phổ biến khi thực hiện làm việc đa nhiệm

Vừa giải trí vừa làm việc

Đây là một thói quen thiếu khoa học nhưng lại rất phổ biến trong đội ngũ nhân sự. Giải trí kết hợp làm việc cũng là một hình thức làm việc đa nhiệm khi não bộ bị phân tán bởi 2 luồng suy nghĩ khác nhau. Vừa nghe nhạc vừa viết báo cáo hoặc xem phim trong lúc đang làm việc là những biểu hiện phổ biến của hình thức multitask này. Tuy nhiên đây cũng là một trong những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc thực hiện công việc không hiệu quả. Bởi khi đang ở trong trạng thái giải trí, thư giãn, chúng ta rất khó để tập trung vào công việc, từ đó dẫn tới hiệu suất mang lại không cao và làm kéo dài thời gian thực hiện nhiệm vụ.

Làm nhiều công việc nặng cùng một lúc

Một tình trạng chung của những người làm việc đa nhiệm (multitasking person) hiện nay là họ luôn ở trong tình trạng stress, quá tải vì phải gồng gánh nhiều trách nhiệm cùng một lúc. Một người đảm nhiệm vai trò leader của 2 dự án khác nhau cùng một lúc là một ví dụ điển hình của multitasking person. Điều này cũng đồng nghĩa với việc gánh nặng nhân đôi, khiến cho cả nhân viên và các nhà quản lý áp lực cực độ.

Nhiều tác nhân gây gián đoạn

Một trong những nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc multitask phản tác dụng là bởi nhân viên bị phân tán tư tưởng bởi các yếu tố môi trường. Một gián đoạn nhỏ như tiếng nói chuyện quá to hay điện thoại kêu liên tục cũng khiến cho mạch tư duy bị đứt đoạn. Điều này dẫn đến khả năng tập trung cho công việc bị suy giảm và dễ mắc phải những sai lầm không đáng có.

Xem thêm: Kanban là gì? Cách áp dụng Kanban trong quản lý công việc

4. 6+ Bí quyết áp dụng Multitask hiệu quả nâng cao năng suất làm việc

Làm việc đa nhiệm không thực sự là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn nâng cao năng suất và tối ưu hóa vận hành. Tuy nhiên trong một số trường hợp, nếu như biết multitask một cách thông minh thì bạn hoàn toàn vẫn có thể X2 hiệu suất làm việc và đem lại những kết quả bất ngờ. Sau đây là một số multitasking skills mà các nhà quản lý có thể áp dụng để điều phối nhân viên làm việc đa nhiệm hiệu quả:

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc

Thay vì để nhân viên “ngụp lặn” trong deadline, hãy sắp xếp thứ tự công việc theo mức độ quan trọng để cho nhân viên biết họ cần ưu tiên thực hiện công việc nào trước. Một trong những công cụ hữu dụng là ma trận Eisenhower. Ma trận ưu tiên Eisenhower là một công cụ phân tích kinh doanh cho phép cá nhân và nhóm so sánh các phương án một cách khách quan để xác định dự án nào là cấp bách và quan trọng, mang lại nhiều giá trị nhất và dự án nào có cơ hội thành công cao nhất để ưu tiên thực hiện.

Ma trận Eisenhower (hay còn gọi là ma trận 2 x 2) chia các nhiệm vụ thành bốn góc phần tư: quan trọng – khẩn cấp, quan trọng – không khẩn cấp, không quan trọng – khẩn cấp và không quan trọng – không khẩn cấp. Bằng cách phân loại nhiệm vụ vào 4 nhóm này, nhà quản lý sẽ xác định được những đầu việc nào cần tập trung thực hiện trước và những công việc nào có thể phối hợp multitask trong cùng một lúc.

Xem thêm: TĂNG 200% HIỆU SUẤT LÀM VIỆC VỚI CÁC Ý TƯỞNG CẢI TIẾN TRONG CÔNG VIỆC

Nhóm các công việc tương tự lại với nhau

Một trong những multitasking skills hiệu quả mà không khiến cho quy trình làm việc trở nên rối rắm đó là nhóm những công việc có tính chất và cách làm giống nhau lại để thực hiện cùng một lúc. Điều này sẽ giúp não bộ quen với cùng một luồng công việc với những thao tác tương tự nhau và vận hành trơn tru hơn.

Ví dụ như thay vì chia ra thành những công việc nhỏ và thực hiện xen kẽ thì bạn có thể đăng nhiều bài quảng cáo lên các nền tảng mạng xã hội khác nhau trong cùng một khoảng thời gian. Như vậy không những tiết kiệm được thời gian mà còn đảm bảo tinh thần cho nhân viên.

Multitask với một nhịp độ phù hợp

Việc thực hiện nhiều công việc cùng một lúc có thể đặt nhân viên vào tình trạng gấp gáp và khẩn trương – tác nhân chính gây căng thẳng cực độ và sai sót. Bởi vậy, hãy giữ cho luồng công việc ở một nhịp độ ổn định bằng cách tách các nhiệm vụ thành nhiều khoảng thời gian nhỏ. Nghĩa là đặt thời hạn cho mỗi nhiệm vụ và trong khoảng thời gian đó nhân viên chỉ tập trung vào một nhiệm vụ và chỉ chuyển sang các nhiệm vụ khác khi thời gian đặt ra kết thúc. Hình thức multitasking skills này được gọi là phương pháp Pomodoro.

Ví dụ: Nhân viên chỉ thực hiện một công việc nhất định trong vòng 25 phút và nghỉ giải lao ngắn sau khi hết thời hạn. Trong mỗi khối 25 phút, bạn chỉ nên tập trung vào một nhiệm vụ. Sau đó, cứ sau 3 đến 4 khối trong 25 phút, bạn có thể nghỉ lâu hơn để ổn định não bộ.

Phương pháp này rất hữu ích vì não bộ con người tập trung hiệu quả nhất trong vòng 25 đến 30 phút. Điều này sẽ giúp nhân viên hạn chế tối đa tác động của việc chuyển đổi liên tục.

Loại bỏ các tác nhân gây xao lãng

Hãy tạo cho nhân viên một không gian làm việc lý tưởng nhất để họ có thể tập trung toàn thể cho công việc. Điều này bao gồm việc loại bỏ những tác nhân gây xao lãng và nhiễu thông tin. Một môi trường làm việc hiệu quả hỗ trợ năng suất tối đa cho nhân viên cần đáp ứng tiêu chuẩn 5S:

• Sàng lọc: Sàng lọc, loại bỏ những tác nhân không cần thiết, có khả năng gây xao lãng
• Sắp xếp: Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, trật tự, có đánh số, ký hiệu rõ ràng
• Sạch sẽ: Giữ gìn vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ
• Săn sóc: Luôn luôn duy trì thực hiện 3 hoạt động trên
• Sẵn sàng: Biến những công việc trên thành thói quen

Khi ở trong một không gian thoải mái, nhân viên sẽ có tinh thần làm việc hơn và multitask hiệu quả.

Hỗ trợ cho nhân viên

Đây là một trong những multitasking skills cần thiết nhất để giúp nhân viên thực hiện multitask thành công. Đừng trở thành một vị sếp “độc tài” trong mắt nhân viên mà hãy cung cấp cho họ những công cụ và chỉ dẫn cần thiết để thực thi các nhiệm vụ hiệu quả. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng cần quan tâm chăm sóc tinh thần nhân viên bằng cách cho phép khoảng thời gian nghỉ ngơi giữa các công việc để họ có thể “refresh” bản thân và tránh bị kiệt sức.

Multitask thông minh nhờ ứng dụng công nghệ

Hiện nay, các giải công nghệ đã trở thành công cụ đắc lực giúp cho nhà quản lý và nhân viên thực hiện đa nhiệm hiệu quả. Áp dụng phần mềm quản lý công việc vào quy trình vận hành không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất mà còn giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Trong đó, 1Office là một trong những nền tảng quản trị doanh nghiệp tiên phong cho chuyển đổi số ưu việt nhất trên thị trường. Với những tính năng quản trị mạnh mẽ, 1Office có thể giải quyết gãy gọn bài toán năng suất cho doanh nghiệp trên mọi lĩnh vực:

• Hệ thống báo cáo Dashboard tự động, trực quan cung cấp các chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả kinh doanh, biến động nhân sự,…
• Cảnh báo thông tin nhắc hẹn khi công việc đến hạn, giúp nhân viên không quên việc, sót việc khi phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau.
• Hỗ trợ lên kế hoạch công việc cụ thể, phân bổ nguồn lực rõ ràng, tự động cập nhật vào lịch biểu các cá nhân.
• Tạo các quy trình làm việc khoa học, bài bản, giúp quản lý và nhân viên nắm bắt rõ tiến độ thực hiện công việc.

DÙNG THỬ MIỄN PHÍ PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

Qua bài viết trên 1Office đã cung cấp cho độc giả những hiểu biết về multitask là gì cũng như mang đến giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp làm việc đa nhiệm hiệu quả, khoa học. Để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử phần mềm quản lý doanh nghiệp hàng đầu hiện nay, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA