[Free Download] 13+ Standard, Easy-to-Use Employee Payroll Excel Templates 2026

Payroll calculation is a familiar task, but errors can easily occur if data on workdays, allowances, bonuses, deductions, and net pay are not tracked clearly. For businesses managing payroll with Excel, a standard employee payroll template will help HR/accountants consolidate data faster, more transparently, and reduce errors during payment. The article below compiles 13+ free, easy-to-edit Excel employee payroll templates suitable for various business needs.

1. What is an Employee Payroll Sheet?

A payroll sheet is the most crucial document in employee salary management, helping businesses accurately calculate salaries, deductions, and benefits in compliance with payroll regulations (Labor Code 2019 and Circular 200/2014/TT-BTC). With an Excel payroll template, you can automate the entire process without expensive payroll software – making it especially suitable for small businesses, startups, or administrative companies.

What Are Net and Gross Salaries? And Payroll Regulations

• Gross salary: Total salary before deductions (base salary + allowances + bonuses).
• Net salary: The actual amount received after deducting Social Insurance (8%), Health Insurance (1.5%), Unemployment Insurance (1%), and Personal Income Tax (PIT).

Payroll sheet regulations:

• Must be detailed (full name, gross/net salary, deductions, employee signature).
• Must be stored for 5 years (according to the Accounting Law).
• Related to the personal income tax finalization declaration (form 05/QTT-TNCN).

2. Why is an Employee Payroll Template Important?

2.1. For Employees

Financial Benefits: The payroll sheet represents fairness and the value of an employee’s work. It ensures they are compensated fairly for the time and effort they invest in their job.

Motivation and Commitment: An attractive and fair payroll sheet motivates employees to work more effectively. They feel encouraged and committed to their job and the organization, contributing to the company’s growth and success.

Honesty and Transparency: A detailed and clear payroll sheet helps build an honest and fair work environment. Employees know their exact salary, bonuses, and applicable deductions. This fosters trust and stability in labor relations.

2.2. For Businesses

Financial and Performance Management: The payroll sheet provides necessary information for managers to evaluate employee performance. It also serves as a basis for forecasting, estimating, and allocating financial resources effectively, ensuring the business can pay salaries on time and maintain financial stability.

Competitiveness and Talent Attraction: A competitive and attractive payroll helps businesses attract and retain talent. When a company offers good salaries, it creates a competitive advantage over industry rivals, making it easier to attract and retain employees, which contributes to the organization’s development and success.

Compliance with Laws and Regulations: This ensures that the business does not face legal risks and builds a work environment of integrity, clarity, and reliability.

In summary, the employee payroll sheet is a crucial element for both employees and businesses. It creates fairness and motivation for employees while helping the business manage finances, retain talent, and comply with legal regulations.

3. What Basic Information Should an Employee Payroll Template Include?

A basic payroll template, whether created in Excel or Word, includes key information such as employee details, base salary, bonuses, allowances, and deductions. Detailing each component in the payroll sheet ensures clarity and completeness for the business, while also guaranteeing fairness for the employee. Below, 1Office presents the essential information that should be included in an employee payroll template for your business:

Bảng nội dung cần có của một mẫu bảng lương nhân viên

4. Tổng hợp 13+ file mẫu bảng lương nhân viên chi tiết dễ dùng nhất 2026 [ TẢI FREE ]

Dưới đây là tổng hợp 9 mẫu bảng lương nhân viên mà 1Office đã tổng hợp, cùng ưu điểm và nhược điểm của từng mẫu:

4.1 Mẫu bảng lương nhân viên đơn giản

Bảng lương nhân viên đơn giản bao gồm các thông tin cơ bản về nhân viên, phụ cấp, khoản khấu trừ, ngày công thực tế… Đây là mẫu dễ sử dụng, không quá phức tạp thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc tổ chức đơn giản giúp đảm bảo tính chính xác và đơn giản trong việc tính toán lương. Tuy nhiên, mẫu bảng lương này không phù hợp cho các tổ chức lớn hoặc có cấu trúc tổ chức phức tạp.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương nhân viên đơn giản.xlsx

4.2 Mẫu bảng lương nhân viên tổng hợp

Bao gồm tất cả các thông tin quan trọng như thông tin nhân viên, lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ và các khoản thưởng… được tổng hợp theo từng tháng cụ thể. Mẫu bảng lương này phù hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp với quy mô nhân sự lớn và mức lương của từng vị trí là khác nhau.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương nhân viên tổng hợp.xlsx

4.3 Mẫu bảng lương nhân viên dành cho doanh nghiệp

Mẫu bảng lương Excel này cung cấp thông tin chi tiết về lương theo từng bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp và cũng gồm đầy đủ các nội dung cơ bản của một file lương. Nó phù hợp với các doanh nghiệp lớn với nhiều phòng ban và cấu trúc tổ chức phức tạp nhưng đòi hỏi nhà quản lý cần theo dõi kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương dành cho doanh nghiệp.xlsx

