4+ Mẫu Phiếu Đề Xuất Mua Hàng Chuẩn 2026 [Tải Word Miễn Phí]

Phiếu đề xuất mua hàng là biểu mẫu quan trọng trong quy trình mua sắm nội bộ, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, minh bạch hóa quyết định mua hàng và chuẩn hóa phê duyệt. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng đúng mẫu phiếu chuẩn, nội dung đầy đủ và quy trình xử lý hiệu quả. Trong bài viết này, chúng tôi cung cấp mẫu Phiếu đề xuất mua hàng chuẩn 2026, kèm hướng dẫn chi tiết cách lập, quy trình phê duyệt, các trường hợp sử dụng phổ biến và file Word, Excel, PDF tải miễn phí để áp dụng ngay trong thực tế.

1. Phiếu Đề Xuất Mua Hàng Là Gì? Định Nghĩa & Tầm Quan Trọng Vượt Trội

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng kiểm soát chi phí, minh bạch nội bộ và chuẩn hóa quy trình, Phiếu đề xuất mua hàng (Purchase Requisition Form) trở thành một trong những biểu mẫu không thể thiếu trong hệ thống quản trị hiện đại. Việc hiểu đúng bản chất, vai trò và cách sử dụng phiếu đề xuất mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn nghiệp vụ, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý mua sắm.

Mẫu phiếu đề xuất mua hàng là gì?

Mẫu phiếu đề xuất mua hàng là biểu mẫu nội bộ do cá nhân, phòng ban hoặc bộ phận sử dụng lập ra khi phát sinh nhu cầu mua sắm hàng hóa, vật tư, dịch vụ phục vụ hoạt động của doanh nghiệp. Phiếu này được gửi đến bộ phận có thẩm quyền (quản lý trực tiếp, phòng mua hàng, kế toán, ban giám đốc) để xem xét, phê duyệt trước khi tiến hành mua.

Về bản chất, phiếu đề xuất mua hàng không phải chứng từ thanh toán, cũng không phải văn bản giao dịch với nhà cung cấp. Đây là bước khởi đầu của quy trình mua sắm, giúp doanh nghiệp kiểm soát nhu cầu ngay từ đầu, trước khi phát sinh chi phí thực tế.

Phân biệt Phiếu đề xuất mua hàng và Đơn đặt hàng

Trong quy trình mua sắm nội bộ, Phiếu đề xuất mua hàng và Đơn đặt hàng (Purchase Order) là hai loại chứng từ có vai trò hoàn toàn khác nhau nhưng lại thường bị nhầm lẫn. Việc phân biệt rõ hai loại văn bản này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt hơn, tránh mua sắm ngoài ngân sách và đảm bảo quy trình mua hàng được thực hiện đúng trình tự.

Phiếu đề xuất mua hàng là chứng từ nội bộ, được lập trước khi phát sinh hoạt động mua sắm. Mục đích chính của phiếu này là trình bày nhu cầu mua hàng, lý do sử dụng và chi phí dự kiến để cấp quản lý xem xét, phê duyệt. Phiếu đề xuất mua hàng không mang tính giao dịch và không được gửi cho nhà cung cấp, mà chỉ đóng vai trò như bước khởi đầu của quy trình mua hàng.

Trong khi đó, Đơn đặt hàng là văn bản giao dịch chính thức với bên ngoài, chỉ được lập sau khi Phiếu đề xuất mua hàng đã được phê duyệt. Đơn đặt hàng thể hiện cam kết mua hàng hóa hoặc dịch vụ của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp và là căn cứ để giao hàng, thanh toán và đối chiếu sau này.

Vai trò và lợi ích cốt lõi của Phiếu đề xuất mua hàng

Phiếu đề xuất mua hàng không chỉ mang tính thủ tục, mà còn đóng vai trò nền tảng trong quản trị chi phí và vận hành doanh nghiệp. Khi được áp dụng đúng cách, biểu mẫu này mang lại nhiều lợi ích vượt trội.

Kiểm soát chi phí và ngân sách hiệu quả
Mọi nhu cầu mua sắm đều phải được đề xuất và phê duyệt trước, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng chi tiêu tùy tiện, vượt ngân sách hoặc mua sắm trùng lặp.

Minh bạch hóa quy trình mua sắm
Phiếu đề xuất mua hàng thể hiện rõ: ai đề xuất, mua cái gì, mua để làm gì, số lượng bao nhiêu, thời điểm nào. Điều này giúp quy trình mua sắm trở nên minh bạch, dễ theo dõi và dễ kiểm tra.

Giảm thiểu rủi ro thất thoát và gian lận
Khi mọi khoản mua sắm đều có hồ sơ đề xuất và phê duyệt, nguy cơ mua sắm cá nhân, nâng giá, hoặc chi sai mục đích sẽ được hạn chế đáng kể.

Tối ưu hóa quy trình làm việc và ra quyết định
Thông tin được chuẩn hóa ngay từ phiếu đề xuất giúp cấp quản lý ra quyết định nhanh và chính xác hơn, đồng thời giảm thời gian trao đổi qua lại giữa các bộ phận.

Làm căn cứ pháp lý và kế toán
Phiếu đề xuất mua hàng là tài liệu quan trọng trong hồ sơ mua sắm, phục vụ:

• Đối chiếu nội bộ

• Kiểm toán, thanh tra

• Giải trình chi phí với kế toán và ban lãnh đạo

2. Các Thành Phần Chính Của Một Phiếu Đề Xuất Mua Hàng Chuẩn

Một Phiếu đề xuất mua hàng chuẩn không chỉ giúp bộ phận mua sắm và lãnh đạo dễ dàng phê duyệt, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí, truy vết trách nhiệm và hoàn thiện hồ sơ kế toán. Trên thực tế, rất nhiều đề xuất bị trả lại hoặc xử lý chậm chỉ vì thiếu thông tin quan trọng hoặc trình bày không rõ ràng. Dưới đây là các thành phần cốt lõi bắt buộc phải có trong một phiếu đề xuất mua hàng đúng chuẩn năm 2026.

Thông tin hành chính

Phần thông tin hành chính giúp xác định tính pháp lý, thời điểm và chủ thể của phiếu đề xuất. Đây là căn cứ đầu tiên để doanh nghiệp quản lý hồ sơ và đối chiếu về sau.

Thông tin hành chính thường bao gồm:

• Quốc hiệu – Tiêu ngữ (nếu doanh nghiệp áp dụng theo mẫu hành chính chuẩn)

• Tên công ty/doanh nghiệp, logo (nếu có)

• Số phiếu đề xuất: đánh số theo quy định nội bộ để tiện quản lý

• Ngày lập phiếu, địa điểm lập

• Thông tin người/bộ phận đề xuất:

  • Họ và tên người đề xuất

  • Chức danh

  • Phòng ban/bộ phận công tác

Việc ghi rõ các thông tin này giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm, đồng thời thuận tiện khi cần trao đổi hoặc bổ sung thông tin.

Thông tin về hàng hóa/dịch vụ đề xuất mua

Đây là phần quan trọng nhất của Phiếu đề xuất mua hàng, quyết định trực tiếp đến việc phê duyệt nhanh hay chậm. Thông tin cần được trình bày cụ thể, dễ hiểu và có thể kiểm chứng.

Nội dung bắt buộc nên có:

• Tên hoặc mô tả chi tiết hàng hóa/dịch vụ
  (ghi rõ chủng loại, quy cách, tiêu chuẩn kỹ thuật nếu có)

• Mã hàng (áp dụng với doanh nghiệp có hệ thống quản lý mã vật tư)

• Số lượng và đơn vị tính

• Đơn giá dự kiến (ước tính theo thị trường hoặc báo giá tham khảo)

• Thành tiền ước tính cho từng hạng mục

• Tổng giá trị ước tính của toàn bộ đề xuất

Thông tin càng rõ ràng, bộ phận phê duyệt càng dễ đánh giá tính hợp lý và ngân sách, hạn chế việc phải trao đổi lại nhiều lần.

Mục đích sử dụng và thời gian cần hàng

Phiếu đề xuất mua hàng không chỉ trả lời câu hỏi “mua gì”, mà còn phải làm rõ “mua để làm gì và khi nào cần”. Đây là cơ sở để lãnh đạo xem xét mức độ cần thiết và tính ưu tiên của đề xuất.

Cần nêu rõ:

• Mục đích sử dụng: phục vụ sản xuất, dự án, thay thế thiết bị, bổ sung vật tư, vận hành văn phòng…

• Thời gian cần hàng/dịch vụ: ngày cụ thể hoặc khoảng thời gian dự kiến

Việc ghi rõ thời gian giúp bộ phận mua sắm chủ động kế hoạch đặt hàng, tránh phát sinh mua gấp với chi phí cao.

Lý do đề xuất mua hàng

Lý do đề xuất là phần mang tính thuyết phục, giúp người phê duyệt hiểu được bối cảnh và sự cần thiết của việc mua sắm. Một lý do rõ ràng sẽ rút ngắn đáng kể thời gian phê duyệt.

Lý do nên:

• Gắn với nhu cầu thực tế của công việc

• Trình bày ngắn gọn, logic

• Tránh các cách ghi chung chung như “phục vụ công việc”

Ví dụ: thay thế thiết bị hư hỏng, đáp ứng yêu cầu dự án mới, bổ sung vật tư thiếu hụt để đảm bảo tiến độ sản xuất…

Thông tin phê duyệt

Phần phê duyệt thể hiện quyền quyết định và trách nhiệm quản lý chi phí của doanh nghiệp. Phiếu đề xuất mua hàng chỉ có giá trị khi được phê duyệt đúng thẩm quyền.

Thông tin phê duyệt thường bao gồm:

• Người hoặc bộ phận phê duyệt (trưởng bộ phận, phòng mua hàng, kế toán trưởng, ban giám đốc…)

• Chữ ký, họ tên, chức danh

• Ngày phê duyệt

• Trạng thái phê duyệt:

  • Đồng ý

  • Không đồng ý

  • Yêu cầu bổ sung/chỉnh sửa

Việc thể hiện rõ trạng thái phê duyệt giúp tránh hiểu nhầm và là căn cứ quan trọng cho các bước tiếp theo như lập Đơn đặt hàng (PO) hoặc thanh toán.

3. Các Mẫu Phiếu Đề Xuất Mua Hàng Phổ Biến & Tải Miễn Phí (Cập Nhật 2026)

Trong thực tế vận hành, không phải mọi nhu cầu mua sắm đều phù hợp với một mẫu duy nhất. Tùy theo tính chất hàng hóa, giá trị mua sắm, mức độ khẩn cấp và đối tượng phê duyệt, doanh nghiệp nên sử dụng mẫu Phiếu đề xuất mua hàng tương ứng để tối ưu tốc độ xử lý và kiểm soát chi phí. Dưới đây là các mẫu phổ biến nhất, đã được chuẩn hóa cho năm 2026, kèm mô tả và link tải miễn phí để bạn áp dụng ngay.

Mẫu 1: Phiếu đề xuất mua hàng chung ( Click tải file word miễn phí)

Mẫu 2: Phiếu đề xuất mua vật tư / nguyên vật liệu ( Click tải file word miễn phí)

Mẫu 3: Phiếu đề xuất mua sắm tài sản cố định / thiết bị( Click tải file word miễn phí)

Mẫu 4: Phiếu đề xuất mua văn phòng phẩm ( Click tải file word miễn phí)

4. Quy Trình Xử Lý Phiếu Đề Xuất Mua Hàng Hiệu Quả Trong Doanh Nghiệp

Một quy trình xử lý Phiếu đề xuất mua hàng rõ ràng, nhất quán là nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí, giảm thiểu rủi ro và nâng cao tốc độ ra quyết định. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng chậm mua, vượt ngân sách hoặc thiếu chứng từ không phải vì thiếu mẫu biểu, mà do quy trình chưa được chuẩn hóa. Dưới đây là quy trình 7 bước được áp dụng hiệu quả trong các doanh nghiệp năm 2026.

Bước 1: Khởi tạo đề xuất – Nhu cầu phát sinh

Quy trình bắt đầu khi cá nhân hoặc phòng ban phát sinh nhu cầu mua sắm để phục vụ công việc, sản xuất hoặc dự án. Ở bước này, điều quan trọng là xác định đúng nhu cầu thực tế, tránh mua sắm trùng lặp hoặc phát sinh ngoài kế hoạch.

Nhu cầu có thể đến từ:

• Hoạt động vận hành thường ngày

• Yêu cầu của dự án

• Thay thế, sửa chữa, bổ sung tài sản/vật tư

Bước 2: Lập và gửi Phiếu đề xuất mua hàng

Người đề xuất tiến hành lập Phiếu đề xuất mua hàng theo mẫu doanh nghiệp đang áp dụng, điền đầy đủ thông tin về hàng hóa/dịch vụ, số lượng, chi phí ước tính, mục đích sử dụng và thời gian cần hàng. Phiếu sau đó được gửi đến quản lý trực tiếp hoặc bộ phận phụ trách theo quy định.

Một phiếu đề xuất đạt yêu cầu cần đảm bảo:

• Thông tin rõ ràng, có thể kiểm chứng

• Chi phí ước tính hợp lý

• Lý do đề xuất thuyết phục và đúng bối cảnh

Bước 3: Phê duyệt nội bộ theo cấp bậc

Đây là bước trọng yếu nhất trong toàn bộ quy trình, quyết định việc mua sắm có được triển khai hay không. Việc phê duyệt thường diễn ra theo cấp bậc quản lý, tùy thuộc vào giá trị và tính chất của đề xuất.

Quy trình phê duyệt phổ biến:

• Quản lý trực tiếp / Trưởng bộ phận

• Phòng mua hàng hoặc kế toán (kiểm soát ngân sách)

• Ban giám đốc (đối với khoản chi lớn)

Các tiêu chí phê duyệt thường được xem xét gồm:

• Mức độ cần thiết của đề xuất

• Phù hợp với ngân sách và kế hoạch

• Tính hợp lệ của thông tin và hồ sơ

Thời gian xử lý ở bước này có ý nghĩa rất lớn. Quy trình phê duyệt càng rõ ràng, doanh nghiệp càng tránh được tình trạng chờ đợi kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Bước 4: Chuyển giao cho bộ phận mua hàng

Sau khi Phiếu đề xuất mua hàng được phê duyệt, hồ sơ được chuyển sang bộ phận mua hàng hoặc bộ phận phụ trách mua sắm. Từ thời điểm này, đề xuất chính thức trở thành đầu vào của quy trình mua hàng.

Bộ phận mua hàng căn cứ vào:

• Phiếu đề xuất đã được duyệt

• Ngân sách được chấp thuận

• Thời gian yêu cầu

để xây dựng kế hoạch mua sắm phù hợp.

Bước 5: Thực hiện mua hàng

Bộ phận mua hàng tiến hành các nghiệp vụ cần thiết như tìm kiếm nhà cung cấp, so sánh báo giá, đàm phán điều kiện và đặt hàng. Với các doanh nghiệp có quy mô lớn, bước này thường gắn với quy trình lựa chọn nhà cung cấp nhằm đảm bảo minh bạch và tối ưu chi phí.

Ở giai đoạn này, Phiếu đề xuất mua hàng đóng vai trò:

• Căn cứ xác định phạm vi mua sắm

• Cơ sở đối chiếu với Đơn đặt hàng (PO)

• Hạn chế mua sai hoặc mua vượt đề xuất

Bước 6: Giao nhận và kiểm tra hàng hóa/dịch vụ

Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, bộ phận liên quan tiến hành giao nhận và kiểm tra, đảm bảo đúng với nội dung đã được đề xuất và phê duyệt. Việc kiểm tra này giúp phát hiện sớm các sai lệch về số lượng, chất lượng hoặc chủng loại.

Cần đối chiếu:

• Hàng hóa/dịch vụ thực nhận

• Phiếu đề xuất mua hàng

• Đơn đặt hàng và chứng từ liên quan

Bước 7: Thanh toán và lưu trữ hồ sơ

Bước cuối cùng là thanh toán và hoàn thiện hồ sơ mua sắm. Kế toán căn cứ vào đầy đủ chứng từ để thực hiện thanh toán và ghi nhận chi phí theo đúng quy định.

Hồ sơ cần được lưu trữ bao gồm:

• Phiếu đề xuất mua hàng

• Quyết định/phê duyệt

• Đơn đặt hàng, hợp đồng

• Hóa đơn, biên bản giao nhận

Việc lưu trữ đầy đủ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong kiểm toán, thanh tra và quản lý nội bộ, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất và giải trình khi cần thiết.

5. Kết Luận

Một quy trình xử lý Phiếu đề xuất mua hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp mua đúng – mua đủ – mua kịp thời, mà còn nâng cao tính minh bạch, khả năng kiểm soát chi phí và hiệu quả vận hành. Khi quy trình được chuẩn hóa, Phiếu đề xuất mua hàng sẽ thực sự trở thành công cụ quản trị, thay vì chỉ là một thủ tục hành chính.