Tải 9 mẫu bảng lương nhân viên đầy đủ, chuẩn nhất cho HRM
Một bảng lương nhân viên không chỉ là công cụ trả lương, mà còn là cách doanh nghiệp thể hiện sự công bằng, minh bạch và chuyên nghiệp trong vận hành.
Nhưng thực tế, việc tính đúng, tính đủ và trình bày rõ ràng từng khoản thu nhập, phụ cấp, bảo hiểm, khấu trừ lại không hề đơn giản – đặc biệt khi quy mô nhân sự ngày càng mở rộng.
Trong bài viết này, 1Office gửi đến bạn 9 mẫu bảng lương nhân viên chi tiết, đầy đủ và dễ áp dụng nhất hiện nay, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa nghiệp vụ tính lương, giảm sai sót và tăng hiệu quả kiểm soát chi phí.
1. Tầm quan trọng của bảng lương nhân viên
1.1 Đối với người lao động
Quyền lợi tài chính: Bảng lương đại diện cho sự công bằng và đáng giá công việc của người lao động. Nó đảm bảo rằng họ được trả công xứng đáng với thời gian và nỗ lực mà họ đầu tư vào công việc.
Động lực và cam kết: Một bảng lương hấp dẫn và công bằng sẽ tạo ra động lực cho người lao động làm việc hiệu quả hơn. Họ cảm thấy động viên và cam kết với công việc và tổ chức, góp phần vào sự tăng trưởng và thành công của doanh nghiệp.
Trung thực và minh bạch: Bảng lương chi tiết và rõ ràng giúp xây dựng một môi trường làm việc trung thực, công bằng. Người lao động biết chính xác mức lương, các khoản thưởng và các khấu trừ được áp dụng. Điều này tạo ra sự tin tưởng và ổn định trong quan hệ lao động.
1.2 Đối với doanh nghiệp
Quản lý tài chính và hiệu suất: Bảng lương cung cấp những thông tin cần thiết để Nhà quản lý đánh giá hiệu suất của nhân viên. Đồng thời là cơ sở để dự đoán, ước tính và phân bổ nguồn lực tài chính một cách hiệu quả, đảm bảo rằng doanh nghiệp có khả năng trả lương đúng hẹn và duy trì sự ổn định tài chính.
Cạnh tranh và thu hút nhân tài: Một bảng lương cạnh tranh và hấp dẫn giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân tài. Khi doanh nghiệp trả lương tốt sẽ tạo ra một lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ cùng ngành, từ đó dễ dàng thu hút và giữ chân nhân viên, đóng góp vào sự phát triển và thành công của tổ chức.
Tuân thủ pháp luật và quy định: Nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp không phải đối mặt với rủi ro pháp lý và xây dựng một môi trường làm việc chính trực, rõ ràng và đáng tin cậy.
Tóm lại, bảng lương nhân viên là một yếu tố quan trọng đối với cả người lao động và doanh nghiệp. Nó tạo ra sự công bằng và động lực cho người lao động đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, giữ chân nhân tài và tuân thủ quy định pháp luật.
2. Nội dung cơ bản của một mẫu bảng lương nhân viên
Một mẫu bảng lương cơ bản, dù được tạo bằng Excel hay Word đều gồm những nội dung chính như thông tin nhân viên, mức lương cơ bản, khoản thưởng, phụ cấp và khấu trừ. Bởi khi chi tiết từng thành phần trong bảng lương sẽ vừa đảm bảo tính rõ ràng và đầy đủ cho doanh nghiệp, vừa đảm bảo tính công bằng cho người lao động. Dưới đây 1Office xin gửi đến Quý doanh nghiệp nội dung cơ bản cần có trong một mẫu bảng lương nhân viên:
| Nội dung | Thành phần | Mô tả |
| Thông tin nhân viên | Tên nhân viên | Đây là nội dung cần được quản lý để xác định danh tính và thông tin cá nhân của từng người lao động. Việc đính kèm thông tin về chức vụ và cách liên lạc như email, số điện thoại cũng hữu ích trong việc liên lạc và quản lý nhân viên. |
| Mã số nhân viên | ||
| Chức vụ | ||
| Phòng ban | ||
| Thông tin về lương cơ bản | Lương cơ bản | Lương cơ bản là là khoản lương được ghi trên hợp đồng lao động, chưa bao gồm thưởng, phụ cấp và các khoản đi kèm khác.