4.4 Mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh

File bảng lương Excel cho vị trí kinh doanh sẽ tập trung vào các chỉ số kinh doanh như doanh số, hoa hồng và các khoản thưởng liên quan đến kết quả kinh doanh. Vì thế nó thích hợp cho các doanh nghiệp có bộ phận kinh doanh đủ mạnh và liên quan đến doanh số.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh .xlsx

4.5 Mẫu bảng lương nhân viên theo quy tắc 3P

Hệ thống lương 3P là mẫu bảng lương được thiết kế để đánh giá và phân bổ thu nhập cá nhân dựa trên ba yếu tố: Position (vị trí công việc), Person (năng lực cá nhân) và Performance (kết quả công việc). Đây là một hệ thống lương linh hoạt và công bằng, đảm bảo rằng mức lương của mỗi nhân viên phản ánh đúng vị trí công việc, khả năng cá nhân và hiệu suất làm việc.

Tuy nhiên, một nhược điểm khi doanh nghiệp áp dụng cách tính lương này là cần có quy tắc rõ ràng, công bằng để áp dụng cho tất cả các loại công việc, đồng thời cần sự theo dõi và cập nhật định kỳ để đảm bảo tính chính xác.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Bảng lương nhân viên theo quy tắc 3P.xlsx

4.6 Bảng lương nhân viên theo sản phẩm

Tính toán lương dựa trên sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp sẽ thúc đẩy sự tập trung và đóng góp hiệu quả của từng cá nhân, phòng ban. Nó phản ánh sự rõ ràng và công bằng trong việc đánh giá kết quả công việc tuy nhiên doanh nghiệp cần có hệ thống đo lường để xác định chính xác giá trị của từng sản phẩm.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Bảng lương nhân viên theo sản phẩm.xlsx

4.7 Mẫu bảng lương nhân viên khoán theo tháng

Lương khoán thường được áp dụng cho các công việc mang tính chất thời vụ, tạm thời và được hiểu là khoản lương được trả dựa theo khối lượng, chất lượng và thời gian hoàn thành công việc. Vì thế, mẫu Excel này phù hợp cho các công việc theo dự án hoặc làm việc theo khoán trong một thời gian cố định nên khá đơn giản và dễ dàng sử dụng.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương khoán theo tháng.xlsx

4.8 Mẫu bảng thanh toán tiền lương nhân viên

Đây là một file thanh toán tiền lương theo định dạng Word, thể hiện đầy đủ nội dung cần có của một mẫu lương cho từng nhân viên. 

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu thanh toán tiền lương nhân viên.docx

4.9 Mẫu phiếu lương nhân viên chi tiết

Tạo ra phiếu lương chi tiết và rõ ràng cho từng nhân viên, ghi nhận đầy đủ thông tin về lương của từng thành viên cụ thể trong doanh nghiệp.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu phiếu lương nhân viên chi tiết.docx

4.10 Mẫu bảng lương nhân viên hành chính

Mẫu bảng lương nhân viên hành chính là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp quản lý chi trả lương thưởng một cách rõ ràng, minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Với cấu trúc đơn giản nhưng đầy đủ các khoản mục như lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ BHXH – BHYT – BHTN và thuế TNCN, mẫu bảng lương này đặc biệt phù hợp cho các vị trí hành chính văn phòng – nơi lương thường ổn định và ít biến động theo giờ làm. Sử dụng mẫu chuẩn không chỉ giúp kế toán tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo nhân viên dễ dàng kiểm tra quyền lợi của mình, góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và tin cậy.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương nhân viên hành chính file excel

4.11 Mẫu bảng lương startup

Mẫu bảng lương startup là giải pháp linh hoạt, đơn giản và dễ tùy chỉnh dành riêng cho các công ty khởi nghiệp – nơi đội ngũ thường nhỏ, lương thưởng đa dạng và cần theo dõi chặt chẽ dòng tiền. Với các cột cơ bản như lương cơ bản, phụ cấp, thưởng hiệu suất, khấu trừ bảo hiểm và lương thực lĩnh, mẫu bảng này giúp founder hoặc kế toán nhanh chóng quản lý chi phí nhân sự mà không cần phần mềm phức tạp. Đặc biệt phù hợp với startup giai đoạn đầu, mẫu bảng lương này còn hỗ trợ theo dõi equity (cổ phần) hoặc thưởng token nếu áp dụng mô hình hiện đại, giúp doanh nghiệp trẻ kiểm soát tài chính hiệu quả và tập trung vào tăng trưởng.

Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương startup file excel

4.12 Hourly Payroll Template

The hourly payroll template is an essential tool for businesses that employ part-time staff, freelancers, or flexible workers, such as restaurants, coffee shops, and delivery services. By calculating wages based on actual hours worked, this template helps businesses accurately control personnel costs, avoid waste, and ensure fairness for employees. It typically includes standard working hours, overtime hours, hourly rates, and deductions, making it easy for both parties to reconcile, ensure timely payments, and comply with the Labor Code’s regulations on seasonal work.

Free Download: [1OFFICE] Hourly Payroll Template (Excel file)

4.13 English Payroll Template

The English payroll template (Payslip Template) is a professional document for foreign companies, FDI enterprises, or startups with international staff in Vietnam. With an international standard structure including Gross Salary, Deductions (Social Insurance, Health Insurance, PIT), Net Salary, and allowances, this template not only ensures transparency but also helps foreign employees easily understand and verify their benefits. Using a standard English template also demonstrates the company’s professionalism, supports international financial reporting, and helps attract global talent.

See more: Restaurant Employee Payroll Template

5. Regulations on Storing and Tracking Employee Payrolls

For many businesses, calculating payroll is just the first step. Equally important is how these payroll records are stored and tracked to ensure both legal compliance and long-term administrative support. Improper storage can expose businesses to risks such as data loss, sensitive information leaks, or difficulties during audits and reconciliations.

Why must payrolls be stored? And for how long

Payroll is not just a document reflecting an employee’s income; it is also a mandatory accounting and legal document for a business. According to Clause 1, Article 41 of the 2015 Law on Accounting, documents like payrolls must be stored for a minimum of 10 years. Proper storage helps businesses ensure transparency while protecting the rights of both the company and its employees.

• Meet legal requirements: Payroll is a crucial accounting document. Businesses are required to present it during inspections, audits, or tax finalizations. If not stored, salary expenses may be excluded from financial statements, causing significant losses.
• Protect employee rights: In case of complaints, disputes, or the need to verify income, the payroll serves as the clearest evidence to prove an employee’s legal rights. It is also the basis for calculating pensions and social insurance benefits.
• Support internal management: Storing payroll records helps HR and accounting departments analyze costs, track salary fund fluctuations over time, and forecast budgets for future periods. This is crucial data for long-term human resource management strategy.
• Enhance transparency and corporate reputation: A well-organized payroll storage system helps a business affirm its professionalism and transparency. This not only builds trust with employees but also enhances its reputation when working with regulatory agencies, partners, and investors.

How should payrolls be stored?

According to Clause 1, Article 41 of the 2015 Law on Accounting, payrolls are classified as accounting documents that must be retained for a minimum of 10 years. However, to ensure safety and easy retrieval over this long period, businesses should adopt a systematic storage method, combining both physical and digital copies.

Storing physical payroll records

• Classify by year: arrange chronologically and store in dedicated folders or cabinets.
• Use moisture-proof and fire-proof cabinets: ensure documents are not damaged over time.
• Seal the files: prevent loss, and number and label them clearly for easy retrieval.

Storing digital payroll records (soft copies)

• Scan all physical payrolls into PDF format, saved with digital signatures or electronic seals.
• Create multiple backups: save on internal servers, external hard drives, and cloud storage services.
• Set clear access permissions: only HR, the chief accountant, and senior management should have rights to edit or download.

Using Human Resource Management (HRM) software

• Software like 1HRM allows for secure, synchronized, and easily searchable storage of payroll data.
• Features periodic backups, reducing the risk of data loss.
• Integrates with timekeeping, social insurance, and tax systems → facilitating quick audits and inspections.

6. Automate Employee Payroll with AI Agent – 1AI Salary

Creating employee payrolls needs to be not only accurate but also transparent, timely, and easy to control. In reality, however, HR and accounting staff still spend hours each month manually building payrolls from numerous complex Excel files, adding and subtracting allowances, deductions, insurance, and personal income tax (PIT)… often facing errors that affect employee morale.

1AI Salary – the intelligent AI payroll assistant on the 1Office platform – was created to completely solve these problems.

Deeply integrated into the employee payroll process, 1AI Salary is capable of:

• Automatically understanding and building payrolls from any existing template format
• Analyzing structures and auto-generating appropriate salary formulas for each position and department
• Suggesting breakdowns of salary components (base, KPI, allowances…) for easier tax calculation and greater transparency
• Proactively adding PIT formulas and separating the “net pay” into bank transfers and cash payments to control cash flow

What’s special is that 1AI Salary doesn’t just follow commands; it proactively “communicates” with the user—alerting them to discrepancies and providing suggestions to optimize the payroll during the process.

As a result, businesses can:

• Reduce the time spent processing employee payroll each period by up to 80%
• Ensure accuracy, security, and regulatory compliance
• Enhance transparency and internal trust

From timesheets, leave requests, and allowances to the final payroll—every step is now supported by AI, freeing the HR and accounting teams from manual pressure to focus on more strategic tasks.

Register for a free Demo account to experience 1Office’s AI features!

7. Frequently Asked Questions

How is an employee payroll different from a payslip?

A payroll is typically a consolidated file of salaries for multiple employees in a single period, used by accounting, HR, and management. In contrast, a payslip is a detailed statement for an individual, helping the employee see their specific earnings and deductions.

Should I use an Excel payroll template or payroll software?

Excel is suitable for small businesses with a limited number of employees or those needing only a basic salary management file. However, as data from time

Hotline: 083 483 8888

Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/@1office-chuyendoisodn

Zalo OA: https://zalo.me/3883877516951440238