10 mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel mới nhất 2024

Quản lý công việc hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với bất kỳ ai, từ nhân viên đến các nhà quản lý. Có nhiều cách để quản lý công việc, trong đó sử dụng các mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel là một phương pháp phổ biến và hiệu quả. Bài viết này của 1Office sẽ giới thiệu đến bạn 10 mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel khoa học, đáp ứng được nhu cầu quản lý công việc của nhiều đối tượng khác nhau.

1. Bảng theo dõi công việc là gì?

Bảng theo dõi công việc là một công cụ quản lý giúp bạn theo dõi tiến độ của các dự án và công việc trong một khoảng thời gian xác định. Bảng theo dõi công việc có thể được sử dụng cho các dự án cá nhân, dự án nhóm hoặc dự án kinh doanh trong doanh nghiệp.

Hiện nay, bảng theo dõi công việc có thể được tạo thủ công bằng Excel hoặc sử dụng phần mềm quản lý công việc. Trong môi trường kinh doanh, việc sử dụng bảng theo dõi tiến độ công việc sẽ giúp nhà quản trị kiểm soát được mức độ hoàn thiện của công việc, dễ dàng đo lường đánh giá và thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra.

2. Lợi ích của việc quản lý công việc bằng bảng Excel

Excel là một phần mềm văn phòng phổ biến, được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, trong đó bao gồm cả quản lý công việc. Việc theo dõi công việc bằng Excel mang lại nhiều lợi ích cho các cá nhân và cả doanh nghiệp, cụ thể như:

• Theo dõi tiến độ công việc: Excel giúp bạn theo dõi tiến độ của các công việc một cách dễ dàng và trực quan. Người dùng có thể sử dụng các công thức Excel để tính toán các chỉ số tiến độ, chẳng hạn như phần trăm hoàn thành, ngày dự kiến hoàn thành và thời gian dự kiến hoàn thành.
• Đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng hạn: Sử dụng Excel sẽ giúp người dùng xác định các công việc đang bị trì hoãn và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
• Phân bổ công việc một cách hợp lý: Đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều được giao một lượng công việc phù hợp với năng lực của họ. Chẳng hạn như sử dụng các công thức Excel để tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, sau đó sử dụng thông tin này để phân bổ công việc cho các nhân viên.
• Theo dõi chi phí và đánh giá tiến độ: Bạn có thể sử dụng các hàm trong Excel để tính toán chi phí dự kiến và chi phí thực tế của một dự án hoặc công việc. Ngoài ra, đối với nhà quản trị, sử dụng Excel để theo dõi công việc sẽ giúp họ nắm rõ tình hình làm việc của từng nhân viên và đưa ra những giải pháp phù hợp và kịp thời.

Nhìn chung, quản lý công việc bằng Excel là một cách hiệu quả để giúp bạn theo dõi tiến độ công việc của mình một cách hiệu quả hơn. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ theo dõi công việc miễn phí và dễ sử dụng, Excel sẽ là một lựa chọn phù hợp.

• Tính linh hoạt: Excel là một công cụ linh hoạt, có thể được sử dụng để quản lý các loại công việc khác nhau. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh bảng theo dõi công việc để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.
• Tính dễ sử dụng: Excel là một phần mềm dễ sử dụng, ngay cả đối với những người không có kinh nghiệm về Excel. Bạn có thể tìm thấy nhiều mẫu bảng theo dõi công việc miễn phí trên Internet.
• Tính hiệu quả: Excel có thể giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, phân bổ công việc một cách hợp lý. Đồng thời đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng hạn và xác định các công việc đang bị trì hoãn để đưa ra các giải pháp phù hợp.

>> Xem thêm: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 Bước quản lý tiến độ chi tiết

3. Top 10 mẫu bảng theo dõi công việc bằng Excel

3.1. Bảng theo dõi công việc

Bảng theo dõi công việc là một file Excel tổng hợp giúp cá nhân theo dõi tiến độ của tất cả các nhiệm vụ, dự án hay công việc cần thực hiện. Đây là mẫu quản lý công việc đầy đủ và chi tiết nhất, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp.

Tham khảo: [1Office] Bảng theo dõi tiến độ công việc bằng Excel.xlsx

3.2. Quản lý công việc Todolist

Mẫu bảng theo dõi công việc Todolist là một trong những mẫu bảng theo dõi công việc phổ biến nhất. Mẫu bảng này giúp bạn liệt kê các công việc cần làm, theo dõi tiến độ thực hiện và xác định các công việc ưu tiên. Mẫu bảng Todolist thường bao gồm các cột sau:

• Tên công việc
• Ngày bắt đầu
• Ngày kết thúc
• Tiến độ thực hiện
• Ghi chú

Để sử dụng mẫu bảng Todolist, bạn chỉ cần nhập các thông tin cần thiết vào các cột tương ứng. Bạn có thể sử dụng các công thức Excel để tính toán tiến độ thực hiện của các công việc.

Tham khảo: [1OFFICE] Quản lý công việc Todolist.xlsx

3.3. Quản lý thời gian làm việc

Mẫu bảng theo dõi thời gian làm việc (quản lý Timeline) giúp bạn có cái nhìn tổng quan về thời gian bạn dành cho từng công việc. Mẫu bảng Excel này giúp bạn xác định các công việc nào đang chiếm nhiều thời gian của bạn và đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp.

Tham khảo: [1OFFICE] Quản lý Timeline.xlsx

3.4. Sử dụng biểu đồ Gantt Chart

Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan giúp bạn theo dõi tiến độ của các công việc trong một dự án. Biểu đồ Gantt giúp bạn xác định các công việc nào đang bị trì hoãn và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời. Lợi ích của việc quản lý công việc bằng biểu đồ Gantt:

• Giúp bạn theo dõi tiến độ của các công việc trong một dự án
• Xác định các công việc nào đang bị trì hoãn
• Đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời

Tham khảo: [1OFFICE] Quản lý công việc bằng Gantt Chart.xlsx

3.5. Quản lý dự án bằng Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý dự án dựa trên thẻ. Phương pháp này giúp bạn theo dõi tiến độ của các công việc trong một dự án một cách trực quan. Để sử dụng phương pháp Kanban, bạn cần tạo một bảng Kanban bao gồm ba cột:

• To do: Các công việc cần làm
• In progress: Các công việc đang thực hiện
• Done: Các công việc đã hoàn thành

Bạn có thể sử dụng các thẻ để đại diện cho các công việc. Khi một công việc được hoàn thành, bạn sẽ di chuyển thẻ đó từ cột “To do” sang cột “In progress”, sau đó sang cột “Done”.

Tham khảo: [1Office] Mẫu quản lý tiến độ dự án bằng Excel dạng Kanban

3.6. Mẫu theo dõi tiến độ dự án

Bảng theo dõi tiến độ dự án phù hợp với các đơn vị Agency, doanh nghiệp có nhiều dự án và nhiệm vụ. File theo dõi công việc bằng Excel sẽ giúp bạn có thể giám sát tiến độ công việc theo đúng thời gian đặt ra, từ đó đo lường và đưa ra các đánh giá hiệu quả. Mẫu bảng này thường bao gồm các cột sau:

• Tên công việc
• Ngày bắt đầu
• Ngày kết thúc
• Tiến độ thực hiện
• Người chịu trách nhiệm
• Chi phí dự kiến
• Chi phí thực tế
• Mức độ hoàn thành

Tham khảo: [1Office] Quản lý tiến độ dự án.xlsx

3.7. Mẫu quản lý KPI công việc

Nhờ bảng Excel quản lý công việc bằng KPI, nhà lãnh đạo có thể dễ dàng thực hiện và đo lường được hiệu suất của một dự án, công việc. Từ đó đảm bảo công việc diễn ra theo đúng quy trình, tiến độ và chất lượng theo nhu cầu đặt ra của khách hàng.

Đồng thời, khi sử dụng mẫu quản lý KPI, nhà quản trị còn có thể theo dõi và giám sát tình trạng làm việc của nhóm, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và tránh tình trạng bỏ lỡ hoặc sai sót trong từng nhiệm vụ đề ra.

Tham khảo: [1Office] Mẫu quản lý KPI công việc.xlsx

3.8. Checklist công việc dự án

Checklist công việc dự án là một danh sách các công việc cần thực hiện để hoàn thành một dự án. Checklist này giúp bạn đảm bảo rằng tất cả các công việc cần thiết đều được thực hiện.

Tải xuống 8 mẫu checklist công việc cùng các Tip ứng dụng hiệu quả để X3 năng suất làm việc: tại đây

3.9. Thẻ theo dõi tiến độ tuần

Thẻ theo dõi tiến độ tuần là một công cụ giúp bạn theo dõi tiến độ của các công việc trong một tuần. Thẻ này giúp bạn xác định các công việc cần ưu tiên và đảm bảo rằng các công việc được hoàn thành đúng hạn.

Tham khảo: [1Office] Thẻ theo dõi tiến độ tuần.xlsx

3.10. Quản lý theo dõi vấn đề

Để dễ dàng theo dõi những vấn đề đang xảy ra thì việc lập một file Excel ghi lại quá trình giám sát tiến độ hay cột mốc thực hiện dự án là vô cùng cần thiết. Mẫu bảng theo dõi vấn đề giúp bạn theo dõi các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện một dự án. Bảng này giúp người sử dụng xác định các vấn đề cần được giải quyết và đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.

Một mẫu theo dõi vấn đề công việc sẽ ghi lại các thông tin như thời điểm xảy ra vấn đề, lý do, hậu quả, cách khắc phục và người xử lý nó là ai. Từ đó, nhà quản trị sẽ dễ dàng tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra biện pháp giải quyết triệt để vấn đề, tránh mắc lại lỗi sai sau này.

Tham khảo: [1Office] Quản lý theo dõi vấn đề.xlsx

4. Một số lưu ý khi quản lý tiến độ công việc bằng bảng Excel

Excel là một công cụ quản lý tiến độ công việc hiệu quả và dễ sử dụng. Tuy nhiên, để sử dụng Excel hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điều sau:

Xác định mục tiêu của việc quản lý tiến độ công việc: Bạn đang quản lý tiến độ công việc để làm gì? Bạn muốn theo dõi tiến độ của các công việc cá nhân, nhóm hay dự án? Bạn muốn xác định các công việc đang bị trì hoãn hay các công việc cần được ưu tiên? Khi xác định được mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn mẫu bảng và các thông tin cần theo dõi.

Lựa chọn mẫu bảng phù hợp: Có nhiều mẫu bảng quản lý tiến độ công việc bằng Excel có sẵn trên internet. Bạn nên lựa chọn mẫu bảng phù hợp với mục tiêu và nhu cầu của mình. Nếu không tìm thấy mẫu bảng phù hợp, bạn có thể tự tạo mẫu bảng của riêng mình.

Nhập thông tin chính xác và đầy đủ: Thông tin trong bảng quản lý tiến độ công việc phải chính xác và đầy đủ. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ công việc một cách chính xác và đưa ra các quyết định phù hợp.

Cập nhật thông tin thường xuyên: Bạn nên cập nhật thông tin trong bảng quản lý tiến độ công việc thường xuyên, ít nhất một lần mỗi ngày. Điều này sẽ giúp bạn nắm bắt được tiến độ thực tế của các công việc và đưa ra các điều chỉnh kịp thời.

Sử dụng các công thức Excel: Excel cung cấp nhiều công thức hữu ích để tính toán các chỉ số tiến độ công việc. Bạn có thể sử dụng các công thức này để tự động tính toán các chỉ số cần thiết, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

Tùy chỉnh bảng quản lý tiến độ công việc: Cá nhân có thể tùy chỉnh bảng quản lý tiến độ công việc để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm hoặc xóa các cột, thay đổi màu sắc, định dạng của bảng và thêm các tính năng bổ sung.

>> Xem thêm: Phương pháp quản lý công việc nhân viên hiệu quả – 90% Managers đã ứng dụng thành công

5. Giải pháp quản lý công việc hiệu quả thay thế bảng Excel

Nhìn chung, Excel mang lại cho doanh nghiệp nhiều tính năng quản lý công việc hữu ích, tuy nhiên nó sẽ không đáp ứng được tất cả các nhu cầu của người dùng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn.

Excel có thể được sử dụng để quản lý một khối lượng công việc nhỏ, nhưng đối với hàng nghìn dự án – công việc phức tạp thì sử dụng Excel sẽ trở nên khó khăn và khó quản lý. Ngoài ra, một hạn chế khác khi sử dụng Excel để theo dõi công việc là chúng không có khả năng quản lý theo thời gian thực và không cung cấp tính năng bảo mật mạnh mẽ. Điều này  có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ dữ liệu nếu bảng Excel không được quản lý và phân quyền chặt chẽ.

Để khắc phục những hạn chế này, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc chuyên dụng, thay thế hoàn toàn cho bảng Excel. Nền tảng này sẽ cung cấp các tính năng mở rộng, với khả năng tương tác và bảo mật tốt hơn. Một số điểm nổi bật của phần mềm quản lý công việc 1Office so với bảng Excel như:

Tính năng nổi bật	Phần mềm quản lý công việc 1Office	Bảng Excel theo dõi công việc
Lập kế hoạch, theo dõi và quản lý mọi loại công việc theo nhu cầu của người dùng	x
Phân quyền rõ ràng, gán người thực hiện đảm bảo tính riêng tư cho từng dự án	x
Tự động hóa mọi quy trình trong doanh nghiệp, nâng cao tốc độ chuyển đổi số	x
Tính năng cảnh báo thông minh giúp người thực hiện tránh quên, sót việc	x
Trao đổi, trò chuyện giữa các cá nhân, phòng ban và truyền thông nội bộ	x
Số hóa và lưu trữ toàn bộ tài liệu, văn bản trong doanh nghiệp	x
Sắp xếp luồng công việc ưu tiên và đồng bộ hoá lịch biểu vào công việc	x
Báo cáo thông minh, đa chiều, tùy biến, trực quan theo thời gian thực	x
Liên kết với phân hệ KPI, OKR hỗ trợ nhà quản lý trong việc đánh giá và ra quyết định	x

 

Nếu bạn quan tâm đến Bộ giải pháp quản lý công việc của 1Office. Hãy đăng ký ngay với chúng tôi để được tư vấn và nhận bản Demo trải nghiệm các tính năng trên.

Nhận bản demo tính năng miễn phí

Trên đây là toàn bộ nội dung về bảng theo dõi công việc mà 1Office muốn chia sẻ tới Quý doanh nghiệp, nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ với chúng tôi qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn