Mẫu Quyết Định Cử Đi Công Tác Chuẩn Mới Nhất 2026 – Tải Miễn Phí File Word

Mẫu Quyết Định Cử Đi Công Tác là văn bản hành chính quan trọng dùng để ghi nhận và phê duyệt việc cử cán bộ, nhân viên đi công tác trong nước hoặc nước ngoài. Bài viết tổng hợp các mẫu quyết định chuẩn, nội dung đầy đủ, đúng quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp ban hành nhanh chóng, quản lý hiệu quả và làm căn cứ thanh toán chi phí hợp lệ.

1. Mẫu Quyết Định Cử Đi Công Tác Là Gì?

Quyết định cử đi công tác là văn bản hành chính do người có thẩm quyền trong doanh nghiệp, cơ quan hoặc tổ chức ban hành, nhằm chính thức giao nhiệm vụ công tác ngoài trụ sở cho người lao động, cán bộ, công chức hoặc viên chức trong một khoảng thời gian nhất định.

Về mặt pháp lý, quyết định này đóng vai trò:

• Là cơ sở xác nhận nhiệm vụ công tác hợp pháp của người lao động
  
• Là căn cứ để thanh toán công tác phí, chi phí đi lại, lưu trú
  
• Là tài liệu chứng minh quan hệ lao động và trách nhiệm công vụ khi phát sinh rủi ro, tranh chấp hoặc kiểm tra, thanh tra

2. Tổng Hợp Các Mẫu Quyết Định Cử Đi Công Tác Phổ Biến Nhất

Trong thực tiễn quản lý nhân sự và điều hành doanh nghiệp, quyết định cử đi công tác không chỉ là văn bản mang tính hành chính mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để tổ chức, kiểm soát công việc, chi phí và trách nhiệm của người lao động. Tùy theo mục đích, phạm vi và đối tượng công tác, doanh nghiệp cần sử dụng các mẫu quyết định khác nhau để đảm bảo tính phù hợp và chặt chẽ.

Dưới đây là tổng hợp các mẫu quyết định cử đi công tác được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đã được chuẩn hóa về nội dung và hình thức, phù hợp với cả doanh nghiệp tư nhân, FDI và cơ quan, đơn vị hành chính.

2.1. Mẫu Quyết Định Cử Đi Công Tác Trong Nước 

Đây là mẫu được sử dụng phổ biến nhất trong doanh nghiệp, áp dụng khi cử một cán bộ hoặc nhân viên đi công tác tại tỉnh, thành phố khác trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam.

Mẫu quyết định này thường bao gồm:

• Thông tin đầy đủ của người được cử đi công tác (họ tên, chức danh, đơn vị công tác)
  
• Địa điểm, thời gian và mục đích công tác
  
• Nhiệm vụ cụ thể phải thực hiện
  
• Quy định về chế độ công tác phí, phương tiện di chuyển
  
• Trách nhiệm báo cáo kết quả công tác và hiệu lực thi hành
  

Mẫu này phù hợp với các chuyến công tác ngắn ngày, làm việc với đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý hoặc khảo sát tình hình thực tế tại địa phương.

>> Tải Mẫu Quyết Định Cử Đi Công Tác Trong Nước TẠI ĐÂY

2.2. Mẫu Quyết Định Cử Đoàn Cán Bộ, Nhân Viên Đi Công Tác (Nhiều Người)

Khi có nhiều người cùng tham gia một chuyến công tác, đặc biệt là các chuyến đi mang tính phối hợp liên phòng ban hoặc làm việc với nhiều đối tác, doanh nghiệp nên sử dụng mẫu quyết định dành riêng cho đoàn công tác.

Đặc điểm của mẫu này:

• Thành lập đoàn công tác chính thức
  
• Chỉ định trưởng đoàn, phó đoàn (nếu có)
  
• Danh sách thành viên kèm theo phụ lục
  
• Phân định rõ trách nhiệm điều phối, quản lý chi phí và báo cáo
  
• Áp dụng chế độ công tác phí cho từng thành viên
  

Mẫu quyết định này giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ nhân sự và chi phí, đồng thời tránh chồng chéo trách nhiệm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

>> Tải Mẫu Quyết Định Cử Đoàn Cán Bộ, Nhân Viên Đi Công Tác (Nhiều Người) TẠI ĐÂY

2.3. Mẫu Quyết Định Cử Đi Công Tác Với Mục Đích Cụ Thể

Trong nhiều trường hợp, chuyến công tác không chỉ mang tính làm việc thông thường mà còn phục vụ mục đích chuyên môn cụ thể, chẳng hạn như:

• Khảo sát thị trường
  
• Tham dự khóa đào tạo, hội nghị, hội thảo
  
• Thực hiện dự án, nghiên cứu chuyên đề
  

Mẫu quyết định này tập trung làm rõ:

• Mục tiêu và phạm vi công tác
  
• Nội dung chuyên môn cần thực hiện
  
• Kết quả đầu ra bắt buộc (báo cáo, tài liệu, đề xuất)
  
• Kinh phí và chế độ công tác phí liên quan
  

Việc sử dụng mẫu quyết định đúng mục đích giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả chuyến công tác và làm căn cứ hợp lệ khi hạch toán chi phí.

