10+ Mẫu Biên Bản Bàn Giao Tài Sản Chuẩn Kèm File Tải

Bàn giao tài sản – từ máy tính, điện thoại công ty, xe cộ, máy móc sản xuất đến tài liệu, hồ sơ dự án – là một trong những quy trình quan trọng nhất để đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và quản lý hiệu quả trong doanh nghiệp, cơ quan nhà nước cũng như giao dịch dân sự. Biên bản bàn giao tài sản chính là “chứng từ sống” ghi nhận chính xác danh mục, số lượng, tình trạng, giá trị tài sản và thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quản lý, giúp các bên tránh thất thoát, tranh chấp trách nhiệm hoặc sai sót khi kiểm kê, thanh tra sau này. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết biên bản bàn giao tài sản là gì, mục đích, tầm quan trọng pháp lý, các loại tài sản áp dụng, cơ sở pháp luật liên quan và cách lập chuẩn nhất – giúp bạn hiểu rõ và áp dụng hiệu quả trong thực tế quản lý tài sản năm 2026!

Biên Bản Bàn Giao Tài Sản Là Gì?

Biên bản bàn giao tài sản là văn bản hành chính (hoặc văn bản thỏa thuận) được lập giữa các bên liên quan nhằm ghi nhận chính thức việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lý, quyền sử dụng một hoặc nhiều tài sản cụ thể từ bên bàn giao (chủ sở hữu, đơn vị quản lý) sang bên nhận (cá nhân, tổ chức, đơn vị mới).

Văn bản này mô tả chi tiết danh mục tài sản, số lượng, tình trạng hiện tại, giá trị còn lại (nếu có), tài liệu kèm theo (hóa đơn, giấy chứng nhận sở hữu, bảo hành…), đồng thời xác nhận sự đồng thuận của các bên về thời điểm chuyển giao và trách nhiệm bảo quản, sử dụng sau bàn giao.

Nói đơn giản: Đây là “giấy xác nhận chuyển giao” chính thức, giống như biên bản bàn giao nhà khi mua bán bất động sản, bàn giao xe khi chuyển nhượng, hoặc bàn giao máy móc khi thay đổi phòng ban trong doanh nghiệp.

Mục đích sử dụng

Biên bản bàn giao tài sản được lập với các mục đích chính sau:

• Xác nhận quyền sở hữu, quyền quản lý: Chứng minh rõ ràng thời điểm bên nhận chính thức trở thành chủ sở hữu hoặc người quản lý tài sản, bắt đầu chịu trách nhiệm về bảo quản, sử dụng và khấu hao (nếu áp dụng).
• Làm cơ sở pháp lý giải quyết tranh chấp: Là chứng cứ quan trọng trước tòa án, cơ quan thanh tra hoặc kiểm toán khi xảy ra mâu thuẫn về mất mát, hư hỏng, thất thoát hoặc tranh chấp quyền sở hữu.
• Minh bạch hóa quá trình chuyển giao: Đảm bảo giao dịch diễn ra công khai, khách quan, tránh tình trạng “nói miệng” dẫn đến hiểu lầm hoặc gian lận.
• Hỗ trợ công tác quản lý tài sản, kế toán: Là tài liệu bắt buộc để ghi nhận thay đổi tài sản cố định, công cụ dụng cụ trong sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, kiểm kê định kỳ và quyết toán thuế (theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC).

Tầm quan trọng pháp lý

Biên bản bàn giao tài sản có giá trị pháp lý cao với các ý nghĩa sau:

• Là chứng cứ pháp lý được tòa án, cơ quan nhà nước công nhận nếu lập đúng quy trình (có chữ ký các bên, không tẩy xóa, kèm chứng từ liên quan).
• Là căn cứ xác định trách nhiệm (bên nhận chịu trách nhiệm bảo quản, bồi thường nếu mất/hỏng do lỗi chủ quan – theo Điều 280, 281 Bộ luật Dân sự 2015).
• Trường hợp bắt buộc phải có theo quy định pháp luật Việt Nam:
  • Bàn giao tài sản cố định khi thay đổi đơn vị quản lý, nghỉ việc, thanh lý (Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017 – áp dụng cho tài sản nhà nước).
  • Bàn giao tài sản trong hợp đồng mua bán, thuê tài sản (Luật Thương mại 2005, Luật Dân sự 2015).
  • Bàn giao tài sản khi chia tách, sáp nhập doanh nghiệp (Luật Doanh nghiệp 2020).
  • Bàn giao công cụ dụng cụ, máy móc khi kết thúc dự án (Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý dự án đầu tư xây dựng).

Không lập biên bản hoặc lập sơ sài có thể dẫn đến khó chứng minh quyền sở hữu, trách nhiệm bồi thường, hoặc bị cơ quan kiểm toán, thuế bác bỏ khi quyết toán.

