Hội thảo Phương thức xây dựng và tối ưu quy trình trong doanh nghiệp

Sáng nay, ngày 24/4 1Office phối hợp cùng POCD đồng tổ chức Hội thảo “Phương thức xây dựng và tối ưu hóa quy trình trong doanh nghiệp” nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp có thể vận hành quy trình quản trị doanh nghiệp một cách hiệu quả, từ đó chuẩn bị sẵn sàng cho làn sóng hội nhập toàn cầu và số hóa doanh nghiệp.

Sự kiện có sự tham gia của các diễn giả: Anh Ngô Đình Đức – Người sáng lập Kiêm CEO của POCD.  Anh Lê Hữu Chung – Chuyên gia Chuyển đổi số của AhaMove. Anh  Chu Tiến Long – Co-Founder kiêm Giám đốc Kinh doanh 1Office. Anh Dương Thành Trung – Giám đốc điều hành 1Office cùng rất nhiều CEO, các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp.

Tại buổi hội thảo, phương thức xây dựng và tối ưu hóa quy trình trong doanh nghiệp sẽ được làm rõ như: Các vấn đề gặp phải trong việc xây dựng quy trình quản trị. Những khó khăn gặp phải khi tiến hành chuyển đổi số. Lợi ích của việc tối ưu hoá quy trình trong doanh nghiệp. Chia sẻ những kinh nghiệm, lời khuyên thực tế trong việc xây dựng và tối ưu hoá quy trình vận hành doanh nghiệp. Giải đáp trực tiếp các thắc mắc, tháo gỡ khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải.

TẠI BUỔI HỘI THẢO:

Anh Ngô Đình Đức: Chia sẻ về những bối cảnh, thay đổi, thực trạng của doanh nghiệp và các case study thực tế trong việc cạnh tranh trên thị trường.

Với những cái xảy ra ở thị trường và ảnh hưởng bởi dịch bệnh Covid-19, các doanh nghiệp có khuynh hướng thay đổi như sau: doanh nghiệp đối phó với Covid thì tập trung đánh giá lại mô hình kinh doanh của mình, các doanh nghiệp bắt đầu tái cấu trúc doanh nghiệp để có mô hình tổ chức tinh gọn. Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng công cụ chuyển đổi số để làm việc linh hoạt và phối hợp thuận lợi hơn để doanh nghiệp có khả năng ứng phó với tình hình Covid-19.

Chuyển đổi số là quá trình tất yếu trong doanh nghiệp. “Nếu mình không thay đổi rất khó đi kịp với thị trường. Ai chấp nhận thay đổi, người đó sinh tồn. Ai kháng cự thì người đó diệt vong”.

Thực trạng doanh nghiệp liên quan đến: văn hóa doanh nghiệp, tầm nhìn lãnh đạo, tính hệ thống trong quản trị, quy trình hoá và số hoá và vận hành hóa bằng các công cụ, khả năng đổi mới sáng tạo, đầu tư công nghệ thông tin.

Với 100 doanh nghiệp được khảo sát, hầu hết đều quản trị dựa trên quy trình quản lý ISO. Tuy nhiên, đi sâu vào quy trình quản lý chất lượng thì 70% doanh nghiệp viết quy trình theo cách “làm gì biết nấy”, theo dạng tài liệu bằng word hay trên giấy tờ… Đây là một trong những thực trạng khiến cho tính tương tác, chuẩn hóa trong quy trình bị giảm đi. 20% doanh nghiệp có sự tương tác, chuẩn hóa. Chúng ta phải số hóa bằng các công cụ mới giúp dữ liệu được tập trung, đo đếm, thiết lập quy trình tối ưu về cả thời gian, chi phí.

Khả năng cạnh tranh thấp trên thị trường là do:

• Tốc độ chậm bởi các bộ phận, không đồng nhất công việc giữa các nhân viên;
• Không tạo giá trị: thiếu chuyên nghiệp, dữ liệu không chính xác.
• Chi phí cao
• Đổi mới sáng tạo chậm: dữ liệu không đồng bộ, không có cơ hội cải tiến, số hóa và AI, CX, UX.

Dựa trên kết quả khảo sát cho thấy, 30% các hoạt động có giá trị hướng đến khách hàng, 70%hoạt động không có giá trị. Nếu chúng ta là người điều hành nên tập trung tối ưu hóa quy trình bên trong để có thể cạnh tranh với bên ngoài.

Tư duy thay đổi:

Mô hình Lean Canvas/Tư duy tinh gọn

Cuốn sách Tốc độ của niềm tin: Tạo niềm tin cho nhân viên trong tổ chức, có thể làm được, có thể số hóa, công cụ hoá giúp doanh nghiệp nhanh chóng thực thi được mục tiêu. Giúp doanh nghiệp gắn kết được về nội bộ hoặc với đối tác.

Mô hình từ PDCA sang SDCA:

• Safe: an toàn
• Quality: Chất lượng
• D: Giao hàng đúng hạn
• C: Kiểm soát chi phí
• P: Hiệu suất hoạt động
• E: Bảo vệ môi trường
• M: Gắn kết đội ngũ

Câu chuyện AhaMove về quy trình trong doanh nghiệp

Anh Lê Hữu Chung chia sẻ: AhaMove coi chuyển đổi số gắn liền với chiến lược kinh doanh để tự tin trong việc bán hàng với các đối tác, tăng doanh số và tạo giá trị về con người.

Một số hình thức chuyển đổi số tại AhaMove:

• Tự động hoá vận hành khách hàng và tài xế: Làm ra nhiều tính năng cho người bán như Tính năng thông minh, định vị thời gian thực, giao tiếp thông suốt, bảng theo dõi, quản lý tài xế.
• Tự động hoá quy trình công việc, xét duyệt nội bộ: Sử dụng phần mềm của 1Office để tối ưu hóa quy trình. 1Office có rất nhiều tính năng đặc biệt như cho phép xét duyệt hợp đồng dịch vụ, lựa chọn nhà cung cấp, kiểm kê hàng tồn kho, duyệt phiếu thu, đề nghị quyết toán tạm dừng, đăng ký sở công thương, đề xuất duyệt ban… Bên cạnh đó 1Office có quy trình công việc, xét duyệt nội bộ rất trực quan giúp quản lý nhân viên hiệu quả. Ngoài ra, 1Office cũng cho phép phát triển văn hóa nội bộ giúp AhaMove có tầm nhìn, hiểu sâu về nhân viên hơn và sự phát triển của doanh nghiệp.
• Số hóa chứng từ (hoá đơn, hợp đồng, cmc, thái sơn): Sử dụng app để quản lý những chứng từ, hợp đồng này có thể tiết kiệm được chi phí rất lớn và lượng rác thải bảo vệ môi trường.
• Báo cáo kết quả kinh doanh tự động theo thời thực:

Sau chuyển đổi số, AhaMove đã nhận được rất nhiều lợi ích như: tiện lợi trong thanh toán và giao dịch; tiết kiệm chi phí (giấy tờ, rác thải môi trường, buổi gặp mặt…);  nâng cao năng suất làm việc hiệu quả, độ chính xác cao trong giao dịch, ghi nhận kịp thời và đầy đủ.

Các case stydy của doanh nghiệp chuyển đổi số thành công

Anh Ngô Đình Đức:

Trong năm 2020, thời gian các doanh nghiệp phải đối mặt với dịch bệnh Covid-19, bắt buộc doah nghiệp phải chuyển mình để thích ứng với tình hình thực tế. Cụ thể như một số nông trại xanh trồng các loại trái cây, rau củ với tiêu chuẩn local brand để xuất đi thị trường trong nước và thế giới, họ đã triển khai hệ thống quản lý kho hàng, hệ thống liên quan đến tài chính, tổ chức. Trong tốc độ phát triển đó, khách hàng của doanh nghiệp này là Nhật Bản, Indonesia, Malaysia… Vậy làm thế nào để có thể kiểm soát được chất lượng sản phẩm? POCD hướng đến chuyển đổi số cho doanh nghiệp.

Decathlon: Cung cấp sản phẩm mang tính giá trị cạnh tranh ứng với giá trị thị trường, phân khúc trung bình, giá thành hợp lý. Để đạt được mục tiêu cần có được doanh nghiệp đã vận hành theo OPEX để cải tiến, tinh gọn những chi phí và đảm bảo sáng tạo mẫu mã, giảm thiểu tác động của môi trường.

Giải pháp tối ưu quy trình

Anh Chu Tiến Long chia sẻ:

• 5 bước xây dựng quy trình vận hành

+ Xây dựng, thiết kế quy trình trong doanh nghiệp

+ Mô hình hóa quy trình đã xây dưungj

+ Dùng công cụ để quản lý, kiểm soát quy trình

+ Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả

+ Thống kê, điều chỉnh, kiểm tra chất lượng, tiến độ

• Lợi ích việc số hoá quy trình.

Buổi hội thảo đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, chia sẻ của các CEO, các nhà lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp. 1Office hy vọng sẽ được đồng hành cùng các Anh Chị trong những buổi webinar tiếp theo và cùng sự phát triển của mỗi doanh nghiệp trong thời đại chuyển đổi số ngày nay.