TOP 8 phần mềm HRM cho ngành spa thẩm mỹ tối ưu quản lý nhân sự
Trong ngành spa, chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng phụ thuộc hoàn toàn vào đội ngũ nhân viên. Tuy nhiên, quản lý nhân sự trong ngành này là một bài toán cực kỳ phức tạp. Hãy cùng 1Office khám phá 8 phần mềm HRM cho ngành spa thẩm mỹ hàng đầu giúp bạn lựa chọn công cụ phù hợp nhất.
1. Review 8 phần mềm HRM cho ngành spa thẩm mỹ tiêu biểu
Với các hệ thống spa, thẩm mỹ viện quy mô lớn hoặc chuỗi thương hiệu, việc vận hành trơn tru phụ thuộc rất nhiều vào khả năng quản lý nhân sự chính xác và thống nhất. Phần dưới đây là review chi tiết 8 phần mềm HRM được đánh giá cao nhất cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực spa – thẩm mỹ.
Bảng so sánh tổng quan
| Phần mềm | Tính năng HRM nổi bật | Phù hợp với |
| 1HRM |
|
Spa, chuỗi thẩm mỹ viện cần một giải pháp quản trị toàn diện trên MỘT nền tảng. |
| KiotViet |
|
Mọi quy mô spa, salon cần một giải pháp POS mạnh, có tính hoa hồng đơn giản. |
| Base HRM+ |
|
Các chuỗi hệ thống spa/thẩm mỹ viện cần một giải pháp HRM chuyên sâu, có khả năng mở rộng vô hạn. |
| MySpa |
|
Spa, salon nhỏ, vừa và chuỗi cần một giải pháp chuyên biệt cho ngành. |
| Salo (SalonHero) |
|
Các chuỗi salon, spa cần quản lý lịch hẹn và nhân viên từ xa. |
| Blue Jay Salon POS |
|
Spa, salon ưu tiên quản lý bán hàng và lịch hẹn. |
| NanoSpa |
|
Spa, thẩm mỹ viện cần giải pháp All-in-one chuyên biệt cho ngành làm đẹp. |
| Easy Salon |
|
Spa, salon quy mô nhỏ, cần giải pháp đơn giản, dễ sử dụng. |
1.1. 1HRM – Giải pháp quản trị nhân sự được tích hợp sẵn Al
1HRM là một phân hệ cốt lõi nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể của 1Office. Giải pháp này cho phép các chuỗi spa, thẩm mỹ viện quản lý đồng bộ mọi hoạt động quản lý nhân sự nhờ vào tích hợp trí tuệ nhân tạo Al.
Giải quyết bài toán tính lương & hoa hồng phức tạp
Phân hệ tiền lương của 1HRM hỗ trợ đa phương thức tính lương, bao gồm: lương kinh doanh (KPI, doanh số) và lương khoán. Đây chính là tính năng cốt lõi để các spa tự động hóa việc tính hoa hồng cho kỹ thuật viên (theo % dịch vụ, % sản phẩm bán được) và cho nhân viên tư vấn (theo doanh số).
Nền tảng cho phép bộ phận HR tự thiết lập các công thức lương linh hoạt như trên Excel, tự động kế thừa dữ liệu từ bảng chấm công và bảng KPI, đảm bảo tính toán chính xác tuyệt đối và minh bạch.
Giải quyết vấn đề quản lý ca kíp làm việc, chấm công
Hệ thống cho phép thiết lập và quản lý đa dạng các loại ca kíp (ca sáng, ca tối, ca gãy) – một nghiệp vụ bắt buộc của ngành spa. Quản lý có thể dễ dàng phân ca cho nhân viên, nhân viên cũng có thể chủ động xem lịch và đăng ký ca.
Thêm vào đó, phần mềm hỗ trợ mọi hình thức chấm công hiện đại, bao gồm chấm công qua app di động (GPS, WiFi), cho phép quản lý nhân viên tại nhiều chi nhánh. Tính năng FaceID (AI) đảm bảo chấm công chính xác, chống gian lận.