Các loại tài sản áp dụng

Biên bản bàn giao tài sản thường được áp dụng cho hầu hết các loại tài sản, bao gồm:

• Tài sản hữu hình:
  • Tài sản cố định: Máy móc, thiết bị, xe cộ, nhà xưởng, văn phòng.
  • Công cụ dụng cụ: Máy tính, điện thoại, máy in, bàn ghế văn phòng.
  • Nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho (khi chuyển kho, bàn giao ca).
• Tài sản vô hình:
  • Phần mềm, bản quyền, tài khoản phần mềm, dữ liệu số (khi chuyển giao quyền sử dụng).
  • Tài liệu, giấy tờ: Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ gốc, sổ sách kế toán, giấy chứng nhận sở hữu.
• Tài sản khác:
  • Tài sản công (tài sản nhà nước, tài sản doanh nghiệp nhà nước).
  • Tài sản thuê (khi bàn giao lại cho chủ sở hữu).
  • Tài sản thanh lý, thanh khoản (khi doanh nghiệp giải thể, phá sản).

Biên bản bàn giao tài sản là công cụ quan trọng, không thể thiếu trong quản lý tài sản tại doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và giao dịch dân sự. Việc lập biên bản chi tiết, khách quan, có chữ ký đầy đủ sẽ giúp các bên bảo vệ quyền lợi, minh bạch hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro pháp lý tối đa.

Cơ Sở Pháp Lý Cho Việc Lập Biên Bản Bàn Giao Tài Sản

Việc lập biên bản bàn giao tài sản tại Việt Nam không chỉ là thủ tục hành chính nội bộ mà còn được điều chỉnh bởi hệ thống pháp luật chặt chẽ, nhằm đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và giá trị chứng cứ khi xảy ra tranh chấp. Dưới đây là các cơ sở pháp lý chính và phân tích giá trị pháp lý của biên bản.

Luật liên quan

1. Bộ luật Dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung một số điều đến 2025) Đây là văn bản nền tảng quy định về bàn giao tài sản:
   • Điều 117: Điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự (tự nguyện, không vi phạm pháp luật, người tham gia có năng lực hành vi dân sự).
   • Điều 163–168: Quyền sở hữu và chuyển giao quyền sở hữu tài sản (bàn giao là hành vi pháp lý quan trọng để chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng).
   • Điều 280–281: Trách nhiệm bồi thường thiệt hại ngoài hợp đồng (bên nhận tài sản phải chịu trách nhiệm nếu tài sản hư hỏng, mất mát do lỗi chủ quan sau bàn giao).
   • Điều 429: Thời hiệu khởi kiện về hợp đồng (3 năm kể từ ngày quyền lợi bị xâm phạm). → Biên bản bàn giao là chứng cứ chứng minh việc thực hiện nghĩa vụ giao tài sản theo hợp đồng hoặc giao dịch dân sự.
2. Luật Kế toán 2015 (sửa đổi, bổ sung 2023)
   • Điều 16, 17: Yêu cầu ghi nhận, theo dõi, quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ một cách chính xác, đầy đủ.
   • Biên bản bàn giao là chứng từ gốc bắt buộc để ghi nhận thay đổi tài sản trong sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và quyết toán thuế.
3. Thông tư hướng dẫn liên quan
   • Thông tư 200/2014/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp): Quy định chi tiết về ghi nhận, khấu hao, chuyển giao tài sản cố định; yêu cầu lập biên bản bàn giao khi thay đổi đơn vị quản lý, thanh lý hoặc chuyển nhượng tài sản.
   • Thông tư 133/2016/TT-BTC (chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa): Yêu cầu tương tự, nhấn mạnh biên bản bàn giao là chứng từ kèm theo khi ghi sổ tài sản.
   • Thông tư 122/2007/TT-BTC (hướng dẫn quản lý tài sản cố định – vẫn tham chiếu trong một số trường hợp): Quy định về kiểm kê, bàn giao tài sản công và tài sản doanh nghiệp nhà nước. → Các thông tư này yêu cầu biên bản phải ghi rõ danh mục tài sản, tình trạng, giá trị còn lại và chữ ký các bên.
4. Các văn bản pháp luật chuyên ngành khác
   • Luật Đất đai 2024 (có hiệu lực từ 01/01/2025): Điều 188, 195 quy định bàn giao đất (mặt bằng) phải có biên bản ghi nhận ranh giới, hiện trạng, tọa độ khi chuyển giao quyền sử dụng đất cho dự án hoặc cá nhân.
   • Luật Doanh nghiệp 2020: Điều 68, 69 quy định bàn giao tài sản khi chia tách, sáp nhập, giải thể doanh nghiệp phải lập biên bản bàn giao tài sản rõ ràng.
   • Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017: Điều 25–28 yêu cầu lập biên bản bàn giao tài sản công khi thay đổi đơn vị quản lý, thanh lý hoặc chuyển mục đích sử dụng.
   • Nghị định 06/2021/NĐ-CP (quản lý dự án đầu tư xây dựng): Yêu cầu biên bản bàn giao tài sản (máy móc, thiết bị) khi kết thúc dự án hoặc chuyển giao giữa các bên.

