Giới thiệu tính năng BPM – Business Process Management và Quản lý vật tư trong dự án công việc

Sáng ngày 20/5 vừa qua, 1Office đồng hành cùng Công ty TNHH Phần mềm Nhân hòa tổ chức hội thảo “Giới thiệu tính năng BPM – Business Process Management và Quản lý vật tư trong dự án công việc” nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có thể vận hành quy trình quản lý vật tư trong doanh nghiệp một cách hiệu quả, từ đó chuẩn bị sẵn sàng cho làn sóng hội nhập toàn cầu và số hóa doanh nghiệp. 

Tham dự buổi hội thảo có anh Lê Việt Thắng là CEO kiêm Founder của 1Office. Tại đây, anh có giới thiệu và chia sẻ cách thức vận hành 2 tính năng mới là BPM – Business Process Management và Quản lý vật tư trong dự án công việc được tích hợp và nâng cấp trên nền tảng quản trị của 1Office dành cho doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực như: xây dựng, sản xuất, thời trang, mỹ phẩm, nội thất…

Anh Thắng chia sẻ: “BPM – Business Process Management và Quản lý vật tư trong dự án công việc là 2 tính năng rất quan trọng trong doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp trong các lĩnh vực: thiết kế thi công trong xây dựng, nội thất… Trên thị trường có khá nhiều giải pháp, công nghệ khác nhau, tuy nhiên quản lý quy trình trên các công nghệ này gần như là chưa đạt đến mức toàn diện. Chính vì thế, 1Office dành rất nhiều công sức đê nghiên cứu dựa trên trải nghiệm người dùng Việt Nam và đã nhanh chóng nâng cấp phần mềm thêm 2 tính năng này”. 

1Office là nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể bao gồm 3 công cụ chính: Workplace, HRM, CRM và đồng thời có phân hệ cung cấp bộ công cụ dành cho việc cấu hình các quy trình tự động hóa doanh nghiệp. Trong nền tảng 1Office, trang chủ là mạng nội bộ cho phép người dùng giao tiếp với nhau, đưa thông báo, truyền tải văn hóa doanh nghiệp.  Trong phân hệ công việc bao gồm: quản lý công việc thường (công việc thường là phát sinh bất ngờ có thể thuộc dự án hoặc không); quản lý công việc trong dự án; hỗ trợ quy trình (quy trình công việc thường được quy định từ trước của một doanh nghiệp, có sự liên kết giữa các bộ phận, phòng ban khác nhau). 

Quản lý dự án trong công việc 

Quản lý dự án được tạo trên nền tảng 1Office

Quản lý dự án trên 1Office đang xây dựng giúp nhà quản lý có thể biết được tổng quan dự án đó diễn ra như thế nào, thống kế công việc từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc, tiến độ công việc ra sao, số người thực hiện là bao nhiêu, số ngày tiến hành dự án, trạng thái hoạt động đang trong quá trình thực hiện hay đã hoàn thiện hay đang quá hạn… Tức là nó lưu lại tất cả lịch sử hoạt động của các đối tượng đã thực hiện và có liên quan đến dự án. 

Bản chất trong dự án phải quản lý 4 phần chính: Việc, Người, Tiền và Hàng. Trên thị trường Việt Nam và trên toàn thế giới, đại đa số phần mềm chỉ quản lý trên tiến độ công việc thôi như trong việc giao việc, giám sát, báo cáo và đánh giá. Rtất ít phần mềm tập trung quản lý về yếu tố là Tiền và Hàng. 1Office nhận thấy các công ty về thiết bị điện, thi công xây dựng, quản lý hàng hóa trong ngành dược, mỹ phẩm, thời trang… rất cần quản lý vật tư trong dự án. Cho nên 1Office cần và phải cho ra đời tính năng “Quản lý vật tư trong dự án công việc”. 

Có 2 trường hợp xảy ra trong quá trình quản lý vật tư như sau: Một là hàng này nhập trực tiếp về kho, hai là hàng này chuyển trực tiếp qua công trường luôn. Nếu không có công cụ sẽ gặp khó khăn trong các vấn đề: quản lý qua file excel, tổng hợp file từ nhiều nguồn khác nhau, không biết dược vật tư nào cần mua trước, mua sau… 1Office đã phát triển tính năng quản lý vật tư, cho phép trưởng bộ phận dự án tạo ra các vật tư khác nhau. 

Các đề xuất trong một dự án được lưu trữ, báo cáo trên quy trình toàn diện, đầy đủ

Ví dụ: Bạn có thể vào phần mua hàng, có tất cả phiếu đề xuất của công trình trên này, bộ phận mua hàng có thể vào đây để tạo đơn hàng trên này. Sau đó, trưởng bộ phận có thể duyệt hoặc không duyệt. 

