Điểm danh những lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp
Cùng với xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ của công nghệ thông tin cũng như các giao dịch điện tử như hiện nay, việc triển khai hóa đơn điện tử ngày càng được áp dụng phổ biến. Theo đó, công tác quản trị của doanh nghiệp cũng được thực hiện theo hướng hiện đại hóa thay vì các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy như trước đây. Hãy cùng 1Office “điểm danh” những lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp qua bài viết dưới đây!
Mục lục
1. Doanh nghiệp “chia tay” hóa đơn giấy
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ đã đề cập đến việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp tự lựa chọn và thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Đến nay, sau hơn 10 năm thực hiện, hóa đơn điện tử đã cho thấy nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn giấy. Theo đó, từ 01/07/2022, các tổ chức, cá nhân bắt buộc phải chuyển sang hóa đơn điện tử.
Đọc thêm: Giải đáp toàn bộ câu hỏi về hóa đơn điện tử và chữ ký số phổ biến hiện nay
2. Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử không còn là khái niệm mới với nhiều doanh nghiệp. Với những lợi ích thiết thực, hóa đơn điện tử sẽ dần thay thế vị trí của hoá đơn giấy trong các giao dịch mua bán hàng hoá, dịch vụ.
2.1 Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hóa đơn
Nếu như với hóa đơn giấy, các doanh nghiệp thường phải mất khá nhiều thời gian và chi phí cho việc đặt in hóa đơn, vận chuyển, lưu trữ, viết hóa đơn…Trong khi với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ tốn một khoản chi phí cho phần mềm hóa đơn điện tử. Như vậy, chi phí của hóa đơn điện tử thấp hơn nhiều lần so với hóa đơn giấy, tiết kiệm tới 80% chi phí cho mỗi hóa đơn
2.2 Giảm thiểu đáng kể thời gian giao – nhận hóa đơn
Việc xuất hóa đơn giấy hiện nay khá phức tạp, kế toán phải kê giấy than lên liên 2 và liên 3, viết chính xác các thông tin của khách hàng và chuyển hóa đơn cho khách hàng qua đường bưu điện. Thông thường, phải mất vài ngày khách hàng mới nhận được hóa đơn. Mặt khác, với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài click nhấp chuột, người mua hàng đã có thể ngay lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào có mạng kết nối Internet. Bên cạnh đó, việc ứng dụng chữ ký số trong hóa đơn điện tử cũng giảm đáng kể thời gian trình – ký. Ước tính, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm tới 70% các bước quy trình phát hành và 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn, rút ngắn tới 99% thời gian thanh toán.
2.3 Không lo bị thất lạc hóa đơn
Hóa đơn điện tử được lập trên máy tính và được chuyển cho khách hàng qua mạng Internet, giảm thiểu tối đa tình trạng thất lạc. Trong khi đó, hóa đơn giấy phải được gửi qua đường bưu điện hoặc các đơn vị vận chuyển khác. Việc hóa đơn giấy bị thất lạc rất dễ xảy ra và gây không ít phiền toái cho cả nhà cung cấp và khách hàng. Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC, trường hợp làm mất hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có thể bị phạt từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng.
2.4 Độ an toàn, chính xác cao
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Vì thế, đây là loại hóa đơn không thể làm giả. Bên cạnh đó, chữ ký số và hóa đơn điện tử đều là dữ liệu được mã hóa và có tính xác thực cao, không thể làm giả. Ngược lại, viết hóa đơn giấy thường xảy ra sai sót như: viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá…và việc xử lý sai sót trong các trường hợp này thường rất phức tạp và mất thời gian.
2.5 Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý; hạn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý I là 30/4, quý II là 30/7, quý III là 30/10 và quý IV là 30/1 của năm sau. Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì mọi thông tin đều đã được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống phần mềm. Kế toán doanh nghiệp giảm bớt được một đầu mục công việc mỗi quý.
Có thể nói, lợi ích của hóa đơn điện tử là lâu dài và bền vững đối với doanh nghiệp. Không chỉ giúp giảm thiểu thời gian, chi phí cho doanh nghiệp khi thực hiện các thủ tục hành chính thuế, hóa đơn điện tử còn đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, cải thiện môi trường kinh doanh, góp phần đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp. Hy vọng thông qua bài viết trên, bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng cũng như lợi ích của hóa đơn điện tử, từ đó nghiên cứu và áp dụng hiệu quả để phát triển doanh nghiệp mình.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
