TOP 8 Phần Mềm HRM Cho Ngành Lưu Trú (Khách Sạn, Nhà Hàng)
Trong ngành lưu trú (khách sạn, nhà hàng), nhân sự là yếu tố then chốt quyết định thành công. Để hoạt động ổn định và đảm bảo chất lượng dịch vụ, việc ứng dụng phần mềm HRM cho ngành lưu trú chuyên biệt là một yêu cầu bắt buộc. Hãy cùng 1Office đánh giá chi tiết 8 giải pháp phần mềm hàng đầu, giúp bạn chọn được công cụ quản trị phù hợp nhất cho đơn vị của mình.
1. TOP 8 Phần mềm HRM chuyên biệt cho ngành lưu trú
Dưới đây là 8 phần mềm HRM phù hợp với đặc thù quản lý của ngành khách sạn và dịch vụ lưu trú đang được đánh giá cao nhất hiện nay:
Bảng so sánh tổng quan
| Phần mềm | Tính năng cốt lõi | Phù hợp |
| 1HRM |
|
Doanh nghiệp/Chuỗi khách sạn cần giải pháp quản trị tổng thể, tự động hóa cao. |
| ACheckin |
|
Phù hợp nhà hàng, khách sạn cần tối ưu chấm công/xếp ca và tiết kiệm chi phí. |
| Newway HRM |
|
Phù hợp doanh nghiệp khách sạn, chuỗi khách sạn/F&B cần quản ca kíp phức tạp. |
| MISA AMIS HRM |
|
Phù hợp doanh nghiệp cần giải pháp “thuần Việt”, toàn diện, tuân thủ luật lao động. |
| Tanca |
|
Phù hợp doanh nghiệp vừa và nhỏ cần giải pháp linh hoạt, tập trung quản lý hành chính và ca làm việc. |
| CoffeeHR |
|
Phù hợp khách sạn cần quản trị từ xa và tích hợp dữ liệu với các hệ thống hiện có. |
| HRM Plus (ADSMO) |
|
Phù hợp doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp tùy chỉnh, dễ sử dụng, và tối ưu chi phí đầu tư ban đầu. |
| Fastwork |
|
Phù hợp doanh nghiệp muốn điều hành tổng thể trên một nền tảng duy nhất. |
1.1. 1HRM – phần mềm HRM cho ngành lưu trú tích hợp Al
HRM là phần cốt lõi trong nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể của 1Office, cho phép khách sạn giải quyết mọi bài toán vận hành nhân sự thông qua Al.
Đặc điểm nổi bật:
- Quản lý đa dạng ca làm việc: Ngành lưu trú có nhiều ca gãy, ca xoay, ca đêm. 1HRM hỗ trợ quản lý tất cả các hình thức làm việc này.
- Chấm công di động (GPS/WiFi): Hỗ trợ mọi phương thức chấm công, đặc biệt là qua điện thoại (GPS, WiFi), giải quyết bài toán tính công cho nhân viên làm việc tại nhiều khu vực (buồng phòng, lễ tân, an ninh) hoặc nhân viên di động (điều phối sự kiện).
- Phân ca & đổi ca trực tuyến: Cho phép nhân viên chủ động đăng ký hoặc đổi ca làm việc trên hệ thống, giúp tối ưu hóa lịch làm việc theo nhu cầu thực tế. Dữ liệu công được tổng hợp theo thời gian thực.
- Tích hợp AI tự động sàng lọc CV: Đối mặt với nhu cầu tuyển dụng nhân sự thời vụ hoặc tuyển dụng liên tục, phân hệ Tuyển dụng của 1Office tích hợp AI để phân tích hồ sơ, đánh giá kỹ năng và đề xuất các hồ sơ phù hợp. AI cũng giúp tự động thu thập hồ sơ ứng viên từ nhiều nguồn.
- Quản lý Đào tạo (LMS): Để đảm bảo chất lượng dịch vụ, việc đào tạo nghiệp vụ là rất quan trọng. 1HRM tích hợp Hệ thống LMS, cho phép xây dựng các khóa đào tạo trực tuyến (nghiệp vụ lễ tân, buồng phòng, an toàn PCCC…). Hệ thống còn tự động đề xuất khóa học dựa trên kết quả đánh giá năng lực
- Giải quyết bài toán tính lương: Hệ thống tự động kế thừa dữ liệu từ chấm công, KPI để tính lương mà không cần nhập liệu thủ công. Nhân viên có thể xem phiếu lương online.
