Hoá đơn đỏ là gì? Hướng dẫn cách xuất hoá đỏ VAT đúng cách

Hoá đơn đỏ là chứng từ quen thuộc trong hoạt động kinh doanh, kế toán và kê khai thuế. Tuy nhiên, từ khi hoá đơn điện tử được áp dụng bắt buộc, nhiều quy định về hoá đơn đỏ đã thay đổi đáng kể. Trong bài viết này, 1Office sẽ giúp bạn hiểu hoá đơn đỏ là gì, khi nào còn được sử dụng và những cập nhật mới nhất năm 2026 để hạn chế tối đa rủi ro về thuế.

1. Khái quát về hoá đơn đỏ

Dưới đây là những thông tin cơ bản giúp bạn hiểu đúng hoá đơn đỏ là gì, dùng trong trường hợp nào và giá trị pháp lý ra sao:

1.1. Hoá đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ còn được biết đến với các tên gọi như hóa đơn GTGT (hóa đơn giá trị gia tăng) hoặc hóa đơn VAT. Đây là loại chứng từ do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in, phát hành theo mẫu đã đăng ký với cơ quan thuế.

Hóa đơn đỏ gồm có 2 loại chính, cụ thể: 

• Hóa đơn đỏ giấy: Là loại hóa đơn được in sẵn trên giấy do Bộ Tài chính phát hành hoặc do doanh nghiệp tự in khi đã đăng ký mẫu với cơ quan thuế.
• Hóa đơn đỏ điện tử: Là loại hóa đơn được lập, xử lý và truyền theo phương thức điện tử, được lưu trữ và quản lý bằng hệ thống công nghệ thông tin.

Hóa đơn đỏ được người bán lập và xuất cho người mua khi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nhằm xác nhận giá trị giao dịch và làm căn cứ cho việc kê khai, hạch toán và nộp thuế giá trị gia tăng theo quy định.

Từ giai đoạn 2022-2023, việc in, đặt in hóa đơn giấy theo mẫu cũ đã được dừng triển khai dần và đến năm 2026 hầu như không còn áp dụng đối với doanh nghiệp, tổ chức. Hiện nay, doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh (đặc biệt là các trường hợp có doanh thu lớn) bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn đỏ còn gọi là hóa đơn GTGT (hóa đơn giá trị gia tăng) hoặc hóa đơn VAT

1.2. Hoá đơn đỏ để làm gì?

Hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng) là chứng từ pháp lý bắt buộc trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các doanh nghiệp, tổ chức theo quy định của pháp luật. Việc xuất hóa đơn không chỉ là nghĩa vụ của bên bán mà còn đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán, thuế và quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Cụ thể, hóa đơn đỏ được sử dụng để:

• Làm căn cứ kê khai và tính thuế giá trị gia tăng: Đối với bên bán, hóa đơn là cơ sở để kê khai thuế GTGT đầu ra và ghi nhận doanh thu. Đối với bên mua, hóa đơn hợp lệ giúp kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo đúng quy định.
• Hạch toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh: Hóa đơn đỏ là chứng từ quan trọng để doanh nghiệp ghi nhận chi phí sản xuất – kinh doanh, từ đó xác định chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Thanh quyết toán và kiểm tra tài chính: Trong quá trình thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế hoặc các cơ quan quản lý nhà nước, hóa đơn đỏ là căn cứ ban đầu để đối chiếu, xác minh các giao dịch kinh tế phát sinh.
• Chứng minh tính hợp pháp của giao dịch mua bán: Hóa đơn đóng vai trò như bằng chứng pháp lý xác nhận việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đã thực sự diễn ra giữa các bên.
• Làm căn cứ hoàn thuế giá trị gia tăng: Khi doanh nghiệp đủ điều kiện hoàn thuế GTGT, hóa đơn đỏ hợp lệ là căn cứ bắt buộc để cơ quan thuế đối chiếu và giải quyết hoàn thuế, đồng thời giúp doanh nghiệp bảo đảm quyền lợi và giảm rủi ro khi giải trình.

1.3. Hoá đơn đỏ tiếng anh là gì?

Trong tiếng Anh, hóa đơn đỏ thường được gọi là Value Added Tax Invoice, viết tắt là VAT Invoice. Đây là thuật ngữ phổ biến và được sử dụng chính thức trong các văn bản kế toán, thuế và giao dịch thương mại quốc tế.

Ngoài cách gọi phổ biến trên, trong một số trường hợp, hóa đơn đỏ còn có thể được diễn đạt bằng các thuật ngữ tiếng Anh khác như:

• Tax Invoice: Hóa đơn thuế, thường dùng trong bối cảnh kế toán – thuế
• VAT Bill: Cách gọi không chính thức, ít dùng trong văn bản pháp lý
• Sales Invoice (with VAT): Hóa đơn bán hàng có kèm thuế GTGT

Tuy nhiên, trong các hồ sơ kế toán, kê khai thuế hoặc giao dịch với đối tác nước ngoài, Value Added Tax Invoice (VAT Invoice) vẫn là cách gọi chính xác và được chấp nhận rộng rãi nhất.

Hoá đơn đỏ tiếng anh là VAT Invoice

Xem thêm: Điểm danh những lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

2. Quy định về xuất hoá đơn đỏ VAT

Dưới đây là các quy định quan trọng về đối tượng, thời điểm và nguyên tắc xuất hoá đơn đỏ VAT theo quy định pháp luật hiện hành:

2.1. Trường hợp nào bắt buộc phải xuất hoá đơn đỏ

Doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn đỏ trong các trường hợp sau:

2.2. Thời điểm được xuất hoá đơn đỏ?

Căn cứ Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo từng loại giao dịch cụ thể:

2.3. Đối tượng được phép xuất hoá đơn đỏ

Việc xuất hóa đơn đỏ (dù dưới dạng hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy) chỉ áp dụng cho các chủ thể đáp ứng đầy đủ điều kiện về đăng ký thuế, loại hình kinh doanh và nghĩa vụ kê khai theo quy định pháp luật. Dưới đây là các nhóm đối tượng được phép xuất hóa đơn đỏ:

Nhóm đối tượng 1 – Doanh nghiệp (tổ chức có tư cách pháp nhân)

Doanh nghiệp được chủ động lập và phát hành hóa đơn đỏ khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Có mã số thuế và đang hoạt động hợp pháp
• Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn tự in/đặt in theo quy định
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai, nộp thuế định kỳ

Trong thực tế, doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập, ký số và phát hành hóa đơn. Trường hợp đặc biệt như sự cố hệ thống, hạ tầng kỹ thuật chưa đáp ứng, doanh nghiệp có thể được tạm thời sử dụng hóa đơn giấy nếu được cơ quan thuế chấp thuận.

Nhóm đối tượng 2 – Hộ kinh doanh cá thể

Hộ kinh doanh được phép xuất hóa đơn đỏ khi:

• Đã đăng ký mã số thuế và hoạt động đúng ngành nghề
• Có nhu cầu lập hóa đơn cho khách hàng là cá nhân hoặc doanh nghiệp
• Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (bắt buộc với một số lĩnh vực, đặc biệt khi doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên)

Trường hợp chưa đủ điều kiện kỹ thuật, hộ kinh doanh có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ cho từng lần phát sinh giao dịch, kèm theo thủ tục theo quy định.

Nhóm đối tượng 3 – Cá nhân kinh doanh

Các cá nhân có hoạt động kinh doanh thường xuyên hoặc phát sinh doanh thu ổn định (như bán hàng online, cho thuê tài sản, làm nghề tự do…) không được tự in hóa đơn, nhưng có thể xin cấp hóa đơn lẻ từ cơ quan thuế nếu:

• Có đăng ký thuế
• Có hợp đồng hoặc chứng từ chứng minh giao dịch
• Nộp đơn đề nghị cấp hóa đơn trước hoặc tại thời điểm hoàn tất giao dịch

Lưu ý: Cơ quan thuế hiện khuyến khích các tổ chức, cá nhân kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhằm tăng tính minh bạch, thuận tiện trong quản lý và kê khai thuế, trừ các trường hợp đặc thù chưa đáp ứng điều kiện hạ tầng kỹ thuật.

Cá nhân kinh doanh là một trong những nhóm đối tượng được phép xuất hoá đơn

2.4. Nguyên tắc xuất hoá đơn đỏ đúng quy định hiện hành

Để hóa đơn đỏ (VAT) được xem là hợp lệ và có giá trị pháp lý, khi xuất hóa đơn cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế: Nội dung trên hóa đơn phải thể hiện chính xác giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ đã thực sự phát sinh.
• Sử dụng đúng loại hóa đơn được phép: Chỉ được lập hóa đơn theo mẫu do cơ quan thuế ban hành hoặc đã được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng.
• Áp dụng đúng thuế suất GTGT: Thuế suất ghi trên hóa đơn phải đúng quy định hiện hành, bao gồm cả các trường hợp được giảm thuế theo chính sách của Nhà nước.
• Ghi đầy đủ, rõ ràng các thông tin bắt buộc: Đối với hóa đơn điện tử, nội dung cần chính xác và minh bạch, bao gồm tên hàng hóa/dịch vụ, thông tin phù hợp với hợp đồng, biên bản bàn giao hoặc nghiệm thu liên quan.

3. Cách xuất hoá đơn đỏ

Dưới đây là hướng dẫn cách xuất hoá đơn đỏ đúng quy định, tương ứng với từng đối tượng như doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh:

3.1. Cách xuất hóa đơn đỏ cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp hoặc tổ chức đã có mã số thuế và đăng ký sử dụng hóa đơn, việc xuất hóa đơn đỏ thường được thực hiện theo 3 bước cơ bản sau:

Bước 1: Lập hóa đơn

Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Chọn chức năng “Tạo hóa đơn mới”

Nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc:

• Tên doanh nghiệp và mã số thuế của người mua
• Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá
• Thuế suất GTGT (nếu thuộc đối tượng chịu thuế)
• Hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản…)

Lưu ý: Cần kiểm tra kỹ mã số thuế của bên mua, vì sai thông tin sẽ khiến hóa đơn không đủ điều kiện kê khai.

Bước 2: Ký số và phát hành hóa đơn

• Thực hiện ký số để gắn chữ ký điện tử của doanh nghiệp lên hóa đơn
• Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc xuất file PDF kèm mã tra cứu
• Trường hợp đặc biệt được phép sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần in hóa đơn, ký tên, đóng dấu và giao cho khách theo quy định

Bước 3: Lưu trữ và kê khai thuế

• Hóa đơn được lưu trữ tự động trên hệ thống phần mềm dưới dạng XML và PDF
• Sử dụng hóa đơn để kê khai thuế GTGT đầu ra trong kỳ phát sinh
• Cuối tháng hoặc cuối quý, có thể trích xuất báo cáo hóa đơn để phục vụ đối chiếu, kiểm tra khi cần

3.2. Cách xuất hóa đơn đỏ cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Trong trường hợp không phải doanh nghiệp và không sử dụng phần mềm hóa đơn thường xuyên, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh vẫn có thể xuất hóa đơn đỏ thông qua hai hình thức phổ biến dưới đây:

Cách 1: Xuất hóa đơn điện tử thông qua máy tính tiền

Phù hợp với các trường hợp:

• Có cửa hàng bán lẻ, doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên
• Bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, không thông qua sàn thương mại điện tử

Cách thực hiện:

• Sử dụng máy tính tiền có kết nối internet và phần mềm hóa đơn điện tử tương thích
• Khi phát sinh giao dịch bán hàng, hệ thống sẽ in biên lai đồng thời phát hành hóa đơn điện tử cho khách
• Không cần làm thủ tục xin cấp từng hóa đơn, thuận tiện với các mô hình có tần suất giao dịch cao

Cách 2: Xin cấp hóa đơn lẻ tại Chi cục Thuế

Phù hợp với các trường hợp:

• Chỉ phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn không thường xuyên
• Chưa trang bị hoặc chưa đủ điều kiện sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Quy trình thực hiện:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn lẻ

• Đơn đề nghị cấp hóa đơn theo mẫu của cơ quan thuế
• CMND/CCCD
• Mã số thuế cá nhân hoặc giấy đăng ký hộ kinh doanh (nếu có)
• Hợp đồng mua bán hoặc chứng từ liên quan để chứng minh giao dịch phát sinh là có thật

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quản lý

• Thời gian xử lý thường từ 1-3 ngày làm việc
• Sau khi được chấp thuận, cá nhân/hộ kinh doanh sẽ mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành

Bước 3: Lập và giao hóa đơn cho khách hàng

• Ghi hóa đơn theo đúng mẫu được cấp
• Giao bản gốc cho khách, lưu bản còn lại để phục vụ kê khai và quyết toán thuế

Hướng dẫn các bước xuất hoá đơn đỏ

Xem thêm: Giải đáp toàn bộ câu hỏi về hóa đơn điện tử và chữ ký số phổ biến hiện nay

4. Lưu ý khi xuất hoá đơn đỏ

Thông thường, hóa đơn đỏ bản giấy được lập thành 3 liên (màu trắng – đỏ – xanh), mỗi liên phục vụ một mục đích lưu trữ khác nhau. Khi lập hóa đơn, cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo tính hợp lệ:

• Lập đồng thời cả 3 liên hóa đơn: Các liên phải được viết cùng một thời điểm để đảm bảo nội dung thống nhất. Không được tách riêng từng liên để ghi nội dung khác nhau.
• Ghi đầy đủ, chính xác thông tin người mua: Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Sai thông tin có thể khiến hóa đơn không đủ điều kiện sử dụng.
• Không tẩy xóa, không chỉnh sửa: Toàn bộ nội dung trên hóa đơn phải được ghi bằng một màu mực, không được sửa chữa hoặc ghi chồng chữ.
• Nội dung trình bày liền mạch, rõ ràng: Không ngắt quãng, không để trống dòng; các khoảng trống chưa sử dụng phải gạch chéo để tránh phát sinh nội dung ngoài ý muốn.
• Số hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục: Hóa đơn phải được xuất theo trình tự từ số nhỏ đến số lớn, không được nhảy số hoặc bỏ số.
• Ghi đúng thời điểm lập hóa đơn: Ngày, tháng, năm trên hóa đơn là thời điểm phát sinh giao dịch hoặc thời điểm hoàn tất việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
• Thể hiện rõ hình thức thanh toán: Hình thức thanh toán hợp lệ bao gồm tiền mặt hoặc chuyển khoản, cần ghi đúng theo thực tế giao dịch.

5. Mua hoá đơn đỏ ở đâu?

Trên thực tế, hóa đơn đỏ không phải là loại hàng hóa được mua bán tự do. Việc sử dụng cụm từ “mua hóa đơn đỏ” thường gây hiểu nhầm. Theo quy định của pháp luật, người bán hàng hóa, dịch vụ chỉ được sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế phát hành hoặc cho phép sử dụng, và phải gắn với giao dịch kinh tế có thật.

Tùy từng trường hợp cụ thể, người kinh doanh có thể được cấp hoặc sử dụng hóa đơn hợp pháp theo các hình thức sau:

Trường hợp 1: Mua hóa đơn do cơ quan thuế phát hành theo quyển

Áp dụng đối với các đối tượng:

• Sử dụng hóa đơn bán hàng không có thuế GTGT
• Chưa đủ điều kiện tự in, đặt in hoặc sử dụng hóa đơn điện tử

Trong trường hợp này, người nộp thuế có thể đăng ký mua hóa đơn theo quyển tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp và sử dụng theo đúng phạm vi được phép.

Trường hợp 2: Xin cấp hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh

Áp dụng khi:

• Chỉ phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn không thường xuyên
• Không sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Khi có giao dịch, người bán thực hiện thủ tục đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ. Sau khi được chấp thuận, hóa đơn được cấp chỉ sử dụng cho một giao dịch cụ thể, không dùng cho các giao dịch khác.

Hoá đơn đỏ do cơ quan thuế phát hành hoặc cho phép sử dụng

6. Những quy định xử phạt sai phạm liên quan đến hoá đơn đỏ

6.1. Trường hợp 1 – Mua bán hóa đơn đỏ khống

Việc mua hóa đơn GTGT không gắn với giao dịch thực tế, hoặc mua từ các cá nhân, tổ chức chuyên mua bán hóa đơn, là hành vi bị nghiêm cấm theo quy định của pháp luật.

Hành vi này bị coi là sử dụng hóa đơn không hợp pháp, nhằm mục đích hợp thức hóa chi phí, trốn thuế hoặc gian lận thuế, và có thể dẫn đến:

• Nội dung hóa đơn giữa các liên không khớp: Giao liên 2 cho khách nhưng thông tin, giá trị khác với các liên còn lại là dấu hiệu vi phạm, dễ bị cơ quan thuế phát hiện khi đối chiếu.
• Giao dịch từ 20 triệu đồng phải chuyển khoản: Hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt; vi phạm thường bị đưa vào diện kiểm soát rủi ro.
• Nguy cơ bị thanh tra thuế cao: Các giao dịch có dấu hiệu hóa đơn không phản ánh đúng thực tế hoặc hóa đơn khống dễ bị kiểm tra chuyên sâu.
• Bên mua cũng chịu trách nhiệm: Không chỉ bên bán, bên mua hóa đơn khống có thể bị xử phạt hành chính, nặng hơn là xem xét trách nhiệm hình sự.
• Bị theo dõi dù chưa kết luận vi phạm: Doanh nghiệp có rủi ro về hóa đơn vẫn có thể bị giám sát chặt, ảnh hưởng đến quyết toán thuế.
• Hóa đơn đầu vào không hợp lệ bị loại chi phí: Không chứng minh được giao dịch thực tế sẽ bị xuất toán, xử phạt và có thể bị điều tra khi có dấu hiệu gian lận.

Khuyến nghị: Dù là doanh nghiệp, hộ kinh doanh hay cá nhân kinh doanh, việc sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế cấp trực tiếp và gắn với giao dịch thực tế luôn là giải pháp an toàn nhất để hạn chế rủi ro pháp lý và sai phạm về thuế.

6.2. Trường hợp 2: Mất hóa đơn bán hàng đã mua

• Báo mất từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ: có thể được xem xét giảm mức xử phạt HOẶC Trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ: mức phạt tối thiểu 6 triệu đồng.
• Báo mất sau ngày thứ 10: Bị xử phạt tiền từ 6 – 8 triệu đồng.

6.3. Trường hợp 3: Mất hóa đơn GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành

Việc xử phạt căn cứ vào thời điểm báo cáo sự việc với cơ quan thuế, cụ thể:

• Báo mất sau ngày thứ 10: Phạt tiền từ 6 – 18 triệu đồng.
• Báo mất từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10: Có tình tiết giảm nhẹ: được xem xét giảm phạt HOẶC Không có tình tiết giảm nhẹ: mức phạt tối thiểu 6 triệu đồng.

6.4. Trường hợp 4: Mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành

Không bị xử phạt trong các trường hợp:

• Hóa đơn bị mất, hỏng do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất khả kháng
• Mất liên 2 (liên giao cho khách) nhưng tìm lại được trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt

Phạt cảnh cáo nếu:

• Chứng minh được giao dịch mua bán có thật và có ít nhất 2 tình tiết giảm nhẹ
• Người bán làm mất hóa đơn đã lập sai, đã xóa bỏ và đã lập hóa đơn thay thế
• Có biên bản ghi nhận sự việc giữa bên bán và bên mua; người bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ, có hợp đồng và chứng từ liên quan

Phạt tiền trong các trường hợp:

• Làm mất/hỏng hóa đơn đã phát hành (liên 2 giao khách) khi khách chưa nhận, hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ: phạt từ 4 – 8 triệu đồng
• Trường hợp cơ quan thuế xác định việc gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo, mức phạt sẽ tính theo từng lần mất
• Làm mất/hỏng các liên nội bộ (liên 1, 3) trong thời gian lưu trữ: phạt từ 5 – 10 triệu đồng theo quy định của Luật Kế toán

Nếu có biên bản xác nhận, đã kê khai và nộp thuế, có chứng từ chứng minh giao dịch và:

• Có 1 tình tiết giảm nhẹ → áp dụng mức phạt thấp nhất
• Có 2 tình tiết giảm nhẹ → phạt cảnh cáo

6.5. Trường hợp 5: Mất hóa đơn đầu vào

Không bị xử phạt nếu:

• Hóa đơn bị mất, cháy, hỏng do thiên tai, hỏa hoạn hoặc sự kiện bất khả kháng
• Tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt

Xử phạt trong các trường hợp sau:

• Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT (liên 2) dùng để hạch toán, kê khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách: phạt từ 4 – 8 triệu đồng
• Cơ quan thuế có căn cứ xác định việc báo mất nhiều hóa đơn cùng thời điểm → xử phạt theo từng hóa đơn
• Trường hợp có biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai – nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ chứng minh giao dịch: Có 1 tình tiết giảm nhẹ → phạt ở khung thấp nhất HOẶC Có 2 tình tiết giảm nhẹ → phạt cảnh cáo

Khuyến nghị

Để hạn chế rủi ro mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý và xử lý hóa đơn điện tử đầu vào, giúp lưu trữ tập trung, tra cứu nhanh và giảm thiểu sai sót trong quá trình kế toán – quyết toán thuế.

6.6. Trường hợp 6: Phạt không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ 16/01/2026), hành vi không lập hóa đơn theo quy định sẽ bị xử phạt tùy theo tính chất và số lượng hóa đơn vi phạm, cụ thể:

• Cảnh cáo: Không lập hóa đơn với hàng khuyến mại, hàng mẫu, cho – biếu – tặng, tiêu dùng nội bộ… ở mức độ rất ít (01 số hóa đơn).
• Phạt từ 1 – 2 triệu đồng: Không lập hóa đơn 01 số khi bán hàng, cung ứng dịch vụ hoặc từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn với các trường hợp khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ.
• Phạt từ 2 – 10 triệu đồng: Không lập hóa đơn từ 02 đến dưới 10 số khi bán hàng, cung ứng dịch vụ; hoặc từ 10 đến dưới 50 số hóa đơn với các trường hợp khuyến mại, biếu tặng.
• Phạt từ 10 – 30 triệu đồng: Không lập hóa đơn từ 10 đến dưới 20 số khi bán hàng, cung ứng dịch vụ; hoặc từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn với các trường hợp khác.
• Phạt từ 30 – 50 triệu đồng: Không lập hóa đơn từ 20 đến dưới 50 số khi bán hàng, cung ứng dịch vụ.
• Phạt từ 60 – 80 triệu đồng: Không lập hóa đơn từ 50 số hóa đơn trở lên khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Những quy định xử phạt sai phạm liên quan đến hoá đơn đỏ

7. Phân biệt hoá đơn đỏ với các hoá đơn khác

Dưới đây là bảng so sánh giúp phân biệt hoá đơn đỏ với các loại hoá đơn phổ biến khác, tránh nhầm lẫn khi sử dụng và kê khai thuế:

7.1. Phân biệt hoá đơn đỏ với hoá đơn bán hàng

Dưới đây là những điểm khác biệt cơ bản giúp phân biệt hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) với hóa đơn bán hàng, dựa trên đối tượng sử dụng, cách tính thuế và mục đích kê khai:

Hình ảnh minh hoạ so sánh hoá đơn đỏ & hoá đơn bán hàng

7.2. Phân biệt hoá đơn đỏ với hoá đơn điện tử

Từ năm 2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hiện nay là Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử đã trở thành hình thức bắt buộc, từng bước thay thế hóa đơn đỏ (hóa đơn giấy) truyền thống trong hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

So sánh hóa đơn đỏ và hóa đơn điện tử

Hóa đơn đỏ chưa bị bãi bỏ hoàn toàn, nhưng hiện chỉ còn áp dụng trong một số trường hợp nhất định, chẳng hạn như:

• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh chưa đáp ứng đủ điều kiện triển khai hóa đơn điện tử
• Đơn vị mới thành lập, đang trong thời gian hoàn tất thủ tục ban đầu
• Một số giao dịch đặc thù được cơ quan thuế chấp thuận bằng văn bản

Tuy vậy, hóa đơn điện tử đang là hình thức chủ đạo, bắt buộc và được khuyến khích sử dụng rộng rãi, giúp minh bạch hóa giao dịch, giảm rủi ro và thuận tiện hơn trong quản lý, kê khai thuế.

Xem thêm: Những điều cần biết về chữ ký số và hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp

8. Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hoá đơn đỏ

1. In, phát hành trái phép hóa đơn đỏ bị xử phạt như thế nào?

Hành vi in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn đỏ là vi phạm pháp luật và có thể bị xử phạt hành chính nặng hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự, tùy mức độ vi phạm.

• Đối với cá nhân:: Có thể bị phạt tiền từ 50 – 500 triệu đồng, hoặc cải tạo không giam giữ đến 3 năm, hoặc phạt tù từ 6 tháng đến 5 năm. Ngoài ra, còn có thể bị phạt bổ sung 10 – 50 triệu đồng, kèm theo cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề từ 1 – 5 năm.
• Đối với pháp nhân thương mại: Có thể bị phạt tiền từ 100 triệu – 1 tỷ đồng, thậm chí đình chỉ hoạt động vĩnh viễn. Ngoài ra, còn có thể bị phạt bổ sung 50 – 200 triệu đồng, cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực hoặc cấm huy động vốn từ 1 – 3 năm.

