Kisato và câu chuyện chuyển đổi số thành công cùng 1Office

Công Ty Cổ Phần Kiến Trúc Kisato là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế, thi công nhà ở, công trình xây dựng trọn gói tại Việt Nam. Bằng việc áp dụng 1Office để tối ưu quy trình vận hành doanh nghiệp, Kisato đã có những bước tăng trưởng đột phá và phát triển doanh nghiệp toàn diện. Cùng tìm hiểu câu chuyện chuyển đổi số của Kisato ở nội dung dưới đây.

Khó khăn trong vận hành doanh nghiệp

Với đặc thù là ngành kiến trúc, nội thất chuyên về thiết kế thi công xây dựng, chính vì thế nhân sự Kisato gồm nhiều kiểu khác nhau như nhân sự văn phòng, nhân sự ngoài công trường, rồi nhân sự ở nhiều cơ sở khác nhau, điều này đặt ra bài toán về tuyển dụng, chấm công và quản lý công việc đảm bảo tập trung. Trước đây, mọi hoạt động của Kisato đều phải quản lý riêng lẻ qua các phần mềm chat rất dễ bị trôi mất dữ liệu thông tin. Trong khi đó, việc quản lý nhân sự lại thực hiện bằng Excel khiến bộ phận nhân sự mất nhiều thời gian, công sức và còn nhiều bất cập. 

Chính vì vậy, khi đại dịch xảy ra và phải thực hiện giãn cách xã hội theo chỉ thị của Chính Phủ, Kisato đã phải đối mặt với không ít những khó khăn, thách thức trong việc quản lý nhân sự, theo dõi tiến độ thi công của các dự án, công trình. Trong khi đó, vẫn phải đảm bảo được tiến độ bàn giao công việc đúng thời hạn. Và việc lựa chọn 1Office trở thành hệ thống vận hành doanh nghiệp đã gỡ đi nút thắt và tạo nên “hệ thống miễn dịch” giúp công ty phát triển, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh. 

1Office giúp Kisato giải quyết 80-90% những vấn đề gặp phải

Số hóa mọi quy trình trên hệ thống

Trước tiên, anh Lương vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chúc công ty và sơ đồ khách hàng. Sau đó, Kisato triển khai các văn bản, quy trình của các phòng ban trên giấy. Trước kia, chì có các cấp quản lý và lãnh đạo mới có thể nắm được sơ đồ tổng quan. Việc số hóa các sơ đồ trên 1Office giúp mọi bộ phận đều nhìn được quy trình một vòng đời của khách hàng từ marketing cho đến ký kết hợp đồng, chăm sóc sau bán,…

Anh Lương cho biết, 80% các quy trình hiện nay của Kisato được xây dựng dựa trên bộ quy trình mẫu của 1Office. Các quy trình dưới dạng văn bản và video được lưu trữ trên hệ thống tài nguyên của 1Office giúp nhân viên dù mới hay cũ cũng có thể nắm bắt và thực hiện chính xác, tuần tự từng bước trong quy trình.

Liên kết chặt chẽ với hệ thống nhân sự

Trong sơ đồ có cấu tổ chức, Kisato thực hiện gắn tên từng người cho từng vị trí trên hệ thống HRM. Từ đó, phần mềm sẽ tự động gắn đối tượng thực hiện trong quy trình theo vị trí nhân sự thay vì gắn theo từng cá nhân cụ thể như các phần mềm khác. Điều này đảm bảo tính bảo toàn và xuyên suốt của quy trình ngay cả khi có sự biến động về mặt nhân sự. Đặc biệt, tất cả các thành viên trong dự án có thể nhìn được tất cả những người liên quan giúp trao đổi một cách thuận tiện.

Với việc gắn đối tượng trong quy trình giúp doanh nghiệp đánh giá, đo lường được năng lực của từng nhóm người, vị trí một cách cụ thể, rõ ràng.

Phân hệ HRM cũng đã trở thành cánh tay phải đắc lực của bộ phận quản lý nhân sự tại Kisato. Đơn cử như đối với công việc nhận và xử lý đơn từ, thực tế một tháng có rất nhiều đơn khác nhau như nghỉ ốm, tăng ca, thay phiên, bận đột xuất, việc tổng hợp để chấm công tính lương gặp rất nhiều khó khăn. Sau khi triển khai quy trình duyệt đơn từ ngay trên 1Office, lãnh đạo nhận được đơn chỉ cần phê duyệt là công đó sẽ update trực tiếp vào bảng chấm công của nhân viên một cách nhanh chóng. Đặc biệt, khi đại dịch xảy ra, Kisato đã linh hoạt chuyển hướng, ứng dụng tính năng chấm công GPS của 1Office cho các đối tượng là nhân viên ngoài công trường để kiểm soát bài toán chấm công tính lương không tiếp xúc.

Đánh giá chính xác năng lực của nhân sự

Nhằm tạo ra chuỗi giá trị cao hơn, doanh nghiệp phải liên tục đào tạo và tuyển dụng các cá nhân làm việc tốt hơn cho từng vị trí. Khi đã có sơ đồ quy trình cụ thể trên 1Office, lãnh đạo có thể nắm được năng lực của từng người dựa trên các báo cáo về hiệu suất và chất lượng công việc, từ đó đưa ra bộ tiêu chí cao hơn để tiến hành tuyển dụng và thay thế.

Lưu trữ toàn bộ tài nguyên doanh nghiệp trên hệ thống

Kisato lưu trữ và cập nhật toàn bộ dữ liệu bao gồm hồ sơ thi công dưới dạng ảnh, video, các biên bản, ghi chú, nhật ký thi công ngay trên 1Office. Sau khi công trình hoàn thiện, khách hàng sẽ được cung cấp tài khoản để truy cập bản vẽ hoàn công “số hóa” bao gồm lịch sử hoặc hồ sơ thi công trực quan, sinh động và cụ thể theo từng bước, từng giai đoạn.

Trước kia, việc đào tạo nội bộ của Kisato được thực hiện thủ công trên giấy, qua video hoặc website đào tạo của công ty. Sau khi ứng dụng 1Office, toàn bộ khóa học đào tạo nội bộ được tổng hợp và liên tục bổ sung trên hệ thống nhằm cung cấp lộ trình đào tạo đầy đủ và mới nhất cho toàn bộ nhân sự.

Quản lý quan hệ khách hàng

Về quản lý khách hàng, Kisato đã áp dụng phân hệ CRM của 1Office để trang bị cho mình bộ công cụ quản lý tổng thể các hoạt động từ tiếp cận, theo dõi, và chăm sóc khách hàng. Anh Phạm Văn Lương – Giám đốc Kisato cho biết: “Kisato định hướng xây dựng chiến lược tiếp cận khách hàng 100% đến từ các nguồn online. Để sở hữu một lượng khách hàng như này, công ty đã phải tập trung hoàn toàn vào các kênh truyền thông trực tuyến như Youtube, Fanpage, qua telesales,… Tuy nhiên, các quy trình làm việc này đòi hỏi nhà quản lý làm thế nào đo lường được việc khách hàng gọi đến cho telesales, chuyển đổi khách hàng thành công, rồi chăm sóc ra sao, nhân viên làm việc trong từng khâu như thế nào. Tôi đã tìm rất nhiều giải pháp khác nhau, cho đến khi tìm được 1Office tôi mới thấy mọi bài toán có thể giải quyết dễ dàng hơn trên một nền tảng duy nhất mà thôi, không cần phức tạp ra quá nhiều phần mềm khác nhau”

Ngoài ra, một số tính năng như chăm sóc khách hàng hay báo cáo tổng hợp đều được tích hợp trên phần mềm 1Office, mọi thao tác nghiệp vụ của từng cá nhân và bộ phận đều được ghi lại toàn bộ lịch sử và lưu trữ trên nền tảng, khi cần tìm kiếm và đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban, cá nhân đều có thể truy xuất thông tin rất nhanh.

Trên đây là câu chuyện thực tế về chuyển đổi số mùa dịch của Kisato đã áp dụng thành công giải pháp chuyển đổi số để tối ưu vận hành doanh nghiệp. Không chỉ Kisato mà còn rất nhiều doanh nghiệp xây dựng, kiến trúc đã thực hiện chuyển đổi số thành công, tối ưu hóa quy trình vận hành trong thời đại 4.0 như: Tập đoàn Hòa Phát, Sunshine Group, Star House… 

1Office tự hào là giải pháp toàn diện giúp hơn 3500 doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, tối ưu hóa quy trình vận hành doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp tăng trưởng mạnh mẽ mùa dịch.  

Về Công Ty Cổ Phần Kiến Trúc Kisato

Hãy đăng ký tham gia Webinar của chúng tôi với chủ đề “Ứng dụng công nghệ trong vận hành doanh nghiệp Xây dựng – Kiến trúc – Thi công” để  tìm hiểu giải pháp hợp lý hóa quy trình thiết kế và xây dựng của bạn ngay hôm nay

Đăng ký để được tư vấn: 083 483 8888

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA