10 mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel hiệu quả nhất 2025
Quản lý công việc hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với bất kỳ ai, từ nhân viên đến các nhà quản lý. Có nhiều cách để quản lý công việc, trong đó sử dụng các mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel là một phương pháp phổ biến và hiệu quả. Bài viết này của 1Office sẽ giới thiệu đến bạn 10 mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel khoa học, đáp ứng được nhu cầu quản lý công việc của nhiều đối tượng khác nhau.
1. Bảng theo dõi công việc là gì?
Bảng theo dõi công việc là một công cụ quản lý giúp bạn theo dõi tiến độ của các dự án và công việc trong một khoảng thời gian xác định. Bảng theo dõi công việc có thể được sử dụng cho các dự án cá nhân, dự án nhóm hoặc dự án kinh doanh trong doanh nghiệp.
Hiện nay, bảng theo dõi công việc có thể được tạo thủ công bằng Excel hoặc sử dụng phần mềm quản lý công việc. Trong môi trường kinh doanh, việc sử dụng bảng theo dõi tiến độ công việc sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát được mức độ hoàn thiện của công việc, dễ dàng đo lường đánh giá và thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra.
2. Lợi ích của việc quản lý công việc bằng bảng Excel
Excel là một phần mềm văn phòng phổ biến, được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, trong đó bao gồm cả quản lý công việc. Việc theo dõi công việc bằng Excel mang lại nhiều lợi ích cho các cá nhân và cả doanh nghiệp, cụ thể như:
- Theo dõi tiến độ công việc: Excel giúp bạn theo dõi tiến độ của các công việc một cách dễ dàng và trực quan. Người dùng có thể sử dụng các công thức Excel để tính toán các chỉ số tiến độ, chẳng hạn như phần trăm hoàn thành, ngày dự kiến hoàn thành và thời gian dự kiến hoàn thành.
- Đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng hạn: Sử dụng Excel sẽ giúp người dùng xác định các công việc đang bị trì hoãn và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
- Phân bổ công việc một cách hợp lý: Đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều được giao một lượng công việc phù hợp với năng lực của họ. Chẳng hạn như sử dụng các công thức Excel để tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, sau đó sử dụng thông tin này để phân bổ công việc cho các nhân viên.
- Theo dõi chi phí và đánh giá tiến độ: Bạn có thể sử dụng các hàm trong Excel để tính toán chi phí dự kiến và chi phí thực tế của một dự án hoặc công việc. Ngoài ra, đối với nhà quản trị, sử dụng Excel để theo dõi công việc sẽ giúp họ nắm rõ tình hình làm việc của từng nhân viên và đưa ra những giải pháp phù hợp và kịp thời.
Nhìn chung, quản lý công việc bằng Excel là một cách hiệu quả để giúp bạn theo dõi tiến độ công việc của mình một cách hiệu quả hơn. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ theo dõi công việc miễn phí và dễ sử dụng, Excel sẽ là một lựa chọn phù hợp.
- Tính linh hoạt: Excel là một công cụ linh hoạt, có thể được sử dụng để quản lý các loại công việc khác nhau. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh bảng theo dõi công việc để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.
- Tính dễ sử dụng: Excel là một phần mềm dễ sử dụng, ngay cả đối với những người không có kinh nghiệm về Excel. Bạn có thể tìm thấy nhiều mẫu bảng theo dõi công việc miễn phí trên Internet.
- Tính hiệu quả: Excel có thể giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, phân bổ công việc một cách hợp lý. Đồng thời đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng hạn và xác định các công việc đang bị trì hoãn để đưa ra các giải pháp phù hợp.
| >> Xem thêm: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 Bước quản lý tiến độ chi tiết |
3. Top 10 mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel
3.1. Bảng theo dõi công việc
Bảng theo dõi công việc là một file Excel tổng hợp giúp cá nhân theo dõi tiến độ của tất cả các nhiệm vụ, dự án hay công việc cần thực hiện. Đây là mẫu quản lý công việc đầy đủ và chi tiết nhất, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp.
