6+ Standard Equipment Handover Record Templates (Word File)

Bàn giao thiết bị – dù là laptop mới cấp cho nhân viên, máy móc sản xuất từ nhà cung cấp hay chuyển giao nội bộ giữa các phòng ban – luôn cần một biên bản rõ ràng để ghi nhận tình trạng, số serial, phụ kiện kèm theo và trách nhiệm của các bên ngay tại thời điểm đó. Đây không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là ‘bằng chứng sống’ giúp doanh nghiệp quản lý tài sản chặt chẽ, tránh thất thoát, tranh chấp và dễ dàng kiểm kê khi cần. Trong phần này, chúng tôi tổng hợp 6 mẫu biên bản bàn giao thiết bị phổ biến nhất, từ mẫu chung linh hoạt đến mẫu chuyên biệt cho nhân viên, máy móc kỹ thuật, mượn/thuê, sửa chữa… – tất cả đều tải miễn phí Word, dễ chỉnh sửa và áp dụng ngay để đảm bảo mọi giao nhận diễn ra minh bạch, chuyên nghiệp!”

I. Biên Bản Bàn Giao Thiết Bị Là Gì?

Biên bản bàn giao thiết bị là một văn bản hành chính được lập để ghi nhận việc chuyển giao thiết bị, máy móc, công cụ, hoặc tài sản tương tự giữa hai bên (bên giao và bên nhận) tại một thời điểm và địa điểm cụ thể. Văn bản này mô tả chi tiết tình trạng, số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật của thiết bị, cùng với sự xác nhận của các bên liên quan, nhằm đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong quá trình bàn giao.

Nói đơn giản: Đây là “biên lai chính thức” xác nhận rằng thiết bị đã được chuyển từ tay người này sang tay người kia, kèm theo thông tin đầy đủ để tránh hiểu lầm hay tranh cãi sau này.

Tầm quan trọng của biên bản bàn giao thiết bị

• Ghi nhận chính xác tình trạng thiết bị: Đảm bảo cả hai bên đồng ý về số lượng, chất lượng, tình trạng hoạt động của thiết bị tại thời điểm bàn giao (ví dụ: mới 100%, đang hoạt động tốt, hoặc có hư hỏng cụ thể).
• Quản lý tài sản hiệu quả: Giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm kê tài sản, đặc biệt trong các hoạt động mua bán, thuê mượn, chuyển giao nội bộ, hoặc thanh lý.
• Ngăn ngừa tranh chấp: Là bằng chứng rõ ràng khi xảy ra mâu thuẫn về trách nhiệm (ai làm hỏng, mất mát, hoặc không bàn giao đúng).
• Hỗ trợ kế toán và kiểm toán: Cung cấp tài liệu minh bạch cho việc ghi nhận giá trị tài sản, khấu hao, hoặc quyết toán thuế.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Đặc biệt quan trọng trong các giao dịch với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp lớn, hoặc hợp đồng có giá trị cao.

Ý nghĩa pháp lý

Biên bản bàn giao thiết bị có giá trị pháp lý cao với các vai trò sau:

• Căn cứ giải quyết tranh chấp: Là chứng cứ quan trọng trước tòa án hoặc cơ quan trọng tài nếu xảy ra mâu thuẫn về việc giao nhận, chất lượng, hoặc trách nhiệm bảo quản thiết bị.
• Xác định trách nhiệm: Rõ ràng hóa trách nhiệm của bên giao (giao đúng, đủ, chất lượng) và bên nhận (bảo quản, sử dụng đúng cách).
• Minh bạch hóa quy trình: Đảm bảo giao dịch hoặc chuyển giao tài sản được thực hiện công khai, có sự đồng thuận, tránh tình trạng gian lận, thất thoát. Trong thực tiễn, biên bản này thường được tòa án hoặc cơ quan quản lý nhà nước chấp nhận như một tài liệu pháp lý nếu được lập đúng quy trình (có chữ ký, đóng dấu, và không tẩy xóa).

Cơ sở pháp lý liên quan

Mặc dù không có quy định cụ thể bắt buộc lập biên bản bàn giao thiết bị, các văn bản pháp luật sau đây hỗ trợ tính pháp lý của văn bản này:

• Nghị định 30/2020/NĐ-CP (về công tác văn thư): Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, bao gồm biên bản bàn giao. Biên bản cần tuân thủ cấu trúc chuẩn (quốc hiệu, tiêu ngữ, nội dung rõ ràng, chữ ký xác nhận).
• Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 117, 280, 429): Quy định về giao dịch dân sự, trách nhiệm bồi thường thiệt hại, và thời hiệu khởi kiện. Biên bản bàn giao là chứng cứ xác nhận giao dịch (giao nhận tài sản) hợp pháp.
• Luật Thương mại 2005 (nếu liên quan đến mua bán, cung ứng thiết bị): Yêu cầu các bên lập văn bản ghi nhận giao nhận hàng hóa, thiết bị trong giao dịch thương mại.
• Luật Kế toán 2015 và Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017 (nếu là tài sản nhà nước/doanh nghiệp): Yêu cầu minh bạch trong quản lý, bàn giao tài sản, đặc biệt khi kiểm toán hoặc thanh tra.

Tóm lại, biên bản bàn giao thiết bị là công cụ không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quản lý tài sản và giao dịch kinh doanh. Nó không chỉ bảo vệ quyền lợi các bên mà còn là căn cứ pháp lý vững chắc khi cần giải quyết tranh chấp hoặc đáp ứng yêu cầu kiểm tra, kiểm toán.

II. Khi Nào Cần Lập Biên Bản Bàn Giao Thiết Bị?

Biên bản bàn giao thiết bị là văn bản bắt buộc trong hầu hết các tình huống chuyển giao tài sản cố định hoặc tài sản có giá trị, nhằm ghi nhận rõ ràng tình trạng, số lượng, trách nhiệm và thời điểm chuyển giao. Dưới đây là các trường hợp phổ biến nhất tại Việt Nam (doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, dự án) mà cần lập biên bản bàn giao thiết bị:

1. Bàn giao thiết bị mới từ nhà cung cấp cho doanh nghiệp

Khi mua sắm, nhập khẩu hoặc nhận thiết bị mới theo hợp đồng cung cấp (máy móc, máy tính, thiết bị y tế, dây chuyền sản xuất…).

Lý do cần biên bản: Xác nhận thiết bị đúng số lượng, thông số kỹ thuật, tình trạng nguyên seal, chưa hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Đây là cơ sở để nghiệm thu, thanh toán và khiếu nại nếu có lỗi từ nhà cung cấp.

2. Bàn giao thiết bị giữa các phòng ban nội bộ

Khi chuyển thiết bị từ phòng này sang phòng khác (ví dụ: phòng IT chuyển máy chủ cho phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật chuyển máy in cho phòng hành chính).

Lý do cần biên bản: Giúp kế toán, quản lý tài sản theo dõi chính xác vị trí thiết bị, tránh thất thoát, đồng thời xác định trách nhiệm bảo quản của phòng ban mới.

3. Bàn giao thiết bị cho nhân viên sử dụng

Khi cấp phát thiết bị cho cá nhân (laptop, điện thoại công ty, máy ảnh, công cụ làm việc).

Lý do cần biên bản: Xác nhận nhân viên đã nhận thiết bị, cam kết sử dụng đúng mục đích, bảo quản và chịu trách nhiệm nếu hư hỏng, mất mát. Đây là căn cứ để xử lý kỷ luật hoặc khấu trừ khi nhân viên nghỉ việc.

4. Bàn giao thiết bị đi sửa chữa, bảo trì

Khi đưa thiết bị ra ngoài sửa chữa (gửi trung tâm bảo hành, đơn vị sửa chữa bên thứ ba).

Lý do cần biên bản: Ghi nhận tình trạng thiết bị trước khi sửa (hư hỏng gì, phụ kiện kèm theo), thời gian bàn giao, và cam kết của đơn vị sửa chữa về việc bảo quản, không thay đổi linh kiện trái phép.

5. Bàn giao thiết bị khi cho mượn, thuê

Khi cho mượn thiết bị nội bộ (giữa các chi nhánh) hoặc cho thuê bên ngoài (thuê máy móc xây dựng, thiết bị y tế).

Lý do cần biên bản: Xác định thời hạn mượn/thuê, tình trạng ban đầu, điều kiện hoàn trả, và trách nhiệm bồi thường nếu hư hỏng hoặc mất mát trong thời gian mượn.

6. Bàn giao thiết bị khi thanh lý, chuyển nhượng

Khi thanh lý thiết bị cũ (bán phế liệu, thanh lý theo quyết định), chuyển nhượng cho đơn vị khác, hoặc bàn giao khi giải thể doanh nghiệp.

Lý do cần biên bản: Ghi nhận tình trạng cuối cùng, giá trị còn lại, người nhận (cá nhân/tổ chức), và làm cơ sở cho quyết toán tài chính, thuế, kiểm toán.

7. Bàn giao thiết bị khi hoàn thành dự án/công trình

Khi dự án xây dựng, lắp đặt hệ thống, triển khai phần mềm… hoàn thành, bàn giao thiết bị cho chủ đầu tư hoặc đơn vị sử dụng (máy lạnh, camera an ninh, hệ thống PCCC, thiết bị văn phòng).

Lý do cần biên bản: Là một phần của biên bản nghiệm thu hoàn thành dự án, xác nhận thiết bị đã lắp đặt đúng, hoạt động tốt, và chuyển giao trách nhiệm sử dụng, bảo trì cho bên nhận.

Bất cứ khi nào thiết bị (có giá trị đáng kể) thay đổi chủ thể sử dụng, bảo quản hoặc trách nhiệm, đều nên lập biên bản bàn giao để:

• Đảm bảo minh bạch, theo dõi tài sản.
• Xác định rõ trách nhiệm các bên.
• Là chứng cứ pháp lý vững chắc nếu xảy ra tranh chấp, mất mát hoặc kiểm toán sau này.

III. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Biên Bản Bàn Giao Thiết Bị

Biên bản bàn giao thiết bị cần được lập theo thể thức văn bản hành chính chuẩn tại Việt Nam (theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư), đảm bảo rõ ràng, đầy đủ thông tin và có giá trị chứng cứ cao. Dưới đây là cấu trúc tiêu chuẩn và hướng dẫn điền chi tiết kèm ví dụ minh họa.

Cấu trúc một Biên bản bàn giao thiết bị tiêu chuẩn

Quốc hiệu, Tiêu ngữ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

1. Tên văn bản BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ (hoặc: BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ MÁY TÍNH / MÁY IN / THIẾT BỊ VĂN PHÒNG…)
2. Số hiệu biên bản (khuyến khích sử dụng trong doanh nghiệp lớn) Ví dụ: Số: 01/BB-BG-TB/2025
3. Thời gian, địa điểm lập biên bản Hồi … giờ … phút, ngày … tháng … năm 2025 Tại: …………………………………………………………… (ghi cụ thể: Phòng kho tầng 3, Công ty ABC, số 123 đường XYZ, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh)
4. Thông tin các bên liên quan
   • Bên giao: Tên đơn vị/cá nhân: Công ty TNHH Công nghệ XYZ Địa chỉ: …………………………………………………………… Đại diện: Ông Nguyễn Văn A – Chức vụ: Trưởng phòng Hành chính Số CCCD: ……………………………………………………………
   • Bên nhận: Tên đơn vị/cá nhân: Phòng Kinh doanh – Công ty TNHH Công nghệ XYZ Đại diện: Bà Trần Thị B – Chức vụ: Nhân viên kinh doanh Số CCCD: ……………………………………………………………
5. Handover content
   • Equipment list: Create a detailed list

Accompanying documents (if any):

• Purchase invoice No. … dated …
• Official 24-month warranty card

• User manual and software installation disc

Specific condition at the time of handover: All the above equipment is handed over in intact condition, operating normally, without damage, and with all accessories.

1. Purpose of handover To hand over equipment for the business operations of the Sales Department according to the internal asset allocation decision No. … dated … month … year 2025.
2. Commitments and responsibilities of the parties

The delivering party commits: The equipment has a clear, legal origin and matches the specifications in the list above.

The receiving party commits:

• To use the equipment for its intended purpose, maintain it well, and not arbitrarily repair or transfer it.
• To be responsible for any loss or damage due to subjective error from the time of receiving the handover.
• To report immediately if any technical faults are discovered within 07 days of receipt.

Warranty period: According to the official warranty card (24 months from the date of purchase).

1. General provisions
   • This record is made in 02 copies of equal legal validity, with each party keeping 01 copy.
   • Any amendments or additions must be made in writing and signed by both parties.
   • This record is effective from the date of signing.

Confirmation and signatures
REPRESENTATIVE OF THE DELIVERING PARTY                          REPRESENTATIVE OF THE RECEIVING PARTY

(Sign, full name)                         (Sign, full name)

Nguyen Van A                                Tran Thi B

(Stamp if any)

1. (Stamp if any)

Complete illustrative example (a pre-filled template for a specific case)

EQUIPMENT HANDOVER RECORD

No.: 05/BB-BG-TB/12-2025

At 09:30, on December 31, 2025

At: Equipment warehouse – 2nd Floor, ABC Software Development Co., Ltd., 456 Le Loi, District 1, Ho Chi Minh City

Delivering party: Administration Department – ABC Software Development Co., Ltd.

Representative: Mr. Le Van C – Head of Administration Department

Receiving party: Mr. Pham Minh D – Development Staff (employee ID NV056)

Handover contents:

• 01 Lenovo ThinkPad X1 Carbon Gen 9 Laptop
  • Serial: PF12345678
  • Condition: 100% new, sealed, not yet activated
  • Includes: Original charger, carrying case, user manual

Purpose: To issue work equipment to an employee according to Allocation Decision No. 12/QD-NS dated 25/12/2025

Commitments:

• The delivering party commits that the equipment is new and from an official source.
• The receiving party commits to use the equipment for work purposes, maintain it carefully, and be responsible for compensation in case of loss/damage due to personal fault.

This record is made in 02 copies of equal value.

REPRESENTATIVE OF THE DELIVERING PARTY                        REPRESENTATIVE OF THE RECEIVING PARTY

Le Van C                                   Pham Minh D

(Sign, stamp)

Notes when creating the record:

• Always take photos of the equipment (overall view + close-up of the serial number) and attach them to the record.
• Do not erase; if there is a mistake, create a new record.
• Store the original copy carefully (color scan + digital file).

IV. Free Download of Common Equipment Handover Record Templates

Below is a set of the 6 most common equipment handover record templates, widely used in Vietnamese businesses (updated for 2025 practices). These templates are based on standard administrative formats (Decree 30/2020/ND-CP) and are easily editable in Word.

General Equipment Handover Record Template

In all fixed asset transfer activities, from new purchases to internal transfers, the general equipment handover record is the core document that helps accurately record the quantity, condition, and responsibilities of the parties involved. This flexible template can be applied to most cases, ensuring transparency, easy asset tracking, and serving as solid legal evidence in case of disputes or future audits.

Download the General Equipment Handover Record Template Now

Equipment Handover Record for Employees

When issuing laptops, phones, printers, or other work tools to employees, the equipment handover record for employees is a crucial document to confirm receipt of the equipment, commit to its maintenance, and accept responsibility for compensation in case of damage or loss. This template helps businesses manage assets tightly, protect their interests, and prevent losses due to individual subjective errors.

Download the Equipment Handover Record for Employees Template Now

Machinery and Technical Equipment Handover Record

For production machinery, high-tech equipment, or complex technical systems, the machinery and technical equipment handover record needs to detail technical specifications, serial numbers, operational status, and accompanying accessories. This standard template ensures a transparent transfer process, supports quality acceptance, and serves as a basis for handling warranties, repairs, or complaints with the supplier.

Download the Technical Equipment Handover Record Template Now

Equipment Loan/Rental Handover Record

When loaning or renting out equipment (either internally between departments or to a third party), the equipment loan/rental handover record is a mandatory document to clearly state the period of use, return conditions, and liability for compensation in case of damage or loss. This template helps parties avoid disputes about the equipment’s condition before/after theCreating an equipment handover record is not just an administrative procedure but also a measure to protect interests, prevent asset loss, and minimize disputes. Below are important notes for each stage, along with common mistakes and how to fix them (updated with Vietnamese business practices for 2025).

Before the handover

• Thoroughly check the equipment’s condition and quantity Both parties (the delivering and receiving parties) must conduct a direct inventory check together: unbox (if the equipment is new), check the serial number, included accessories, physical condition (scratches, dust, signs of damage), and perform a basic operational test (if possible). Immediately note any discrepancies to avoid future disputes.
• Prepare all related documents Including: purchase invoices, warranty certificates, user manuals, previous inventory records (if it’s used equipment), and proof of origin documents (if imported). Attach copies or photos to the record to strengthen its evidentiary value.

During the record creation process

• Record all information in a detailed, clear, and accurate manner Use an equipment list table with the following columns: No., Equipment Name, Code/Serial Number, Quantity, Unit, Condition (100% new/used for X months/any defects), and Special Notes. Avoid generic terms like “good”—describe specifically: “Screen has no scratches, battery at 98%, operates normally.”
• Use standard, easy-to-understand legal language The language should be objective and free of personal comments (do not use words like “very good” or “severely damaged”). For example, instead of “machine is broken,” write “machine fails to start due to a power source error.”
• Ensure all parties provide full signatures, names, and seals (if any) Representatives of the delivering and receiving parties must sign by hand and clearly state their full name and position. If it’s a business, the company seal should be affixed. If the recipient is an individual (employee), add their employee ID for easy reference.
• Create multiple copies with equal legal validity Typically, 2-3 copies are made: the delivering party keeps one, the receiving party keeps one, and the remaining copy is filed by the administration/accounting department. Clearly state: “This record is made in 03 copies of equal legal validity, with each party retaining one copy.”

After the handover

• Store the record carefully Scan the original in color and save it as a PDF + Word file (if future edits are needed). Store it for at least 5–10 years (in accordance with the Law on Accounting and the Law on Asset Management). Use an electronic document management system if the business has one.
• Track and update the equipment’s status if there are any changes If the equipment is damaged or subsequently transferred, create a new record or a supplementary addendum. Update the fixed asset tracking log to facilitate periodic inventory checks.

Common mistakes and how to fix them

In summary: A good equipment handover record must be complete, detailed, objective, and fully signed for confirmation. By paying attention to the notes above, you will minimize legal risks, asset loss, and disputes in equipment management.

VI. Frequently Asked Questions About Equipment Handover Records

Below are concise, practical answers based on Vietnamese law and business application experience (updated as of December 31, 2025).

Is notarization mandatory for an equipment handover record?

Not mandatory.

An equipment handover record is an internal administrative document or one between transacting parties, and it does not fall under the category of documents requiring mandatory notarization according to the Law on Notarization 2014 (as amended and supplemented). A handwritten signature from the relevant parties (transferor, transferee, witness if any) and a company seal (if a legal entity) are sufficient for it to have legal validity as evidence.

Notarization is only necessary in special cases (e.g., handing over equipment that is collateral for a bank loan, or transferring a very high-value asset along with a change of ownership).

What happens if there is no handover record?

Very high risk.

Not having a handover record will lead to difficulties when:

• Loss or damage occurs: It’s impossible to prove the equipment’s condition at the time of transfer → leading to disputes over liability.
• Inventory and audits: Tax authorities or state auditors may not accept the depreciation or asset transfer records.
• Employee resignation: The company cannot prove that the employee returned the equipment → making it difficult to claim compensation.
• Disputes with suppliers: There is no evidence to file a complaint about technical faults or missing accessories. In short: Not creating a record is equivalent to “voluntarily giving up your rights and increasing legal risks.”

Can one template be used for multiple types of equipment?

Yes, and it’s highly recommended.

A general equipment handover record template (like template 1 in section IV) is completely flexible. You just need to change the equipment list table (name, serial number, condition, notes) to apply it to laptops, printers, production machinery, medical equipment, cameras, etc.

However, for high-tech or high-value equipment (CNC machines, server systems), it’s advisable to add more technical details and attach close-up photos to increase accuracy and proof.

Can a handover record replace a contract?

It cannot replace a contract.

A handover record only documents the partial fulfillment of a contract (e.g., delivering/receiving equipment according to a purchase, lease, or allocation agreement).

The original contract remains the primary document that stipulates rights, obligations, value, payment terms, warranty, etc.

A handover record is merely a document of execution (similar to an acceptance record) and cannot replace the contract if the contract requires a written form (e.g., a purchase contract for high-value equipment must be in writing according to Article 119 of the 2015 Civil Code).

How can businesses manage handover records effectively?

To manage them effectively, businesses should apply the following methods:

• Digitize: Color scan all records → store them on a document management system (Google Drive, OneDrive, ERP software, DMS like Base.vn, 1Office, FastWork).
• Categorize and number: Number the records according to a convention (e.g., HR-EQ-2025-001) and categorize them by equipment type/department/year.
• Link to asset tracking logs: Record the handover record number in the fixed asset ledger or asset management software (MISA, Bravo, Fast).
• Conduct periodic checks: Perform quarterly/annual physical inventories and compare them with the records to detect discrepancies early.
• Training: Train administrative staff, IT department, and logistics personnel on the correct procedure for creating records.
• Use digital signatures: For large enterprises, adopt electronic records with digital signatures (in accordance with Decree 130/2018/ND-CP) to save time and simplify storage.

Does a handover record need an overlapping seal?

Not mandatory.

An overlapping seal (an embossed or ink seal that connects the pages) is only necessary when the record has multiple pages (usually 3 or more) and there is a risk of content being altered (e.g., a handover record for high-value equipment with many appendices).

In practice, most equipment handover records are only 1–2 pages long, so an overlapping seal is not needed. The most important things are:

• Complete signatures of all parties.
• The company seal (if a legal entity).
• Attached photos of the equipment (close-ups of the serial number, condition). If there are concerns about integrity, a digital signature can be used to replace the traditional overlapping seal.

If you are facing a specific situation related to one of the questions above (e.g., a lost old record, a dispute over liability for damage), please provide more details so we can offer more specific advice!