Giải đáp toàn bộ câu hỏi về hóa đơn điện tử và chữ ký số phổ biến hiện nay

Hóa đơn điện tử và chữ ký số đang ngày càng trở lên phổ biến trong hoạt động của các doanh nghiệp hiện nay vì tính ứng dụng cao của nó trong việc tiết kiệm thời gian, tiền bạc cũng như chất lượng công việc cải thiện. Có rất nhiều câu hỏi về hóa đơn điện tử và chữ ký số đang được tìm kiếm thông tin mỗi ngày. Cùng 1Office giải đáp trong bài viết dưới đây nhé.

1. Hóa đơn điện tử là gì ?

Trong thời đại xu hướng chuyển đổi số đang có những tác động tích cực đến nền kinh tế thị trường, thuật ngữ “hóa đơn điện tử” không còn xa lạ với các CEO, các nhà quản trị doanh nghiệp. Những lợi ích và hiệu quả mà hóa đơn điện tử mang lại là một sự ấn tượng mạnh cho những doanh nghiệp đang tìm kiếm những giải pháp tiên tiến trong quản trị doanh nghiệp trên  thị trường. Vậy Hóa đơn điện tử là gì?  

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là 1 trong 3 hình thức hóa đơn (Hóa đơn tự in; Hóa đơn đặt in; Hóa đơn điện tử). Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, hóa đơn điện tử được tạo lập & lưu trữ trên thiết bị điện tử. Hóa đơn điện tử có tính pháp lý hoàn toàn giống như hóa đơn thông thường. 

Chính vì những lợi ích đó, hóa đơn điện tử ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hiện nay bởi vì nó đáp ứng những nhu cầu tiết kiệm thời gian, kết nối nhanh chóng và giải quyết vấn đề in ấn hóa đơn, trao đổi hóa đơn nhanh gọn. Các bên mua bán có thể có ngay hóa đơn cùng chữ ký điện tử chỉ sau vài giây.

2. Giải đáp chi tiết những câu hỏi về hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay

Trong quá trình tìm hiểu về HĐĐT cũng chữ ký số, 1Office nhận thấy có rất nhiều câu hỏi liên quan về 2 lĩnh vực này. Các câu hỏi về chữ ký số online (chữ ký điện tử), ký số và HĐĐT phổ biến cùng câu trả lời đã được tổng hợp dưới đây:

2.1 Tính pháp lý của hóa đơn điện tử

Đây là câu hỏi về hóa đơn điện tử được quan tâm hàng đầu, bởi vì các doanh nghiệp trước khi triển khai áp dụng một mô hình đều muốn chắc chắn nó hợp pháp. Hóa đơn điện tử được triển khai dựa trên các căn cứ pháp lý sau:

– Có giá trị về mặt pháp lý giống như hóa đơn giấy

– Được Bộ Tài chính và tổng cục Thuế chấp nhận

– Đáp ứng đầy đủ luật giao dịch điện tử

Trong đó, người dùng có thể tham khảo văn bản về hóa đơn điện tử do chính phủ ban hành theo Luật giao dịch điện tử 2005; các nghị định số 51/2010/ND-CP về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, nghị định số 57/2006/ND-CP về Thương mại điện tử,.. cùng với các văn bản do bộ Tài chính ban hàng như thông tư số 153/2010/TT-BTC hay thông tư số 32/2010/TT-BTC,…

Rất nhiều nghị định, thông tư đã được đưa ra để khẳng định việc sử dụng hóa đơn điện tử là hoàn toàn hợp pháp về mặt pháp lý và đáp ứng được những yêu cầu trong giao dịch như bình thường.

2.2 Hóa đơn điện tử có ưu điểm gì hơn so với hóa đơn truyền thống?

Điều đầu tiên, lợi ích mà hóa đơn điện tử dễ nhận ra nhất là sự tiết kiệm. Với Hóa đơn điện tử, người dùng có thể tiết kiệm cả tiền bạc trong chi phí in ấn, bảo quản và lưu trữ hóa đơn khi tất cả các văn bản đều được thực hiện qua hệ thống và được gửi qua mạng internet. Tiếp đến là tiết kiệm thời gian cho quá trình giao dịch thanh toán diễn ra nhanh hơn, không mất thời gian chờ đợi gửi hóa đơn đi lại.

Ưu điểm khác nữa đó là khi sử dụng hóa đơn điện tử làm tăng tính an toàn khi có thể sao chép thành nhiều bản, không lo sợ bị thất lạc hoặc hỏng hóc, cũng dễ dàng cấp lại hóa đơn khi có sự cố phát sinh. Lâu dần, hóa đơn điện tử được lưu trữ gọn trong các file, trong hệ thống giúp dễ dàng tra soát, hạch toán khi có công việc phát sinh. Về lợi ích lâu dài, đó cũng là một cách bảo vệ môi trường hiệu quả khi văn phòng tiến dần đến văn phòng “không giấy”.

 2.3 Hóa đơn điện tử gồm những loại hóa đơn nào ?

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan. Có nghĩa là tất cả các loại giao dịch phát sinh thuộc lĩnh vực thương mại đều có thể sử dụng hóa đơn điện tử.

2.4 Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Phân biệt chữ ký số và chữ ký điện tử dựa vào định nghĩa: 

Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video,…) nhằm xác định người chủ của dữ liệu đó. Hiểu đơn giản, chữ ký điện tử mang ý nghĩa như con dấu của doanh nghiệp. Nó là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử, giúp xác thực hóa đơn điện tử đó là chính doanh nghiệp đó phát hành.

Còn chữ ký số, theo Khoản 6 điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn luật giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử – token quy định: Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo bởi sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

– Việc biến đổi nếu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong một cặp khóa.

– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Do đó, chữ ký số là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp/cá nhân dùng thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số. Còn chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu nhằm xác định người chủ của dữ liệu đó.

2.5 Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ?

Nếu đã tìm hiểu về những lợi ích của hóa đơn điện tử, chắc hẳn các doanh nghiệp sẽ có câu hỏi về hóa đơn điện tử như trên. Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần những yêu cầu sau:

– Đáp ứng theo yêu cầu của thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo Hóa đơn điện tử

– Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc thông qua các nhà cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử – chữ ký số như 1Office. Tính năng hóa đơn điện tử – chữ ký số là một trong những tính năng nổi trội của 1Office trên thị trường hiện nay.

– Sau khi đáp ứng điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử (HDTT) và gửi cho cơ quan Thuế và được cơ quan Thuế tiếp nhận.

2.6 Thắc mắc về hóa đơn điện tử: có thể lùi ngày xuất hóa đơn điện tử được không ?

Câu trả lời là KHÔNG, thậm chí khi lùi ngày xuất hóa đơn điện tử hay hành vi lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.

2.7 Hóa đơn điện tử được sử dụng như nào trong trường hợp quy định hàng hóa đi đường phải có hóa đơn đỏ?

Câu hỏi về hóa đơn điện tử này cũng là thắc mắc chung của nhiều doanh nghiệp với những hàng hóa yêu cầu hóa đơn đỏ. Trong trường hợp này, HĐĐT được chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo trên hóa đơn giấy đó có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang kèm theo tên và chữ ký của người thực hiện chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy. Sau đó hóa đơn đó vẫn có tính pháp lý như bình thường.

2.8 Hóa đơn được lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử có được coi là HĐĐT không?

Câu trả lời là KHÔNG. HĐĐT phải được lập dưới dạng điện tử. Còn các hóa đơn dạng giấy dù được scan, chụp ảnh và lưu trữ, gửi qua phương tiện điện tử cũng không được coi là HĐĐT.

2.9 Khi phát hiện thông tin trên HĐĐT bị sai sót thì khách hàng phải làm những gì?

Khách hàng lúc này sẽ phải liên lạc với bên bán (bên phát hành hóa đơn) để xử lý sai sót. Tùy vào mục đích sử dụng hóa đơn đó có thể lập các biên bản xác nhận điều chỉnh/thay đổi hóa đơn.

2.10 Câu hỏi về hóa đơn điện tử liên quan đến chữ ký số: Các loại chữ ký số được sử dụng phổ biến hiện nay?

Các loại chữ ký số phổ biến được sử dụng phổ biến hiện nay là chữ ký số USB Token và chữ ký số HSM, trong đó USB token thông dụng hơn cả.

Chữ ký số USB Token là phần mềm được tích hợp vào chiếc USB ký số. Khi sử dụng, người dùng cần cài đặt tiện ích ký số trên máy tính và cắm USB vào. Sau đó đăng nhập vào chữ ký số với mã PIN riêng. Nó đảm bảo tính bảo mật của ký số cũng như tính nhanh gọn của yêu cầu công việc. Tốc độ ký khoảng 4 -6 chữ ký/ 1 giây.

Chữ ký số HSM là loại chữ ký số có cặp khóa và chứng thư số. Nó thường được sản xuất dưới dạng một thẻ PCMCIA hay card PCI cắm vào máy tính hay thiết bị kết nối mạng. Nó sẽ phù hợp với các doanh nghiệp lớn khi thực hiện phân quyền nhiều người dùng một lúc và tốc độ ký lên đến hơn 1000 chữ ký/ 1 giây.

Ngoài ra còn có thêm chữ ký số từ xa – được sử dụng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây giúp người dùng có thể ký linh hoạt mọi lúc mọi nơi mà không bị phụ thuộc trên thiết bị phần cứng như USB, token hay sim. Hiện nay chữ ký số từ xa vẫn đang trong quá trình được xây dựng dần vì các vấn đề liên quan đến bảo mật. 

Trên đây là những câu hỏi về hóa đơn điện tử và chữ ký số phổ biến và thông dụng nhất cho các doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu về nó. Với những tiện ích của mình như tiết kiệm chi phí, thời gian cũng như nâng cao chất lượng công việc, 1Office tin rằng bạn đã bắt đầu hình dung về việc áp dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số vào doanh nghiệp mình. Liên hệ ngay với 1Office để được tư vấn tận tình về tính năng hợp đồng điện tử và chữ ký số của doanh nghiệp nhé. 

Đăng ký để được tư vấn: 083 483 8888

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA