6+ Mẫu Biên Bản Bàn Giao Thiết Bị Chuẩn File Word

Bàn giao thiết bị – dù là laptop mới cấp cho nhân viên, máy móc sản xuất từ nhà cung cấp hay chuyển giao nội bộ giữa các phòng ban – luôn cần một biên bản rõ ràng để ghi nhận tình trạng, số serial, phụ kiện kèm theo và trách nhiệm của các bên ngay tại thời điểm đó. Đây không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là ‘bằng chứng sống’ giúp doanh nghiệp quản lý tài sản chặt chẽ, tránh thất thoát, tranh chấp và dễ dàng kiểm kê khi cần. Trong phần này, chúng tôi tổng hợp 6 mẫu biên bản bàn giao thiết bị phổ biến nhất, từ mẫu chung linh hoạt đến mẫu chuyên biệt cho nhân viên, máy móc kỹ thuật, mượn/thuê, sửa chữa… – tất cả đều tải miễn phí Word, dễ chỉnh sửa và áp dụng ngay để đảm bảo mọi giao nhận diễn ra minh bạch, chuyên nghiệp!”

I. Biên Bản Bàn Giao Thiết Bị Là Gì?

Biên bản bàn giao thiết bị là một văn bản hành chính được lập để ghi nhận việc chuyển giao thiết bị, máy móc, công cụ, hoặc tài sản tương tự giữa hai bên (bên giao và bên nhận) tại một thời điểm và địa điểm cụ thể. Văn bản này mô tả chi tiết tình trạng, số lượng, chất lượng, thông số kỹ thuật của thiết bị, cùng với sự xác nhận của các bên liên quan, nhằm đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong quá trình bàn giao.

Nói đơn giản: Đây là “biên lai chính thức” xác nhận rằng thiết bị đã được chuyển từ tay người này sang tay người kia, kèm theo thông tin đầy đủ để tránh hiểu lầm hay tranh cãi sau này.

Tầm quan trọng của biên bản bàn giao thiết bị

• Ghi nhận chính xác tình trạng thiết bị: Đảm bảo cả hai bên đồng ý về số lượng, chất lượng, tình trạng hoạt động của thiết bị tại thời điểm bàn giao (ví dụ: mới 100%, đang hoạt động tốt, hoặc có hư hỏng cụ thể).
• Quản lý tài sản hiệu quả: Giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm kê tài sản, đặc biệt trong các hoạt động mua bán, thuê mượn, chuyển giao nội bộ, hoặc thanh lý.
• Ngăn ngừa tranh chấp: Là bằng chứng rõ ràng khi xảy ra mâu thuẫn về trách nhiệm (ai làm hỏng, mất mát, hoặc không bàn giao đúng).
• Hỗ trợ kế toán và kiểm toán: Cung cấp tài liệu minh bạch cho việc ghi nhận giá trị tài sản, khấu hao, hoặc quyết toán thuế.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Đặc biệt quan trọng trong các giao dịch với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp lớn, hoặc hợp đồng có giá trị cao.

Ý nghĩa pháp lý

Biên bản bàn giao thiết bị có giá trị pháp lý cao với các vai trò sau:

• Căn cứ giải quyết tranh chấp: Là chứng cứ quan trọng trước tòa án hoặc cơ quan trọng tài nếu xảy ra mâu thuẫn về việc giao nhận, chất lượng, hoặc trách nhiệm bảo quản thiết bị.
• Xác định trách nhiệm: Rõ ràng hóa trách nhiệm của bên giao (giao đúng, đủ, chất lượng) và bên nhận (bảo quản, sử dụng đúng cách).
• Minh bạch hóa quy trình: Đảm bảo giao dịch hoặc chuyển giao tài sản được thực hiện công khai, có sự đồng thuận, tránh tình trạng gian lận, thất thoát. Trong thực tiễn, biên bản này thường được tòa án hoặc cơ quan quản lý nhà nước chấp nhận như một tài liệu pháp lý nếu được lập đúng quy trình (có chữ ký, đóng dấu, và không tẩy xóa).

