Cắt giảm nhân sự: Từ A-Z thủ tục, lưu ý lãnh đạo cần biết

Cắt giảm số lượng nhân sự để đảm bảo hiệu quả hoạt động là một thực tế phổ biến trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Vậy cắt giảm nhân sự là gì? và nhà quản trị cần chú ý những điều gì khi thực hiện quá trình này? Hãy cùng 1Office khám phá thông qua bài viết dưới đây nhé.

Thế nào là cắt giảm nhân sự?

Cắt giảm nhân sự là quá trình thay đổi số lượng người lao động trong tổ chức, cụ thể là giảm bớt số lượng nhân viên trong doanh nghiệp. Thực hiện hoạt động cắt giảm nhân sự đơn giản là việc doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn đã ký kết với một số lượng người lao động (từ 2 người trở lên) cùng một lúc.

Việc giảm số lượng nhân viên cần được xây dựng theo một chiến lược, kế hoạch thực hiện, tuân theo định hướng từng giai đoạn của tổ chức. Tuy nhiên, việc giảm nhân công đôi khi cũng đên từ những nguyên nhân khách quan, khiến lãnh đạo buộc phải thực hiện để duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Các hình thức cắt giảm nhân nhân sự

Cắt giảm số lượng nhân viên

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể đánh giá giá trị mà nhân sự mang lại và sau đó quyết định cắt giảm dựa trên các tiêu chí và tiêu chuẩn cụ thể. Kết quả của quá trình này là giảm số lượng nhân viên mà vẫn đảm bảo khối lượng công việc cần thiết. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì lợi nhuận mà còn giảm thiểu chi phí liên quan đến việc trả lương và các nghĩa vụ khác đối với nhân sự.

Việc xem xét giá trị mà nhân viên mang lại cùng với số lượng công việc mà họ thực hiện đảm bảo rằng công việc được phân bổ hợp lý và xác định khả năng những nhân viên khác có thể tiếp nhận một phần công việc đó. Nếu doanh nghiệp cần cắt giảm vị trí công việc, đây là một hoạt động mà bộ phận quản lý nhân sự cần xem xét kỹ lưỡng trước khi thực hiện.

Cắt giảm các bộ phận hoạt động không năng suất

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, có khả năng xảy ra tình trạng chồng chéo khi nhiều phòng ban hợp nhất. Thực tế cho thấy, các bộ phận khác có thể đảm nhận trách nhiệm và thực hiện công việc mà phòng ban đang tiến hành. Do đó, quyết định cắt giảm một bộ phận có thể giúp giảm bớt sự phức tạp trong quản lý và duy trì hoạt động của các bộ phận khác.

Trong quá trình này, nhà quản trị sẽ cân nhắc xem có bất kỳ bộ phận nào hoạt động không hiệu quả và không đóng góp giá trị cho công ty hay không. Nếu có, nhiệm vụ của họ sẽ được chuyển giao cho các bộ phận khác.

4 Bước quy trình cắt giảm nhân sự đúng luật lao động

Bước 1: Xây dựng và thực hiện kế hoạch sử dụng nhân sự

Theo Điều 44, Khoản 1 – Bộ luật Lao động (2019), kế hoạch sử dụng lao động cần bao gồm các thông tin chính sau:

• Số lượng và danh sách người lao động tiếp tục sử dụng, bao gồm cả người lao động được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng và những người lao động được chuyển đổi sang làm việc không trọn thời gian.
• Số lượng và danh sách người lao động nghỉ hưu.
• Số lượng và danh sách người lao động mà hợp đồng lao động sẽ chấm dứt.
• Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động và các bên liên quan trong việc thực hiện kế hoạch sử dụng lao động.
• Biện pháp và nguồn tài chính để đảm bảo thực hiện kế hoạch.

Bước 2: Trao đổi với công đoàn về vấn đề nhân sự thôi việc

Trong quá trình xây dựng kế hoạch sử dụng lao động mới, người sử dụng lao động cần thảo luận và trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện cho người lao động tại cơ sở (nếu có).

Nếu không thể cung cấp việc làm cho người lao động và quyết định chấm dứt hợp đồng lao động của họ, tổ chức cần chịu trách nhiệm thông báo trước ít nhất 30 ngày với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và người lao động.

Bước 3: Thông báo bằng văn bản đến người lao động

Khi quyết định cắt giảm, Phòng nhân sự phải thông báo trước ít nhất 30 ngày cho người lao động với các thông tin sau:

• Địa chỉ của người sử dụng lao động và đại diện theo quy định pháp luật.
• Số lượng lao động dự kiến bị chấm dứt hợp đồng lao động.
• Lý do và thời điểm cụ thể cho việc chấm dứt hợp đồng lao động.
• Dự tính chi phí trả trợ cấp thất nghiệp.