Từ ngày 01/07/2023 mức lương tối thiểu vùng vẫn được áp dụng theo quy định tại Điều 3 Nghị định 38/2022/NĐ-CP như sau:
|
| Ngày công thực tế | ||
| Các khoản phụ cấp & thưởng | Hoa hồng | Phụ cấp & thưởng là những khoản tiền được cung cấp bổ sung ngoài lương cơ bản để đền bù công việc và động viên nhân viên. Có hai loại phụ cấp chính:
|
| Sinh nhật | ||
| Gửi xe/ Ăn trưa | ||
| Tăng ca | ||
| Thưởng | ||
| Trợ cấp khác | ||
| Các khoản khấu trừ | Thuế TNCN | Đây là các khoản tiền được khấu trừ từ lương cơ bản của nhân viên. Một số khấu trừ thường gặp bao gồm thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), các khoản nợ lương, khấu trừ tiền đi trễ, vắng mặt không phép theo chính sách công ty. |
| Lương đóng BHXH, BHYT | ||
| Khấu trừ khác | ||
| Tổng tiền thực lĩnh | Tổng số tiền nhân viên nhận được nhận sau khi đã tính toán các khoản lương, thưởng, khấu trừ, phụ cấp, trợ cấp và thuế TNCN. | |
Bảng nội dung cần có của một mẫu bảng lương nhân viên
3. Tổng hợp 9 file bảng lương nhân viên chi tiết nhất
Dưới đây là tổng hợp 9 mẫu bảng lương nhân viên mà 1Office đã tổng hợp, cùng ưu điểm và nhược điểm của từng mẫu:
3.1 Mẫu bảng lương nhân viên đơn giản
Bảng lương nhân viên đơn giản bao gồm các thông tin cơ bản về nhân viên, phụ cấp, khoản khấu trừ, ngày công thực tế… Đây là mẫu dễ sử dụng, không quá phức tạp thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc tổ chức đơn giản giúp đảm bảo tính chính xác và đơn giản trong việc tính toán lương. Tuy nhiên, mẫu bảng lương này không phù hợp cho các tổ chức lớn hoặc có cấu trúc tổ chức phức tạp.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương nhân viên đơn giản.xlsx
3.2 Mẫu bảng lương nhân viên tổng hợp
Bao gồm tất cả các thông tin quan trọng như thông tin nhân viên, lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ và các khoản thưởng… được tổng hợp theo từng tháng cụ thể. Mẫu bảng lương này phù hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp với quy mô nhân sự lớn và mức lương của từng vị trí là khác nhau.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương nhân viên tổng hợp.xlsx
3.3 Mẫu bảng lương dành cho doanh nghiệp
Mẫu bảng lương Excel này cung cấp thông tin chi tiết về lương theo từng bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp và cũng gồm đầy đủ các nội dung cơ bản của một file lương. Nó phù hợp với các doanh nghiệp lớn với nhiều phòng ban và cấu trúc tổ chức phức tạp nhưng đòi hỏi nhà quản lý cần theo dõi kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và đồng nhất.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương dành cho doanh nghiệp.xlsx
3.4 Mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh
File bảng lương Excel cho vị trí kinh doanh sẽ tập trung vào các chỉ số kinh doanh như doanh số, hoa hồng và các khoản thưởng liên quan đến kết quả kinh doanh. Vì thế nó thích hợp cho các doanh nghiệp có bộ phận kinh doanh đủ mạnh và liên quan đến doanh số.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương nhân viên kinh doanh .xlsx
3.5 Bảng lương nhân viên theo quy tắc 3P
Hệ thống lương 3P là mẫu bảng lương được thiết kế để đánh giá và phân bổ thu nhập cá nhân dựa trên ba yếu tố: Position (vị trí công việc), Person (năng lực cá nhân) và Performance (kết quả công việc). Đây là một hệ thống lương linh hoạt và công bằng, đảm bảo rằng mức lương của mỗi nhân viên phản ánh đúng vị trí công việc, khả năng cá nhân và hiệu suất làm việc.
Tuy nhiên, một nhược điểm khi doanh nghiệp áp dụng cách tính lương này là cần có quy tắc rõ ràng, công bằng để áp dụng cho tất cả các loại công việc, đồng thời cần sự theo dõi và cập nhật định kỳ để đảm bảo tính chính xác.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Bảng lương nhân viên theo quy tắc 3P.xlsx
3.6 Bảng lương nhân viên theo sản phẩm
Tính toán lương dựa trên sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp sẽ thúc đẩy sự tập trung và đóng góp hiệu quả của từng cá nhân, phòng ban. Nó phản ánh sự rõ ràng và công bằng trong việc đánh giá kết quả công việc tuy nhiên doanh nghiệp cần có hệ thống đo lường để xác định chính xác giá trị của từng sản phẩm.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Bảng lương nhân viên theo sản phẩm.xlsx
3.7 Mẫu bảng lương khoán theo tháng
Lương khoán thường được áp dụng cho các công việc mang tính chất thời vụ, tạm thời và được hiểu là khoản lương được trả dựa theo khối lượng, chất lượng và thời gian hoàn thành công việc. Vì thế, mẫu Excel này phù hợp cho các công việc theo dự án hoặc làm việc theo khoán trong một thời gian cố định nên khá đơn giản và dễ dàng sử dụng.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu bảng lương khoán theo tháng.xlsx
3.8 Mẫu thanh toán tiền lương nhân viên
Đây là một file thanh toán tiền lương theo định dạng Word, thể hiện đầy đủ nội dung cần có của một mẫu lương cho từng nhân viên.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu thanh toán tiền lương nhân viên.docx
3.9 Mẫu phiếu lương nhân viên chi tiết
Tạo ra phiếu lương chi tiết và rõ ràng cho từng nhân viên, ghi nhận đầy đủ thông tin về lương của từng thành viên cụ thể trong doanh nghiệp.
Tải miễn phí: [1OFFICE] Mẫu phiếu lương nhân viên chi tiết.docx
4. Tham khảo mẫu bảng lương nhân viên nhà hàng chuẩn nhất
Đi sâu hơn về các ngành nghề thì việc tính lương cho nhân viên nhà hàng có độ phức tạp nhất định dễ gây ra sai sót nếu thiếu mẫu bảng lương được tùy chỉnh theo đặc thù của ngành nhà hàng khách sạn. Với một bảng lương rõ ràng không chỉ giúp chủ nhà hàng khách sạn quản nâng cao hiệu suất mà còn tạo sự rõ ràng với nhân sự. Tải ngay mẫu bảng lương nhân viên nhà hàng chi tiết chuyên cho mô hình kinh doanh này nhé.
5. Lợi ích và quyền lợi của bảng lương
Bảng lương không đơn thuần là một bảng tính với những con số về thu nhập, mà còn là công cụ quản trị quan trọng, gắn liền với cả quyền lợi của nhân viên và lợi ích lâu dài của doanh nghiệp. Một bảng lương được thiết kế khoa học, minh bạch sẽ giúp hạn chế mâu thuẫn, củng cố niềm tin nội bộ và tối ưu chi phí nhân sự.
5.1. Đối với nhân viên
Đối với người lao động, bảng lương là minh chứng rõ ràng cho nỗ lực của họ trong công việc. Một bảng lương chi tiết, chính xác sẽ:
-
Đảm bảo minh bạch thu nhập, giúp nhân viên hiểu rõ lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản khấu trừ.
-
Tạo sự yên tâm và gắn bó, bởi thu nhập được chi trả đúng hạn, đúng công sức.
-
Là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi khi có tranh chấp lao động.
-
Trở thành động lực phát triển, khi nhân viên nhìn thấy sự gia tăng thu nhập qua thời gian.
5.2. Đối với doanh nghiệp
Ở góc độ quản trị, bảng lương không chỉ là khoản chi phí mà còn là công cụ điều hành. Một bảng lương được quản lý chặt chẽ sẽ:
-
Giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhân sự, phân bổ ngân sách hợp lý giữa các phòng ban.
-
Đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro bị thanh tra hoặc khiếu kiện.
-
Xây dựng văn hóa minh bạch, giảm thiểu mâu thuẫn, tăng sự tin tưởng nội bộ.
-
Cung cấp dữ liệu để phân tích, từ đó tối ưu chính sách đãi ngộ và nâng cao hiệu suất lao động.
6. Mẹo lưu trữ và theo dõi bảng lương nhân viên
Trong nhiều doanh nghiệp, việc tính toán bảng lương chỉ là bước đầu. Quan trọng không kém là cách lưu trữ và theo dõi những bảng lương này để đảm bảo vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý, vừa phục vụ quản trị dài hạn. Nếu lưu trữ không đúng cách, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro mất dữ liệu, rò rỉ thông tin nhạy cảm hoặc khó khăn khi kiểm toán, đối chiếu.
6.1 Tại sao phải lưu trữ bảng lương?
Lưu trữ bảng lương là một phần bắt buộc trong quản trị nhân sự và tài chính. Đây không chỉ là bằng chứng pháp lý khi có tranh chấp với người lao động, mà còn là cơ sở để kế toán, HR và ban lãnh đạo tra cứu nhanh chóng khi cần đối chiếu chi phí hoặc phân tích biến động nguồn lực. Nói cách khác, bảng lương được lưu trữ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch và an toàn hơn.
6.2 Nên lưu trữ bảng lương trong bao lâu?
Theo Luật Kế toán và Luật Lao động Việt Nam, hồ sơ tiền lương cần được lưu trữ tối thiểu 05 năm. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp có xu hướng kéo dài thời gian này lên 10 năm để tăng tính an toàn, nhất là trong trường hợp kiểm toán hoặc giải quyết tranh chấp phức tạp. Việc duy trì dữ liệu dài hạn cũng giúp HR dễ dàng phân tích xu hướng chi phí nhân sự và hiệu quả quản lý.
6.3 Nên lưu trữ bảng lương như thế nào?
Có hai cách phổ biến để lưu trữ bảng lương: truyền thống và hiện đại.
-
Với cách truyền thống (Excel hoặc hồ sơ giấy), chi phí thấp nhưng rủi ro mất mát, sai sót hoặc rò rỉ dữ liệu khá cao. Việc tìm kiếm, đối chiếu khi cần cũng tốn nhiều thời gian.
-
Với cách hiện đại, doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự hoặc hệ thống lưu trữ đám mây. Cách này giúp tập trung dữ liệu, dễ phân quyền truy cập, an toàn hơn và đặc biệt là truy xuất nhanh chóng khi cần báo cáo cho kiểm toán hoặc ban lãnh đạo.
Nói một cách đơn giản, nếu bảng lương là “trái tim” của hệ thống đãi ngộ, thì lưu trữ bảng lương chính là lớp áo giáp bảo vệ sự minh bạch và an toàn cho cả doanh nghiệp lẫn nhân viên.
7. Tự động hóa bảng lương nhân viên với AI Agent – 1AI Salary
Việc tạo bảng lương nhân viên không chỉ cần đúng – mà còn cần minh bạch, kịp thời và dễ kiểm soát. Tuy nhiên, trong thực tế, HR và kế toán vẫn đang mất hàng giờ mỗi tháng để dựng bảng lương thủ công từ hàng loạt file Excel phức tạp, cộng trừ các khoản phụ cấp, khấu trừ, bảo hiểm, thuế TNCN… và không ít lần đối mặt với sai sót gây ảnh hưởng đến tinh thần nhân sự.
1AI Salary – Trợ lý AI tính lương thông minh trên phần mềm 1Office – được tạo ra để giải quyết triệt để những bất cập đó.
Tích hợp sâu vào quy trình lập bảng lương nhân viên, 1AI Salary có khả năng:
- Tự động đọc hiểu và dựng bảng lương từ mọi định dạng mẫu có sẵn
- Phân tích cấu trúc và tự sinh công thức lương phù hợp với từng vị trí, phòng ban
- Gợi ý tách khoản lương (cơ bản, KPI, phụ cấp…) để dễ tính thuế và minh bạch hơn
- Chủ động bổ sung công thức thuế TNCN, phân tách phần “thực lãnh” thành lương chuyển khoản – lương tiền mặt để kiểm soát dòng tiền
Điểm đặc biệt, 1AI Salary không chỉ làm theo lệnh, mà còn chủ động “trao đổi” với người dùng – cảnh báo khi phát hiện sai lệch, và đưa ra đề xuất tối ưu bảng lương ngay trong quá trình thao tác.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:
- Rút ngắn đến 80% thời gian xử lý bảng lương nhân viên mỗi kỳ
- Đảm bảo tính chính xác, bảo mật và tuân thủ quy định
- Tăng trải nghiệm minh bạch và niềm tin nội bộ
Từ bảng chấm công, đơn từ, phụ cấp đến bảng lương cuối cùng – giờ đây mọi bước đều có AI hỗ trợ, giúp đội ngũ HR và kế toán thoát khỏi áp lực thủ công, tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.
Đăng ký nhận tài khoản Demo tính năng AI miễn phí của 1Office!