Tham khảo: [1Office] Bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel.xlsx
3.2. Quản lý công việc Todolist
Mẫu bảng theo dõi công việc Todolist là một trong những mẫu bảng theo dõi công việc phổ biến nhất. Mẫu bảng này giúp bạn liệt kê các công việc cần làm, theo dõi tiến độ thực hiện và xác định các công việc ưu tiên. Mẫu bảng Todolist thường bao gồm các cột sau:
- Tên công việc
- Ngày bắt đầu
- Ngày kết thúc
- Tiến độ thực hiện
- Ghi chú
Để sử dụng mẫu bảng Todolist, bạn chỉ cần nhập các thông tin cần thiết vào các cột tương ứng. Bạn có thể sử dụng các công thức Excel để tính toán tiến độ thực hiện của các công việc.
Tham khảo: [1OFFICE] Quản lý công việc Todolist.xlsx
3.3. Quản lý thời gian làm việc
Mẫu bảng theo dõi thời gian làm việc (quản lý Timeline) giúp bạn có cái nhìn tổng quan về thời gian bạn dành cho từng công việc. Mẫu bảng Excel này giúp bạn xác định các công việc nào đang chiếm nhiều thời gian của bạn và đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp.
Tham khảo: [1OFFICE] Quản lý Timeline.xlsx
3.4. Sử dụng biểu đồ Gantt Chart
Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan giúp bạn theo dõi tiến độ của các công việc trong một dự án. Biểu đồ Gantt giúp bạn xác định các công việc nào đang bị trì hoãn và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời. Lợi ích của việc quản lý công việc bằng biểu đồ Gantt:
- Giúp bạn theo dõi tiến độ của các công việc trong một dự án
- Xác định các công việc nào đang bị trì hoãn
- Đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời
Tham khảo: [1OFFICE] Quản lý công việc bằng Gantt Chart.xlsx
3.5. Quản lý dự án bằng Kanban
Kanban là một phương pháp quản lý dự án dựa trên thẻ. Phương pháp này giúp bạn theo dõi tiến độ của các công việc trong một dự án một cách trực quan. Để sử dụng phương pháp Kanban, bạn cần tạo một bảng Kanban bao gồm ba cột:
- To do: Các công việc cần làm
- In progress: Các công việc đang thực hiện
- Done: Các công việc đã hoàn thành
Bạn có thể sử dụng các thẻ để đại diện cho các công việc. Khi một công việc được hoàn thành, bạn sẽ di chuyển thẻ đó từ cột “To do” sang cột “In progress”, sau đó sang cột “Done”.
Tham khảo: [1Office] Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Kanban
3.6. Mẫu theo dõi tiến độ dự án
Bảng theo dõi tiến độ dự án phù hợp với các đơn vị Agency, doanh nghiệp có nhiều dự án và nhiệm vụ. File theo dõi công việc bằng Excel sẽ giúp bạn có thể giám sát tiến độ công việc theo đúng thời gian đặt ra, từ đó đo lường và đưa ra các đánh giá hiệu quả. Mẫu bảng này thường bao gồm các cột sau:
- Tên công việc
- Ngày bắt đầu
- Ngày kết thúc
- Tiến độ thực hiện
- Người chịu trách nhiệm
- Chi phí dự kiến
- Chi phí thực tế
- Mức độ hoàn thành
Tham khảo: [1Office] Quản lý tiến độ dự án.xlsx
3.7. Mẫu quản lý KPI công việc
Nhờ bảng Excel quản lý công việc bằng KPI, nhà lãnh đạo có thể dễ dàng thực hiện và đo lường được hiệu suất của một dự án, công việc. Từ đó đảm bảo công việc diễn ra theo đúng quy trình, tiến độ và chất lượng theo nhu cầu đặt ra của khách hàng.
Đồng thời, khi sử dụng mẫu quản lý KPI, nhà quản trị còn có thể theo dõi và giám sát tình trạng làm việc của nhóm, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và tránh tình trạng bỏ lỡ hoặc sai sót trong từng nhiệm vụ đề ra.
