4+ Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng [Kèm File Word]

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng là văn bản pháp lý quan trọng, xác nhận việc chấm dứt hiệu lực hợp đồng sau khi hoàn thành hoặc kết thúc dự án. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng có thể sử dụng cùng một mẫu thanh lý.

Trong bài viết này, chúng tôi tổng hợp 4+ mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng chuẩn pháp lý, áp dụng cho từng tình huống thực tế như: hoàn thành công trình, chấm dứt hợp đồng trước hạn, hợp đồng có phát sinh – điều chỉnh, dự án quy mô nhỏ. Mỗi mẫu đều kèm file Word dễ chỉnh sửa, cùng hướng dẫn chi tiết giúp chủ đầu tư và nhà thầu sử dụng đúng, đủ và hạn chế rủi ro pháp lý.

I. Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng Là Gì?

1. Định nghĩa biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng là văn bản được lập giữa các bên tham gia hợp đồng (chủ đầu tư, nhà thầu, tư vấn hoặc bên liên quan) nhằm xác nhận việc chấm dứt hiệu lực của hợp đồng xây dựng sau khi các nghĩa vụ đã được thực hiện đầy đủ hoặc được hai bên thống nhất kết thúc theo thỏa thuận.

Văn bản này thể hiện sự thống nhất cuối cùng của các bên về toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng, bao gồm khối lượng công việc, giá trị thanh toán, trách nhiệm còn tồn tại và các cam kết sau khi hợp đồng không còn hiệu lực. Biên bản thanh lý không thay thế hợp đồng xây dựng, mà đóng vai trò là văn bản kết thúc vòng đời pháp lý của hợp đồng.

Thông thường, một biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng sẽ ghi nhận các nội dung chính sau:

• Thông tin hợp đồng xây dựng đã ký kết

• Phạm vi công việc và mức độ hoàn thành

• Giá trị hợp đồng đã thực hiện và đã thanh toán

• Công nợ còn lại (nếu có)

• Trách nhiệm bảo hành, bảo trì công trình

• Cam kết không khiếu nại, tranh chấp sau thanh lý

2. Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng

Trong hoạt động xây dựng, biên bản thanh lý hợp đồng không chỉ mang tính thủ tục mà còn có giá trị pháp lý và quản trị rủi ro rất cao. Đây là căn cứ quan trọng để xác định hợp đồng đã hoàn thành hay chấm dứt hợp pháp, đồng thời làm rõ trách nhiệm của các bên sau khi công trình kết thúc.

Về mặt pháp lý và thực tiễn, biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng có các vai trò chính sau:

• Xác nhận hợp đồng đã hoàn thành hoặc chấm dứt đúng quy định

• Là cơ sở để kết thúc nghĩa vụ pháp lý giữa các bên

• Phục vụ công tác quyết toán, kiểm toán, thanh tra dự án

• Ghi nhận trách nhiệm bảo hành, bảo trì sau khi bàn giao

• Hạn chế rủi ro tranh chấp, khiếu kiện phát sinh về sau

Đối với nhiều dự án xây dựng, đặc biệt là dự án có vốn nhà nước, vốn doanh nghiệp lớn hoặc dự án chịu kiểm soát chặt chẽ về tài chính, biên bản thanh lý hợp đồng là tài liệu bắt buộc để hoàn tất hồ sơ pháp lý của dự án.

3. Phân biệt thanh lý hợp đồng và quyết toán hợp đồng trong xây dựng

Thanh lý hợp đồng và quyết toán hợp đồng là hai khái niệm có mối liên hệ chặt chẽ nhưng không đồng nhất về bản chất và mục đích. Việc nhầm lẫn giữa hai thủ tục này có thể dẫn đến sai sót trong quản lý pháp lý và tài chính của dự án xây dựng.

Về bản chất, sự khác biệt giữa hai khái niệm được thể hiện như sau:

• Thanh lý hợp đồng là thủ tục mang tính pháp lý, nhằm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng

• Quyết toán hợp đồng là thủ tục mang tính tài chính – kế toán, nhằm xác định giá trị thực tế đã thực hiện

Cụ thể hơn:

• Quyết toán tập trung vào khối lượng, chi phí, giá trị phát sinh và công nợ

• Thanh lý tập trung vào quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và cam kết của các bên

• Quyết toán thường được thực hiện trước hoặc song song với thanh lý

• Thanh lý là bước cuối cùng để xác nhận hợp đồng đã kết thúc hợp pháp

Trong thực tế triển khai dự án xây dựng, quyết toán hợp đồng thường là cơ sở số liệu để lập biên bản thanh lý, còn biên bản thanh lý là căn cứ xác nhận rằng kết quả quyết toán đã được các bên chấp thuận và không còn tranh chấp.

