Quản lý không biết nhân viên nào đang quá tải, doanh nghiệp cần làm gì?

Trong môi trường làm việc hiện đại, tình trạng nhân viên bị quá tải công việc không còn là điều hiếm gặp. Điều đáng lo ngại là nhiều quản lý chỉ phát hiện ra khi hiệu suất đã giảm sút hoặc khi nhân sự buộc phải nghỉ việc vì kiệt sức. Bài viết này sẽ phân tích khái niệm nhân viên quá tải, lý do tại sao quản lý khó nhận biết, các dấu hiệu để nhận ra sớm, cùng những giải pháp thủ công và công nghệ giúp doanh nghiệp ngăn ngừa rủi ro và xây dựng một môi trường làm việc bền vững hơn.

1. Nhân viên bị quá tải công việc là gì

Nhân viên bị quá tải công việc là tình trạng khối lượng công việc, áp lực về thời gian và trách nhiệm vượt quá khả năng xử lý của một cá nhân trong khoảng thời gian nhất định. Khi đó, nhân viên thường phải làm việc nhiều giờ hơn bình thường, liên tục chịu căng thẳng và không có đủ thời gian phục hồi năng lượng. Tổ chức Y tế Thế giới (WHO) đã chính thức công nhận kiệt quệ do quá tải công việc là một hội chứng nghề nghiệp do stress công việc kéo dài, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và hiệu suất lao động.

Hậu quả của tình trạng quá tải công việc không chỉ dừng lại ở cá nhân nhân viên. Về mặt sức khỏe, họ dễ bị căng thẳng, mất ngủ, suy giảm miễn dịch, thậm chí trầm cảm. Về mặt công việc, hiệu suất giảm, sai sót gia tăng và nguy cơ nghỉ việc cao hơn. Theo báo cáo của Deloitte năm 2022, 77% nhân viên từng trải qua burnout, trong đó có tới 42% buộc phải nghỉ việc vì không thể chịu nổi áp lực kéo dài. Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp phải đối diện với chi phí thay thế nhân sự, giảm tinh thần đội ngũ và suy giảm uy tín thương hiệu tuyển dụng.

Nguyên nhân khiến nhân viên bị quá tải công việc:

• Khối lượng công việc vượt quá khả năng: Doanh nghiệp phân bổ không hợp lý, một nhân viên phải gánh nhiều vai trò cùng lúc.
• Deadline dồn dập, thiếu tính thực tế: Quản lý đưa ra yêu cầu gấp gáp liên tục, khiến nhân viên không có khoảng trống để phục hồi.
• Thiếu nguồn lực hỗ trợ: Nhân viên phải xử lý công việc mà lẽ ra cần thêm người hoặc công cụ hỗ trợ.
• Quy trình làm việc kém hiệu quả: Thủ công, chồng chéo, nhiều khâu phê duyệt khiến nhân viên phải mất thời gian xử lý ngoài năng lực chính.
• Văn hóa “làm nhiều giờ”: Ở một số doanh nghiệp, làm thêm giờ được coi là thước đo năng lực, buộc nhân viên phải kéo dài thời gian làm việc, dù hiệu quả không tương xứng.

2. Những nguyên nhân khiến quản lý không biết được nhân viên nào đang quá tải công việc

Không phải lúc nào người quản lý cũng nhận thức được ai đang gánh quá nhiều việc, vì có nhiều lý do khiến tình trạng này trở nên “vô hình”:

• Thiếu công cụ đo lường tiến độ cá nhân
  Khi doanh nghiệp còn dùng Excel, email hoặc giao việc không rõ ràng, tiến độ và khối lượng công việc không hiện rõ. Người quản lý không thể nhìn tổng quan từng nhân viên làm bao nhiêu việc, ở mức độ nào.
• Nhân viên ngại phản ánh tình trạng quá tải
  Có người sợ mình bị đánh giá là “yếu kém” nếu báo rằng đang quá tải. Vì vậy họ ngậm ngùi “cày cuốc” âm thầm cho đến khi kiệt sức thật sự.
• Văn hóa “làm overtime là năng lực”
  Trong các môi trường cạnh tranh như Wall Street, việc làm 80–100 giờ/tuần có xu hướng bị xem là chuẩn mực, khiến nhà quản lý dễ tưởng rằng nhân viên đó đang “hiệu quả”, chứ không phải là đã quá tải.
• Quản lý không kiểm tra kịp thời
  Trong team lớn hoặc khi làm việc từ xa, các buổi check-in không đủ thường xuyên khiến nhà quản lý chỉ biết về công việc theo tuần/tháng, không nhận ra “rách” ở đâu.

Năm 2021, một nhóm analyst (nhân viên phân tích) tại Goldman Sachs đã tiết lộ trong một báo cáo nội bộ rằng họ phải làm việc trung bình 95–100 giờ mỗi tuần, chỉ ngủ khoảng 5 tiếng mỗi đêm. Nhân viên mô tả tình trạng “nghiêm trọng từ cả thể chất lẫn tinh thần”, nhiều người cảm thấy bị kiệt quệ. Đây là minh chứng điển hình cho tình trạng quá tải công việc trong môi trường tài chính khắc nghiệt.

Thay vì chủ động nhận diện dấu hiệu kiệt sức, ban quản lý dường như đã bỏ qua tình trạng này. Văn hóa “cày cuốc” lâu giờ được coi là chuẩn mực tại Wall Street khiến lãnh đạo không coi khối lượng 95–100 giờ/tuần là bất thường. Họ chỉ nhận ra khi nhóm nhân viên đồng loạt lên tiếng công khai, phản ánh tình trạng làm việc vô nhân đạo. Điều này cho thấy việc thiếu công cụ theo dõi workload và thiếu kênh lắng nghe đã khiến nhà quản lý không nắm bắt kịp.

Sự việc nhanh chóng trở thành tâm điểm truyền thông, được Reuters, The Guardian – Group of junior bankers at Goldman Sachs claim ‘inhumane’ work conditions, The New York Times, Forbes đồng loạt đưa tin. Goldman Sachs chịu áp lực lớn từ dư luận, buộc phải đưa ra các cam kết cải thiện môi trường làm việc để giữ chân nhân tài. Quan trọng hơn, vụ việc làm tổn hại đến hình ảnh thương hiệu tuyển dụng của tập đoàn, khiến nhiều người gắn cái tên Goldman Sachs với “100-hour work weeks” và burnout. Đây là một bài học đắt giá cho doanh nghiệp: nếu quản lý không phát hiện và xử lý sớm tình trạng quá tải, hậu quả sẽ không chỉ dừng lại ở nhân viên, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và sự bền vững của công ty.

3. Những dấu hiệu nhận biết nhân viên đang bị quá tải công việc

Một trong những kỹ năng quan trọng của nhà quản lý là kịp thời phát hiện ra dấu hiệu nhân viên đang bị quá tải công việc, trước khi họ rơi vào tình trạng kiệt sức. Nhiều nghiên cứu quốc tế đã chỉ ra rằng burnout thường âm thầm tích tụ, nhưng vẫn để lại những “dấu vết” dễ nhận thấy nếu quản lý quan sát kỹ.

Theo Gallup 2019, nhân viên bị quá tải có nguy cơ nghỉ việc cao gấp 2,6 lần so với người bình thường. Báo cáo của Deloitte 2022 cũng cho thấy 77% nhân viên thừa nhận từng trải qua burnout, trong đó 42% đã buộc phải nghỉ việc vì không chịu nổi áp lực. Những con số này cảnh báo rằng việc bỏ qua các dấu hiệu cảnh báo sớm có thể khiến doanh nghiệp trả giá đắt.

Các dấu hiệu phổ biến:

• Suy giảm hiệu suất: Nhân viên thường xuyên trễ deadline, chất lượng công việc đi xuống dù trước đó vẫn ổn định.
• Thay đổi hành vi: Người vốn năng nổ trở nên im lặng, hay cáu gắt hoặc né tránh giao tiếp.
• Biểu hiện thể chất: Mệt mỏi, thiếu ngủ, giảm tập trung, dễ mắc lỗi. Theo WHO, stress kéo dài làm tăng nguy cơ bệnh tim mạch và trầm cảm.
• Thiếu gắn kết: Nhân viên ít tham gia các hoạt động tập thể, không còn chủ động đóng góp ý tưởng, mất dần động lực.

Ví dụ giả tưởng:

• Trường hợp 1: Một nhân viên marketing vốn thường xuyên nộp báo cáo sớm, nhưng gần đây liên tục nộp trễ, bài viết kém chất lượng. Khi hỏi, nhân viên chỉ nói “bận nhiều việc quá” mà không cụ thể. Đây là dấu hiệu cảnh báo khối lượng công việc vượt ngưỡng.
• Trường hợp 2: Một lập trình viên trước đây rất hòa đồng trong team, nhưng vài tuần gần đây ít tương tác trong các buổi họp, trả lời tin nhắn chậm và hay vắng mặt không lý do rõ ràng. Đây có thể là biểu hiện của tình trạng stress kéo dài.
• Trường hợp 3: Một nhân viên bán hàng báo cáo doanh số giảm, trong khi thị trường vẫn ổn định. Khi trao đổi, họ cho biết thường xuyên làm việc tới khuya và không còn thời gian nghỉ ngơi. Đây là minh chứng rõ ràng cho việc quá tải dẫn đến suy giảm năng suất.

4. Các cách thủ công giúp quản lý nhận biết và khắc phục tình trạng nhân viên quá tải

Trước khi áp dụng những công cụ công nghệ hiện đại, nhà quản lý hoàn toàn có thể sử dụng những phương pháp thủ công để nhận biết và khắc phục tình trạng quá tải. Điều quan trọng là phải triển khai ngay từ khi nhân viên chưa rơi vào tình trạng kiệt sức, để phòng ngừa thay vì chỉ chữa cháy.

Các cách thủ công thường dùng để khắc phục tình trạng nhân viên quá tải:

• Trao đổi trực tiếp theo định kỳ: Quản lý có thể tổ chức các buổi gặp gỡ ngắn 15–30 phút/tuần để trao đổi trực tiếp với nhân viên. Việc lắng nghe chia sẻ giúp phát hiện sớm khối lượng công việc bất hợp lý.
• Bảng phân bổ công việc thủ công: Sử dụng bảng Excel hoặc bảng viết tay để ghi lại nhiệm vụ của từng nhân viên. Qua đó, quản lý dễ so sánh ai đang gánh nhiều việc, ai ít việc hơn.
• Khảo sát nhanh mức độ áp lực: Định kỳ gửi form hoặc phiếu khảo sát ngắn để nhân viên tự đánh giá mức độ công việc và stress (ví dụ: thang điểm 1–10). Đây là cách đơn giản nhưng mang lại dữ liệu sơ bộ.
• Quan sát trực tiếp: Đôi khi chỉ cần quan sát hành vi của nhân viên hay ở lại làm thêm giờ, thường xuyên mệt mỏi trong giờ họp, hoặc làm việc liên tục mà không nghỉ. Đây là những tín hiệu dễ nhận ra bằng mắt thường.

Các cách thủ công này hiệu quả nhất khi được sử dụng trước khi nhân viên rơi vào trạng thái kiệt quệ về thể lực lẫn tinh thần. Ví dụ: trao đổi định kỳ, phân bổ công việc ngay từ đầu tháng, hoặc tổ chức khảo sát mỗi quý. Nếu chỉ áp dụng sau khi nhân viên đã kiệt sức, tác dụng thường rất hạn chế.

Ưu điểm của các phương pháp thủ công:

• Không tốn chi phí, dễ thực hiện.
• Tạo sự gắn kết trực tiếp giữa quản lý và nhân viên.
• Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, số lượng nhân sự ít.

Các nhược điểm đi kèm của các phương pháp này:

• Thiếu tính minh bạch và đồng bộ khi quy mô nhân sự lớn.
• Dữ liệu dễ bị cảm tính, phụ thuộc vào việc nhân viên có trung thực chia sẻ hay không.
• Khó duy trì thường xuyên trong môi trường nhiều phòng ban hoặc làm việc từ xa.

5. Sử dụng các phần mềm quản lý công việc để giảm tải nhân viên

Khi khối lượng công việc ngày càng phức tạp, quản lý khó lòng nắm bắt hết tiến độ và sức chịu tải của từng nhân viên chỉ bằng cách quan sát hoặc hỏi han. Đây chính là lúc phần mềm quản lý công việc phát huy tác dụng. Cụ thể:

• Nhận diện tình trạng quá tải theo thời gian thực: Báo cáo trực quan cho thấy ai đang có nhiều nhiệm vụ chồng chéo, ai thường xuyên trễ deadline, ai liên tục làm ngoài giờ.
• Theo dõi khối lượng công việc công bằng và minh bạch: Giúp phân bổ công việc hợp lý, tránh tình trạng “người thì quá tải, người thì rảnh”.
• Cảnh báo sớm rủi ro burnout: Một số phần mềm có tính năng phân tích xu hướng workload (ví dụ: số lượng task tăng bất thường, backlog tồn đọng), cho phép quản lý can thiệp trước khi nhân viên kiệt sức.
• Hỗ trợ khắc phục: Quản lý có thể dễ dàng điều chỉnh, tái phân bổ nhiệm vụ hoặc bổ sung nguồn lực dựa trên dữ liệu cụ thể, thay vì cảm tính.
• Tăng sự minh bạch và tin tưởng: Khi workload được hiển thị rõ ràng, nhân viên thấy mình được chia sẻ công bằng, từ đó giảm bớt áp lực tâm lý.

Một số phần mềm quản lý công việc tiêu biểu:

• 1Work (thuộc 1Office): Nền tảng quản lý công việc cho phép theo dõi tiến độ, phân bổ khối lượng theo từng cá nhân, cảnh báo khi nhân viên bị quá tải. Điểm mạnh là tích hợp với hệ thống quản trị nhân sự, quy trình, chấm công – giúp quản lý khối lượng công việc đồng bộ và chính xác.
• Microsoft Teams + Viva Insights: Không chỉ hỗ trợ giao tiếp, Viva Insights còn phân tích thời gian làm việc, cuộc họp, email ngoài giờ… giúp quản lý nhận diện sớm dấu hiệu quá tải.
• Asana: Phần mềm quản lý dự án phổ biến, có tính năng workload chart để hiển thị trực quan khối lượng công việc của từng nhân viên.
• Trello (Atlassian): Dễ dùng cho team vừa và nhỏ, giúp phân chia công việc theo bảng Kanban, nhận diện nhanh ai đang ôm nhiều task.
• Monday.com: Cho phép theo dõi tiến độ đa chiều, kết hợp quản lý dự án với workload dashboard để cảnh báo tình trạng quá tải.

Các phần mềm này nên được triển khai chủ động, trước khi tình trạng quá tải xảy ra như khi khối lượng công việc bắt đầu tăng mạnh, dự án nhiều deadline dồn dập hoặc giai đoạn chuyển đổi mô hình làm việc như làm việc từ xa, hoặc kết hợp giữa làm việc từ xa và làm việc tại văn phòng. Việc tích hợp từ sớm sẽ giúp nắm bắt nhu cầu thực sự, tránh để phải giải quyết hậu quả sau khi nhân sự đã quá tải.

Ưu điểm:

• Minh bạch khối lượng công việc: Phần mềm cho thấy ai đang ôm quá nhiều việc, ai rảnh hơn, giúp phân bổ hợp lý.
• Cảnh báo sớm tình trạng quá tải: Báo cáo, dashboard trực quan giúp quản lý nhận biết xu hướng trễ deadline, backlog chồng chất.
• Tiết kiệm thời gian quản lý: Giảm phụ thuộc vào báo cáo thủ công, dữ liệu tập trung và tự động cập nhật.
• Tăng tính gắn kết và minh bạch: Nhân viên hiểu rõ mình đang ở đâu trong bức tranh chung, dễ chia sẻ khó khăn.
• Hỗ trợ ra quyết định chính xác: Dữ liệu rõ ràng giúp quản lý dễ dàng điều chỉnh khối lượng công việc, phân bổ lại nhân sự.

Nhược điểm:

• Chi phí triển khai và đào tạo: Với doanh nghiệp lớn, việc mua các phần mềm trả phí và thời gian đào tạo ban đầu có thể tốn kém.
• Nguy cơ “giám sát thái quá”: Nếu quản lý dùng dữ liệu để kiểm soát tiểu tiết, nhân viên có thể cảm thấy bị theo dõi quá mức.
• Phụ thuộc vào việc nhập liệu đầy đủ: Nếu nhân viên không cập nhật thường xuyên, dữ liệu sẽ thiếu chính xác.
• Khó áp dụng với doanh nghiệp quá nhỏ: Với đội nhóm ít người, đôi khi việc trao đổi trực tiếp còn nhanh hơn dùng phần mềm.

Buffer là một công ty công nghệ nổi tiếng với mô hình làm việc hoàn toàn từ xa. Theo báo cáo State of Remote Work 2023, có đến 44% nhân viên Buffer thừa nhận họ làm việc nhiều hơn năm trước, trong khi 22% nói rằng khối lượng công việc tăng mạnh khiến họ khó duy trì cân bằng. Đây là một thách thức lớn bởi làm việc từ xa thường khiến ranh giới công việc – đời sống bị xóa nhòa, dẫn đến nguy cơ kiệt quệ rất cao.

Để giải quyết, Buffer đã áp dụng hệ thống quản lý công việc trực tuyến (ban đầu là Trello, sau đó kết hợp Asana và công cụ nội bộ) để theo dõi công việc của từng thành viên. Mọi nhiệm vụ được minh bạch hóa trên bảng công việc, ai cũng có thể thấy người khác đang làm gì và mức độ bận rộn ra sao. Quản lý dựa trên dữ liệu này để phân bổ lại nhiệm vụ, điều chỉnh deadline hợp lý và khuyến khích nhân viên chủ động báo cáo khi workload tăng đột biến. Đồng thời, Buffer tổ chức các buổi trao đổi hàng tuần, giúp nhân viên chia sẻ tình trạng mà không cần họp nhiều, giảm áp lực thời gian.

Theo chính báo cáo của Buffer, 91% nhân viên cho biết họ hài lòng với môi trường làm việc remote sau khi công ty tối ưu quản lý khối lượng công việc bằng phần mềm. Mức độ căng thẳng giảm xuống, sự chủ động và gắn kết trong đội ngũ được cải thiện. Đặc biệt, nhờ minh bạch hóa khối lượng công việc, tỷ lệ nhân viên cảm thấy “kiểm soát được công việc” tăng đáng kể, trở thành một trong những yếu tố giúp Buffer duy trì vị thế là một trong những công ty remote hạnh phúc nhất thế giới. Các bạn có thể tham khảo thêm tại đây nhé: 2023 State Of Remote Work.

6. Quy trình quản lý công việc là chìa khóa nâng cao năng suất

Khi mục tiêu công việc không rõ ràng, trách nhiệm không cụ thể và phản hồi chậm trễ, hiệu suất của cả đội ngũ sẽ giảm đáng kể. Đây là vấn đề thường gặp ở nhiều doanh nghiệp khi thiếu một hệ thống quản lý minh bạch. Thực tế cho thấy, càng nhiều đầu việc, càng nhiều phòng ban tham gia, nếu không có quy trình chuẩn thì việc phối hợp giữa các bộ phận càng rối loạn, làm tăng chi phí vận hành.

Bài viết đưa ra quy trình quản lý công việc chi tiết gồm ba giai đoạn: thiết lập mục tiêu, giám sát thực thi và đánh giá hiệu quả cuối cùng. 👉 Xem ngay tại: Quy trình quản lý công việc đạt hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp

7. Lời kết

Tình trạng nhân viên bị quá tải công việc là một vấn đề không thể xem nhẹ, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất, tinh thần và sự bền vững của doanh nghiệp. Quản lý cần chủ động nhận biết các dấu hiệu, áp dụng biện pháp kịp thời và lựa chọn công cụ phù hợp để phân bổ công việc một cách công bằng và khoa học.

Để tiếp tục cập nhật những kiến thức hữu ích về quản trị công việc, quản lý nhân sự và phát triển doanh nghiệp, anh/chị hãy theo dõi thêm các bài viết trên blog của 1Office. Và nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp toàn diện nhằm giảm tải cho nhân viên, nâng cao năng suất và giữ vững sự gắn kết đội ngũ, hãy liên hệ ngay với 1Office để được tư vấn và trải nghiệm phần mềm quản lý công việc 1Work.