Giá trị pháp lý của biên bản

Biên bản bàn giao tài sản có giá trị pháp lý đầy đủ và ràng buộc khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Điều kiện để có giá trị pháp lý:
  • Lập đúng thể thức văn bản hành chính (quốc hiệu, tiêu ngữ, chữ ký các bên, không tẩy xóa – theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP).
  • Các bên tham gia giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện (Điều 117 BLDS 2015).
  • Nội dung rõ ràng, chi tiết: danh mục tài sản, số lượng, tình trạng, thời điểm bàn giao, cam kết trách nhiệm.
  • Có chữ ký tay đầy đủ (bên bàn giao, bên nhận, người chứng kiến nếu cần) và đóng dấu (nếu pháp nhân).
  • Kèm chứng từ gốc (hóa đơn, giấy chứng nhận sở hữu, biên bản kiểm kê) để tăng tính thuyết phục.
• Giá trị chứng cứ:
  • Là chứng cứ pháp lý được tòa án ưu tiên xem xét khi tranh chấp (Điều 92 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015).
  • Là căn cứ xác định thời điểm chuyển giao trách nhiệm (bên nhận chịu trách nhiệm bồi thường nếu tài sản hư hỏng, mất mát sau bàn giao).
  • Có giá trị ràng buộc tương đương hợp đồng phụ, buộc các bên phải thực hiện cam kết trong biên bản (ví dụ: cam kết bảo quản, không chuyển nhượng trái phép).

Biên bản bàn giao tài sản được xây dựng trên nền tảng pháp luật chặt chẽ (Bộ luật Dân sự, Luật Kế toán, Luật Đất đai, Luật Doanh nghiệp…), có giá trị chứng cứ cao và bắt buộc trong nhiều trường hợp. Việc lập biên bản đúng quy định không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn là biện pháp bảo vệ quyền lợi hiệu quả nhất cho các bên khi quản lý, chuyển giao tài sản.

Hướng Dẫn Cách Lập Biên Bản Bàn Giao Tài Sản

Biên bản bàn giao tài sản là văn bản quan trọng nhất để ghi nhận việc chuyển giao quyền quản lý, sử dụng hoặc sở hữu tài sản một cách minh bạch, chính xác và có giá trị pháp lý. Việc lập biên bản đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp, cơ quan nhà nước tuân thủ quy định kế toán, kiểm kê tài sản mà còn là căn cứ vững chắc để giải quyết tranh chấp, bồi thường hoặc kiểm toán sau này. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản bàn giao tài sản chuẩn xác theo quy định pháp luật Việt Nam (cập nhật 2026), kèm cấu trúc, bảng kê và các lưu ý thực tiễn.

Các thông tin bắt buộc phải có

Tiêu đề biên bản, Quốc hiệu, Tiêu ngữ

Trình bày ở đầu trang, căn giữa:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN

(V/v bàn giao tài sản khi nghỉ việc / chuyển công tác / thanh lý / mua bán…)

Thời gian, địa điểm lập biên bản

Ghi chính xác đến phút:

Hồi … giờ … phút, ngày … tháng … năm 2026

1. Tại: …………………………………………………………… (ví dụ: Phòng kho tầng 2, Công ty TNHH ABC, số 123 đường Lê Lợi, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh)
2. Thông tin các bên tham gia
   • Bên giao: Họ và tên: …………………………………………………………… Chức danh: …………………………………………………………… Đơn vị: …………………………………………………………… Số CCCD/MST: …………………………………………………………… Thông tin liên hệ: ……………………………………………………………
   • Bên nhận: Tương tự như trên.
   • Bên chứng kiến (nếu có – khuyến nghị khi giá trị tài sản lớn): Họ và tên, chức danh, đơn vị, số CCCD.

Lý do bàn giao

1. Ghi rõ, cụ thể:
   • Nghỉ việc của nhân viên.
   • Chuyển đổi công tác/phòng ban.
   • Mua bán, chuyển nhượng tài sản.
   • Thanh lý, thanh khoản tài sản.
   • Cho thuê, mượn sử dụng. Ví dụ: “Bàn giao tài sản cố định cho nhân viên mới theo Quyết định phân công số 01/QĐ-NS ngày 01/01/2026”.