>> Tải Mẫu Quyết Định Cử Đi Công Tác Với Mục Đích Cụ Thể

2.4. Mẫu Quyết Định Cử Đi Công Tác Nước Ngoài

Đối với các chuyến công tác quốc tế, quyết định cử đi công tác cần được soạn thảo chi tiết và chặt chẽ hơn so với công tác trong nước.

Nội dung thường bao gồm:

• Thông tin cá nhân và hộ chiếu của người được cử đi
  
• Quốc gia, địa điểm, thời gian công tác
  
• Mục đích chuyến đi (làm việc đối tác, tham dự hội chợ, đàm phán, đào tạo)
  
• Quy định về chi phí vé máy bay, visa, bảo hiểm, lưu trú
  
• Nghĩa vụ tuân thủ pháp luật nước sở tại và quy định của doanh nghiệp
  

Đây là mẫu quyết định bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn các khoản chi công tác nước ngoài được công nhận hợp pháp và đưa vào chi phí hợp lệ.

>> Tải Mẫu Quyết Định Cử Đi Công Tác Nước Ngoài

3. Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Soạn Thảo Quyết Định Cử Đi Công Tác Chuẩn Xác

3.1. Cấu trúc một quyết định cử đi công tác

Một quyết định cử đi công tác hợp lệ và chuẩn thể thức cần bao gồm đầy đủ các nội dung sau:

Phần mở đầu

• Quốc hiệu – Tiêu ngữ theo đúng quy định văn bản hành chính
  
• Tên cơ quan, đơn vị ban hành quyết định
  
• Số, ký hiệu quyết định; ngày, tháng, năm ban hành
  

Phần căn cứ pháp lý

Nêu rõ cơ sở ban hành quyết định, thường bao gồm:

• Điều lệ công ty hoặc quy chế tổ chức hoạt động
  
• Quy chế quản lý nhân sự, quy chế tài chính nội bộ
  
• Bộ luật Lao động và các văn bản pháp luật liên quan
  

Phần “QUYẾT ĐỊNH”

• Điều 1 – Thông tin người được cử đi công tác
  Ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị công tác.
• Điều 2 – Nội dung chuyến công tác
  Bao gồm: địa điểm đến, mục đích công tác, thời gian, phương tiện di chuyển, nhiệm vụ cụ thể được giao.
• Điều 3 – Chế độ công tác phí và quyền lợi
  Dẫn chiếu quy chế tài chính nội bộ, thông tư hướng dẫn về công tác phí, chế độ thanh toán.
• Điều 4 – Hiệu lực và trách nhiệm thi hành
  Xác định hiệu lực của quyết định và trách nhiệm của các bộ phận liên quan.
  

Phần kết

• Nơi nhận
  
• Chữ ký, họ tên và con dấu của người có thẩm quyền

3.2. Lưu ý khi điền thông tin

Khi soạn thảo quyết định, cần đặc biệt chú ý:

• Thông tin cá nhân, thời gian, địa điểm phải chính xác và rõ ràng
  
• Sử dụng ngôn ngữ hành chính, trang trọng, tránh diễn đạt mơ hồ
  
• Đảm bảo đầy đủ căn cứ pháp lý và đúng thẩm quyền ký
  
• Số hiệu, ngày ban hành phải thống nhất với sổ văn bản của đơn vị

4. Chế Độ Công Tác Phí và Quy Định Pháp Lý Liên Quan

4.1. Tổng quan về chế độ công tác phí

Công tác phí là khoản chi mà đơn vị chi trả cho người được cử đi công tác nhằm bù đắp các chi phí phát sinh hợp lý, bao gồm:

• Chi phí đi lại (vé tàu xe, xăng xe, taxi…)
  
• Chi phí lưu trú (tiền phòng, phụ cấp lưu trú)
  
• Chi phí ăn uống và các khoản phụ cấp khác theo quy định

4.2. Văn bản pháp luật cập nhật (2026)

Một số văn bản quan trọng cần tham chiếu:

• Nghị định 72/2023/NĐ-CP: quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô.
  
• Thông tư 12/2025/TT-BTC: sửa đổi, bổ sung chế độ công tác phí; mức phụ cấp lưu trú 300.000 đồng/ngày đối với công tác trong nước.
  
• Thông tư 96/2015/TT-BTC: quy định chi phí công tác được trừ khi tính thuế TNDN.

4.3. Hạch toán và quyết toán công tác phí

Để công tác phí được chấp nhận khi quyết toán, cần:

• Có quyết định cử đi công tác hợp lệ
  
• Có đầy đủ chứng từ hợp pháp: vé tàu xe, hóa đơn, bảng kê chi phí
  
• Có báo cáo kết quả công tác sau chuyến đi
  
• Thực hiện đúng quy trình tạm ứng – hoàn ứng

Các khoản chi không đủ chứng từ hoặc vượt định mức có thể không được chấp nhận khi quyết toán thuế.