1.2. ACheckin – Giải pháp chấm công & xếp ca tự động
ACheckin là phần mềm HRM chuyên sâu, tập trung mạnh vào việc giải quyết bài toán chấm công và xếp ca cho các ngành dịch vụ như nhà hàng, khách sạn.
Đặc điểm nổi bật:
- Tự động xếp ca, chấm công và tính lương tối ưu hóa, giúp tiết kiệm thời gian do quy trình tự động 100%.
- Cung cấp 5 hình thức chấm công: GPS, Wifi, FaceID, CameraAI, QR code. Hệ thống update công điểm ngay lập tức, cho phép chủ nhà hàng/khách sạn theo dõi nhân viên từ xa.
- Hệ thống đơn báo đa dạng, dễ dàng tuỳ chỉnh, cho phép nhân sự chủ động xin nghỉ, xin đổi ca, chấm công bù và gửi lên quản lý để phê duyệt.
1.3. Newway HRM – Giải pháp quản trị nhân sự ưu việt cho khách sạn
Newway HRM là phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế tối ưu cho ngành khách sạn và sân golf.
Đặc điểm nổi bật:
- Có tính năng vượt trội là xếp lịch theo ngày, theo ca, rất phù hợp với loại hình kinh doanh chuỗi.
- Cấp trên có thể dễ dàng điều chỉnh giờ hoặc thêm/xóa ca ngay khi có thay đổi.
- Ngoài vân tay, Newway HRM cho phép chấm công bằng nhận diện khuôn mặt với công nghệ AI.
- Có thể truy cập hệ thống mọi lúc mọi nơi qua Internet hoặc mạng LAN, bao gồm cả điện thoại thông minh và máy tính bảng.
1.4. Tanca – Phần mềm HRM cho ngành lưu trú tích hợp công nghệ hiện đại
Tanca là nền tảng quản lý nhân sự hiện đại, tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình hành chính và kiểm soát ca làm việc trên nền tảng số.
Đặc điểm nổi bật:
- Hỗ trợ nhiều phương thức chấm công như GPS, Wifi, nhận diện khuôn mặt Face ID và Camera AI.
- Cho phép xây dựng và phân ca làm việc linh hoạt, tích hợp chấm công và tự động tính lương, cập nhật phiếu lương trực tiếp trên điện thoại.
- Tự động xử lý các yêu cầu như nghỉ phép, công tác, thanh toán, giúp giảm tới 90% giấy tờ thủ tục.
1.5. CoffeeHR – Giải pháp quản trị tự động toàn diện
CoffeeHR cung cấp giải pháp quản trị tự động toàn diện, tích hợp nhiều tính năng quan trọng cho nhà hàng và khách sạn.
Đặc điểm nổi bật:
- Tích hợp GPS, giúp nhân sự có thể chấm công thuận tiện và cho phép quản lý cập nhật biến động nhân sự từ xa theo thời gian thực.
- Quản trị toàn diện bao gồm: tuyển dụng, quản lý lương thưởng, đào tạo nhân sự, và theo dõi hiệu suất làm việc.
- Khả năng tích hợp: Kết nối với các hệ thống khác như Kế toán, ERP, CRM thông qua mã nguồn Open API.
1.6. MISA AMIS HRM – Giải pháp tự động hóa kê khai Thuế/Bảo hiểm
MISA AMIS HRM là giải pháp “thuần Việt” được thiết kế tối ưu cho doanh nghiệp trong nước.
Đặc điểm nổi bật:
- TTự động hóa tính lương – thưởng – bảo hiểm, tính toán chính xác và cập nhật theo quy định mới nhất của luật Việt Nam. Hỗ trợ kê khai tự động BHXH, Thuế TNCN.
- Quản lý trọn đời nhân sự: Kiểm soát toàn bộ vòng đời nhân sự, từ tuyển dụng, onboarding, đánh giá năng lực, đào tạo cho đến nghỉ việc.
- Chấm công bằng vân tay, GPS, khuôn mặt, QR code, tích hợp với thiết bị chấm công sẵn có.
1.7. HRM Plus (ADSMO) – Giải pháp tiết kiệm chi phí
HRM Plus là phần mềm được xây dựng tỉ mỉ và tâm huyết, tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí và tính dễ sử dụng.
Đặc điểm nổi bật:
- Giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu thông qua các phiên bản tùy chỉnh chức năng theo yêu cầu của doanh nghiệp.
- Lưu trữ thông tin nhân viên (lịch công tác, lương bổng, hồ sơ, đánh giá hiệu suất) một cách tổ chức, chính xác và bảo mật, giúp nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định nhanh chóng.
- Giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và quản lý công bằng khi thông tin về lương bổng và quyền lợi được kiểm soát minh bạch.
1.8. Fastwork – Giải pháp quản lý nhân sự tự động hóa
Fastwork là giải pháp quản lý nhân sự tự động hóa, cho phép doanh nghiệp điều hành tổng thể toàn bộ hoạt động trên một nền tảng duy nhất.
Đặc điểm nổi bật:
- Cung cấp đa dạng hình thức chấm công qua Wifi, định vị GPS, nhận diện Face ID.
- Giúp kiểm tra và lưu trữ thông tin nhân sự, tự động tính toán lương, phân ca làm việc trực tuyến.
- Phần mềm cung cấp API, giúp tích hợp thông tin với các ứng dụng khác.
2. Thách thức quản trị nhân sự đặc thù ngành lưu trú
Quản lý nhân sự trong ngành khách sạn là một nhiệm vụ phức tạp do tính chất dịch vụ và mô hình hoạt động đặc thù, dẫn đến 4 thách thức lớn sau:
2.1. Thời gian làm việc theo ca phức tạp, khó kiểm soát
Đây là thách thức cốt lõi và rõ ràng nhất. Không giống các ngành làm việc theo giờ hành chính, nhân viên ngành khách sạn phải làm việc theo ca. Một ngày có thể có 3-4 ca làm việc , bao gồm cả ca đêm hoặc trực khuya.
Lịch trình làm việc thường được chia thành ca sáng, chiều, tối, và đặc biệt là “ca gãy” . Việc xoay ca liên tục và cách tổ chức phân công không tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe, tâm trạng của nhân viên và gây khó khăn trong việc giữ chân họ.
2.2. Quản lý chuỗi và đa chi nhánh phân tán
Đối với các chuỗi khách sạn có nhiều chi nhánh, đặc biệt là các chi nhánh có khoảng cách địa lý xa, việc kiểm soát nhân sự càng khó khăn hơn gấp bội. Doanh nghiệp phải tốn rất nhiều thời gian và chi phí cho việc giám sát nhân sự tại từng địa điểm, cũng như đảm bảo việc triển khai các chính sách, quy trình một cách đồng nhất.
2.3. Số lượng nhân sự lớn và biến động theo thời vụ
Ngành khách sạn đối mặt với hai vấn đề lớn về quy mô và sự ổn định của lực lượng lao động:
- Số lượng nhân sự lớn: Một khách sạn vừa và lớn (3 sao đến 5 sao) có thể có từ 100 đến 300 nhân sự, thậm chí trên 500 người. Việc quản số lượng lớn nhân sự với nhiều vai trò và phòng ban khác nhau (lễ tân, bồi bàn, dọn phòng, hành lý) rất khó khăn và tốn thời gian nếu thực hiện thủ công.
- Tính thời vụ: Nhân sự trong ngành biến động cao theo mùa du lịch. Khi vào mùa cao điểm, số lượng lao động phải tăng lên, và khi hết mùa, chỉ duy trì số lượng ít. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có một quy trình quản lý nhân viên thời vụ cực kỳ tỉ mỉ và chính xác.
2.4. Rủi ro tính công sai sót, trả lương chậm trễ
Với hàng trăm nhân viên làm việc theo ca, quy trình chấm công và tính lương trở nên vô cùng phức tạp. Việc sử dụng các phương thức chấm công thủ công như bảng giấy hoặc Excel làm cho bộ phận nhân sự tốn nhiều thời gian để kiểm soát, đối chiếu và tổng hợp công.
Điều này dẫn đến rủi ro tính lương sai sót và có thể bị kéo dài, gây chậm trễ trong việc thanh toán lương , tạo tâm lý khó chịu và bất mãn cho người lao động. Các lỗi thường gặp như nhân viên quên ký, ghi nhầm giờ, hoặc quản lý chấm công không đúng, đều gây ra sai sót trong bảng lương cuối cùng.