Cơ sở pháp lý liên quan

Mặc dù không có quy định cụ thể bắt buộc lập biên bản bàn giao thiết bị, các văn bản pháp luật sau đây hỗ trợ tính pháp lý của văn bản này:

• Nghị định 30/2020/NĐ-CP (về công tác văn thư): Quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, bao gồm biên bản bàn giao. Biên bản cần tuân thủ cấu trúc chuẩn (quốc hiệu, tiêu ngữ, nội dung rõ ràng, chữ ký xác nhận).
• Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 117, 280, 429): Quy định về giao dịch dân sự, trách nhiệm bồi thường thiệt hại, và thời hiệu khởi kiện. Biên bản bàn giao là chứng cứ xác nhận giao dịch (giao nhận tài sản) hợp pháp.
• Luật Thương mại 2005 (nếu liên quan đến mua bán, cung ứng thiết bị): Yêu cầu các bên lập văn bản ghi nhận giao nhận hàng hóa, thiết bị trong giao dịch thương mại.
• Luật Kế toán 2015 và Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2017 (nếu là tài sản nhà nước/doanh nghiệp): Yêu cầu minh bạch trong quản lý, bàn giao tài sản, đặc biệt khi kiểm toán hoặc thanh tra.

Tóm lại, biên bản bàn giao thiết bị là công cụ không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quản lý tài sản và giao dịch kinh doanh. Nó không chỉ bảo vệ quyền lợi các bên mà còn là căn cứ pháp lý vững chắc khi cần giải quyết tranh chấp hoặc đáp ứng yêu cầu kiểm tra, kiểm toán.

II. Khi Nào Cần Lập Biên Bản Bàn Giao Thiết Bị?

Biên bản bàn giao thiết bị là văn bản bắt buộc trong hầu hết các tình huống chuyển giao tài sản cố định hoặc tài sản có giá trị, nhằm ghi nhận rõ ràng tình trạng, số lượng, trách nhiệm và thời điểm chuyển giao. Dưới đây là các trường hợp phổ biến nhất tại Việt Nam (doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, dự án) mà cần lập biên bản bàn giao thiết bị:

1. Bàn giao thiết bị mới từ nhà cung cấp cho doanh nghiệp

Khi mua sắm, nhập khẩu hoặc nhận thiết bị mới theo hợp đồng cung cấp (máy móc, máy tính, thiết bị y tế, dây chuyền sản xuất…).

Lý do cần biên bản: Xác nhận thiết bị đúng số lượng, thông số kỹ thuật, tình trạng nguyên seal, chưa hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Đây là cơ sở để nghiệm thu, thanh toán và khiếu nại nếu có lỗi từ nhà cung cấp.

2. Bàn giao thiết bị giữa các phòng ban nội bộ

Khi chuyển thiết bị từ phòng này sang phòng khác (ví dụ: phòng IT chuyển máy chủ cho phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật chuyển máy in cho phòng hành chính).

Lý do cần biên bản: Giúp kế toán, quản lý tài sản theo dõi chính xác vị trí thiết bị, tránh thất thoát, đồng thời xác định trách nhiệm bảo quản của phòng ban mới.

3. Bàn giao thiết bị cho nhân viên sử dụng

Khi cấp phát thiết bị cho cá nhân (laptop, điện thoại công ty, máy ảnh, công cụ làm việc).

Lý do cần biên bản: Xác nhận nhân viên đã nhận thiết bị, cam kết sử dụng đúng mục đích, bảo quản và chịu trách nhiệm nếu hư hỏng, mất mát. Đây là căn cứ để xử lý kỷ luật hoặc khấu trừ khi nhân viên nghỉ việc.

4. Bàn giao thiết bị đi sửa chữa, bảo trì

Khi đưa thiết bị ra ngoài sửa chữa (gửi trung tâm bảo hành, đơn vị sửa chữa bên thứ ba).

Lý do cần biên bản: Ghi nhận tình trạng thiết bị trước khi sửa (hư hỏng gì, phụ kiện kèm theo), thời gian bàn giao, và cam kết của đơn vị sửa chữa về việc bảo quản, không thay đổi linh kiện trái phép.

5. Bàn giao thiết bị khi cho mượn, thuê

Khi cho mượn thiết bị nội bộ (giữa các chi nhánh) hoặc cho thuê bên ngoài (thuê máy móc xây dựng, thiết bị y tế).

Lý do cần biên bản: Xác định thời hạn mượn/thuê, tình trạng ban đầu, điều kiện hoàn trả, và trách nhiệm bồi thường nếu hư hỏng hoặc mất mát trong thời gian mượn.

6. Bàn giao thiết bị khi thanh lý, chuyển nhượng

Khi thanh lý thiết bị cũ (bán phế liệu, thanh lý theo quyết định), chuyển nhượng cho đơn vị khác, hoặc bàn giao khi giải thể doanh nghiệp.

Lý do cần biên bản: Ghi nhận tình trạng cuối cùng, giá trị còn lại, người nhận (cá nhân/tổ chức), và làm cơ sở cho quyết toán tài chính, thuế, kiểm toán.

7. Bàn giao thiết bị khi hoàn thành dự án/công trình

Khi dự án xây dựng, lắp đặt hệ thống, triển khai phần mềm… hoàn thành, bàn giao thiết bị cho chủ đầu tư hoặc đơn vị sử dụng (máy lạnh, camera an ninh, hệ thống PCCC, thiết bị văn phòng).

Lý do cần biên bản: Là một phần của biên bản nghiệm thu hoàn thành dự án, xác nhận thiết bị đã lắp đặt đúng, hoạt động tốt, và chuyển giao trách nhiệm sử dụng, bảo trì cho bên nhận.

Bất cứ khi nào thiết bị (có giá trị đáng kể) thay đổi chủ thể sử dụng, bảo quản hoặc trách nhiệm, đều nên lập biên bản bàn giao để:

• Đảm bảo minh bạch, theo dõi tài sản.
• Xác định rõ trách nhiệm các bên.
• Là chứng cứ pháp lý vững chắc nếu xảy ra tranh chấp, mất mát hoặc kiểm toán sau này.

III. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Biên Bản Bàn Giao Thiết Bị

Biên bản bàn giao thiết bị cần được lập theo thể thức văn bản hành chính chuẩn tại Việt Nam (theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư), đảm bảo rõ ràng, đầy đủ thông tin và có giá trị chứng cứ cao. Dưới đây là cấu trúc tiêu chuẩn và hướng dẫn điền chi tiết kèm ví dụ minh họa.

Cấu trúc một Biên bản bàn giao thiết bị tiêu chuẩn

Quốc hiệu, Tiêu ngữ
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

1. Tên văn bản BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ (hoặc: BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ MÁY TÍNH / MÁY IN / THIẾT BỊ VĂN PHÒNG…)
2. Số hiệu biên bản (khuyến khích sử dụng trong doanh nghiệp lớn) Ví dụ: Số: 01/BB-BG-TB/2025
3. Thời gian, địa điểm lập biên bản Hồi … giờ … phút, ngày … tháng … năm 2025 Tại: …………………………………………………………… (ghi cụ thể: Phòng kho tầng 3, Công ty ABC, số 123 đường XYZ, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh)
4. Thông tin các bên liên quan
   • Bên giao: Tên đơn vị/cá nhân: Công ty TNHH Công nghệ XYZ Địa chỉ: …………………………………………………………… Đại diện: Ông Nguyễn Văn A – Chức vụ: Trưởng phòng Hành chính Số CCCD: ……………………………………………………………
   • Bên nhận: Tên đơn vị/cá nhân: Phòng Kinh doanh – Công ty TNHH Công nghệ XYZ Đại diện: Bà Trần Thị B – Chức vụ: Nhân viên kinh doanh Số CCCD: ……………………………………………………………
5. Nội dung bàn giao
   • Danh mục thiết bị: Lập bảng chi tiết

Kèm theo tài liệu (nếu có):

• Hóa đơn mua hàng số … ngày …
• Giấy bảo hành chính hãng 24 tháng

• Hướng dẫn sử dụng và đĩa cài đặt phần mềm

Tình trạng cụ thể tại thời điểm bàn giao: Tất cả thiết bị trên được bàn giao ở tình trạng nguyên vẹn, hoạt động bình thường, không hư hỏng, không thiếu phụ kiện.

1. Mục đích bàn giao Bàn giao thiết bị để phục vụ công việc kinh doanh của Phòng Kinh doanh theo quyết định phân bổ tài sản nội bộ số … ngày … tháng … năm 2025.
2. Cam kết và trách nhiệm của các bên

Bên giao cam kết: Thiết bị có nguồn gốc rõ ràng, hợp pháp, đúng thông số như danh mục trên.

Bên nhận cam kết:

• Sử dụng đúng mục đích, bảo quản tốt, không tự ý sửa chữa, chuyển nhượng.
• Chịu trách nhiệm về mất mát, hư hỏng do lỗi chủ quan từ thời điểm nhận bàn giao.
• Báo cáo ngay nếu phát hiện lỗi kỹ thuật trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận.

Thời hạn bảo hành: Theo giấy bảo hành chính hãng (24 tháng kể từ ngày mua).

1. Điều khoản chung
   • Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý ngang nhau, mỗi bên giữ 01 bản.
   • Mọi sửa đổi, bổ sung phải được lập thành văn bản và có chữ ký của cả hai bên.
   • Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký.

Xác nhận và chữ ký
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO                          ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

(Ký, ghi rõ họ tên)                         (Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Văn A                                Trần Thị B

(Đóng dấu nếu có)

1. (Đóng dấu nếu có)

Ví dụ minh họa hoàn chỉnh (mẫu điền sẵn một trường hợp cụ thể)

BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ

Số: 05/BB-BG-TB/12-2025

Hồi 09 giờ 30 phút, ngày 31 tháng 12 năm 2025

Tại: Kho thiết bị – Tầng 2, Công ty TNHH Phát triển Phần mềm ABC, 456 Lê Lợi, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh

Bên giao: Phòng Hành chính – Công ty TNHH Phát triển Phần mềm ABC

Đại diện: Ông Lê Văn C – Trưởng phòng Hành chính

Bên nhận: Anh Phạm Minh D – Nhân viên Phát triển (mã nhân viên NV056)

Nội dung bàn giao:

• 01 Laptop Lenovo ThinkPad X1 Carbon Gen 9
  • Serial: PF12345678
  • Tình trạng: Mới 100%, nguyên seal, chưa kích hoạt
  • Kèm theo: Sạc zin, túi đựng, hướng dẫn sử dụng

Mục đích: Cấp phát thiết bị làm việc cho nhân viên theo Quyết định phân bổ số 12/QĐ-NS ngày 25/12/2025

Cam kết:

• Bên giao cam kết thiết bị mới, nguồn gốc chính hãng.
• Bên nhận cam kết sử dụng đúng mục đích công việc, bảo quản cẩn thận, chịu trách nhiệm bồi thường nếu mất/hư hỏng do lỗi cá nhân.

Biên bản lập thành 02 bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN GIAO                        ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

Lê Văn C                                   Phạm Minh D

(Ký, đóng dấu)

Lưu ý khi lập:

• Luôn chụp ảnh thiết bị (toàn cảnh + cận cảnh serial number) và đính kèm biên bản.
• Không tẩy xóa, nếu sai thì lập biên bản mới.
• Lưu trữ bản gốc cẩn thận (scan màu + file điện tử).

IV. Tải Miễn Phí Các Mẫu Biên Bản Bàn Giao Thiết Bị Phổ Biến

Dưới đây là bộ 6 mẫu biên bản bàn giao thiết bị phổ biến nhất, được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp Việt Nam (cập nhật theo thực tiễn 2025). Các mẫu này dựa trên thể thức hành chính chuẩn (Nghị định 30/2020/NĐ-CP), dễ chỉnh sửa bằng file Word.

Mẫu Biên bản bàn giao thiết bị chung

Trong mọi hoạt động chuyển giao tài sản cố định, từ mua sắm mới đến chuyển nhượng nội bộ, biên bản bàn giao thiết bị chung là văn bản cốt lõi giúp ghi nhận chính xác số lượng, tình trạng và trách nhiệm của các bên. Mẫu linh hoạt này áp dụng được cho hầu hết các trường hợp, đảm bảo tính minh bạch, dễ theo dõi tài sản và là chứng cứ pháp lý vững chắc khi xảy ra tranh chấp hoặc kiểm kê sau này.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Thiết Bị Chung

Biên bản bàn giao thiết bị cho nhân viên

Khi cấp phát laptop, điện thoại, máy in hay công cụ làm việc cho nhân viên sử dụng, biên bản bàn giao thiết bị cho nhân viên là tài liệu quan trọng để xác nhận việc nhận thiết bị, cam kết bảo quản và chịu trách nhiệm bồi thường nếu hư hỏng, mất mát. Mẫu này giúp doanh nghiệp quản lý tài sản chặt chẽ, bảo vệ quyền lợi và tránh tình trạng thất thoát do lỗi chủ quan của cá nhân.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Giao Thiết Bị Cho Nhân Viên

