DMS là gì? 5 cách chọn phần mềm quản lý phân phối phù hợp

Phần mềm DMS là giải pháp giúp doanh nghiệp và các bên liên quan theo dõi được toàn diện hoạt động của các kênh phân phối và dễ dàng làm việc với nhau hơn. Tuy nhiên không phải mọi doanh nghiệp đều phù hợp với phần mềm quản lý hệ thống phân phối này. Cùng 1Office tìm hiểu ngay 5 cách chọn giải pháp DMS phù hợp nhất với doanh nghiệp bạn.

1. Phần mềm DMS là gì?

DMS là viết tắt của Distribution Management System – Hệ thống quản lý phân phối. Đây là một cụm từ chỉ các phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa trên thị trường.

Phần mềm này được biết tới với các ứng dụng như:

• Quản lý nhân viên bán hàng: Theo dõi lịch trình, tuyến đường, báo cáo hoạt động bán hàng của nhân viên.
• Quản lý tồn kho: Giup theo dõi doanh số bán hàng, các chương trình khuyến mãi, chiết khấu.
• Quản lý công nợ: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách và các nhà cung cấp
• Quản lý hợp đồng: Theo dõi và lưu trữ các hợp đồng kinh doanh, hợp đồng phân phối cho doanh nghiệp
• Quản lý khách hàng: Theo dõi và chăm sóc các đơn hàng, lịch sử mua hàng, các chương trình chăm sóc và hỗ trợ khách hàng ngay khi họ cần giúp đỡ.

Hiện nay, có rất nhiều các định nghĩa về phần mềm DMS được đưa ra bởi các nhà cung cấp phần mềm. Tuy khác về diễn đạt nhưng đều chứa những điểm chung như:

• Phần mềm DMS tập trung vào việc quản lý tối ưu hoạt động phân phối sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Với sự giúp đỡ của phần mềm, các doanh nghiệp dễ dàng cập nhật tình hình tại các điểm phân phối, tăng hiệu quả của đội ngũ bán hàng, đẩy nhanh tiến độ xử lý đơn hàng và giao hàng.
• DMS cung cấp hệ sinh thái giúp quản lý đội ngũ nhân sự bán hàng. Thông qua phần mềm này, doanh nghiệp bạn sẽ luôn được cập nhật, cung cấp các dữ liệu về lộ trình của nhân viên. Qua đó, hỗ trợ quy trình bán hàng hiệu quả, quy trình trưng bày hàng hóa tại cửa hàng.
• Hơn cả, phần mềm này giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho chủ động hơn. Điều này giúp các đơn hàng được xử lý nhanh chóng, hiệu quả. Chủ doanh nghiệp dễ dàng đánh giá thực tế tình hình bán hàng qua các báo cáo real-time và tìm giải pháp xử lý nhanh chóng.

2. Một số tính năng chính của phần mềm DMS

Các giải pháp DMS được phát triển bởi các công ty khác nhau sẽ sở hữu các tính năng khác nhau. Tuy nhiên, mọi phần mềm DMS đều có các tính năng chính sau:

Quản lý nhân viên kinh doanh đi thị trường

Thông qua các giải pháp DMS, các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý các nhân sự phòng kinh doanh trong quá trình đi thị trường hơn. Cụ thể, lợi ích do chức năng quản lý nhân viên kinh doanh cho phép:

• Lên trước lịch trình di chuyển trước khi đi thị trường.
• Sắp xếp và phân số lịch trình nhằm tối ưu và tiết kiệm thời gian.
• Lưu trữ và quản lý thông tin về lịch được lập để dễ dàng theo dõi.
• Theo dõi xuyên suốt lộ trình của nhân sự.
• Báo cáo đánh giá hiệu quả đi tuyến. Từ đó đánh giá hiệu quả và hiệu suất công việc.

Quản lý nhà phân phối, điểm bán, cửa hàng

Bên cạnh đó, DMS còn cho phép doanh nghiệp quản trị các dữ liệu về nhà phân phối như:

• Thông tin công ty, Địa chỉ liên hệ, Số lượng đơn hàng, ….
• Quản lý thông tin nhà phân phối nhập và xuất hàng hóa.
• Quản lý tình trạng đơn hàng, kho hàng, tồn kho, các thông tin khuyến mãi, …
• Nhà phân phối, các điểm bán hàng trực tiếp với nhà sản xuất bằng phần mềm. Từ đó tiết kiệm thời gian hơn khi đặt hàng qua nhân viên kinh doanh.
• Hệ thống cho phép báo cáo bán hàng và kịp thời chăm sóc các nhà phân phối theo số liệu được cập nhật theo thời gian thực.

Quản lý hoạt động Trade Marketing

Giải pháp DMS cung cấp cho doanh nghiệp hệ sinh thái giúp thực hiện các yêu cầu của trade marketing. Doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc:

• Quản lý trade marketing theo điểm bản
• Xây dựng các chính sách bán hàng tại cửa hàng
• Theo dõi, cập nhật và đánh giá hiệu quả của chương trình.

Quản lý tra cứu hàng tồn kho

Doanh nghiệp không còn đau đầu với các vấn đề xoay quanh quản lý hàng hóa tập trung theo hạn sử dụng, số lô, đơn vị tính.

Đặc biệt, bạn không còn gặp khó khăn trong việc tra cứu tình trạng tồn kho, số lượng đơn hàng đã đặt, đơn chưa được giao, … Qua đó, nhân sự dễ dàng tự động xử lý và tiến hàng vận chuyển.

Sở hữu hệ thống báo cáo, thống kê, phân tích

Mọi thông tin, hoạt động của nhân viên kinh doanh, các nhà phân phối, các điểm bán đều được nhanh chóng cập nhật trên hệ thống theo thời gian thực.

Các báo cáo tự động cũng sẽ được hiển thị theo các dạng khác nhau như: thống kê, đồ thị giúp lãnh đạo có cái nhìn bao quát nhất về doanh nghiệp. Người quản lý, lãnh đạo dễ dàng đốc thúc nhân sự cũng như đề ra những quyết định mang tính sống còn của doanh nghiệp.

3. Phần mềm DMS phù hợp với các đối tượng như thế nào?

Về doanh nghiệp và đối tượng áp dụng

DMS phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn với đông đảo đội ngũ nhân viên và các kênh phân phối hàng hóa. Đặc biệt phần mềm này hoàn hảo cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất phân phối hay các nhà phân phối có đội ngũ Sale/PG thường xuyên đi thị trường. Cụ thể hơn, các doanh nghiệp tìm đến DMS thường có đặc điểm:

• Doanh nghiệp quy mô lớn nhưng còn vận hành một cách thủ công. Khó khăn trong việc quản lý sổ sách, giấy tờ hợp đồng của Sale/PG khi tư vấn thị trường.
• Doanh nghiệp muốn thêm các điểm bán vào quy trình phân phối, trực tiếp đặt hàng đến nhà sản xuất.
• Các doanh nghiệp sở hữu mô hình phân phối phức tạp, cần giải pháp quản lý riêng.

Về đối tượng quản lý

Bên cạnh đó, các phần mềm DMS cho phép quản lý bằng cách đồng bộ dữ liệu xuyên suốt các chuỗi cung ứng từ nhà sản xuất, nhà phân phối, đại lý, điểm bán lẻ, …Tùy theo các bộ phận mà người quản lý hệ thống có thể là: Giám đốc kinh doanh, Kế toán bán hàng, Thủ kho, Quản lý cấp vùng miền (nếu có) và các chủ cơ sở bán.

Trường hợp các nhà phân phối có đội ngũ sale ít hơn 10 người, bộ phận áp dụng chỉ có chủ doanh nghiệp và nhân viên bán hàng. Mỗi đối tượng khác nhau sẽ được cung cấp các chức năng hoặc quyền hạn khác nhau trên phần mềm. Phần mềm DMS với tình năng vượt trội thay thế hoàn toàn phương pháp quản lý thủ công bằng excel. Không những tự động hóa quy trình mà còn giúp dữ liệu được lưu trữ bảo mật hơn.

4. Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng giải pháp DMS

Sau khi tìm hiểu về các tính năng, chắc hẳn bạn không khỏi thắc mắc những lợi ích nhận được khi sử dụng phần mềm DMS là gì.

Tiết kiệm chi phí

Mặc dù doanh nghiệp sẽ cần một khoản tiền để mua và duy trì phần mềm nhưng các ứng dụng DMS lại giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoản tiền lớn hơn nhiều so với phần họ phải chi.

Nhờ các bản báo cáo đầu tư trung thực, minh bạch và luôn được cập nhật, doanh nghiệp có thể theo dõi và đánh giá. Từ dó, bạn có thể quyết định chi những khoản đầu tư hợp lý. Bạn có thể kiểm soát các chi phí khuyến mãi, trưng bày tại các điểm bản.

Đo lường hiệu quả bán hàng

Các doanh nghiệp quy mô lớn coi DMS như công cụ “cứu cánh”. Dù khối lượng nhân viên lớn, các kênh phân phối dày đặc và hàng chục nghìn điểm bán, doanh nghiệp vẫn có thể theo dõi và đánh giá hiệu quả thông qua DMS. Từ báo cáo và tổng hợp số liệu, bạn dễ dàng đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự, kênh phân phối nào mang lại lợi nhuận cao và điểm phân phối nào thu hút lượng lớn người mua.

Nâng cao hiệu quả bán hàng

Thông qua phần mềm DMS, các thông tin, số liệu đo lường về khách hàng được nhân viên bán hàng nắm rõ qua giao diện hiển thị. Từ đó, nhân viên bán hàng dễ dàng tiếp cận với người mua hơn, phát hiện ra nhiều cơ hội bán hàng nhiều hơn cho từng sản phẩm.

5. Cách lựa chọn phần mềm DMS phù hợp

Hiện nay, trên thị trường xuất hiện đông đảo các nhà cung cấp phần mềm quản lý hệ thống phân phối. Do bản chất, các phần mềm DMS không khác nhau nhiều về tính năng và lợi ích. Tuy nhiên, chỉ một sự khác biệt nhỏ cũng dẫn đến khó khăn trong quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Bởi vậy, cần sáng suốt lựa chọn giải pháp DMS thực sự phù hợp bằng cách cân nhắc ở nhiều yếu tố.

5.1 Uy tín, kinh nghiệm của nhà cung cấp

Đa số các nhà cung cấp phần mềm cũng là đơn vị tư vấn triển khai giải pháp cho doanh nghiệp. Bởi vậy, nhà cung cấp sở hữu bề dày kinh nghiệm, chất lượng tư vấn và triển khai phần mềm tốt đồng nghĩa với độ tin cậy của sản phẩm DMS.

Ngoài ra, các nhà cung cấp giàu kinh nghiệm đã có sẵn các quy trình triển khai được đúc kết qua nhiều dự án hoàn thiện. Từ đó, giải pháp của họ được hoàn thiện và xây dựng phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp quản lý phân phối. Nhờ vậy, doanh nghiệp và cả nhà cung cấp sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí triển khai.

5.2 Chi phí đầu tư cho giải pháp

Chi phí luôn là yếu tố được doanh nghiệp đặt lên hàng đầu. Khi tiếp cận với giải pháp DMS, đó sẽ là câu chuyện tối ưu hóa chi phí để doanh nghiệp có thể vận hành năng suất nhất với mức phí nhỏ nhất.

Doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm các đơn vị cung cấp giải pháp với các mức phí khác nhau (tùy theo nhu cầu sử dụng). Hình thức này giúp doanh nghiệp không phải bỏ ra quá nhiều chi phí ban đầu mà vẫn có thể sử dụng trực tiếp các tình năng phần mềm trên trình duyệt web. Tuy vậy, khi lựa chọn sử dụng hình thức này, doanh nghiệp cần đặt một dấu hỏi lớn về bảo mật dữ liệu.

Lo ngại về tính bảo mật, doanh nghiệp có thể tìm đến hình thức mua và cài đặt phần mềm DMS trên hạ tầng phần cứng của mình. Đổi lại, doanh nghiệp cần bỏ ra chi phí đầu tư không rẻ và đáp ứng cấu hình phần cứng tối thiểu để sử dụng. Tính linh hoạt cũng là một trong những hạn chế của hình thức này.

5.3 Lựa chọn phần mềm DMS của nước ngoài hay Việt Nam?

Với sự phát triển chóng mặt ngày nay, thị trường công nghệ trong và ngoài nước sôi nổi hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp DMS do nhà cung cấp trong nước tư vấn và triển khai hoặc phần mềm của các đơn vị nước ngoài nhưng có đơn vị đại điện ở Việt Nam triển khai.

Hai điểm khác biệt lớn nhất của hai lựa chọn này là giá cả và tính tùy chỉnh linh hoạt. Thông thường phần mềm được cung cấp bởi nhà cung cấp nước ngoài có giá cao hơn hẳn. Và thời gian chính sửa phần mềm theo yêu cầu doanh nghiệp thường kéo dài lâu hơn so với nhà cung cấp trong nước do các hạn chế về liên lạc, khác biệt về thời gian làm việc.

Vậy nên, cần sáng suốt khi lựa chọn sử dụng và triển khai các phần mềm DMS. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ các thông tin. Đồng thời cân nhắc dựa trên khả năng ngân sách cũng như tính đặc thù của lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động.

6. Kết

Bài viết trên, 1Office đã cung cấp đến bạn những tri thức cần có về phần mềm DMS một cách khái quát nhất. Là một doanh nghiệp sở hữu quy mô sản xuất lớn, việc vận hành doanh nghiệp với giải pháp DMS là lựa chọn tối ưu nhất. Chúng tôi hy vọng dựa vào cách lựa chọn phần mềm quản lý phân phối đã nêu trên, doanh nghiệp bạn sớm tìm được giải pháp phù hợp giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và quản lý.