5. Các Tình Huống Đặc Biệt và Lưu Ý Quan Trọng

Trong quá trình triển khai thực tế, không phải chuyến công tác nào cũng diễn ra đúng như kế hoạch ban đầu. Do đó, đơn vị sử dụng lao động cần chủ động xử lý các tình huống phát sinh để đảm bảo tính hợp pháp của quyết định, đồng thời tránh rủi ro khi thanh toán, quyết toán chi phí.

5.1. Trường Hợp Thay Đổi Kế Hoạch Công Tác

Thay đổi kế hoạch công tác là tình huống khá phổ biến, bao gồm việc thay đổi thời gian, địa điểm, mục đích hoặc phạm vi nhiệm vụ của chuyến đi.

Khi phát sinh thay đổi, đơn vị cần:

• Ban hành quyết định điều chỉnh hoặc văn bản bổ sung làm căn cứ pháp lý cho phần thay đổi.
  
• Nội dung điều chỉnh phải thể hiện rõ: nội dung nào được thay đổi, thời gian hiệu lực và lý do điều chỉnh.

Việc không cập nhật kịp thời các thay đổi có thể dẫn đến:

• Thông tin thực tế không khớp với quyết định ban đầu
  
• Chi phí phát sinh không được chấp nhận khi quyết toán
  
• Rủi ro bị xuất toán chi phí hoặc bị cơ quan kiểm tra yêu cầu giải trình
  

5.2. Công Tác Nhiều Địa Điểm, Nhiều Nhiệm Vụ

Trong trường hợp người lao động được cử đi công tác tại nhiều địa điểm khác nhau hoặc thực hiện nhiều nhiệm vụ trong cùng một chuyến đi, quyết định cử đi công tác cần được soạn thảo chi tiết hơn thông thường.

Cụ thể:

• Ghi rõ từng địa điểm công tác, thời gian tương ứng
  
• Mô tả nhiệm vụ chính và nhiệm vụ phối hợp tại mỗi địa điểm
  
• Trường hợp nội dung quá dài, nên đính kèm phụ lục chi tiết để đảm bảo rõ ràng, dễ theo dõi
  

Cách làm này giúp:

• Dễ dàng đối chiếu với chứng từ chi phí phát sinh
  
• Tránh tranh cãi về phạm vi nhiệm vụ được giao
  
• Thuận lợi cho công tác báo cáo và quyết toán sau chuyến đi

5.3. Lưu Ý Theo Từng Loại Hình Doanh Nghiệp

Tùy vào loại hình tổ chức, quy định áp dụng đối với quyết định cử đi công tác có sự khác biệt nhất định:

• Doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập
  Phải tuân thủ chặt chẽ các định mức, tiêu chuẩn công tác phí do Nhà nước ban hành. Mọi nội dung vượt định mức đều cần có căn cứ pháp lý rõ ràng.
  
• Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) & doanh nghiệp tư nhân
  Có mức độ linh hoạt cao hơn trong việc quy định công tác phí, phương tiện di chuyển và chế độ phụ cấp. Tuy nhiên, vẫn bắt buộc phải:
  • Có quy chế tài chính, quy chế công tác phí nội bộ
    
  • Ban hành quyết định cử đi công tác rõ ràng, minh bạch

Việc không xây dựng quy chế nội bộ rõ ràng có thể khiến chi phí công tác không được chấp nhận khi tính thuế TNDN.

6. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQs)

Quyết định cử đi công tác có cần đóng dấu giáp lai không?

Không bắt buộc đóng dấu giáp lai nếu quyết định chỉ gồm một trang. Trường hợp quyết định có nhiều trang hoặc đơn vị có quy định nội bộ riêng thì cần thực hiện theo quy định đó để đảm bảo tính chặt chẽ của văn bản.

Đi công tác trong ngày có cần ban hành quyết định không?

Dù chỉ đi công tác trong ngày, đơn vị vẫn nên ban hành quyết định cử đi công tác. Đây là căn cứ quan trọng để:

• Thanh toán chi phí phát sinh
  
• Quản lý nhân sự và lịch công tác
  
• Chứng minh nhiệm vụ công tác hợp pháp
  

Mức phụ cấp lưu trú trong nước và nước ngoài được áp dụng như thế nào?

• Công tác trong nước: áp dụng theo Thông tư 12/2025/TT-BTC, mức phụ cấp lưu trú hiện hành là 300.000 đồng/ngày.
  
• Công tác nước ngoài: áp dụng theo quy định riêng của Nhà nước hoặc quy chế tài chính nội bộ của đơn vị.
  

Quyết định cử đi công tác có phải là điều kiện duy nhất để thanh toán chi phí không?

Không. Quyết định cử đi công tác là điều kiện cần, nhưng chưa đủ. Để chi phí được thanh toán và chấp nhận khi quyết toán, cần:

• Có chứng từ hợp pháp, hợp lệ
  
• Thực hiện đúng quy chế tài chính nội bộ
  
• Có báo cáo kết quả công tác sau chuyến đi