Tham khảo: [1Office] Mẫu quản lý KPI công việc.xlsx
3.8. Checklist công việc dự án
Checklist công việc dự án là một danh sách các công việc cần thực hiện để hoàn thành một dự án. Checklist này giúp bạn đảm bảo rằng tất cả các công việc cần thiết đều được thực hiện.
Tải xuống 8 mẫu checklist công việc cùng các Tip ứng dụng hiệu quả để X3 năng suất làm việc: tại đây
3.9. Thẻ theo dõi tiến độ tuần
Thẻ theo dõi tiến độ tuần là một công cụ giúp bạn theo dõi tiến độ của các công việc trong một tuần. Thẻ này giúp bạn xác định các công việc cần ưu tiên và đảm bảo rằng các công việc được hoàn thành đúng hạn.
Tham khảo: [1Office] Thẻ theo dõi tiến độ tuần.xlsx
3.10. Quản lý theo dõi vấn đề
Để dễ dàng theo dõi những vấn đề đang xảy ra thì việc lập một file Excel ghi lại quá trình giám sát tiến độ hay cột mốc thực hiện dự án là vô cùng cần thiết. Mẫu bảng theo dõi vấn đề giúp bạn theo dõi các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện một dự án. Bảng này giúp người sử dụng xác định các vấn đề cần được giải quyết và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
Một mẫu theo dõi vấn đề công việc sẽ ghi lại các thông tin như thời điểm xảy ra vấn đề, lý do, hậu quả, cách khắc phục và người xử lý nó là ai. Từ đó, nhà quản trị sẽ dễ dàng tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra biện pháp giải quyết triệt để vấn đề, tránh mắc lại lỗi sai sau này.
Tham khảo: [1Office] Quản lý theo dõi vấn đề.xlsx
4. Một số lưu ý khi quản lý tiến độ công việc bằng bảng Excel
Excel là một công cụ quản lý tiến độ công việc hiệu quả và dễ sử dụng. Tuy nhiên, để sử dụng Excel hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điều sau:
Xác định mục tiêu của việc quản lý tiến độ công việc: Bạn đang quản lý tiến độ công việc để làm gì? Bạn muốn theo dõi tiến độ của các công việc cá nhân, nhóm hay dự án? Bạn muốn xác định các công việc đang bị trì hoãn hay các công việc cần được ưu tiên? Khi xác định được mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn mẫu bảng và các thông tin cần theo dõi.
Lựa chọn mẫu bảng phù hợp: Có nhiều mẫu bảng quản lý tiến độ công việc bằng Excel có sẵn trên internet. Bạn nên lựa chọn mẫu bảng phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của mình. Nếu không tìm thấy mẫu bảng phù hợp, bạn có thể tự tạo mẫu bảng của riêng mình.
Nhập thông tin chính xác và đầy đủ: Thông tin trong bảng quản lý tiến độ công việc phải chính xác và đầy đủ. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ công việc một cách chính xác và đưa ra các quyết định phù hợp.
Cập nhật thông tin thường xuyên: Bạn nên cập nhật thông tin trong bảng quản lý tiến độ công việc thường xuyên, ít nhất một lần mỗi ngày. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt được tiến độ thực tế của các công việc và đưa ra các điều chỉnh kịp thời.
Sử dụng các công thức Excel: Excel cung cấp nhiều công thức hữu ích để tính toán các chỉ số tiến độ công việc. Bạn có thể sử dụng các công thức này để tự động tính toán các chỉ số cần thiết, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.
Tùy chỉnh bảng quản lý tiến độ công việc: Cá nhân có thể tùy chỉnh bảng quản lý tiến độ công việc để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm hoặc xóa các cột, thay đổi màu sắc, định dạng của bảng và thêm các tính năng bổ sung.
| >> Xem thêm: Phương pháp quản lý công việc nhân viên hiệu quả – 90% Managers đã ứng dụng thành công |
5. Hạn chế khi sử dụng Excel để quản lý công việc
Trong quá trình áp dụng Excel, người dùng thường xuyên gặp phải những lỗi tưởng nhỏ nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác và sự minh bạch của dữ liệu. Đây cũng là nguyên nhân chính khiến nhiều doanh nghiệp cảm thấy Excel thiếu ổn định khi triển khai lâu dài. Để sử dụng Excel hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần nắm rõ các lỗi thường gặp và áp dụng biện pháp khắc phục kịp thời. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất cùng hướng xử lý tương ứng.