Biên bản bàn giao máy móc, thiết bị kỹ thuật

Đối với máy móc sản xuất, thiết bị công nghệ cao hoặc hệ thống kỹ thuật phức tạp, biên bản bàn giao máy móc, thiết bị kỹ thuật cần ghi chi tiết thông số kỹ thuật, số serial, tình trạng vận hành và phụ kiện kèm theo. Mẫu chuẩn này đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra minh bạch, hỗ trợ nghiệm thu chất lượng và là cơ sở để xử lý bảo hành, sửa chữa hoặc khiếu nại với nhà cung cấp.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Bàn Giao Thiết Bị Kỹ Thuật

Biên bản bàn giao thiết bị mược, thuê

Khi cho mượn hoặc cho thuê thiết bị (nội bộ giữa các bộ phận hoặc với bên thứ ba), biên bản bàn giao thiết bị mượn/thuê là văn bản bắt buộc để ghi rõ thời hạn sử dụng, điều kiện hoàn trả và trách nhiệm bồi thường nếu hư hỏng, mất mát. Mẫu này giúp các bên tránh tranh chấp về tình trạng thiết bị trước/sau khi mượn, đồng thời bảo vệ quyền lợi của bên cho mượn/thuê một cách rõ ràng.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Bàn Giao Thiết Bị Mượn, Thuê

Biên bản bàn giao thiết bị có lỗi/cần sửa chữa

Khi đưa thiết bị đi sửa chữa hoặc nhận lại sau bảo trì, biên bản bàn giao thiết bị có lỗi/cần sửa chữa đóng vai trò quan trọng trong việc mô tả chính xác tình trạng lỗi hiện tại, phụ kiện kèm theo và cam kết của đơn vị sửa chữa. Mẫu này giúp theo dõi quá trình sửa chữa, xác định trách nhiệm nếu phát sinh thêm hư hỏng và là tài liệu cần thiết để quyết toán chi phí hoặc bảo hành.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Bàn Giao Thiết Bị Có Lỗi, Cần Sửa Chữa

Biên bản bàn giao thiết bị giữa các phòng ban/dự án

Khi chuyển thiết bị từ phòng ban này sang phòng ban khác hoặc bàn giao sau khi hoàn thành dự án, biên bản bàn giao thiết bị giữa các phòng ban/dự án là bước cuối cùng để ghi nhận vị trí mới của tài sản, tình trạng hiện tại và chuyển giao trách nhiệm bảo quản. Mẫu này hỗ trợ quản lý tài sản nội bộ hiệu quả, dễ dàng kiểm kê và tránh tình trạng thất thoát khi thay đổi nhân sự hoặc kết thúc dự án.

Tải Ngay Mẫu Biên Bản Bàn Bàn Giao Thiết Bị Giữa Phòng Ban, Dự Án

V. Những Lưu Ý Khi Sử Dụng Biên Bản Bàn Giao Thiết Bị

Việc lập biên bản bàn giao thiết bị không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là biện pháp bảo vệ quyền lợi, tránh thất thoát tài sản và giảm thiểu tranh chấp. Dưới đây là các lưu ý quan trọng theo từng giai đoạn, cùng các lỗi thường gặp và cách khắc phục (cập nhật thực tiễn doanh nghiệp Việt Nam năm 2025).

Trước khi bàn giao

• Kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng, số lượng thiết bị Hai bên (bên giao và bên nhận) phải cùng kiểm kê trực tiếp: mở hộp (nếu thiết bị mới), kiểm tra serial number, phụ kiện kèm theo, tình trạng vật lý (trầy xước, bụi bẩn, dấu hiệu hư hỏng), và thử vận hành cơ bản (nếu có thể). Ghi chú ngay nếu phát hiện bất kỳ sai lệch nào để tránh tranh cãi sau này.
• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ liên quan Bao gồm: hóa đơn mua hàng, giấy chứng nhận bảo hành, hướng dẫn sử dụng, biên bản kiểm kê trước đó (nếu là thiết bị cũ), giấy tờ nguồn gốc (nếu nhập khẩu). Đính kèm bản sao hoặc ảnh chụp vào biên bản để tăng tính chứng cứ.

Trong quá trình lập biên bản

• Ghi chú chi tiết, rõ ràng và chính xác mọi thông tin Sử dụng bảng danh mục thiết bị với các cột: STT, Tên thiết bị, Mã số/Serial, Số lượng, Đơn vị, Tình trạng (mới 100%/đã sử dụng X tháng/có lỗi gì), Ghi chú đặc biệt. Tránh viết chung chung như “tốt” – hãy mô tả cụ thể: “Màn hình không vết xước, pin 98%, hoạt động bình thường”.
• Sử dụng ngôn ngữ pháp lý chuẩn, dễ hiểu Ngôn ngữ khách quan, không mang tính bình luận cá nhân (không dùng từ “rất tốt”, “hỏng nặng”). Ví dụ: thay vì “máy hỏng”, ghi “máy không khởi động được do lỗi nguồn”.
• Đảm bảo đầy đủ chữ ký, họ tên và dấu (nếu có) của các bên Người đại diện bên giao và bên nhận phải ký tay, ghi rõ họ tên, chức vụ. Nếu là doanh nghiệp, nên đóng dấu công ty. Nếu người nhận là cá nhân (nhân viên), ghi thêm mã nhân viên để dễ tra cứu.
• Lập thành nhiều bản có giá trị pháp lý như nhau Thông thường lập 02–03 bản: Bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản, bản còn lại lưu hồ sơ phòng hành chính/kế toán. Ghi rõ dòng: “Biên bản được lập thành 03 bản có giá trị pháp lý ngang nhau, mỗi bên giữ 01 bản”.

Sau khi bàn giao

• Lưu trữ biên bản cẩn thận Scan màu bản gốc, lưu file PDF + file Word (nếu cần chỉnh sửa sau). Lưu trữ ít nhất 5–10 năm (theo Luật Kế toán và Luật Quản lý tài sản). Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử nếu doanh nghiệp có.
• Theo dõi và cập nhật tình trạng thiết bị nếu có thay đổi Nếu thiết bị hư hỏng hoặc chuyển giao tiếp theo sau, lập biên bản mới hoặc phụ lục bổ sung. Cập nhật vào sổ theo dõi tài sản cố định để phục vụ kiểm kê định kỳ.

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục

Tóm lại: Một biên bản bàn giao thiết bị tốt phải đầy đủ, chi tiết, khách quan và có chữ ký xác nhận đầy đủ. Chỉ cần chú ý các lưu ý trên, bạn sẽ giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý, thất thoát tài sản và tranh chấp trong quản lý thiết bị.

VI. Câu Hỏi Thường Gặp Về Biên Bản Bàn Giao Thiết Bị

Dưới đây là các câu trả lời ngắn gọn, thực tiễn dựa trên quy định pháp luật Việt Nam và kinh nghiệm áp dụng trong doanh nghiệp (cập nhật đến ngày 31/12/2025).

Biên bản bàn giao thiết bị có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc.

Biên bản bàn giao thiết bị là văn bản hành chính nội bộ hoặc giữa các bên giao dịch, không thuộc danh mục văn bản bắt buộc phải công chứng theo Luật Công chứng 2014 (sửa đổi, bổ sung). Chỉ cần chữ ký tay của các bên liên quan (bên giao, bên nhận, người chứng kiến nếu có) và đóng dấu (nếu là pháp nhân) là đã có giá trị pháp lý đủ để làm chứng cứ.

Công chứng chỉ cần thiết trong trường hợp đặc biệt (ví dụ: bàn giao thiết bị là tài sản thế chấp ngân hàng, hoặc bàn giao tài sản có giá trị rất lớn kèm theo chuyển quyền sở hữu).

Nếu không có biên bản bàn giao thì sao?

Rủi ro rất cao.

Không có biên bản bàn giao sẽ dẫn đến khó khăn khi:

• Xảy ra mất mát, hư hỏng: Không chứng minh được tình trạng thiết bị tại thời điểm chuyển giao → dễ tranh chấp về trách nhiệm.
• Kiểm kê, kiểm toán: Cơ quan thuế, kiểm toán nhà nước có thể không chấp nhận ghi nhận khấu hao, chuyển giao tài sản.
• Nhân viên nghỉ việc: Không chứng minh được nhân viên đã bàn giao lại thiết bị → công ty khó đòi bồi thường.
• Tranh chấp với nhà cung cấp: Không có bằng chứng để khiếu nại lỗi kỹ thuật hoặc thiếu phụ kiện. Tóm lại: Không lập biên bản tương đương với việc “tự nguyện bỏ mất quyền lợi và tăng rủi ro pháp lý”.