Tạo đơn mua hàng được tích hợp trên tính năng mới và có thể thao tác ngay trên quy trình dự án

Như vậy, bên đầu tư sẽ biết được vật tư đã được mua hay chưa, nhờ đó nhà quản lý có thể kiểm soát, giám sát chặt chẽ các vật tư. 

Ngoài ra, trên dự án cho phép các bạn quản lý dòng tiền chặt chẽ như tạo các thu chi của dự án, tổng hợp và báo cáo con số cụ thể. Cho nên bạn có thể biết được lỗ lãi như thế nào để rút kinh nghiệm hoặc có phương án giải quyết nhanh chóng và kịp thời khi có biến động tài chính xảy ra. 

Quản lý quy trình công việc trong dự án 

Trong phần giới thiệu tính năng mới về Quản lý quy trình công việc trong dự án, anh Lê Việt Thắng cho biết: “Khi công việc phát sinh chỉ cần gán vào quy trình thì ngay lập tức chạy theo các luồng đã định nghĩa”. 

Ví dụ một quy trình mua sắm: Tạo đề xuất mua sắm nếu Giám đốc hoặc bộ phận trưởng phòng duyệt thì sẽ đi theo quy trình là báo giá => kế toán thanh toán tiền => mua hàng. Nếu không được duyệt thì quy trình cho phép bạn phải quay trở lại bước đầu để tạo lại đơn phù hợp hơn. 

Tuy nhiên, cần lưu ý khi thực hiện nếu nhân sự mới vào làm việc không được training (đào tạo) thì không biết phải gửi đơn cho ai, phân quyền cho ai, rồi đánh giá các bộ phận như thế nào… 1Office cho phép bạn design (thiết kế) lại quy trình một cách hợp lý với doanh nghiệp của bạn gán với từng bộ phận, nhân lực và vai trò khác nhau. 

Quy trình quản lý dự án mẫu cho phép chỉnh sửa tuỳ biến phụ thuộc vào doanh nghiệp

Đến nay 1Office đã tích hợp thêm tính năng “BPM – Quản lý quy trình trong dự án công việc”. Trong quy trình công việc sẽ cần 1 cái form (biểu mẫu), 1Office cho phép công cụ tạo form, sửa form.. kéo thả và chỉnh sửa ngay trên quy trình. Có thẻ tạo form tạm ứng, số tiền tạm ứng, ngày tạm ứng, ngày hoàn ứng… Chính vì thế, bạn có thể truyền dữ liệu một cách đơn giản, thông minh, cụ thể và rõ ràng trên hệ thống. 

Tạo biểu mẫu trên quy trình dự án cho phép chỉnh sửa tuỳ biến

Biểu mẫu này có 3 tác dụng: Thứ nhất là truyền hóa về mặt dữ liệu giúp minh bạch, sáng rõ thông tin sản phẩm – hàng hóa, vật tư hơn. Thứ 2 là hoàn toàn có thể báo cáo, tổng hợp các phiếu trong tháng. Thứ 3 là có các từ khoá được chèn vào biểu mẫu để in ra làm chứng từ.  

Chú ý: Bước kế toán chi tiền. Theo như thông thường, kế toán thường sẽ tạo phiếu chi tiền, quay lại quy trình để ấn bước hoàn thiện. Như vậy, các thao tác sẽ hơi hức tạp cho kế toán, đôi khi gây nhầm lẫn bởi làm 2 công việc cho 1 mục tiêu. Bây giờ 1Office cho phép tự tạo phiếu chi trên quy trình công việc. Khi được duyệt đơn, ngay lập tức bạn được next bước. 

Hoàn thành quy trình chi tiền cho vật tư trong dự án 

Các thao tác này là hình thức khép kín ngay trên quy trình bán hàng hoặc triển khai một hợp đồng, mọi việc đều được tự động hóa và tích hợp chỉ trên quy trình dự án của doanh nghiệp. Việc này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian trong khi làm việc. 

Chú ý: Chỉ được phân quyền mới tạo được quy trình và bất kỳ nhân viên được tham gia vào dự án cũng tạo được công việc trong quy trình. 

Thông qua buổi hội thảo lần này, rất nhiều CEO, Founder, lãnh đạo của nhiều doanh nghiệp đã đặt câu hỏi thú vị về chương trình để tìm hiểu về tính năng mới cũng như nền tảng quản trị tổng thể 1Office. Nhiều khách hàng đã để lại lời khen ngợi khi được anh Lê Việt Thắng chia sẻ bí quyết giúp doanh nghiệp chuyển đổi số dễ dàng hơn, tạo động lực phát triển từ bên trong doanh nghiệp từ đó có thể tập trung tăng trưởng trên thị trường. 

Hội thảo “Giới thiệu tính năng BPM – Business Process Management và Quản lý vật tư trong dự án công việc” đã kết thúc thành công tốt đẹp với sự chia sẻ nhiệt tình đến từ CEO 1Office – Lê Việt Thắng cùng sự đông đảo của các lãnh đạo, quản lý đến từ doanh nghiệp nghiệp trên cả nước.