Giải quyết bài toán tuyển dụng và đào tạo nhân sự của spa
Phân hệ Tuyển dụng của 1Office tích hợp AI tự động sàng lọc CV. AI sẽ tự động phân tích hồ sơ ứng viên (kỹ thuật viên, tư vấn viên) từ nhiều nguồn, đánh giá kỹ năng và đề xuất các hồ sơ phù hợp nhất, giúp HR tiết kiệm thời gian và tìm đúng người.
1HRM cũng tích hợp Hệ thống quản lý khóa học (LMS) và đánh giá năng lực. Điều này cho phép spa xây dựng các khóa đào tạo nghiệp vụ (kỹ năng tay nghề, quy trình tư vấn) và tổ chức các kỳ đánh giá tay nghề định kỳ, làm cơ sở để phát triển và giữ chân nhân tài.
1.2. KiotViet
KiotViet là một trong những công cụ quản lý bán hàng phổ biến nhất Việt Nam, được sử dụng rộng rãi trong các ngành dịch vụ, bao gồm cả spa và salon.
Đặc điểm nổi bật:
- Quản lý hoa hồng tự động: Đây là tính năng mạnh nhất của KiotViet cho ngành spa. Phần mềm cho phép tự động chia hoa hồng cho nhân viên (kỹ thuật viên, tư vấn viên) ngay khi thực hiện một dịch vụ hoặc bán một sản phẩm. Mức hoa hồng có thể thiết lập linh hoạt theo % dịch vụ hoặc % sản phẩm.
- Quản lý ca làm việc: Hỗ trợ chủ spa kiểm soát ca làm việc, theo dõi giờ vào-ra cụ thể của nhân viên.
- Tính lương cơ bản: Dựa trên dữ liệu chấm công và hoa hồng, hệ thống hỗ trợ lập bảng tính lương cơ bản cho nhân viên.
1.3. Base HRM+
Base.vn là một nền tảng quản trị doanh nghiệp (SaaS) hàng đầu, cung cấp bộ giải pháp HRM+ chuyên sâu, bao gồm nhiều ứng dụng module hóa.
Đặc điểm nổi bật:
- Giải pháp HRM chuyên sâu: Base cung cấp một bộ HRM đầy đủ, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, theo dõi ca làm việc, tổng hợp công và xuất bảng lương tự động.
- Quản lý đa chi nhánh: Nền tảng của Base được thiết kế để mở rộng vô hạn, rất phù hợp cho các chuỗi spa/thẩm mỹ viện lớn muốn quản lý tập trung toàn bộ hệ thống nhân sự.
- Đánh giá hiệu suất (KPI): Cung cấp các công cụ mạnh mẽ để thiết lập và đánh giá hiệu suất nhân viên, làm cơ sở tính thưởng và hoa hồng.
1.4. MySpa
MySpa là phần mềm HRM cho ngành spa thẩm mỹ được thiết kế chuyên biệt, tập trung vào việc tối ưu hóa vận hành hàng ngày.
Đặc điểm nổi bật:
- Tính hoa hồng chuyên biệt cho ngành: Đây là thế mạnh lớn của MySpa. Phần mềm cho phép tính hoa hồng và lương nhân viên rất chi tiết: theo phần trăm (%), theo tiền tour dịch vụ (liệu trình), theo số giờ làm việc và có thể điều chỉnh linh hoạt theo cấp bậc của kỹ thuật viên.
- Quản lý lịch hẹn tích hợp HRM: Hệ thống tích hợp chặt chẽ việc quản lý lịch hẹn của khách hàng với việc phân bổ kỹ thuật viên, tự động ghi nhận dữ liệu để tính công và hoa hồng.
1.5. Salo
Salo (thường được biết đến với tên SalonHero) là một giải pháp phần mềm tập trung vào việc quản lý các salon tóc, spa và tiệm nail.
Đặc điểm nổi bật:
- Quản lý lịch hẹn & nhân sự: Tính năng HRM cốt lõi của Salo là sự tích hợp giữa quản lý lịch hẹn thông minh và phân công kỹ thuật viên.
- Tính lương & hoa hồng tích hợp: Phần mềm cung cấp các tính năng chấm công, tính lương và hoa hồng cho kỹ thuật viên dựa trên các dịch vụ đã thực hiện và được ghi nhận qua lịch hẹn.
- Quản lý chuỗi: Hỗ trợ các chủ salon quản lý nhiều chi nhánh trên một tài khoản duy nhất.
1.6. Blue Jay Salon POS
Blue Jay Salon POS, như tên gọi, là một phần mềm POS tập trung mạnh vào các nghiệp vụ tại quầy thu ngân và quản lý lịch hẹn cho các salon, spa.
Đặc điểm nổi bật:
- Tích hợp POS và HRM: Quản lý chấm công, tính lương và hoa hồng được tích hợp chặt chẽ với hệ thống bán hàng và lịch hẹn, giúp dữ liệu được đồng bộ ngay lập tức.
- Tập trung vào vận hành: Giải pháp này phù hợp cho các spa, salon ưu tiên việc quản lý bán hàng, lịch hẹn và các giao dịch hàng ngày một cách trơn tru.
1.7. NanoSpa
NanoSpa là phần mềm quản lý spa toàn diện, được thiết kế để giải quyết các nghiệp vụ từ cơ bản đến phức tạp của ngành thẩm mỹ.
Đặc điểm nổi bật:
- Quản lý nhân viên (HRM): Cung cấp các tính năng HRM cần thiết cho ngành, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, phân ca làm việc.
- Tính hoa hồng tự động: Hỗ trợ tính toán hoa hồng cho nhân viên (kỹ thuật viên, tư vấn viên) dựa trên các dịch vụ và sản phẩm bán ra, được ghi nhận qua hệ thống CRM và bán hàng tích hợp.
1.8. Easy Salon
Easy Salon là giải pháp phần mềm quản lý được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng, nhắm đến các spa và salon có quy mô nhỏ.
Đặc điểm nổi bật:
- HRM cơ bản: Cung cấp các tính năng nhân sự cốt lõi ở mức độ cơ bản, bao gồm chấm công, tính lương và hoa hồng.
- Đơn giản, dễ dùng: Phù hợp cho các chủ spa không quá rành về công nghệ, cần một giải pháp cơ bản để quản lý các nghiệp vụ hàng ngày, bao gồm cả quản lý nhân viên.
2. Thách thức quản trị nhân sự đặc thù ngành spa thẩm mỹ
Ngành spa thẩm mỹ là một ngành dịch vụ cao cấp, đòi hỏi sự tương tác trực tiếp và kỹ năng chăm sóc khách hàng ở mức độ cao. Việc quản lý nhân sự trong ngành này đặc biệt thách thức, không chỉ là cân bằng giữa con người và công nghệ mà còn là giải quyết các bài toán vận hành phức tạp.
Tính lương & hoa hồng phức tạp
Thu nhập của nhân viên spa (kỹ thuật viên, tư vấn viên) không chỉ là lương cứng, mà phần lớn đến từ hoa hồng. Việc tính hoa hồng rất phức tạp: hoa hồng theo % dịch vụ (mỗi dịch vụ có % khác nhau), hoa hồng theo % bán sản phẩm, hoa hồng theo % khi bán được liệu trình (tour dịch vụ), và thưởng KPI khi đạt chỉ tiêu doanh số.
Quản lý ca kíp và chấm công linh hoạt
Nhân viên spa làm việc theo ca (sáng, tối, ca gãy) và lịch làm việc thường xuyên thay đổi dựa trên lịch hẹn của khách hàng. Việc xếp lịch, đổi ca thủ công rất tốn thời gian. Hơn nữa, việc chấm công cho các chuỗi spa có nhiều chi nhánh, hoặc nhân viên di chuyển giữa các chi nhánh, đòi hỏi một hệ thống linh hoạt thay vì máy chấm công vân tay cố định.
Tỷ lệ biến động nhân sự
Ngành dịch vụ làm đẹp có tỷ lệ “nhảy việc” rất cao. Kỹ thuật viên có tay nghề cao thường xuyên được “săn đón”. Điều này tạo ra gánh nặng thường trực cho bộ phận nhân sự về việc tuyển dụng liên tục để lấp chỗ trống, đào tạo nhân viên mới về kỹ năng, quy trình dịch vụ và quản lý quy trình nghỉ việc chặt chẽ để bảo vệ dữ liệu khách hàng.
Khó khăn trong đánh giá hiệu suất công bằng
Làm thế nào để đánh giá một kỹ thuật viên là “giỏi”? Chỉ dựa vào doanh thu hay còn dựa vào sự hài lòng của khách hàng, tỷ lệ khách quay lại? Nếu không có một hệ thống ghi nhận và đánh giá KPI rõ ràng, việc đánh giá sẽ mang tính cảm tính, dẫn đến việc khen thưởng không công bằng và làm giảm động lực của nhân viên.
Dữ liệu phân mảnh, không đồng bộ
Dữ liệu khách hàng và lịch hẹn nằm trong một phần mềm CRM/POS. Dữ liệu chấm công và lương thưởng nằm trong file Excel của kế toán. Dữ liệu KPI nằm trong file của quản lý. Khi cần, chủ spa không thể có một cái nhìn tổng thể ngay lập tức về hiệu suất kinh doanh, ví dụ: “Nhân viên nào mang lại lợi nhuận cao nhất?” hay “Dịch vụ nào đang là ‘phễu’ tốt nhất?”.
3. Các tính năng HRM cần có trong phần mềm cho ngành Spa
Để giải quyết triệt để 5 thách thức trên, một phần mềm HRM cho ngành spa thẩm mỹ không chỉ là một công cụ đặt lịch hẹn. Nó phải được trang bị các tính năng chuyên sâu.
3.1. Chấm công đa dạng
Phần mềm HRM cho ngành spa thẩm mỹ phải cho phép chủ spa quản lý ca kíp linh hoạt, bao gồm việc tạo và gán các lịch làm việc (ca sáng, ca tối, ca gãy, part-time) cho từng nhân viên. Đồng thời, nó phải hỗ trợ chấm công đa hình thức để quản lý nhân viên tại nhiều chi nhánh, như chấm công qua app di động (GPS, WiFi), FaceID (Nhận diện khuôn mặt), bên cạnh việc tích hợp với máy chấm công vân tay truyền thống.
3.2. Tính lương tự động
Đây là tính năng “giải cứu” cho bộ phận HR và kế toán. Một phần mềm tốt phải có khả năng cho phép người dùng thiết lập công thức hoa hồng phức tạp (theo %, theo sản phẩm, theo dịch vụ, theo liệu trình, theo cấp bậc nhân viên).
Quan trọng nhất, hệ thống phải tự động kế thừa dữ liệu từ hệ thống POS/CRM (nhân viên A thực hiện dịch vụ X) và dữ liệu từ bảng chấm công (số ngày công) để đưa vào bảng lương. Cuối cùng, nó phải tự động tính toán lương cứng, hoa hồng, phụ cấp, và các khoản khấu trừ (BHXH, thuế TNCN).
3.3. Phân công công việc
Trong ngành spa, “phân công công việc” chính là “phân bổ lịch hẹn”. Phần mềm cần tích hợp chặt chẽ giữa HRM và CRM. Hệ thống phải quản lý được lịch hẹn (Booking), hiển thị lịch trống của kỹ thuật viên, cho phép lễ tân hoặc khách hàng (qua app) đặt lịch.
Khi có lịch hẹn, hệ thống phải cho phép phân công đúng kỹ thuật viên (ví dụ: khách quen yêu cầu, hoặc kỹ thuật viên có chuyên môn về dịch vụ đó). Đối với các quy trình dịch vụ phức tạp, phần mềm HRM cho ngành spa thẩm mỹ nên cho phép tạo các checklist (ví dụ: “Chuẩn bị phòng”, “Tư vấn sau dịch vụ”) để đảm bảo nhân viên tuân thủ đúng chuẩn dịch vụ.
3.4. Đánh giá hiệu suất (KPI)
Để giải quyết bài toán đánh giá công bằng và tạo động lực, phần mềm cần có module quản lý hiệu suất.
- Hệ thống cần cho phép thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) cho từng vị trí (ví dụ: KPI doanh số cho tư vấn viên; KPI số lượng dịch vụ, % bán sản phẩm, điểm hài lòng của khách hàng cho kỹ thuật viên).
- Cung cấp các dashboard trực quan để cả quản lý và nhân viên theo dõi được mức độ hoàn thành KPI.
- Tính năng quan trọng nhất là khả năng liên kết trực tiếp kết quả KPI với bảng lương để tự động tính thưởng, hoa hồng.
4. Tiêu chí cốt lõi khi chọn phần mềm HRM cho ngành spa thẩm mỹ
Khi đứng trước nhiều lựa chọn, chủ doanh nghiệp spa/thẩm mỹ viện cần dựa trên 4 tiêu chí cốt lõi sau để đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn.
4.1. Tự động hóa tính lương và hoa hồng linh hoạt
Đây là tiêu chí số một khi chọn phần mềm HRM cho ngành spa thẩm mỹ. Hãy hỏi thẳng nhà cung cấp: “Phần mềm của bạn có hỗ trợ tính hoa hồng theo % dịch vụ A, % sản phẩm B, và thưởng khi bán được liệu trình C không?”.
Một phần mềm chỉ có tính lương cơ bản theo giờ công là không đủ. Hệ thống phải có khả năng thiết lập các công thức lương và hoa hồng động, phức tạp, và phải tự động kế thừa dữ liệu từ chấm công và bán hàng (POS) mà không cần nhập lại bằng tay.
4.2. Khả năng đồng bộ dữ liệu (All-in-one)
Một phần mềm HRM cho ngành spa thẩm mỹ tốt cần đồng bộ và thống nhất tất cả dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, từ hồ sơ khách hàng (CRM), lịch hẹn (Booking), bán hàng (POS), tài chính, sản phẩm/dịch vụ, cho đến nhân viên (HRM). Khi dữ liệu đồng bộ, chủ spa có thể xem báo cáo 360 độ ngay lập tức.
4.3. Quản lý đa chi nhánh
Đối với các chuỗi spa/thẩm mỹ viện, khả năng quản lý từ xa và đồng bộ dữ liệu trên toàn hệ thống là thiết yếu. Phần mềm phải cho phép chủ doanh nghiệp theo dõi và quản lý doanh thu, lịch hẹn, và hiệu suất nhân viên của tất cả các chi nhánh từ một nơi duy nhất, ngay cả khi không có mặt tại spa.
4.4. Đánh giá tổng chi phí sử dụng
Chủ doanh nghiệp cần cân nhắc tổng chi phí sở hữu (TCO). Hãy hỏi rõ nhà cung cấp về các chi phí duy trì, nâng cấp, hỗ trợ. Đặc biệt là các chi phí ẩn (phí thêm người dùng, phí thêm chi nhánh). Một giải pháp trọn gói có thể tiết kiệm hơn trong dài hạn.
Kết luận
Danh sách 8 phần mềm HRM cho ngành spa thẩm mỹ tiêu biểu trên chính là gợi ý giúp bạn chọn được công cụ phù hợp nhất với mô hình của mình. Chuỗi spa của bạn đã sẵn sàng để tự động hóa quy trình tính hoa hồng và quản lý KPI nhân viên một cách chính xác chưa? Hãy liên hệ với 1Office ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu giúp doanh nghiệp của bạn vận hành hiệu quả và thông minh hơn.