Có thể dùng chung một mẫu cho nhiều loại thiết bị không?

Có thể và rất khuyến khích.

Mẫu biên bản bàn giao thiết bị chung (như mẫu 1 ở phần IV) hoàn toàn linh hoạt, chỉ cần thay đổi bảng danh mục thiết bị (tên, serial, tình trạng, ghi chú) là áp dụng được cho laptop, máy in, máy móc sản xuất, thiết bị y tế, camera…

Tuy nhiên, với thiết bị kỹ thuật cao hoặc giá trị lớn (máy CNC, hệ thống server), nên bổ sung thêm chi tiết kỹ thuật và đính kèm ảnh chụp cận cảnh để tăng tính chính xác và chứng minh.

Biên bản bàn giao có giá trị thay thế hợp đồng không?

Không thay thế được hợp đồng.

Biên bản bàn giao chỉ ghi nhận việc thực hiện một phần của hợp đồng (giao nhận thiết bị theo hợp đồng mua bán, thuê mượn, cấp phát…).

Hợp đồng gốc vẫn là văn bản chính quy định quyền nghĩa vụ, giá trị, điều kiện thanh toán, bảo hành…

Biên bản bàn giao chỉ là chứng từ thực hiện (tương tự biên bản nghiệm thu), không thể thay thế hợp đồng nếu hợp đồng yêu cầu hình thức văn bản (ví dụ: hợp đồng mua bán thiết bị giá trị lớn phải lập thành văn bản theo Điều 119 BLDS 2015).

Làm thế nào để quản lý biên bản bàn giao hiệu quả trong doanh nghiệp?

Để quản lý hiệu quả, doanh nghiệp nên áp dụng các cách sau:

• Số hóa: Scan màu tất cả biên bản → lưu trữ trên hệ thống quản lý tài liệu (Google Drive, OneDrive, phần mềm ERP, DMS như Base.vn, 1Office, FastWork).
• Phân loại và đánh số: Đánh số biên bản theo quy tắc (ví dụ: BB-BG-TB/2025-001) và phân loại theo loại thiết bị/phòng ban/năm.
• Liên kết với sổ theo dõi tài sản: Ghi số biên bản vào sổ tài sản cố định, phần mềm quản lý tài sản (MISA, Bravo, Fast).
• Kiểm tra định kỳ: Hàng quý/năm kiểm kê thực tế so sánh với biên bản để phát hiện sai lệch sớm.
• Đào tạo: Hướng dẫn nhân viên hành chính, phòng IT, kho vận lập biên bản đúng quy trình.
• Sử dụng chữ ký số: Với doanh nghiệp lớn, áp dụng biên bản điện tử ký số (theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP) để tiết kiệm thời gian và lưu trữ dễ dàng.

Biên bản bàn giao có cần đóng dấu giáp lai không?

Không bắt buộc.

Đóng dấu giáp lai (dấu nổi hoặc dấu mực nối các trang) chỉ cần thiết khi biên bản có nhiều trang (thường từ 3 trang trở lên) và có nguy cơ bị thay đổi nội dung (ví dụ: biên bản bàn giao thiết bị giá trị cao, nhiều phụ lục).

Trong thực tiễn, hầu hết biên bản bàn giao thiết bị chỉ 1–2 trang nên không cần giáp lai. Quan trọng nhất là:

• Chữ ký đầy đủ của các bên.
• Đóng dấu công ty (nếu pháp nhân).
• Đính kèm ảnh chụp thiết bị (cận cảnh serial, tình trạng). Nếu lo ngại về tính toàn vẹn, có thể dùng chữ ký số điện tử để thay thế giáp lai truyền thống.

Nếu bạn đang gặp tình huống cụ thể liên quan đến một trong các câu hỏi trên (ví dụ: mất biên bản cũ, tranh chấp trách nhiệm hư hỏng), hãy cung cấp thêm chi tiết để mình tư vấn chi tiết hơn nhé!