II. Khi Nào Cần Lập Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng?

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng không chỉ mang tính thủ tục hành chính, mà là yêu cầu pháp lý cần thiết để xác nhận hợp đồng đã kết thúc và các bên không còn nghĩa vụ chưa được xử lý. Trên thực tế, biên bản thanh lý cần được lập trong nhiều trường hợp khác nhau, tùy theo tình trạng thực hiện hợp đồng và nguồn vốn đầu tư.

1. Các trường hợp bắt buộc phải thanh lý hợp đồng theo quy định pháp luật

Theo quy định của pháp luật về xây dựng và thông lệ quản lý dự án, biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng cần được lập trong các trường hợp sau:

Hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ và công việc theo hợp đồng

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Khi nhà thầu đã hoàn thành đầy đủ khối lượng công việc theo hợp đồng, chủ đầu tư đã nghiệm thu, thanh toán và hai bên không còn nghĩa vụ tài chính phát sinh, việc lập biên bản thanh lý là bước cuối cùng để:

• Xác nhận hợp đồng đã được thực hiện đầy đủ

• Chấm dứt hiệu lực pháp lý của hợp đồng

• Kết thúc trách nhiệm trực tiếp trong giai đoạn thi công

Trong trường hợp này, biên bản thanh lý thường được lập sau khi hoàn tất quyết toán hợp đồng và bàn giao công trình hoặc hạng mục công trình.

Hợp đồng bị chấm dứt hoặc hủy bỏ trước thời hạn

Không phải mọi hợp đồng xây dựng đều kết thúc khi hoàn thành toàn bộ công việc. Trong nhiều tình huống, hợp đồng có thể bị chấm dứt hoặc hủy bỏ trước thời hạn vì các lý do hợp pháp, bao gồm:

• Một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hợp đồng

• Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

• Xảy ra sự kiện bất khả kháng làm cho hợp đồng không thể tiếp tục thực hiện

• Hợp đồng bị hủy theo quy định pháp luật hoặc theo điều khoản đã thỏa thuận

Trong các trường hợp này, biên bản thanh lý có vai trò đặc biệt quan trọng nhằm xác định:

• Phạm vi công việc đã thực hiện đến thời điểm chấm dứt

• Giá trị thanh toán và nghĩa vụ tài chính còn tồn tại

• Trách nhiệm bồi thường, xử lý vi phạm (nếu có)

• Cam kết chấm dứt tranh chấp giữa các bên

Các trường hợp đặc biệt khác

Ngoài các tình huống nêu trên, biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng còn cần được lập trong một số trường hợp đặc thù, chẳng hạn như:

• Thay đổi chủ thể hợp đồng (chuyển giao dự án, thay đổi chủ đầu tư)

• Điều chỉnh phạm vi dự án dẫn đến chấm dứt một phần hoặc toàn bộ hợp đồng cũ

• Yêu cầu từ cơ quan thanh tra, kiểm toán hoặc cơ quan quản lý nhà nước

• Dự án bị dừng, giãn tiến độ dài hạn và các bên thống nhất kết thúc hợp đồng

2. Thời hạn thanh lý hợp đồng xây dựng theo quy định pháp luật

Pháp luật xây dựng không quy định một mốc thời gian cứng cho mọi loại hợp đồng, nhưng có những nguyên tắc và khung thời hạn rõ ràng để các bên áp dụng, căn cứ theo Luật Xây dựng, Nghị định 37/2015/NĐ-CP, Nghị định 50/2021/NĐ-CP và Thông tư 02/2023/TT-BXD.

Đối với hợp đồng sử dụng vốn đầu tư công, vốn nhà nước

Với các hợp đồng xây dựng sử dụng vốn đầu tư công hoặc vốn nhà nước ngoài đầu tư công, yêu cầu về thanh lý hợp đồng thường chặt chẽ và có kiểm soát cao. Thông thường:

• Biên bản thanh lý phải được lập sau khi hoàn tất nghiệm thu và quyết toán

• Thời điểm thanh lý gắn liền với tiến độ đóng hồ sơ dự án

• Là căn cứ bắt buộc để phục vụ kiểm toán, thanh tra và phê duyệt quyết toán

Việc chậm thanh lý trong các dự án này có thể dẫn đến việc hồ sơ quyết toán không được chấp nhận hoặc bị yêu cầu bổ sung, điều chỉnh.

Đối với hợp đồng xây dựng có quy mô lớn

Đối với các hợp đồng có giá trị lớn, thời gian thực hiện dài hoặc nhiều giai đoạn, các bên thường quy định rõ thời hạn thanh lý ngay trong hợp đồng. Thời điểm lập biên bản thanh lý thường rơi vào:

• Sau khi hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ hợp đồng

• Sau khi xử lý xong các tồn đọng, công nợ và bảo hành bước đầu

• Phù hợp với kế hoạch tài chính và kiểm toán nội bộ của dự án

Trường hợp các bên tự thỏa thuận

Trong phạm vi pháp luật cho phép, các bên hoàn toàn có thể chủ động thỏa thuận thời hạn thanh lý hợp đồng, miễn là không trái quy định pháp luật và phù hợp với tính chất hợp đồng. Thỏa thuận này thường được ghi nhận trực tiếp trong điều khoản thanh lý của hợp đồng xây dựng.

3. Hậu quả pháp lý khi không lập hoặc chậm trễ lập biên bản thanh lý

Việc không lập hoặc chậm trễ lập biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng có thể gây ra nhiều hệ quả pháp lý và rủi ro quản trị, đặc biệt đối với chủ đầu tư và nhà thầu.

Một số hậu quả thường gặp bao gồm:

• Hợp đồng chưa được coi là kết thúc về mặt pháp lý

• Khó khăn trong công tác quyết toán, kiểm toán và thanh tra

• Phát sinh tranh chấp về công nợ, trách nhiệm bảo hành

• Rủi ro bị quy trách nhiệm khi xảy ra sự cố sau thời điểm hoàn thành công trình

• Ảnh hưởng đến việc đóng hồ sơ dự án và ghi nhận chi phí hợp lệ

Trong thực tiễn, nhiều tranh chấp xây dựng phát sinh không phải do thi công, mà do không thanh lý hoặc thanh lý không rõ ràng, dẫn đến việc các bên không xác định được trách nhiệm pháp lý sau khi hợp đồng kết thúc.

III. Cơ Sở Pháp Lý Cho Việc Lập Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng không phải là thỏa thuận mang tính tùy nghi, mà được đặt trên nền tảng của nhiều văn bản pháp luật quan trọng điều chỉnh hoạt động đầu tư xây dựng và quan hệ hợp đồng. Mặc dù pháp luật không ban hành một mẫu bắt buộc duy nhất, nhưng các quy định hiện hành đã xác lập nguyên tắc, điều kiện và trách nhiệm pháp lý liên quan trực tiếp đến việc thanh lý hợp đồng xây dựng.

1. Luật Xây dựng 2014 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xây dựng

Luật Xây dựng là đạo luật chuyên ngành điều chỉnh toàn bộ hoạt động đầu tư xây dựng, trong đó hợp đồng xây dựng được xác định là căn cứ pháp lý trung tâm để triển khai dự án. Luật không quy định trực tiếp về “biên bản thanh lý hợp đồng”, nhưng thông qua các quy định về:

• Thực hiện hợp đồng xây dựng

• Quyền và nghĩa vụ của chủ đầu tư, nhà thầu

• Nghiệm thu, bàn giao và kết thúc công trình

đã gián tiếp xác lập yêu cầu phải kết thúc hợp đồng bằng một hình thức pháp lý rõ ràng, mà trên thực tế chính là biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng.

Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Xây dựng tiếp tục khẳng định nguyên tắc quản lý chặt chẽ hợp đồng xây dựng, đặc biệt với các dự án sử dụng vốn nhà nước, qua đó làm rõ hơn trách nhiệm của các bên trong giai đoạn kết thúc hợp đồng.

2. Bộ luật Dân sự 2015

Bộ luật Dân sự 2015 là nền tảng pháp lý chung điều chỉnh mọi quan hệ hợp đồng, bao gồm cả hợp đồng xây dựng. Theo quy định của Bộ luật Dân sự, hợp đồng chấm dứt trong các trường hợp như:

• Hợp đồng đã được thực hiện xong

• Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng

• Hợp đồng bị hủy bỏ hoặc đơn phương chấm dứt theo quy định pháp luật

Trên cơ sở đó, biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng được xem là văn bản ghi nhận việc chấm dứt hợp đồng, thể hiện sự thống nhất ý chí của các bên về hậu quả pháp lý phát sinh sau khi hợp đồng không còn hiệu lực.

Bộ luật Dân sự cũng là căn cứ để xác định:

• Hiệu lực của thỏa thuận thanh lý

• Trách nhiệm dân sự còn tồn tại sau khi thanh lý

• Nghĩa vụ bồi thường, thanh toán, bảo hành nếu có tranh chấp phát sinh

3. Nghị định số 37/2015/NĐ-CP và Nghị định số 50/2021/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung

Nghị định số 37/2015/NĐ-CP là văn bản pháp luật trực tiếp điều chỉnh hợp đồng xây dựng, quy định chi tiết về:

• Nội dung hợp đồng xây dựng

• Thực hiện, điều chỉnh và chấm dứt hợp đồng

• Quyết toán, thanh toán và trách nhiệm các bên

Nghị định số 50/2021/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 37 tiếp tục hoàn thiện khung pháp lý về hợp đồng xây dựng, trong đó nhấn mạnh việc quản lý chặt chẽ các giai đoạn cuối của hợp đồng.

Từ các quy định này, có thể xác định rõ rằng việc lập biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng là bước cần thiết để ghi nhận việc chấm dứt hợp đồng, làm cơ sở cho quyết toán, thanh tra, kiểm toán và xử lý trách nhiệm pháp lý liên quan.

4. Thông tư 02/2023/TT-BXD hướng dẫn về hợp đồng xây dựng

Thông tư 02/2023/TT-BXD là văn bản hướng dẫn mới, đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn hóa thực tiễn áp dụng hợp đồng xây dựng. Thông tư tập trung hướng dẫn:

• Hình thức và nội dung hợp đồng xây dựng

• Quản lý thực hiện hợp đồng

• Quyết toán, thanh toán và xử lý các vấn đề phát sinh

Mặc dù không ban hành mẫu biên bản thanh lý bắt buộc, Thông tư này là căn cứ quan trọng để các bên:

• Xây dựng nội dung biên bản thanh lý phù hợp thực tế

• Đảm bảo tính thống nhất giữa quyết toán và thanh lý hợp đồng

• Phù hợp với yêu cầu quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

5. Các văn bản pháp luật liên quan khác

Tùy theo tính chất dự án, nguồn vốn và lĩnh vực xây dựng, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng còn có thể căn cứ vào một số văn bản pháp luật liên quan khác, bao gồm:

• Pháp luật về đầu tư công, quản lý vốn nhà nước

• Pháp luật về kế toán, kiểm toán, thanh tra

• Các quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật trong xây dựng

• Điều khoản cụ thể đã được thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng

Trong thực tiễn áp dụng, biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng chỉ thực sự có giá trị khi được lập phù hợp với toàn bộ hệ thống pháp luật liên quan, đồng thời phản ánh trung thực quá trình thực hiện hợp đồng giữa các bên.

IV. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng Chuẩn

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng cần được thực hiện một cách cẩn trọng, có hệ thống và tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật. Một biên bản được soạn thảo đúng chuẩn không chỉ giúp hợp đồng kết thúc hợp pháp, mà còn là căn cứ quan trọng để phòng ngừa tranh chấp, phục vụ quyết toán, kiểm toán và thanh tra sau này.

1. Nguyên tắc chung khi soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng

Trước khi đi vào nội dung chi tiết, các bên cần thống nhất và tuân thủ một số nguyên tắc nền tảng trong quá trình soạn thảo biên bản thanh lý. Đây là cơ sở để đảm bảo giá trị pháp lý và tính hiệu lực của văn bản.

Các nguyên tắc chung bao gồm:

• Đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, minh bạch trong toàn bộ nội dung

• Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật và các điều khoản của hợp đồng xây dựng gốc

• Thể hiện sự đồng thuận của tất cả các bên tham gia hợp đồng

• Nội dung không mâu thuẫn với hồ sơ nghiệm thu, quyết toán và chứng từ liên quan

Việc vi phạm các nguyên tắc này có thể khiến biên bản thanh lý bị vô hiệu một phần hoặc toàn bộ khi xảy ra tranh chấp.

2. Các nội dung chính cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng

Một biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng được xem là đầy đủ và hợp lệ khi bao quát toàn bộ các thông tin cốt lõi liên quan đến chủ thể, đối tượng, quá trình thực hiện và hậu quả pháp lý của hợp đồng.

Thông tin về các bên tham gia

Biên bản cần ghi đầy đủ và chính xác thông tin pháp lý của các bên, bao gồm:

• Tên đơn vị, địa chỉ trụ sở

• Mã số thuế

• Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ

• Chức danh, căn cứ ủy quyền (nếu có)

Thông tin này phải trùng khớp với hợp đồng xây dựng gốc và hồ sơ pháp lý của các bên.

Thông tin về hợp đồng gốc được thanh lý

Biên bản thanh lý cần xác định rõ hợp đồng nào đang được thanh lý, thông qua các nội dung:

• Số hợp đồng, ngày ký kết

• Tên gọi của hợp đồng xây dựng

• Đối tượng và phạm vi công việc theo hợp đồng

Việc xác định chính xác hợp đồng gốc giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo giá trị pháp lý của biên bản.

Lý do thanh lý hợp đồng

Lý do thanh lý cần được nêu rõ ràng, phù hợp với thực tế và căn cứ pháp luật, ví dụ:

• Hoàn thành toàn bộ công việc theo hợp đồng

• Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng

• Hợp đồng bị chấm dứt hoặc hủy bỏ trước thời hạn

Nội dung này là cơ sở để xác định thời điểm chấm dứt nghĩa vụ hợp đồng.

Xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ và quyền lợi của các bên

Biên bản cần ghi nhận rõ việc các bên đã:

• Hoàn thành hoặc chấm dứt các nghĩa vụ theo hợp đồng

• Thực hiện đầy đủ quyền và trách nhiệm phát sinh

• Không còn khiếu nại, yêu cầu nào khác ngoài các nội dung đã nêu

Nghiệm thu khối lượng, chất lượng công việc đã thực hiện

Nội dung này nhằm xác nhận mức độ hoàn thành công việc, bao gồm:

• Khối lượng công việc đã nghiệm thu

• Chất lượng công trình hoặc hạng mục theo yêu cầu hợp đồng

• Căn cứ nghiệm thu kèm theo (biên bản nghiệm thu, hồ sơ kỹ thuật)

Xác nhận tình hình thanh toán

Biên bản thanh lý cần làm rõ các vấn đề tài chính, cụ thể:

• Tổng giá trị hợp đồng

• Giá trị đã thanh toán

• Giá trị còn lại hoặc công nợ (nếu có)

• Thời hạn và phương thức thanh toán phần còn lại

Giải quyết các vấn đề phát sinh

Đây là nội dung quan trọng nhằm hạn chế tranh chấp sau thanh lý, bao gồm:

• Trách nhiệm bảo hành, bảo trì công trình

• Xử lý vật tư, thiết bị, tài sản dư thừa

• Phạt vi phạm hợp đồng, bồi thường thiệt hại (nếu có)

Hiệu lực, số bản và giá trị pháp lý của biên bản

Biên bản cần quy định rõ:

• Thời điểm có hiệu lực

• Số lượng bản được lập

• Giá trị pháp lý của các bản

• Mối quan hệ giữa biên bản thanh lý và hợp đồng gốc

Chữ ký và đóng dấu của các bên

Biên bản chỉ có giá trị pháp lý khi được:

• Người có thẩm quyền ký tên

• Đóng dấu theo quy định của từng bên

• Ký đầy đủ trên tất cả các bản có giá trị như nhau

3. Quy trình các bước thanh lý hợp đồng xây dựng

Để việc thanh lý hợp đồng được thực hiện đúng chuẩn và hạn chế rủi ro, các bên nên tuân thủ một quy trình thực hiện rõ ràng, có trình tự.

Quy trình thanh lý hợp đồng xây dựng thường bao gồm các bước sau:

•  Bước 1: Kiểm tra và nghiệm thu công trình hoặc hạng mục đã hoàn thành

• Bước 2: Rà soát toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan như hồ sơ nghiệm thu, báo cáo quyết toán, hóa đơn, chứng từ thanh toán

• Bước 3: Thảo luận và thống nhất các nội dung thanh lý giữa các bên

• Bước 4: Soạn thảo và ký kết biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng

• Bước 5: Lưu trữ hồ sơ thanh lý theo quy định pháp luật và quy định nội bộ

Thực hiện đầy đủ và đúng trình tự các bước trên sẽ giúp hợp đồng xây dựng được kết thúc minh bạch, hợp pháp và hạn chế tối đa các tranh chấp phát sinh trong tương lai.

V. Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng Phổ Biến & Tải Về

Trong thực tế triển khai dự án xây dựng, mỗi tình huống thanh lý hợp đồng lại đòi hỏi một mẫu biên bản phù hợp để phản ánh đúng bản chất pháp lý và hạn chế rủi ro tranh chấp. Dưới đây là các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng phổ biến, kèm hướng dẫn sử dụng và lưu ý khi điền thông tin.

Mẫu 1: Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng khi hoàn thành công trình

Đây là mẫu được sử dụng phổ biến nhất, áp dụng khi công trình hoặc hạng mục công trình đã được thi công xong, nghiệm thu đạt yêu cầu và các bên tiến hành kết thúc hợp đồng theo đúng thỏa thuận ban đầu.

Phạm vi áp dụng
Mẫu này phù hợp với hầu hết các hợp đồng xây dựng, đặc biệt là hợp đồng thi công trọn gói, hợp đồng theo đơn giá hoặc hợp đồng EPC sau khi hoàn thành toàn bộ công việc.

Các nội dung trọng tâm của mẫu

• Thông tin pháp lý đầy đủ của các bên

• Thông tin hợp đồng gốc (số, ngày ký, đối tượng)

• Xác nhận hoàn thành khối lượng và chất lượng công việc

• Xác nhận giá trị thanh toán và công nợ (nếu có)

• Trách nhiệm bảo hành sau thanh lý

• Cam kết không tranh chấp

Hướng dẫn cách điền từng mục

• Phần thông tin các bên: điền đúng theo giấy đăng ký doanh nghiệp hoặc CMND/CCCD

• Phần hợp đồng gốc: trích dẫn chính xác số và ngày ký hợp đồng

• Phần giá trị hợp đồng: căn cứ hồ sơ quyết toán đã được thống nhất

• Phần hiệu lực: ghi rõ thời điểm biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký

Link tải Mẫu 1 (Word):
[Tải Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Khi Hoàn Thành Công Trình – File Word]

Mẫu 2: Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng khi chấm dứt hợp đồng trước hạn

Mẫu này được sử dụng khi hợp đồng xây dựng không được thực hiện đến hết thời hạn, mà chấm dứt trước do vi phạm, do thỏa thuận hoặc do các sự kiện khách quan.

Điểm khác biệt so với Mẫu 1

• Có mục nêu rõ lý do chấm dứt hợp đồng trước hạn

• Ghi nhận khối lượng công việc thực tế đã thực hiện đến thời điểm chấm dứt

• Làm rõ trách nhiệm bồi thường, phạt vi phạm (nếu có)

• Xác định nghĩa vụ tài chính còn tồn đọng

Lưu ý quan trọng khi điền

• Lý do chấm dứt phải phù hợp với hợp đồng gốc và quy định pháp luật

• Giá trị thanh toán cần được xác định rõ ràng để tránh tranh chấp

• Nên dẫn chiếu điều khoản chấm dứt hợp đồng trong hợp đồng gốc

Link tải Mẫu 2 (Word):
[Tải Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Chấm Dứt Trước Hạn – File Word]

Mẫu 3: Biên bản thanh lý hợp đồng thi công xây dựng

Mẫu này được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, phù hợp với các công trình quy mô nhỏ, hợp đồng giữa cá nhân với cá nhân hoặc cá nhân với nhà thầu nhỏ.

Đặc điểm của mẫu

• Nội dung ngắn gọn, tập trung vào các thông tin cốt lõi

• Không yêu cầu hồ sơ pháp lý phức tạp

• Dễ in ấn và ký kết trực tiếp

Trường hợp nên sử dụng

• Xây dựng nhà ở riêng lẻ

• Cải tạo, sửa chữa công trình nhỏ

• Hợp đồng thi công không sử dụng vốn nhà nước

[Tải Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Thi Công – File Word]

Mẫu 4: Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng có phát sinh hoặc điều chỉnh

Mẫu này áp dụng cho các hợp đồng trong quá trình thực hiện có phát sinh khối lượng, điều chỉnh đơn giá hoặc thay đổi phạm vi công việc so với hợp đồng ban đầu.

Nội dung cần đặc biệt lưu ý

• Dẫn chiếu các phụ lục hợp đồng, biên bản điều chỉnh đã ký

• Tách rõ giá trị hợp đồng ban đầu và giá trị phát sinh

• Tổng hợp giá trị thanh toán cuối cùng sau điều chỉnh

• Ghi nhận sự thống nhất của các bên về toàn bộ phát sinh

Link tải Mẫu 4 (Word):
[Tải Mẫu Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Có Phát Sinh – File Word]

VI. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập & Ký Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng là văn bản kết thúc vòng đời pháp lý của hợp đồng, vì vậy mọi sai sót trong quá trình lập và ký kết đều có thể dẫn đến tranh chấp, rủi ro pháp lý hoặc bị cơ quan kiểm toán, thanh tra yêu cầu làm lại hồ sơ. Trên thực tế, rất nhiều tranh chấp phát sinh không nằm ở giai đoạn thi công mà xuất phát từ khâu thanh lý không chặt chẽ.

1. Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin và số liệu trước khi ký

Trước khi ký biên bản thanh lý, các bên cần rà soát toàn bộ nội dung văn bản để đảm bảo tính chính xác và thống nhất với hồ sơ thực tế. Đặc biệt, các thông tin liên quan đến giá trị hợp đồng, giá trị thanh toán và công nợ cần được đối chiếu cẩn trọng với hồ sơ quyết toán và chứng từ tài chính.

Các nội dung cần kiểm tra kỹ bao gồm:

• Thông tin pháp lý của các bên (tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện)

• Số, ngày ký và nội dung hợp đồng gốc

• Giá trị hợp đồng, giá trị phát sinh, giá trị đã thanh toán

• Thời điểm chấm dứt hiệu lực hợp đồng

Việc ký biên bản khi số liệu chưa được thống nhất có thể khiến một bên mất quyền yêu cầu thanh toán hoặc bồi thường về sau.

2. Đảm bảo đầy đủ hồ sơ, chứng từ đi kèm

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng chỉ thực sự có giá trị khi được lập trên cơ sở hồ sơ đầy đủ và hợp pháp. Trong nhiều trường hợp, biên bản thanh lý bị bác bỏ hoặc yêu cầu điều chỉnh do không có đủ tài liệu chứng minh quá trình thực hiện hợp đồng.

Hồ sơ cần chuẩn bị và đối chiếu bao gồm:

• Biên bản nghiệm thu khối lượng, chất lượng công việc

• Hồ sơ quyết toán hợp đồng

• Hóa đơn, chứng từ thanh toán

• Phụ lục hợp đồng, biên bản điều chỉnh (nếu có)

Việc thiếu hoặc không thống nhất hồ sơ kèm theo là nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc không được chấp nhận quyết toán.

3. Xác định rõ trách nhiệm bảo hành công trình sau thanh lý

Một sai lầm thường gặp là cho rằng sau khi ký biên bản thanh lý thì mọi nghĩa vụ đều chấm dứt. Trên thực tế, nghĩa vụ bảo hành công trình thường vẫn tiếp tục có hiệu lực sau khi thanh lý hợp đồng.

Trong biên bản thanh lý cần ghi rõ:

• Thời hạn bảo hành còn lại

• Phạm vi bảo hành

• Trách nhiệm cụ thể của nhà thầu

• Cách thức xử lý khi phát sinh lỗi trong thời gian bảo hành

Việc ghi nhận rõ nội dung này giúp tránh tranh chấp khi xảy ra sự cố kỹ thuật sau khi công trình đã bàn giao.

4. Thỏa thuận rõ ràng về việc xử lý tranh chấp (nếu có)

Trong trường hợp hợp đồng có phát sinh tranh chấp hoặc nguy cơ tranh chấp, biên bản thanh lý cần thể hiện rõ cách thức xử lý hoặc phạm vi tranh chấp còn tồn tại. Không nên sử dụng các cụm từ mang tính chung chung nếu các bên chưa thực sự thống nhất.

Các nội dung nên được làm rõ:

• Các vấn đề đã được giải quyết dứt điểm

• Các vấn đề còn bảo lưu quyền yêu cầu

• Cơ chế giải quyết tranh chấp (thương lượng, trọng tài, tòa án)

Điều này giúp tránh việc một bên cho rằng “đã thanh lý là mất quyền khởi kiện”, trong khi thực tế không có thỏa thuận rõ ràng.

5. Lưu ý khi sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số

Trong bối cảnh số hóa hồ sơ, nhiều doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số khi ký biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng. Việc này hoàn toàn hợp pháp nếu đáp ứng đúng quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Khi sử dụng chữ ký điện tử/chữ ký số, cần lưu ý:

• Chữ ký số phải còn hiệu lực tại thời điểm ký

• Người ký phải đúng thẩm quyền

• Hệ thống ký số đáp ứng yêu cầu pháp lý

• Biên bản ký điện tử phải được lưu trữ đúng quy định

Tránh sử dụng hình thức ký scan hoặc ký không rõ căn cứ pháp lý cho các hợp đồng có giá trị lớn.

6. Tránh các sai sót thường gặp khi lập biên bản thanh lý

Một số sai sót phổ biến có thể làm giảm hoặc mất giá trị pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng bao gồm:

• Thiếu thông tin về hợp đồng gốc

• Sai lệch số liệu giữa biên bản thanh lý và hồ sơ quyết toán

• Không dẫn chiếu căn cứ pháp lý hoặc phụ lục hợp đồng

• Người ký không đúng thẩm quyền

• Không ghi rõ hiệu lực của biên bản

Những sai sót này thường chỉ được phát hiện khi có tranh chấp hoặc khi cơ quan thanh tra, kiểm toán rà soát hồ sơ, gây mất thời gian và chi phí xử lý lại.

VII. Câu Hỏi Thường Gặp Về Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng Xây Dựng

Trong quá trình thực hiện và kết thúc hợp đồng xây dựng, nhiều chủ đầu tư và nhà thầu vẫn còn băn khoăn về giá trị pháp lý, thủ tục và các nghĩa vụ phát sinh liên quan đến biên bản thanh lý. Dưới đây là những câu hỏi thường gặp và cách hiểu đúng theo thực tiễn áp dụng pháp luật.

1. Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng có cần công chứng hoặc chứng thực không?

Theo quy định pháp luật hiện hành, biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác trong hợp đồng hoặc pháp luật chuyên ngành có quy định riêng.

Trên thực tế, biên bản thanh lý có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Được lập trên cơ sở hợp đồng hợp pháp

• Nội dung rõ ràng, không trái pháp luật

• Có chữ ký của người có thẩm quyền của các bên

• Đóng dấu theo quy định (đối với tổ chức, doanh nghiệp)

Việc công chứng hoặc chứng thực chỉ mang tính tăng cường giá trị chứng cứ, thường áp dụng trong các giao dịch đặc thù hoặc khi các bên muốn hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp.

2. Nếu một bên không hợp tác ký biên bản thanh lý thì xử lý như thế nào?

Trong thực tế, có nhiều trường hợp một bên không hợp tác hoặc cố tình trì hoãn việc thanh lý hợp đồng. Khi đó, biên bản thanh lý không thể được lập đơn phương để thay thế cho sự thỏa thuận của các bên.

Hướng xử lý thường được áp dụng gồm:

• Gửi văn bản đề nghị thanh lý hợp đồng chính thức

• Lập biên bản làm việc ghi nhận việc một bên không hợp tác

• Hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu, quyết toán làm căn cứ pháp lý

• Khởi kiện hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp theo hợp đồng

Trong trường hợp này, việc hoàn thành nghĩa vụ thực tế và hồ sơ chứng minh sẽ đóng vai trò quan trọng nếu vụ việc được đưa ra trọng tài hoặc tòa án.

3. Biên bản thanh lý có thay thế được hợp đồng gốc không?

Biên bản thanh lý không thay thế hợp đồng xây dựng gốc. Đây là hai văn bản có chức năng pháp lý hoàn toàn khác nhau.

Cụ thể:

• Hợp đồng xây dựng là căn cứ xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên

• Biên bản thanh lý là văn bản ghi nhận việc chấm dứt hiệu lực của hợp đồng

Biên bản thanh lý chỉ có giá trị trong phạm vi kết thúc hợp đồng, không làm mất hiệu lực của các điều khoản cần tiếp tục áp dụng, như điều khoản bảo hành, bảo mật, trách nhiệm bồi thường (nếu có).

4. Nghĩa vụ thuế liên quan đến việc thanh lý hợp đồng xây dựng bao gồm những gì?

Việc ký biên bản thanh lý hợp đồng không làm phát sinh nghĩa vụ thuế mới, nhưng là căn cứ quan trọng để hoàn tất các nghĩa vụ thuế đã phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Một số nghĩa vụ thuế thường liên quan bao gồm:

• Thuế giá trị gia tăng đối với khối lượng đã thực hiện

• Thuế thu nhập doanh nghiệp đối với phần doanh thu đã ghi nhận

• Các nghĩa vụ thuế khác theo quy định của pháp luật thuế

Biên bản thanh lý thường được sử dụng làm căn cứ chứng minh doanh thu, chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế và kiểm toán.

5. Trách nhiệm phát sinh sau khi thanh lý hợp đồng xây dựng bao gồm những gì?

Một hiểu lầm phổ biến là cho rằng sau khi ký biên bản thanh lý thì các bên hoàn toàn không còn trách nhiệm pháp lý nào. Trên thực tế, một số nghĩa vụ vẫn tiếp tục tồn tại sau thanh lý, nếu đã được thỏa thuận hoặc pháp luật quy định.

Các trách nhiệm có thể phát sinh sau thanh lý bao gồm:

• Nghĩa vụ bảo hành công trình hoặc hạng mục công trình

• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại do lỗi đã phát sinh trước thời điểm thanh lý

• Nghĩa vụ thanh toán còn tồn đọng theo biên bản thanh lý

• Nghĩa vụ cung cấp, hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu pháp luật

Do đó, khi lập biên bản thanh lý, các bên cần ghi nhận rõ phạm vi nghĩa vụ còn hiệu lực để tránh tranh chấp về sau.