3. Lợi ích toàn diện khi ứng dụng phần mềm HRM cho ngành lưu trú
Ứng dụng phần mềm HRM mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp cải thiện hoạt động kinh doanh và quản lý nhân viên hiệu quả. Cụ thể là:
Tối ưu hóa quy trình vận hành
Lợi ích rõ rệt nhất là khả năng lập lịch làm việc thông minh, cho phép quản lý tạo lịch làm việc linh hoạt, đảm bảo đủ nhân viên tại các vị trí quan trọng vào thời điểm cao điểm. Phần mềm giúp loại bỏ hoàn toàn việc chấm công thủ công và tự động tính toán mức lương dựa trên dữ liệu công điểm, trợ cấp, thuế. Điều này giảm thiểu sai sót và đảm bảo nhân viên nhận lương đúng hẹn.
Nâng cao trải nghiệm của nhân viên trong công ty
Phần mềm HRM giúp quản lý hồ sơ tập trung và an toàn, lưu trữ mọi thông tin cá nhân, lịch sử làm việc, bằng cấp và hợp đồng một cách bảo mật nhưng dễ dàng truy cập.
Hơn nữa, hệ thống còn nâng cao trải nghiệm nhân viên thông qua cổng tự phục vụ. Nhân viên có thể tự quản lý thông tin, xem phiếu lương, xin nghỉ phép, hoặc đăng ký đào tạo trực tuyến một cách dễ dàng và minh bạch.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Cuối cùng, việc tự động hóa các quy trình nhân sự giúp tiết kiệm thời gian, giảm công việc thủ công. Thay vì dành hàng tuần để tổng hợp công và tính lương, bộ phận nhân sự có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn như giữ chân nhân tài và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm HRM tối ưu cho khách sạn
Để chọn phần mềm HRM hiệu quả, các doanh nghiệp lưu trú cần xem xét các tính năng chuyên biệt giải quyết các bài toán đặc thù của ngành:
4.1. Tự động hóa chấm công đa phương thức
Do đặc thù làm việc tại nhiều khu vực (văn phòng, quầy lễ tân, buồng phòng) và nhu cầu kiểm soát chặt chẽ, phần mềm cần hỗ trợ chấm công tự động đa dạng:
- Cần hỗ trợ các hình thức hiện đại như GPS, Wi-Fi, nhận diện khuôn mặt (FaceID, Camera AI) trên điện thoại thông minh, cũng như tích hợp với máy truyền thống (vân tay, quẹt thẻ).
- Tính năng chấm công tự động giúp loại bỏ nhu cầu chấm công thủ công và tránh gian lận.
4.2. Xếp lịch làm việc linh hoạt
Đây là tính năng cốt lõi và quan trọng nhất đối với ngành lưu trú do tính chất làm việc theo ca 24/7. Phần mềm phải giúp quản lý tạo lịch làm việc linh hoạt và dễ dàng. Nó phải có khả năng phân ca theo ngày, theo ca , cho phép gán ca làm việc cụ thể cho từng nhân viên hoặc bộ phận.
Quan trọng nhất, hệ thống cần hỗ trợ chức năng xoay ca hoặc đổi ca một cách nhanh chóng , lý tưởng nhất là cho phép nhân viên tự đăng ký ca và hệ thống tự động thông báo tìm người thay thế khi cần.
4.3. Quản lý đánh giá hiệu suất
Để đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn ở mức cao, phần mềm HRM cần hỗ trợ việc theo dõi hiệu suất và phát triển nghề nghiệp. Hệ thống phải cho phép quản lý thiết lập mục tiêu làm việc (KPIs, OKRs) và theo dõi hiệu suất của từng nhân viên.
Nó cũng cần hỗ trợ tạo các cuộc đánh giá thường kỳ để xác định điểm mạnh, điểm cần cải thiện của nhân viên, từ đó làm cơ sở cho việc đào tạo và khen thưởng.
4.4. Khả năng tích hợp với các hệ thống PMS/POS
Một phần mềm HRM không thể hoạt động như một “ốc đảo” dữ liệu, đặc biệt là trong ngành khách sạn. Khả năng tích hợp đảm bảo tính liên thông và hiệu quả trong quản trị toàn bộ doanh nghiệp. Phần mềm HRM cho ngành lưu trú bắt buộc phải có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống thanh toán, quản lý nhà hàng hoặc hệ thống khách sạn.
Kết luận
Đừng để việc xếp ca phức tạp và tính lương thủ công cản trở chất lượng dịch vụ. Đầu tư vào một phần mềm HRM cho ngành lưu trú là quyết định chiến lược. Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng để tự động hóa quy trình xếp ca và tính lương phức tạp chưa? Hãy liên hệ với 1Office ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu ngay nhé!