Bước 4: Trả trợ cấp thất nghiệp

Sau khi chuyển giao công việc và hoàn tất các thủ tục thôi việc tại công ty, người lao động sẽ nhận được các khoản tiền theo quyền lợi đã ký kết trong hợp đồng và chính sách công ty:

• Lương.
• Trợ cấp thất nghiệp
• Lương cho phép năm chưa sử dụng hoặc chưa dùng hết.
• Các khoản tiền khác liên quan đến quyền lợi của người lao động.

Những sai lầm thường gặp khi cắt giảm nhân sự

Tính toán sai quy mô sa thải nhân sự

Nếu doanh nghiệp thực hiện tinh giảm bộ máy vận hành một cách quá mức, có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh, gây giảm doanh thu. Đặc biệt, việc cắt giảm ở nhóm chủ chốt, những người có năng suất lao động cao, gần như sẽ đưa công ty đối mặt với nguy cơ phá sản.

Để tránh rơi vào sai lầm này, trước khi thực hiện tinh giảm nhân sự, nhà quản trị cần xem xét kỹ nguyên nhân và tình hình khó khăn mà doanh nghiệp đang đối mặt. Tiếp theo, cần đánh giá năng lực làm việc và cân nhắc sự cân đối giữa các phòng ban và dây chuyền sản xuất để đảm bảo quy mô nhân sự đáp ứng đủ mức doanh thu mong đợi.

Cho nhân sự nghỉ việc hàng loạt

Ban lãnh đạo nên tiến hành thảo luận và đánh giá một cách cẩn thận để xác định danh sách nhân sự cần cắt giảm một cách hợp lý. Không nên thực hiện quá trình cắt giảm một cách tự động và quá mức. Hành động như vậy có thể giảm chi phí sử dụng lao động, nhưng đồng thời cũng ảnh hưởng đến sản lượng và chất lượng hàng hóa của công ty.

Doanh nghiệp cần xem xét mô hình kinh doanh của mình để tìm ra phương pháp tối ưu chi phí phù hợp, đồng thời giải quyết các khó khăn hiện tại và tận dụng tối đa những năng lực cốt lõi đã có trước khi nghĩ tới việc cắt giảm. Quan trọng là xác định nguồn doanh thu hiện tại của công ty đến từ đâu, nhóm khách hàng nào và sản phẩm nào.

Cắt giảm nhân sự trong âm thầm

Trước khi thực hiện quyết định cắt giảm nhân sự, doanh nghiệp nên tiến hành thông báo bằng văn bản chính thức và rõ ràng. Hành động này mang lại lợi ích cho cả hai bên: Thứ nhất, nhân viên bị ảnh hưởng sẽ có đủ thời gian chuẩn bị và bàn giao công việc chưa hoàn thành. Thứ hai, các thành viên trong tổ chức sẽ hiểu và thông cảm với những khó khăn mà doanh nghiệp đang đối diện, từ đó nỗ lực hơn để hoàn thành nhiệm vụ.

Thiếu trách nhiệm khi cắt giảm nhân sự

Quá trình cắt giảm nhân sự thường gây lo ngại và tác động tiêu cực đến tinh thần của đội ngũ nhân viên. Trong tình huống này, lãnh đạo thường phải đối mặt với tình trạng cảm thấy có lỗi và cố gắng tránh việc thực hiện cắt giảm nhân sự. Tuy nhiên, việc này có thể tạo ra hiểu lầm không lợi đối với nhân viên trong công ty.

Vì vậy, khi thực hiện quyết định cắt giảm nhân sự, lãnh đạo cần tạo điều kiện để gặp gỡ và thực hiện các cam kết đã đưa ra. Có thể là việc chuyển đổi nhân sự sang các vị trí mới hoặc cung cấp trợ cấp thất nghiệp. Đồng thời, họ cần thể hiện tinh thần san sẻ khó khăn và đồng cảm với nhân sự bị sa thải. Điều này không chỉ giúp tạo ra tâm lý ổn định cho những nhân viên đang làm việc mà còn thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đối với người bị cho thôi việc.

————————————–

Trên đây là các thông tin cơ bản liên quan đến việc cắt giảm nhân sự trong doanh nghiệp. Hy vọng rằng nội dung trên đã giúp nhà quản trị hiểu rõ hơn về quy trình và các lưu ý về quá trình cắt giảm nhân sự, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các biện pháp hiệu quả, đồng thời khuyến khích sự cống hiến từ phía nhân viên trong công việc.