Khả năng cộng tác hạn chế:
- Hạn chế: File Excel thường lưu trữ cục bộ, chia sẻ qua email dễ gây trùng lặp phiên bản, mất đồng bộ dữ liệu.
- Cách khắc phục: Sử dụng Excel Online hoặc Google Sheets để nhiều người cùng cập nhật real-time; đặt quy ước tên file và quản lý trên OneDrive/Drive để tránh thất lạc.
Thiếu tính năng tự động hóa:
- Hạn chế: Excel không có nhắc việc tự động, phân quyền chi tiết hay báo cáo real-time.
- Cách khắc phục: Ứng dụng Macro, Pivot Table, Power Query để bán tự động hóa; hoặc kết hợp Excel với phần mềm quản lý công việc như 1Office, Trello, Asana để bù đắp tính năng còn thiếu.
Rủi ro bảo mật dữ liệu:
- Hạn chế: File Excel dễ bị chỉnh sửa, rò rỉ thông tin nếu chia sẻ không kiểm soát.
- Cách khắc phục: Sử dụng tính năng Protect Sheet/Protect Workbook đặt mật khẩu; chia sẻ file qua nền tảng có phân quyền (SharePoint, Google Drive) để kiểm soát người truy cập.
Khó mở rộng khi quy mô tăng:
- Hạn chế: Khi dữ liệu quá lớn, file Excel trở nên nặng, dễ treo máy, khó duy trì.
- Cách khắc phục: Chia nhỏ file theo từng dự án/phòng ban; dùng công cụ Power BI để trực quan hóa; hoặc chuyển sang phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp khi quy mô vượt khả năng Excel.
6. Kinh nghiệm lựa chọn mẫu bảng Excel phù hợp
Không phải mẫu Excel nào cũng phù hợp với mọi nhu cầu. Việc chọn lựa đúng mẫu bảng sẽ quyết định khả năng quản lý công việc có thực sự hiệu quả, tiết kiệm thời gian và dễ áp dụng trong thực tế hay không.
Để giúp doanh nghiệp chọn được công cụ theo dõi công việc phù hợp, dưới đây là một số kinh nghiệm quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn mẫu bảng Excel.
- Xác định mục đích quản lý: Nếu theo dõi công việc cá nhân, chỉ cần Todolist đơn giản; nếu quản lý dự án, nên chọn mẫu có Gantt Chart hoặc Kanban.
- Đánh giá quy mô đội nhóm: Nhóm nhỏ 3–5 người có thể dùng mẫu Excel cơ bản, còn nhóm lớn hoặc nhiều phòng ban nên chọn bảng chi tiết có phân cột nhiệm vụ, deadline, người phụ trách.
- Chọn mẫu dễ tùy chỉnh: Mẫu phải cho phép thêm cột/dòng linh hoạt để đáp ứng nhu cầu thay đổi theo thời gian.
- Ưu tiên mẫu có công thức sẵn: Giúp hạn chế lỗi nhập liệu và tiết kiệm thời gian thiết lập ban đầu.
- Thử nghiệm trước khi áp dụng: Tải vài mẫu, chạy thử 1–2 tuần rồi mới quyết định mẫu chuẩn cho doanh nghiệp.
7. Các lỗi phổ biến khi dùng Excel quản lý công việc và cách khắc phục
Dù Excel rất linh hoạt, nhưng việc quản lý công việc bằng công cụ này dễ phát sinh lỗi trong quá trình nhập liệu, tính toán hay lưu trữ. Những lỗi này không chỉ làm sai lệch dữ liệu mà còn khiến báo cáo, tiến độ và quyết định quản lý bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Để hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý, doanh nghiệp cần nhận diện sớm các lỗi thường gặp và áp dụng giải pháp khắc phục phù hợp. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất khi sử dụng Excel và cách xử lý cụ thể cho từng tình huống.
- Sai công thức và liên kết dữ liệu: Một lỗi nhỏ trong hàm tính có thể dẫn tới sai lệch toàn bộ báo cáo.
→ Cách khắc phục: Luôn kiểm tra công thức bằng tính năng kiểm tra lỗi (Error Checking), sử dụng Template chuẩn thay vì tự tạo từ đầu. - Không quản lý phiên bản file: Nhiều người cùng lưu file với tên khác nhau dẫn đến rối loạn dữ liệu.
→ Cách khắc phục: Dùng OneDrive hoặc Google Drive để quản lý phiên bản và cho phép chỉnh sửa chung. - Thiếu phân quyền và bảo mật: File Excel thường không có chế độ kiểm soát truy cập.
→ Cách khắc phục: Bảo vệ file bằng mật khẩu, chia sẻ qua nền tảng có phân quyền truy cập (SharePoint, Drive). - File quá nặng, dễ treo máy: Khi có hàng nghìn dòng dữ liệu và nhiều sheet phức tạp, Excel dễ lag, gây khó khăn cho việc thao tác.
→ Cách khắc phục: Tách dữ liệu thành nhiều file nhỏ, hoặc cân nhắc dùng phần mềm quản lý chuyên dụng.
8. Giải pháp quản lý công việc hiệu quả thay thế bảng Excel
Nhìn chung, Excel mang lại cho doanh nghiệp nhiều tính năng quản lý công việc hữu ích, tuy nhiên nó sẽ không đáp ứng được tất cả các nhu cầu của người dùng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.
Excel có thể được sử dụng để quản lý một khối lượng công việc nhỏ, nhưng đối với hàng nghìn dự án – công việc phức tạp thì sử dụng Excel sẽ trở nên khó khăn và khó quản lý. Ngoài ra, một hạn chế khác khi sử dụng Excel để theo dõi công việc là chúng không có khả năng quản lý theo thời gian thực và không cung cấp tính năng bảo mật mạnh mẽ. Điều này có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ dữ liệu nếu bảng Excel không được quản lý và phân quyền chặt chẽ.
Để khắc phục những hạn chế này, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc chuyên dụng, thay thế hoàn toàn cho bảng Excel. Nền tảng này sẽ cung cấp các tính năng mở rộng, với khả năng tương tác và bảo mật tốt hơn. Một số điểm nổi bật của phần mềm quản lý công việc 1Office so với bảng Excel như:
| Tính năng nổi bật | Phần mềm quản lý công việc 1Office | Bảng Excel theo dõi công việc |
| Lập kế hoạch, theo dõi và quản lý mọi loại công việc theo nhu cầu của người dùng | x | |
| Phân quyền rõ ràng, gán người thực hiện đảm bảo tính riêng tư cho từng dự án | x | |
| Tự động hóa mọi quy trình trong doanh nghiệp, nâng cao tốc độ chuyển đổi số | x | |
| Tính năng cảnh báo thông minh giúp người thực hiện tránh quên, sót việc | x | |
| Trao đổi, trò chuyện giữa các cá nhân, phòng ban và truyền thông nội bộ | x | |
| Số hóa và lưu trữ toàn bộ tài liệu, văn bản trong doanh nghiệp | x | |
| Sắp xếp luồng công việc ưu tiên và đồng bộ hoá lịch biểu vào công việc | x | |
| Báo cáo thông minh, đa chiều, tùy biến, trực quan theo thời gian thực | x | |
| Liên kết với phân hệ KPI, OKR hỗ trợ nhà quản lý trong việc đánh giá và ra quyết định | x |
Nếu bạn quan tâm đến Bộ giải pháp quản lý công việc của 1Office. Hãy đăng ký ngay với chúng tôi để được tư vấn và nhận bản Demo trải nghiệm các tính năng trên.
Trên đây là toàn bộ nội dung về bảng theo dõi công việc mà 1Office muốn chia sẻ tới Quý doanh nghiệp, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng tôi qua:
- Hotline: 083 483 8888
- Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
- Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn
