6+ Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Chuẩn Kèm File

Biên bản thanh lý hợp đồng – ‘chìa khóa’ kết thúc hợp đồng mà không để lại hậu quả pháp lý. Từ hợp đồng mua bán, xây dựng, thuê nhà đến vay nợ, một biên bản chuẩn sẽ giúp bạn xác nhận hoàn thành nghĩa vụ, cam kết không tranh chấp và bảo vệ quyền lợi tối đa. Hãy cùng khám phá hướng dẫn chi tiết, quy trình lập biên bản đúng luật và bộ mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mới nhất, tải miễn phí để sử dụng ngay!

1. Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Là Gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản pháp lý (thường dưới dạng biên bản thỏa thuận) được các bên tham gia hợp đồng lập ra nhằm xác nhận việc hoàn thành (hoặc chấm dứt) các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đã ký kết trước đó.

Nói cách đơn giản: Đây là “giấy xác nhận cuối cùng” rằng hai bên đã thực hiện xong (hoặc đồng ý dừng) những gì đã cam kết, không còn ràng buộc lẫn nhau nữa (trừ một số nghĩa vụ đặc biệt còn hiệu lực như bảo hành, bảo mật…).

Phân biệt rõ ràng với chấm dứt hợp đồng và hủy bỏ hợp đồng

• Thanh lý hợp đồng → Thường áp dụng khi hợp đồng đã hoàn thành tốt (hoặc các bên tự nguyện thỏa thuận chấm dứt mà không có lỗi nghiêm trọng). Biên bản thanh lý ghi nhận sự kết thúc êm đẹp, xác nhận không còn tranh chấp, nghĩa vụ đã xong.
• Chấm dứt hợp đồng (theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015) → Là việc hợp đồng hết hiệu lực do nhiều lý do: hết thời hạn, hoàn thành mục đích, thỏa thuận, một bên chết/mất tư cách pháp nhân, hoặc do hoàn cảnh thay đổi cơ bản… Không nhất thiết có lỗi.
• Hủy bỏ hợp đồng (Điều 423, 424 BLDS 2015) → Chỉ xảy ra khi một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ (hoặc vi phạm điều kiện hủy bỏ đã thỏa thuận). Hậu quả: hợp đồng mất hiệu lực từ thời điểm giao kết, các bên phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận, bồi thường thiệt hại (nếu có).

Thanh lý là “kết thúc vui vẻ, xác nhận xong việc”, chấm dứt là “hết hạn hoặc dừng theo quy định chung”, hủy bỏ là “phạt” do vi phạm nặng.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng

• Chấm dứt chính thức quyền và nghĩa vụ: Sau khi ký biên bản, các bên không còn ràng buộc bởi hợp đồng (trừ các điều khoản còn hiệu lực như bảo hành, bảo mật, giải quyết tranh chấp…). Đây là cơ sở để các bên giải phóng trách nhiệm, đóng sổ sách, quyết toán tài chính.
• Là chứng cứ pháp lý quan trọng: Biên bản có giá trị như một hợp đồng phụ (thỏa thuận chấm dứt), được tòa án và cơ quan nhà nước công nhận nếu lập đúng quy trình (tự nguyện, không trái pháp luật).
• Ngăn ngừa tranh chấp sau này: Biên bản ghi rõ các bên đã hoàn thành đầy đủ, không còn khiếu nại → giúp tránh những tranh chấp không đáng có về sau (ví dụ: một bên đột nhiên đòi thêm tiền, đòi bồi thường…).

Tầm quan trọng của việc lập biên bản thanh lý để tránh tranh chấp

Trong thực tiễn kinh doanh Việt Nam, nhiều vụ tranh chấp phát sinh chính vì không lập biên bản thanh lý hoặc lập sơ sài:

• Một bên cho rằng nghĩa vụ chưa xong (dù thực tế đã hoàn thành).
• Tranh chấp về thanh toán cuối cùng, chất lượng công việc, tài sản bàn giao.
• Khó chứng minh khi kiểm toán, quyết toán thuế hoặc khi có thay đổi nhân sự/lãnh đạo.

Việc lập biên bản thanh lý chuẩn (đầy đủ thông tin các bên, căn cứ chấm dứt, xác nhận hoàn thành, cam kết không tranh chấp, chữ ký đóng dấu) giúp:

• Bảo vệ quyền lợi cả hai bên.
• Giảm thiểu rủi ro pháp lý trong tương lai.
• Là bằng chứng vững chắc nếu xảy ra kiện tụng sau này.

Tóm lại, dù pháp luật Việt Nam (Bộ luật Dân sự 2015) không bắt buộc phải lập biên bản thanh lý, nhưng đây là thói quen chuyên nghiệp và biện pháp phòng ngừa tranh chấp hiệu quả nhất trong thực tiễn. Các bên nên luôn lập biên bản này khi hợp đồng kết thúc để “kết thúc sạch sẽ, an toàn”.

2. Căn Cứ Pháp Lý Lập Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng?

Theo Bộ luật Dân sự 2015 (vẫn là văn bản pháp luật chính về hợp đồng dân sự tính đến năm 2025), hợp đồng chấm dứt trong các trường hợp được quy định rõ ràng tại Điều 422:

Các trường hợp hợp đồng chấm dứt theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422)

Hợp đồng chấm dứt trong các trường hợp sau:

1. Hợp đồng đã được hoàn thành (các bên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ).
2. Theo thỏa thuận của các bên (các bên tự nguyện chấm dứt bất cứ lúc nào, trừ trường hợp pháp luật cấm).
3. Cá nhân giao kết hợp đồng chết hoặc pháp nhân chấm dứt tồn tại (nếu hợp đồng phải do chính cá nhân/pháp nhân thực hiện).
4. Hợp đồng bị hủy bỏ hoặc bị đơn phương chấm dứt thực hiện.
5. Hợp đồng không thể thực hiện được do đối tượng hợp đồng không còn.
6. Hợp đồng chấm dứt theo quy định tại Điều 420 (hoàn cảnh thay đổi cơ bản).
7. Các trường hợp khác do luật quy định.

Lưu ý: Hủy bỏ hợp đồng (Điều 423) là một trong các căn cứ chấm dứt, xảy ra khi một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ, vi phạm điều kiện hủy bỏ đã thỏa thuận, hoặc các trường hợp luật quy định (chậm thực hiện, không có khả năng thực hiện, tài sản đối tượng bị mất/hư hỏng…).

Biên bản thanh lý hợp đồng có bắt buộc không?

Không bắt buộc theo quy định pháp luật.

Bộ luật Dân sự 2015 không có điều khoản nào yêu cầu các bên phải lập biên bản thanh lý hợp đồng. Việc lập biên bản là tự nguyện, dựa trên thỏa thuận của các bên.

Tuy nhiên, trong thực tiễn kinh doanh và tư pháp tại Việt Nam, biên bản thanh lý được khuyến khích mạnh mẽ vì:

• Xác nhận rõ ràng việc hoàn thành nghĩa vụ, quyết toán tài chính, bàn giao tài sản.
• Ngăn ngừa tranh chấp sau này (một bên không thể đòi thêm tiền, khiếu nại chất lượng…).
• Làm chứng cứ pháp lý vững chắc khi kiểm toán, quyết toán thuế, hoặc xảy ra kiện tụng.

Nên lập biên bản thanh lý trong các trường hợp:

• Hợp đồng có giá trị lớn (xây dựng, mua bán hàng hóa, dịch vụ, thuê tài sản…).
• Có nhiều khoản thanh toán, bàn giao tài sản, thiết bị.
• Các bên muốn “kết thúc sạch sẽ” để tránh rủi ro tranh chấp.
• Hợp đồng liên quan đến cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước (thường yêu cầu thủ tục chặt chẽ).

Không cần lập nếu:

• Hợp đồng đơn giản, giá trị nhỏ, các bên tin tưởng tuyệt đối.
• Hợp đồng đã quy định rõ “tự động thanh lý khi hoàn thành nghĩa vụ” mà không phát sinh tranh chấp.

Phân biệt rõ ràng các khái niệm

Tóm lại:

• Thanh lý là thủ tục “kết thúc thân thiện” (khuyến khích lập biên bản).
• Chấm dứt là khái niệm chung.
• Hủy bỏ và đơn phương chấm dứt là chế tài khi có vi phạm nghiêm trọng, thường dẫn đến bồi thường và hậu quả nặng hơn.

3. Cấu Trúc & Nội Dung Cơ Bản Của Một Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng

Một biên bản thanh lý hợp đồng hoàn chỉnh cần tuân thủ thể thức văn bản hành chính phổ biến tại Việt Nam, đồng thời đảm bảo đầy đủ thông tin pháp lý để có giá trị chứng cứ cao nhất. Dưới đây là cấu trúc chuẩn và nội dung cơ bản:

1. Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tiêu đề

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG

(V/v thanh lý hợp đồng ………………… số ………………… ngày … tháng … năm …)

2. Thông tin chi tiết các bên tham gia

• Bên A (thường là bên giao kết chính hoặc bên cung cấp): Tên công ty/cá nhân: ……………………………………………………………… Địa chỉ trụ sở/địa chỉ thường trú: ……………………………………………… Mã số thuế (nếu có): ……………………………………………………………… Đại diện theo pháp luật/ủy quyền: Ông/Bà …………………………………… Chức vụ: …………………………………………………………………………… Số CCCD/CMND/CCCD: ……………………………………………………………
• Bên B (bên còn lại): Tương tự như trên.

3. Căn cứ pháp lý

• Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015 (Điều 422, 428…);
• Căn cứ Hợp đồng số ……… ngày … tháng … năm … (và các phụ lục nếu có);
• Căn cứ vào thỏa thuận của các bên về việc thanh lý hợp đồng;
• Căn cứ vào các văn bản, biên bản liên quan (nếu có, ví dụ: biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao…).

4. Lý do thanh lý hợp đồng

• Các bên đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng.
• Hoặc: Các bên tự nguyện thỏa thuận chấm dứt hợp đồng (không do vi phạm).
• Hoặc: Một trong các căn cứ chấm dứt theo Điều 422 BLDS (nêu cụ thể lý do).

5. Nội dung công việc đã thực hiện theo hợp đồng

Mô tả ngắn gọn, rõ ràng các nội dung chính đã thực hiện:

• Phạm vi công việc/dịch vụ/hàng hóa đã cung cấp.
• Thời gian thực hiện.
• Giá trị hợp đồng và các khoản thanh toán đã hoàn tất (số tiền, thời điểm thanh toán, hình thức).

Ví dụ:

“Bên A đã cung cấp và lắp đặt đầy đủ hệ thống thiết bị theo hợp đồng số … ngày …; Bên B đã nghiệm thu và thanh toán 100% giá trị hợp đồng.”

6. Tình trạng hoàn thành nghĩa vụ của mỗi bên

• Bên A: Đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ cung cấp, bàn giao, bảo hành (nếu có).
• Bên B: Đã thanh toán đầy đủ, nhận bàn giao tài sản/tài liệu theo đúng thỏa thuận.
• Không còn nghĩa vụ nào chưa thực hiện (hoặc liệt kê nếu còn).

7. Các nghĩa vụ còn lại (nếu có)

• Nghĩa vụ bảo hành còn hiệu lực: … tháng kể từ ngày bàn giao.
• Nghĩa vụ bảo mật thông tin.
• Công nợ còn lại (nếu có): … đồng, thời hạn thanh toán …
• Bàn giao tài liệu, hồ sơ, tài sản còn lại.

8. Xác nhận không còn khiếu nại, tranh chấp

Các bên thống nhất xác nhận:

• Đã hoàn thành toàn bộ quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng.
• Không còn khiếu nại, tranh chấp, yêu cầu bồi thường hoặc bất kỳ nghĩa vụ nào khác liên quan đến hợp đồng này sau khi ký biên bản thanh lý.
• Biên bản này là cơ sở để các bên giải phóng trách nhiệm hoàn toàn.

9. Điều khoản chung & hiệu lực của biên bản

• Biên bản được lập thành … bản có giá trị pháp lý ngang nhau, mỗi bên giữ … bản.
• Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.
• Mọi sửa đổi, bổ sung phải được lập thành văn bản và có chữ ký của các bên.

10. Chữ ký, họ tên, chức danh và dấu (nếu có)

ĐẠI DIỆN BÊN A                          ĐẠI DIỆN BÊN B

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)     (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2025

Lưu ý khi soạn thảo

• Ngôn ngữ rõ ràng, khách quan, không mang tính bình luận.
• Đính kèm phụ lục nếu cần (biên bản nghiệm thu, hóa đơn, biên bản bàn giao…).
• Nếu có tranh chấp nhỏ, cần giải quyết trước khi ký biên bản thanh lý.
• Đối với doanh nghiệp, nên đóng dấu công ty để tăng tính pháp lý.

4. Các Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Phổ Biến

Dưới đây là bộ 6 mẫu biên bản thanh lý hợp đồng phổ biến nhất tại Việt Nam, được soạn theo đúng thể thức hành chính, dễ chỉnh sửa trên file Word. Mỗi mẫu đi kèm hướng dẫn điền chi tiết và link tải miễn phí (từ các nguồn pháp lý uy tín). Bạn chỉ cần tải về, điền thông tin thực tế, in ra lấy chữ ký và đóng dấu (nếu cần).

4.1. Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Chung Nhất (Áp dụng cho mọi loại hợp đồng)

Khi hợp đồng dân sự, thương mại hay dịch vụ kết thúc mà không còn tranh chấp, biên bản thanh lý chung là tài liệu quan trọng nhất để các bên chính thức xác nhận hoàn thành nghĩa vụ, giải phóng trách nhiệm và tránh rủi ro pháp lý sau này. Mẫu này linh hoạt, áp dụng cho hầu hết các loại hợp đồng, giúp bạn “đóng sổ” nhanh chóng, chuyên nghiệp và an toàn theo đúng quy định Bộ luật Dân sự 2015.

Tải Về Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng

4.2. Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Nhà/Thuê Kho (Chi tiết nhất)

Kết thúc thời hạn thuê nhà, kho bãi hay mặt bằng kinh doanh, biên bản thanh lý hợp đồng thuê nhà là bước cuối cùng không thể thiếu để bàn giao mặt bằng nguyên trạng, hoàn trả tiền cọc và thanh toán các khoản điện nước, phí phát sinh. Mẫu chuẩn này giúp chủ nhà và người thuê tránh tranh chấp về tình trạng tài sản, đảm bảo mọi thứ kết thúc rõ ràng, minh bạch.

Tải Về Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Nhà, Thuê Kho

4.3. Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán Hàng Hóa, Dịch Vụ

Sau khi giao hàng, nghiệm thu và thanh toán đầy đủ, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa là “giấy xác nhận” cuối cùng về số lượng, chất lượng, hóa đơn và không còn công nợ. Mẫu này đặc biệt hữu ích trong giao dịch thương mại, giúp doanh nghiệp quyết toán nhanh, lưu trữ hồ sơ kế toán và bảo vệ quyền lợi khi cần chứng minh sau này.

Tải Về Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Mua Bán Hàng Hóa, Dịch Vụ

Khi khoản vay (gốc + lãi) đã được thanh toán hoàn tất, biên bản thanh lý hợp đồng vay tiền là chứng cứ pháp lý vững chắc để bên cho vay xác nhận hết nợ, bên vay được giải phóng trách nhiệm. Mẫu đơn giản nhưng chi tiết này giúp tránh những tranh chấp không đáng có về sau, đặc biệt trong các giao dịch vay mượn cá nhân hoặc giữa các bên quen biết.

Tải Về Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Vay Tiền

4.5. Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Lao Động

Khi hợp đồng lao động hết hạn, chấm dứt theo thỏa thuận hoặc người lao động nghỉ việc, biên bản thanh lý là văn bản quan trọng để xác nhận thanh toán đầy đủ lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm xã hội và bàn giao công việc. Mẫu này đảm bảo quyền lợi người lao động được bảo vệ, đồng thời giúp doanh nghiệp kết thúc mối quan hệ lao động một cách hợp pháp, tránh khiếu nại sau này.

Tải Về Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Lao Động

4.6. Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng/Thi Công

• Sau khi công trình hoàn thành, nghiệm thu và quyết toán 100%, biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng là tài liệu bắt buộc để ghi nhận chất lượng công trình, bảo hành, thanh toán cuối cùng và không còn khiếu nại. Mẫu chi tiết này giúp chủ đầu tư và nhà thầu “kết thúc sạch sẽ”, giảm thiểu rủi ro tranh chấp về chất lượng, khối lượng hay chi phí phát sinh.

Lưu ý chung khi sử dụng các mẫu:

• Điền chính xác thông tin, tránh tẩy xóa.
• Lập thành 02–03 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
• Ký tay đầy đủ, đóng dấu (nếu là doanh nghiệp).
• Đính kèm phụ lục (hóa đơn, biên bản nghiệm thu, ảnh bàn giao…) để tăng giá trị chứng cứ.

Tải Về Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng

5. Quy Trình Với Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng

Việc lập và ký biên bản thanh lý hợp đồng cần được thực hiện cẩn thận, đúng quy trình để đảm bảo tính pháp lý, tránh tranh chấp sau này. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, cập nhật theo thực tiễn pháp luật Việt Nam tính đến ngày 31/12/2025.

5.1. Quy trình các bước thực hiện

1. Rà soát lại hợp đồng gốc và các phụ lục
   • Kiểm tra toàn bộ hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, hóa đơn thanh toán, biên bản bàn giao tài sản (nếu có).
   • Xác định rõ các nghĩa vụ đã hoàn thành, chưa hoàn thành hoặc còn hiệu lực (bảo hành, bảo mật, hỗ trợ sau bàn giao).
   • Lưu ý: Đối chiếu với thực tế thực hiện để tránh bỏ sót khoản thanh toán hoặc bàn giao.
2. Thống kê nghĩa vụ đã hoàn thành và còn lại
   • Lập bảng quyết toán chi tiết: số tiền đã thanh toán, công nợ còn lại, tài sản bàn giao, tình trạng chất lượng.
   • Ghi nhận các khoản phạt, thưởng (nếu có) đã khấu trừ hoặc cộng thêm.
   • Hai bên cùng kiểm tra và thống nhất con số cuối cùng.
3. Thỏa thuận nội dung thanh lý với đối tác
   • Tổ chức họp hoặc trao đổi (trực tiếp/trực tuyến) để thống nhất:
     • Lý do thanh lý (hoàn thành, thỏa thuận chấm dứt).
     • Xác nhận không còn khiếu nại, tranh chấp.
     • Các nghĩa vụ còn lại (bảo hành, bảo mật).
   • Ghi âm/ghi hình nếu cần (để làm chứng cứ bổ sung).
4. Soạn thảo và kiểm tra biên bản
   • Sử dụng mẫu chuẩn (như các mẫu đã cung cấp ở phần 4).
   • Điền đầy đủ thông tin: các bên, căn cứ, nội dung hoàn thành, cam kết không tranh chấp.
   • Kiểm tra kỹ: ngôn ngữ khách quan, không mâu thuẫn, không tẩy xóa.
   • Đính kèm phụ lục nếu cần (hóa đơn, biên bản nghiệm thu, ảnh bàn giao…).
5. Ký kết và đóng dấu
   • Người ký phải là đại diện hợp pháp (có giấy ủy quyền nếu ủy quyền).
   • Ký tay đầy đủ (họ tên, chức vụ), đóng dấu công ty (nếu là pháp nhân).
   • Lập thành 02–03 bản có giá trị pháp lý ngang nhau.
6. Lưu trữ hồ sơ
   • Mỗi bên giữ ít nhất 01 bản gốc.
   • Scan màu, lưu file điện tử (PDF có chữ ký số nếu áp dụng).
   • Lưu trữ ít nhất 10 năm (hoặc lâu hơn tùy giá trị hợp đồng – theo Luật Kế toán, Luật Lưu trữ).

5.2. Các lưu ý pháp lý quan trọng

• Đảm bảo sự tự nguyện, không ép buộc: Biên bản chỉ có giá trị khi các bên ký tự nguyện, không bị đe dọa, lừa dối (Điều 117 BLDS 2015).
• Kiểm tra tư cách pháp lý của người ký:
  • Đại diện theo pháp luật (Giám đốc, Chủ tịch HĐTV).
  • Nếu ủy quyền: Phải có giấy ủy quyền hợp lệ, còn hiệu lực.
• Xác định rõ thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng gốc:
  • Thường ghi: “Hợp đồng chấm dứt hiệu lực kể từ ngày ký biên bản thanh lý này”.
  • Tránh ghi mơ hồ để không phát sinh tranh chấp về thời điểm.
• Các điều khoản về bảo mật, giải quyết tranh chấp sau thanh lý:
  • Vẫn giữ nguyên hiệu lực (thường ghi rõ: “Các điều khoản bảo mật, giải quyết tranh chấp theo hợp đồng gốc vẫn tiếp tục có hiệu lực”).
• Đảm bảo đủ số bản có giá trị pháp lý như nhau: Ghi rõ “Biên bản được lập thành 03 bản có giá trị pháp lý ngang nhau, mỗi bên giữ 01 bản”.

5.3. Các sai sót thường gặp và cách khắc phục

5.4. Ký kết Biên bản thanh lý hợp đồng điện tử: Căn cứ pháp lý và lợi ích

Căn cứ pháp lý (tính đến 31/12/2025):

• Luật Giao dịch điện tử 2005 (sửa đổi, bổ sung 2023).
• Nghị định 130/2018/NĐ-CP (hướng dẫn chữ ký số).
• Nghị định 52/2024/NĐ-CP (về giao dịch điện tử trong hoạt động thương mại – cập nhật mới).
• Chữ ký số được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (CA công cộng như VNPT-CA, BKAV-CA, Viettel-CA…) có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay.

Lợi ích của biên bản thanh lý điện tử:

• Tiết kiệm thời gian, không cần gặp mặt (rất tiện cho hợp đồng giữa các tỉnh/thành phố hoặc quốc tế).
• Tăng tính bảo mật, chống làm giả (chữ ký số có thời hạn, không thể sửa đổi).
• Dễ lưu trữ, tra cứu (file PDF ký số, lưu trên hệ thống đám mây hoặc phần mềm quản lý hợp đồng).
• Được cơ quan nhà nước, tòa án công nhận đầy đủ (đã áp dụng rộng rãi trong doanh nghiệp lớn từ 2023–2025).

Lưu ý khi ký điện tử:

• Sử dụng chữ ký số hợp lệ, còn thời hạn.
• Đảm bảo các bên đều có chữ ký số.
• File cuối cùng phải ở định dạng PDF/A hoặc PDF có chữ ký số nhúng.
• Lưu trữ bản gốc điện tử kèm chứng thư số.

Tóm lại, quy trình lập biên bản thanh lý hợp đồng không phức tạp nhưng đòi hỏi cẩn thận, đầy đủ chứng cứ và tự nguyện. Làm đúng sẽ giúp các bên “kết thúc sạch sẽ”, giảm thiểu rủi ro pháp lý tối đa.

6. Câu Hỏi Thường Gặp Về Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng

Dưới đây là các câu trả lời ngắn gọn, dựa trên quy định pháp luật Việt Nam hiện hành (Bộ luật Dân sự 2015, các văn bản hướng dẫn liên quan, cập nhật đến ngày 31/12/2025), cùng thực tiễn áp dụng phổ biến trong kinh doanh và tố tụng.

Biên bản thanh lý hợp đồng có cần công chứng không?

Không bắt buộc.

Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản thỏa thuận giữa các bên (hợp đồng phụ), không thuộc danh mục văn bản bắt buộc phải công chứng/chứng thực theo Luật Công chứng 2014 (sửa đổi, bổ sung).

Tuy nhiên, nếu hợp đồng gốc yêu cầu công chứng (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng bất động sản, hợp đồng tặng cho tài sản giá trị lớn…), thì biên bản thanh lý cũng nên được công chứng để tăng tính pháp lý và dễ dàng thực hiện các thủ tục sau này (như xóa đăng ký thế chấp, chuyển quyền sở hữu).

Trong hầu hết các hợp đồng dân sự, thương mại thông thường (mua bán hàng hóa, dịch vụ, xây dựng…), chỉ cần chữ ký tay + đóng dấu (nếu có) là đủ giá trị chứng cứ trước tòa.

Có thể thanh lý hợp đồng khi nghĩa vụ chưa hoàn thành không?

Có thể, nếu cả hai bên tự nguyện thỏa thuận.

Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể chấm dứt theo thỏa thuận của các bên bất cứ lúc nào (khoản 2).

Khi nghĩa vụ chưa hoàn thành, biên bản thanh lý sẽ ghi rõ:

• Các bên đồng ý chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Xử lý các nghĩa vụ đã thực hiện một phần (thanh toán phần đã làm, hoàn trả tài sản, bồi thường nếu có thiệt hại).
• Cam kết không khiếu nại về phần chưa thực hiện. Ví dụ: Hợp đồng xây dựng đang thi công 60%, hai bên thỏa thuận dừng → lập biên bản thanh lý, quyết toán 60% giá trị, bên chủ đầu tư không đòi tiến độ, nhà thầu không đòi thêm chi phí.

Biên bản thanh lý có làm chấm dứt mọi trách nhiệm pháp lý?

Không hoàn toàn.

Biên bản thanh lý làm chấm dứt phần lớn quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng gốc (cung cấp hàng hóa/dịch vụ, thanh toán, bàn giao…).

Tuy nhiên, một số trách nhiệm pháp lý vẫn tiếp tục có hiệu lực, thường được ghi rõ trong biên bản:

• Nghĩa vụ bảo hành, bảo trì (thường 12–24 tháng).
• Nghĩa vụ bảo mật thông tin.
• Nghĩa vụ giải quyết tranh chấp (tòa án trọng tài đã thỏa thuận).
• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu phát hiện sai sót, gian lận sau này (thời hiệu khởi kiện vẫn áp dụng). Do đó, trong biên bản nên ghi cụ thể: “Các điều khoản bảo hành, bảo mật, giải quyết tranh chấp theo hợp đồng gốc vẫn tiếp tục có hiệu lực”.

Thời hiệu khởi kiện sau khi thanh lý hợp đồng?

Thời hiệu khởi kiện vẫn tính theo thời hiệu chung của Bộ luật Dân sự 2015, không bị biên bản thanh lý làm thay đổi (trừ khi các bên thỏa thuận khác):

• Thời hiệu khởi kiện về hợp đồng dân sự: 3 năm kể từ ngày quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm (Điều 429 BLDS 2015).
• Thời hiệu khởi kiện về hợp đồng thương mại: 2 năm kể từ ngày quyền lợi bị xâm phạm (Luật Thương mại 2005).
• Thời hiệu khởi kiện về hợp đồng lao động: 1 năm (Bộ luật Lao động 2019). Nếu sau thanh lý phát hiện gian lận, sai sót → thời hiệu bắt đầu từ ngày phát hiện (không quá 10 năm kể từ ngày giao kết hợp đồng – thời hiệu tối đa). Lưu ý: Biên bản thanh lý có cam kết “không còn khiếu nại” sẽ là chứng cứ mạnh để bác bỏ yêu cầu khởi kiện sau này nếu không có căn cứ mới.

Trường hợp một bên không chịu ký biên bản thanh lý thì sao?

Không thể ép buộc ký, vì biên bản thanh lý dựa trên sự tự nguyện (Điều 117 BLDS 2015).

Cách xử lý thực tiễn phổ biến:

1. Gửi thông báo đơn phương: Bên muốn thanh lý gửi văn bản thông báo (thư yêu cầu, email có xác nhận) nêu rõ lý do thanh lý, đề nghị ký biên bản trong thời hạn nhất định (thường 7–15 ngày).
2. Lập biên bản xác nhận việc từ chối: Nếu bên kia vẫn không ký, bên đề nghị lập biên bản một phía ghi rõ: “Bên B đã được mời ký nhưng từ chối với lý do …”. Có thể mời người thứ ba chứng kiến (công chứng viên, đại diện phòng công chứng, hoặc nhân chứng).
3. Đơn phương chấm dứt nếu có căn cứ: Nếu bên kia vi phạm nghiêm trọng → áp dụng Điều 428 BLDS (đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng), gửi thông báo chấm dứt và yêu cầu bồi thường.
4. Khởi kiện nếu cần: Yêu cầu tòa án xác nhận hợp đồng đã chấm dứt do hoàn thành/thỏa thuận (nếu có chứng cứ rõ ràng). Khuyến nghị: Luôn giữ đầy đủ chứng cứ (biên bản nghiệm thu, hóa đơn, email trao đổi) để bảo vệ quyền lợi nếu phải giải quyết tranh chấp.

Nếu bạn đang gặp một trong các tình huống trên hoặc cần mẫu văn bản thông báo/thông báo từ chối ký, hãy cung cấp thêm chi tiết để mình hỗ trợ cụ thể hơn nhé!