Nội dung bàn giao chi tiết (bảng kê tài sản)

1. Lập bảng chi tiết như sau (khuyến nghị sử dụng bảng để dễ theo dõi):

1. 
   Hướng dẫn mô tả tài sản cụ thể:
   • Tránh chung chung (“tốt”, “hỏng”): Mô tả chi tiết như “màn hình không vết xước, pin 98%, hoạt động bình thường” hoặc “có vết trầy 5cm ở góc phải bàn”.
   • Cách xác định giá trị tài sản:
     • Giá trị sổ sách (theo sổ kế toán).
     • Giá trị còn lại (sau khấu hao).
     • Giá trị thỏa thuận giữa các bên (nếu thanh lý, chuyển nhượng).
     • Không bắt buộc ghi giá trị nếu tài sản công cụ dụng cụ giá trị nhỏ.

Cam kết của các bên

1. Các bên thống nhất:
   • Tài sản được bàn giao đúng danh mục, tình trạng như bảng kê.
   • Bên nhận chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng đúng mục đích, bồi thường thiệt hại nếu mất/hỏng do lỗi chủ quan từ thời điểm ký biên bản.
   • Bên giao cam kết tài sản có nguồn gốc hợp pháp, không tranh chấp.
   • Không còn khiếu nại, tranh chấp về tài sản sau khi ký.

Chữ ký và họ tên đầy đủ
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO                          ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)       (Ký, ghi rõ họ tên)

NGƯỜI CHỨNG KIẾN (nếu có)

(Ký, ghi rõ họ tên)

Số lượng bản lập

1. Biên bản được lập thành 03 bản có giá trị pháp lý ngang nhau:
   • Bản 1: Lưu tại phòng Kế toán / Quản lý tài sản.
   • Bản 2: Bên giao giữ.
   • Bản 3: Bên nhận giữ.

Lưu ý quan trọng khi lập biên bản

• Sự hiện diện của các bên: Tất cả các bên (bên giao, bên nhận, chứng kiến) phải có mặt trực tiếp khi kiểm kê và ký biên bản. Không ký vội trước khi kiểm tra thực tế.
• Kiểm tra kỹ thông tin, tài sản thực tế: Kiểm kê trực tiếp, thử vận hành (máy móc, thiết bị), đo đạc (nếu cần), chụp ảnh cận cảnh (serial number, tình trạng hư hỏng) để đính kèm phụ lục.
• Xử lý các tài sản có tình trạng đặc biệt:
  • Hư hỏng tồn tại: Ghi rõ trong bảng kê và cam kết bên nhận chấp nhận (không quy trách nhiệm sau này).
  • Thiếu sót: Lập biên bản riêng về thiếu sót, yêu cầu bên giao bổ sung hoặc bồi thường.
• Nguyên tắc về hiệu lực và trách nhiệm sau bàn giao:
  • Biên bản có hiệu lực ngay từ thời điểm ký.
  • Bên nhận chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng đúng mục đích và bồi thường thiệt hại nếu vi phạm (Điều 280 BLDS 2015).
  • Lưu trữ biên bản ít nhất 10 năm (theo Luật Kế toán).

Một biên bản bàn giao tài sản chuẩn phải đầy đủ thông tin, chi tiết bảng kê, có chữ ký sống và kèm bằng chứng trực quan (ảnh/video). Việc lập đúng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài sản hiệu quả, tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro tranh chấp tối đa.

Tuyển Tập 10+ Mẫu Biên Bản Bàn Giao Tài Sản Phổ Biến

Bàn giao tài sản – từ máy móc, thiết bị, xe cộ, công cụ dụng cụ đến tài liệu, giấy tờ – là một trong những quy trình quan trọng nhất trong quản lý doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và giao dịch dân sự. Một biên bản bàn giao tài sản chuẩn không chỉ giúp ghi nhận chính xác danh mục, tình trạng, giá trị tài sản mà còn là “lá chắn” pháp lý vững chắc, tránh thất thoát, tranh chấp trách nhiệm hoặc sai sót khi kiểm toán, thanh tra. Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp tuyển tập hơn 10 mẫu biên bản bàn giao tài sản phổ biến nhất, từ bàn giao khi nghỉ việc, chuyển phòng ban, thanh lý tài sản, mua bán, cho thuê đến bàn giao tài sản công – tất cả đều theo cấu trúc chuẩn, dễ chỉnh sửa trên file Word, kèm hướng dẫn điền chi tiết và lưu ý pháp lý để bạn áp dụng ngay, quản lý tài sản hiệu quả và an toàn tối đa!

Mẫu 1: Bàn giao công cụ, dụng cụ làm việc

Khi nhân viên nghỉ việc, chuyển công tác hoặc thay đổi vị trí, việc bàn giao công cụ, dụng cụ làm việc (bút, thước, dụng cụ chuyên ngành, đồ bảo hộ lao động…) là bước cuối cùng quan trọng để đảm bảo tài sản được chuyển giao đầy đủ, tình trạng rõ ràng. Biên bản bàn giao này giúp doanh nghiệp kiểm soát tài sản nhỏ lẻ, tránh thất thoát và xác định trách nhiệm bồi thường nếu có hư hỏng, mất mát, đồng thời tạo sự minh bạch trong quản lý nội bộ.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Công Cụ, Dụng Cụ Làm Việc

Mẫu 2: Bàn giao tài liệu, hồ sơ dự án

Bàn giao tài liệu, hồ sơ dự án (hợp đồng, bản vẽ thiết kế, báo cáo tiến độ, biên bản nghiệm thu, dữ liệu kỹ thuật…) là quy trình bắt buộc khi kết thúc dự án, chuyển giao giữa các bên hoặc thay đổi nhân sự phụ trách. Mẫu biên bản này giúp đảm bảo tính toàn vẹn, đầy đủ chứng từ, tránh thất lạc thông tin quan trọng và là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ hoặc trách nhiệm thực hiện dự án sau này.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Tài Liệu, Hồ Sơ Dự Án

Mẫu 3: Bàn giao tài khoản, mật khẩu hệ thống

Trong thời đại số hóa, việc bàn giao tài khoản, mật khẩu hệ thống (email công ty, tài khoản phần mềm quản lý, tài khoản ngân hàng trực tuyến, hệ thống ERP, CRM…) đòi hỏi biên bản chi tiết để ghi nhận danh sách tài khoản, quyền truy cập, mật khẩu (hoặc cách reset), và cam kết bảo mật. Mẫu này giúp doanh nghiệp quản lý an toàn thông tin, tránh rủi ro lộ lọt dữ liệu và xác định trách nhiệm khi xảy ra sự cố bảo mật sau bàn giao.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Tài Khoản, Mật Khẩu Hệ Thống

Mẫu 4: Bàn giao tiếp nhận tài sản công theo Thông tư

Đối với tài sản công (tài sản nhà nước, tài sản đơn vị hành chính sự nghiệp), việc bàn giao tiếp nhận phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017 và các thông tư hướng dẫn. Mẫu biên bản này được thiết kế chuẩn theo yêu cầu pháp luật, ghi nhận đầy đủ danh mục, tình trạng, giá trị còn lại và cam kết trách nhiệm, giúp đơn vị quản lý tài sản công tránh sai sót khi thanh tra, kiểm toán hoặc chuyển giao giữa các cơ quan.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Tiếp Nhận Tài Sản Công Theo Thông Tư

Mẫu 5: Bàn giao tài sản giữa các đơn vị hành chính sự nghiệp

Khi các đơn vị hành chính sự nghiệp (trường học, bệnh viện, cơ quan nhà nước) chuyển giao tài sản (thiết bị y tế, bàn ghế, máy móc văn phòng, xe công vụ…), biên bản bàn giao cần tuân thủ quy định quản lý tài sản công. Mẫu này đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng về danh mục, tình trạng tài sản và trách nhiệm bảo quản, là căn cứ pháp lý quan trọng để quyết toán ngân sách nhà nước và tránh thất thoát tài sản công.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Tài Sản Đơn Vị Hành Chính Sự Nghiệp

Mẫu 6: Bàn giao xe ô tô/xe máy công

Bàn giao xe ô tô, xe máy công (xe phục vụ công tác, xe chuyên dụng) là quy trình phức tạp do liên quan đến giấy tờ pháp lý, tình trạng kỹ thuật và trách nhiệm bảo dưỡng. Mẫu biên bản này ghi chi tiết biển số, số khung/số máy, tình trạng xe, phụ kiện kèm theo, đồng hồ công-tơ-mét và cam kết bảo quản, giúp doanh nghiệp, cơ quan nhà nước quản lý phương tiện chặt chẽ, tránh tranh chấp khi thanh lý hoặc chuyển giao tiếp theo.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Xe Ô Tô, Xe Máy Công

Mẫu 7: Bàn giao máy móc sản xuất

Trong sản xuất công nghiệp, việc bàn giao máy móc (máy CNC, dây chuyền, máy ép, máy dệt…) khi thay đổi ca làm, chuyển phòng ban hoặc kết thúc dự án đòi hỏi biên bản chi tiết về thông số kỹ thuật, serial number, tình trạng vận hành và phụ tùng kèm theo. Mẫu này giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất máy móc, bảo trì định kỳ và xác định trách nhiệm nếu xảy ra hư hỏng, thất thoát trong quá trình sử dụng.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Máy Móc Sản Xuất

Mẫu 8: Bàn giao thiết bị máy tính, điện thoại

Bàn giao thiết bị máy tính, laptop, điện thoại công ty cho nhân viên mới hoặc khi thay đổi nhân sự là quy trình phổ biến nhưng dễ gây tranh chấp nếu không rõ ràng. Mẫu biên bản này tập trung ghi nhận cấu hình phần cứng, serial number, phần mềm cài đặt, tình trạng pin/màn hình và cam kết bảo quản, giúp doanh nghiệp quản lý tài sản CNTT hiệu quả, tránh thất thoát và dễ dàng truy cứu trách nhiệm khi thiết bị hư hỏng.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Thiết Bị Máy Tính, Điện Thoại