2. Hóa đơn đỏ có cần đóng dấu không? Đóng dấu treo có hợp lệ không?

Theo quy định hiện hành, pháp luật không bắt buộc hóa đơn đỏ phải đóng dấu doanh nghiệp. Vì vậy, hóa đơn VAT vẫn được coi là hợp lệ ngay cả khi không có con dấu, miễn là các nội dung bắt buộc khác được thể hiện đầy đủ, đúng quy định.

Trong trường hợp hóa đơn đã được giao cho khách hàng, việc đóng dấu treo là phù hợp và được chấp nhận. Do đó, hóa đơn đỏ có đóng dấu treo vẫn đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định hiện hành.

3. Ai phải xuất hóa đơn đỏ?

Đối tượng bắt buộc xuất hóa đơn gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh (kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc trực tiếp).
• Hộ, cá nhân kinh doanh đạt ngưỡng doanh thu theo quy định (ví dụ từ 1 tỷ đồng/năm trở lên; một số lĩnh vực phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền).
• Các hoạt động đặc thù như xuất khẩu, thương mại điện tử, nhà cung cấp nước ngoài.

Lưu ý: Một số trường hợp không chịu thuế GTGT hoặc dưới ngưỡng doanh thu có thể không bắt buộc, nhưng nếu người mua yêu cầu thì vẫn phải xuất hóa đơn.

4. Hóa đơn đỏ có còn dùng dạng giấy không?

Từ năm 2022, hóa đơn điện tử đã được áp dụng bắt buộc trên toàn quốc. Đến giai đoạn 2025-2026 (sau khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/06/2025), hóa đơn đỏ dạng giấy hầu như không còn được sử dụng.

Hóa đơn giấy chỉ được chấp thuận trong một số trường hợp đặc thù, mang tính tạm thời (tối đa 12 tháng), như:

• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tại vùng sâu, vùng xa, hải đảo chưa đáp ứng hạ tầng internet.
• Trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế cho phép.

Sau 30/06/2026, hóa đơn giấy cơ bản chấm dứt hiệu lực (trừ quy định chuyển tiếp). Doanh nghiệp đã áp dụng hóa đơn điện tử không được quay lại sử dụng hóa đơn giấy.

5. Xuất hóa đơn đỏ tối thiểu bao nhiêu tiền?

Từ 01/07/2022 (và tiếp tục áp dụng giai đoạn 2025-2026 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi), không còn quy định ngưỡng giá trị tối thiểu để xuất hóa đơn. Theo đó, mọi giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đều phải lập hóa đơn, không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ (kể cả dưới 200.000 đồng), trừ một số trường hợp đặc thù được phép lập bảng kê tổng hợp.

Quy định ngưỡng 200.000 đồng/lần trước đây đã chính thức bị bãi bỏ nhằm đồng bộ với việc áp dụng hóa đơn điện tử.

6. Thời điểm lập hóa đơn đỏ là khi nào?

Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, áp dụng từ 01/06/2025), thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:

• Bán hàng hóa: Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Riêng xuất khẩu, chậm nhất là ngày làm việc kế tiếp sau thông quan.
• Cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hoá đơn đỏ là khi hoàn thành dịch vụ. Nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.

7. Làm sao tra cứu hóa đơn đỏ điện tử?

Hiện nay, bạn có thể tra cứu hóa đơn điện tử (hóa đơn đỏ) để kiểm tra tính hợp lệ theo các cách sau:

• Tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (phổ biến và chính xác nhất)
• Tra cứu trên website của nhà cung cấp hóa đơn điện tử
• Tra cứu qua ứng dụng eTax Mobile hoặc phần mềm kế toán

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hoá đơn đỏ

Tạm kết

Tóm lại, hoá đơn đỏ vẫn tồn tại nhưng phạm vi sử dụng ngày càng thu hẹp và chịu sự quản lý chặt chẽ hơn so với trước. Việc nắm rõ khái niệm, thời điểm lập và quy định mới về hoá đơn đỏ sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh chủ động tuân thủ pháp luật, tránh sai sót và các rủi ro thuế không đáng có trong giai đoạn 2026 trở đi.

Để theo dõi và cập nhật nhanh các quy định mới nhất về hoá đơn, thuế, kế toán – tài chính, cũng như tìm giải pháp quản lý chứng từ và vận hành hiệu quả hơn, bạn có thể tham khảo thêm các bài chia sẻ chuyên sâu từ 1Office – nền tảng hỗ trợ doanh nghiệp quản trị tập trung, minh bạch và đúng chuẩn pháp lý.