Mẫu 9: Bàn giao tài sản góp vốn

Khi cá nhân hoặc tổ chức góp vốn bằng tài sản (máy móc, xe cộ, bất động sản, quyền sử dụng đất, phần mềm…) vào doanh nghiệp, biên bản bàn giao tài sản góp vốn là chứng từ bắt buộc để xác định giá trị tài sản, thời điểm chuyển giao quyền sở hữu và ghi nhận vào vốn điều lệ. Mẫu này đảm bảo tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2020, giúp tránh tranh chấp về giá trị góp vốn và là căn cứ pháp lý khi đăng ký kinh doanh hoặc thay đổi vốn.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Tài Sản Góp Vốn

Mẫu 10: Bàn giao tài sản giữa các công ty sáp nhập, chia tách

Trong quá trình sáp nhập, chia tách, giải thể hoặc tái cơ cấu doanh nghiệp, việc bàn giao tài sản (tài sản cố định, hàng tồn kho, tài liệu, quyền sở hữu trí tuệ…) đòi hỏi biên bản chi tiết để ghi nhận danh mục, tình trạng và giá trị tài sản chuyển giao giữa các pháp nhân. Mẫu này tuân thủ Luật Doanh nghiệp 2020, giúp các bên xác định rõ trách nhiệm, tránh tranh chấp tài sản và hỗ trợ quyết toán thuế, kiểm toán trong quá trình tái cấu trúc.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Tài Sản Sáp Nhập, Chia Tách

Những Sai Lầm Khi Lập Biên Bản Bàn Giao Tài Sản

Việc lập biên bản bàn giao tài sản tưởng chừng đơn giản nhưng nếu mắc sai lầm nhỏ cũng có thể dẫn đến mất giá trị pháp lý, khó khăn trong quản lý tài sản hoặc thậm chí tranh chấp kéo dài, tốn kém. Dưới đây là các sai lầm phổ biến nhất mà doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và cá nhân thường gặp (dựa trên thực tiễn kiểm toán, thanh tra và tranh chấp tại Việt Nam năm 2026), kèm theo giải pháp khắc phục cụ thể, giúp bạn tránh rủi ro một cách hiệu quả.

1. Thiếu thông tin các bên

Sai lầm: Không ghi rõ chức danh, bộ phận, đơn vị công tác, số CCCD/MST, hoặc thông tin liên hệ của bên giao, bên nhận, dẫn đến khó xác định danh tính người chịu trách nhiệm khi xảy ra sự cố.

Hậu quả: Biên bản dễ bị bác bỏ giá trị chứng cứ, khó truy cứu trách nhiệm.

Cách khắc phục:

• Luôn ghi đầy đủ: Họ tên, chức danh (ví dụ: Trưởng phòng Hành chính, Thủ quỹ), đơn vị (Công ty TNHH XYZ – Phòng Kế toán), số CCCD/CMND/MST, số điện thoại/email.
• Nếu ủy quyền: Đính kèm giấy ủy quyền hợp lệ và ghi rõ thông tin người ủy quyền.

2. Mô tả tài sản chung chung

Sai lầm: Chỉ ghi “01 máy tính”, “01 bàn làm việc” mà không nêu mã tài sản, serial number, thông số kỹ thuật hoặc đặc điểm nhận dạng.

Hậu quả: Khó kiểm kê, xác định chính xác tài sản khi chuyển giao tiếp theo hoặc xảy ra mất mát.

Cách khắc phục:

• Sử dụng bảng kê chi tiết với cột: STT, Tên tài sản, Mã tài sản/Serial number, Đơn vị tính, Số lượng, Tình trạng, Ghi chú.
• Ví dụ: “Laptop Dell Latitude 5430, Serial: 7X9Y0Z1A2B3C, cấu hình i7-1265U, 16GB RAM, 512GB SSD”.
• Chụp ảnh cận cảnh (serial, tình trạng) đính kèm phụ lục và ghi rõ trong biên bản.

3. Không ghi rõ tình trạng tài sản

Sai lầm: Chỉ ghi “tốt” hoặc “bình thường” mà không mô tả cụ thể hư hỏng tồn tại (vết xước, màn hình nhấp nháy, pin yếu…).

Hậu quả: Tranh cãi về “ai làm hỏng gì” khi trả tài sản hoặc thanh lý, bên nhận dễ bị quy trách nhiệm oan.

Cách khắc phục:

• Mô tả chi tiết, khách quan: “Màn hình có vết xước nhỏ 3cm ở góc phải”, “Pin còn 85% dung lượng thiết kế”, “Hoạt động bình thường khi kiểm tra ngày lập biên bản”.
• Hai bên cùng kiểm tra thực tế trước khi ký, ghi chú “Bên nhận đã kiểm tra và chấp nhận hiện trạng”.
• Đính kèm ảnh/video hiện trạng để làm bằng chứng trực quan.

4. Thiếu chữ ký, con dấu

Sai lầm: Chỉ có chữ ký một bên, thiếu chữ ký bên nhận, người chứng kiến, hoặc không đóng dấu (nếu là pháp nhân).

Hậu quả: Biên bản bị coi là vô hiệu hoặc không đủ sức thuyết phục trước tòa, kiểm toán.

Cách khắc phục:

• Đảm bảo tất cả các bên (bên giao, bên nhận, chứng kiến) ký tay đầy đủ, ghi rõ họ tên, chức danh.
• Doanh nghiệp phải đóng dấu công ty hoặc dấu chức danh (thủ quỹ, trưởng phòng).
• Nếu ai từ chối ký: Ghi rõ lý do vào biên bản và mời thêm người chứng kiến hoặc đại diện UBND phường xác nhận.

5. Không có bên làm chứng

Sai lầm: Không mời người thứ ba chứng kiến, đặc biệt khi giá trị tài sản lớn (>50 triệu đồng), bàn giao khi nghỉ việc hoặc có yếu tố nhạy cảm.

Hậu quả: Một bên dễ phủ nhận nội dung biên bản sau này, khó chứng minh tính khách quan.

Cách khắc phục:

• Luôn mời ít nhất 1 người chứng kiến (kế toán trưởng, trưởng phòng khác, hoặc nhân viên trung lập).
• Ghi đầy đủ thông tin người chứng kiến (họ tên, chức danh, số CCCD) và yêu cầu họ ký xác nhận.
• Với tài sản giá trị cao: Mời thêm đại diện phòng kiểm soát nội bộ hoặc bên thứ ba độc lập.

6. Không lưu trữ đầy đủ bản gốc

Sai lầm: Chỉ lưu 1 bản, mất mát hoặc không scan lưu trữ điện tử.

Hậu quả: Khó đối chiếu khi kiểm toán, thanh tra thuế hoặc xảy ra tranh chấp sau nhiều năm.

Cách khắc phục:

• Lập thành 03 bản có giá trị pháp lý ngang nhau: Bản lưu hồ sơ kế toán/quản lý tài sản, bản bên giao giữ, bản bên nhận giữ.
• Scan màu toàn bộ biên bản (PDF chất lượng cao), lưu trên hệ thống đám mây an toàn (Google Drive, OneDrive với mật khẩu) hoặc phần mềm quản lý tài liệu.
• Lưu trữ ít nhất 10 năm (theo Luật Kế toán 2015).

7. Không cập nhật theo quy định pháp luật mới

Sai lầm: Sử dụng mẫu cũ, không cập nhật thể thức văn bản hoặc quy định mới về quản lý tài sản.

Hậu quả: Biên bản có thể bị cơ quan kiểm toán, thuế bác bỏ hoặc không đáp ứng yêu cầu pháp lý.

Cách khắc phục:

• Thường xuyên cập nhật theo các văn bản mới: Nghị định 30/2020/NĐ-CP (thể thức văn bản), Thông tư 200/2014/TT-BTC (kế toán tài sản cố định), Luật Quản lý tài sản công 2017 (nếu tài sản nhà nước).
• Sử dụng mẫu chuẩn 2026 với quốc hiệu, tiêu ngữ, bảng kê chi tiết và cam kết trách nhiệm rõ ràng.

Các sai lầm trên đều có thể tránh được nếu tuân thủ nguyên tắc chi tiết – khách quan – đầy đủ chữ ký – lưu trữ cẩn thận. Một biên bản bàn giao tài sản chuẩn không chỉ giúp quản lý tài sản hiệu quả mà còn là “lá chắn” pháp lý vững chắc khi xảy ra tranh chấp hoặc kiểm tra sau này.

Câu Hỏi Thường Gặp Về Biên Bản Bàn Giao Tài Sản

Dưới đây là các câu trả lời ngắn gọn, thực tiễn dựa trên quy định pháp luật Việt Nam hiện hành (tính đến ngày 01/01/2026), kết hợp kinh nghiệm áp dụng trong doanh nghiệp, cơ quan nhà nước và giao dịch dân sự.

Biên bản bàn giao tài sản có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc trong hầu hết các trường hợp.

Biên bản bàn giao tài sản là văn bản thỏa thuận giữa các bên (chứng từ ghi nhận chuyển giao), không thuộc danh mục văn bản bắt buộc phải công chứng theo Luật Công chứng 2014 (sửa đổi, bổ sung). Chỉ cần chữ ký tay đầy đủ của các bên (bên giao, bên nhận, người chứng kiến nếu có) và đóng dấu (nếu là pháp nhân) là biên bản đã có giá trị pháp lý đủ để làm chứng cứ trước tòa án hoặc cơ quan nhà nước.

Tuy nhiên nên công chứng trong các trường hợp sau:

• Tài sản có giá trị lớn (xe ô tô, máy móc công nghệ cao, tài sản cố định hàng trăm triệu trở lên).
• Tài sản liên quan đến quyền sở hữu bất động sản (nhà, đất) hoặc có tranh chấp tiềm ẩn.
• Bàn giao tài sản công (tài sản nhà nước) hoặc tài sản doanh nghiệp nhà nước để tăng tính minh bạch và dễ thực hiện thủ tục sau này.

Thời hạn lưu trữ biên bản bàn giao là bao lâu?

Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm đối với biên bản bàn giao tài sản trong doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.

• Theo Luật Kế toán 2015 (Điều 41) và Thông tư 200/2014/TT-BTC: Chứng từ liên quan đến tài sản cố định, công cụ dụng cụ phải lưu trữ ít nhất 10 năm (hoặc lâu hơn nếu tài sản còn khấu hao).
• Đối với tài sản công (nhà nước): Theo Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017, lưu trữ vĩnh viễn hoặc ít nhất 70 năm tùy theo loại tài sản.
• Đối với giao dịch cá nhân (bàn giao xe, máy móc giữa cá nhân): Khuyến nghị lưu trữ ít nhất 5–10 năm (thời hiệu khởi kiện dân sự 3 năm theo Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015).

Cách lưu trữ: Lưu bản cứng trong tủ hồ sơ, scan màu (PDF chất lượng cao) lưu điện tử trên hệ thống an toàn (đám mây có mật khẩu hoặc phần mềm quản lý chứng từ).

Có thể lập biên bản bàn giao điện tử không? Giá trị pháp lý?

Có thể và ngày càng phổ biến, đặc biệt trong doanh nghiệp lớn.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2005 (sửa đổi 2023) và Nghị định 130/2018/NĐ-CP (về chữ ký số):

• Biên bản bàn giao tài sản có thể lập dưới dạng điện tử nếu sử dụng chữ ký số hợp lệ (chữ ký điện tử được chứng thực bởi CA công cộng như VNPT-CA, BKAV-CA, Viettel-CA).
• Giá trị pháp lý tương đương biên bản giấy nếu đáp ứng các điều kiện: chữ ký số còn hiệu lực, file không bị sửa đổi (có tính toàn vẹn), dễ tra cứu.

Lưu ý:

• Với tài sản giá trị lớn hoặc tài sản công, vẫn nên có bản giấy kèm chữ ký tay để tăng tính thuyết phục trước cơ quan nhà nước.
• Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý tài sản (MISA, Fast, Base.vn) để ký số và lưu trữ điện tử tự động.

Khi có tranh chấp, biên bản bàn giao có giá trị như thế nào?

Biên bản bàn giao tài sản là chứng cứ pháp lý quan trọng bậc nhất khi xảy ra tranh chấp (mất mát, hư hỏng, thất thoát, tranh chấp quyền sở hữu).

• Theo Điều 92 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, tòa án ưu tiên xem xét biên bản có chữ ký đầy đủ, nội dung rõ ràng, khách quan và kèm chứng từ gốc (hóa đơn, ảnh hiện trạng).
• Biên bản giúp xác định thời điểm chuyển giao trách nhiệm: Bên nhận chịu trách nhiệm bồi thường nếu tài sản hư hỏng, mất mát do lỗi chủ quan sau bàn giao (Điều 280, 281 BLDS 2015).
• Nếu biên bản lập đúng quy trình, có nhân chứng, ảnh/video phụ lục → giá trị chứng minh rất cao, thường là căn cứ chính để tòa án hoặc cơ quan hòa giải ra phán quyết.
• Ngược lại, biên bản sơ sài hoặc thiếu chữ ký dễ bị bác bỏ hoặc giảm giá trị.

Người làm chứng trong biên bản bàn giao có vai trò gì?

Người làm chứng (nhân chứng) đóng vai trò rất quan trọng trong việc tăng tính khách quan và thuyết phục của biên bản, đặc biệt khi:

• Giá trị tài sản lớn (>50 triệu đồng).
• Bàn giao khi nghỉ việc, chuyển công tác (có nguy cơ tranh chấp trách nhiệm).
• Tài sản nhạy cảm hoặc có tranh chấp tiềm ẩn.

Vai trò cụ thể:

• Xác nhận quá trình bàn giao diễn ra đúng thực tế, không ép buộc, không gian lận.
• Làm nhân chứng trước tòa hoặc cơ quan thanh tra nếu xảy ra tranh chấp (có thể được triệu tập để làm rõ).
• Ký xác nhận vào biên bản, ghi rõ họ tên, chức danh, số CCCD.

Khuyến nghị: Luôn mời ít nhất 1 người chứng kiến (kế toán trưởng, trưởng phòng khác, hoặc người trung lập) khi bàn giao tài sản giá trị cao. Sự hiện diện của nhân chứng giúp biên bản khó bị phủ nhận hơn rất nhiều.