Quản lý đội ngũ shipper không nhất thiết phải phức tạp và tốn thời gian. Thay vì điều phối thủ công, một công cụ phù hợp sẽ giúp bạn tự động hóa mọi thứ một cách hiệu quả. Nhưng làm sao để chọn đúng phần mềm giữa hàng trăm lựa chọn? Hãy cùng 1Office khám phá top 6 phần mềm quản lý nhân viên giao hàng được đánh giá cao nhất hiện nay ngay nhé!
1. Phần mềm quản lý nhân viên giao hàng là gì?
Phần mềm quản lý nhân viên giao hàng là một công cụ hoặc nền tảng công nghệ được thiết kế để số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình liên quan đến việc kiểm soát đội ngũ giao vận.
Thay vì các thao tác thủ công, phần mềm cho phép doanh nghiệp thực hiện mọi tác vụ trên một hệ thống tập trung, từ việc phân công đơn hàng, theo dõi lộ trình di chuyển, chấm công, đánh giá hiệu suất, cho đến việc quản lý đối soát thu hộ (COD) một cách chính xác và minh bạch.
2. Top 6 phần mềm quản lý giao hàng đem lại hiệu quả toàn diện
Lựa chọn một phần mềm quản lý giao hàng phù hợp cũng giống như việc chọn một người cộng sự đắc lực. Mỗi giải pháp trên thị trường đều có những thế mạnh riêng, hướng đến các mô hình và quy mô kinh doanh khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh tổng quan và đánh giá chi tiết 7 phần mềm tiêu biểu nhất để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt.
Bảng so sánh tổng quan các phần mềm quản lý nhân viên giao hàng tiêu biểu
Tiêu chí | 1HRM (1Office) | MISA eShop | KiotViet | Sapo | Haravan | TPos | WeUp ERP |
Đối tượng chính | DN đa ngành, quy mô vừa và lớn | Bán lẻ đa kênh | Cửa hàng, F&B | Bán lẻ & Online | Thương mại điện tử | Cửa hàng nhỏ | DN cần quản lý tổng thể |
Quản lý nhân sự chuyên sâu | ✓✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | X | ✓✓ |
Chấm công GPS & Tính lương | ✓✓ | X | ✓ | X | X | X | ✓ |
Tích hợp ERP tổng thể | ✓✓ | ✓ | X | X | X | X | ✓✓ |
Dễ sử dụng | ✓ | ✓ | ✓✓ | ✓ | ✓ | ✓✓ | ✓ |
2.1. 1HRM 1Office- Giải pháp tối ưu cho việc quản lý nhân viên giao hàng nội bộ
1HRM là một phân hệ trong nền tảng 1Office, được phát triển như một phần mềm quản lý nhân viên giao hàng chuyên sâu. Giải pháp không chỉ dừng lại ở việc giao đơn, mà còn để quản trị toàn diện đội ngũ giao vận như một phòng ban nhân sự thực thụ. Đây là lựa chọn vượt trội cho các doanh nghiệp sở hữu đội shipper riêng và muốn chuẩn hóa quy trình vận hành.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý nhân sự: Cho phép số hoá toàn bộ hồ sơ nhân viên chi tiết (thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, lộ trình thăng tiến…). Doanh nghiệp có thể kiểm soát đội giao vận như một phòng ban chính thức trong công ty.
- Chấm công GPS/FaceID: Tính năng chấm công bằng GPS ngay trên ứng dụng di động cho phép xác thực chính xác vị trí và thời gian làm việc của nhân viên tại các điểm giao/nhận hàng. Dữ liệu này đảm bảo tính minh bạch, loại bỏ gian lận và là cơ sở tin cậy để đánh giá hiệu suất.
- Quản lý công lương: 1HRM tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, số đơn hoàn thành (KPIs) để tính toán lương, thưởng, phụ cấp và hoa hồng một cách chính xác. Bảng lương của đội giao vận được tích hợp liền mạch vào hệ thống tính lương chung của toàn doanh nghiệp, giúp bộ phận C&B tiết kiệm thời gian và công sức.
- Số hoá 100% các ca làm việc kể cả những ca phức tạp nhất. Phân ca tự động, linh hoạt và nhanh hơn.
- Tích hợp AI giúp truy xuất, tổng hợp và phân tích dữ liệu nhanh chóng, tức thời và chính xác.
Phù hợp với: Các doanh nghiệp sản xuất, phân phối, chuỗi bán lẻ, công ty logistics có đội ngũ giao hàng nội bộ và cần một công cụ mạnh mẽ để quản trị vòng đời nhân sự.
2.2. MISA eShop – Phần mềm quản lý bán hàng và giao hàng
Là một sản phẩm trong hệ sinh thái của MISA, MISA eShop tập trung mạnh vào việc quản lý bán hàng đa kênh. Phần mềm tích hợp module vận chuyển, cho phép kết nối với các đối tác giao vận lớn, giúp doanh nghiệp bán lẻ đồng bộ quy trình từ khâu đặt hàng, quản kho đến khi giao đơn thành công.
Phù hợp với: Các doanh nghiệp bán lẻ, chuỗi store, đặc biệt là những đơn vị đã và đang sử dụng phần mềm kế toán MISA.
2.3. KiotViet – Giải pháp POS phổ biến
KiotViet là một trong những phần mềm quản lý bán hàng (POS) được ưa chuộng nhất tại Việt Nam nhờ giao diện thân thiện và dễ sử dụng. KiotViet tích hợp sẵn tính năng kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển, cho phép chủ cửa hàng đẩy đơn và theo dõi hành trình đơn thuận tiện.
Phù hợp với: Các cửa hàng bán lẻ, siêu thị mini, nhà hàng, quán cafe có quy mô vừa và nhỏ.
2.4 TPos – Giải pháp thông minh, giao diện đơn giản
TPos gây ấn tượng bởi giao diện trực quan, giúp người dùng nhanh chóng làm quen. Phần mềm đáp ứng tốt các nhu cầu của một phần mềm quản lý nhân viên giao hàng cơ bản, kết nối với các hãng vận chuyển phổ biến và là một lựa chọn kinh tế cho các mô hình kinh doanh nhỏ.
Phù hợp với: Các chủ shop kinh doanh online, cửa hàng bán lẻ quy mô nhỏ mới bắt đầu ứng dụng công nghệ.
2.5. Haravan – Giải pháp đa tính năng
Haravan là một giải pháp toàn diện cho thương mại điện tử, từ xây dựng website đến marketing. Hệ thống của Haravan tích hợp cổng vận chuyển tập trung, hoạt động như một công cụ quản trị đội giao vận, giúp tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý và giao nhận đơn hàng một cách hiệu quả.
Phù hợp với: Các doanh nghiệp, cá nhân tập trung mạnh vào kinh doanh trên website và các sàn thương mại điện tử.
2.6. Sapo – Phần mềm quản lý shipper đầu tiên tại Việt Nam
Được biết đến là một trong những phần mềm quản lý shipper tiên phong, Sapo cung cấp nền tảng quản trị bán hàng đa kênh mạnh mẽ. Với cổng vận chuyển Sapo Express và khả năng tích hợp sâu rộng, Sapo cho phép người bán quản lý tập trung toàn bộ hoạt động giao vận trên một màn hình duy nhất.
Phù hợp với: Các nhà bán lẻ, doanh nghiệp kinh doanh đa kênh từ offline tại cửa hàng đến online trên mạng xã hội, website.
2.7. WeUp ERP – Quản lý tổng thể mọi hoạt động và đối soát phí COD
WeUp ERP cung cấp một giải pháp quản trị tổng thể, với phân hệ quản lý nhân viên giao hàng và đối soát COD là một điểm nhấn. Điểm mạnh của WeUp là khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo quy trình đặc thù của doanh nghiệp, giúp đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban.
Phù hợp với: Các doanh nghiệp có quy trình vận hành phức tạp, cần một hệ thống ERP tùy chỉnh để quản lý đồng bộ nhiều hoạt động.
3. 5 lợi ích thiết thực khi sử dụng phần mềm quản lý nhân viên giao hàng
Đầu tư vào công nghệ không chỉ là một xu hướng, mà là một chiến lược mang lại lợi ích đo lường được. Việc áp dụng một phần mềm quản lý nhân viên giao hàng chuyên nghiệp sẽ tạo ra những tác động tích cực và toàn diện đến hoạt động kinh doanh của bạn.
3.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Phần mềm tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như phân đơn, lên lịch trình, tổng hợp báo cáo. Điều này giúp cấp quản lý tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi ngày. Hơn nữa, việc tối ưu lộ trình giao hàng cũng giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí nhiên liệu và hao mòn phương tiện.
3.2. Kiểm soát hoàn toàn quá trình vận chuyển
Một phần mềm quản lý shipper hiệu quả cho phép bạn theo dõi mọi thông tin về đơn hàng, vị trí shipper, và trạng thái giao nhận theo thời gian thực trên một màn hình duy nhất. Cấp quản lý có thể dễ dàng phát hiện các vấn đề phát sinh (giao trễ, sai địa điểm) và xử lý kịp thời, hạn chế tối đa rủi ro thất lạc hàng hóa.
3.3. Hạn chế sai sót và thất thoát
Đối soát tiền thu hộ (COD) và phí vận chuyển thủ công là nguyên nhân hàng đầu gây ra sai sót tài chính. Phần mềm quản lý nhân viên giao hàng sẽ tự động ghi nhận các khoản thu, tổng hợp báo cáo đối soát một cách chính xác, giúp quy trình tài chính trở nên minh bạch và an toàn tuyệt đối.
3.4. Nâng cao độ uy tín và hài lòng khách hàng
Giao hàng nhanh chóng, đúng hẹn là yếu tố then chốt tạo nên trải nghiệm khách hàng xuất sắc. App quản lý nhân viên giao hàng giúp tối ưu hóa quy trình này, đồng thời cho phép người mua theo dõi hành trình đơn hàng, từ đó xây dựng niềm tin và sự trung thành với thương hiệu.
3.5. Tăng hiệu suất làm việc
Nhờ việc phân công đơn hàng thông minh, tối ưu lộ trình và có cơ chế ghi nhận hiệu suất (KPIs) rõ ràng, mỗi nhân viên giao hàng có thể hoàn thành nhiều đơn hơn trong một ngày. Dữ liệu minh bạch cũng là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng chính sách thưởng phạt công bằng, tạo động lực cho nhân viên.
4. 4 tiêu chí quyết định lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên giao hàng
Để đảm bảo lựa chọn đúng đắn, doanh nghiệp không chỉ nhìn vào giao diện hay chi phí trước mắt, mà cần cân nhắc dựa trên 4 tiêu chí cốt lõi sau đây:
4.1. Tích hợp đa kênh và đồng bộ kho
Một phần mềm quản lý nhân viên giao hàng hiệu quả phải có khả năng tự động tổng hợp đơn từ mọi kênh bán (website, sàn TMĐT, cửa hàng…) về một hệ thống duy nhất. Quan trọng hơn, nó phải đồng bộ tồn kho theo thời gian thực để tránh tình trạng hủy đơn do hết hàng, bảo vệ uy tín thương hiệu và mang lại trải nghiệm mua sắm chuyên nghiệp.
4.2. Liên kết linh hoạt với nhiều đơn vị vận chuyển lớn
Đừng phụ thuộc vào một đối tác vận chuyển duy nhất. Một phần mềm tốt cần cho phép tích hợp với nhiều hãng vận chuyển khác nhau. Sự linh hoạt này giúp bạn dễ dàng so sánh để chọn ra đơn vị có cước phí và tốc độ tốt nhất cho từng đơn. Đồng thời, đây cũng là phương án dự phòng quan trọng, đảm bảo hoạt động giao hàng không bị gián đoạn trong các mùa cao điểm.
4.3. Khả năng quản lý nhân sự giao hàng chuyên sâu
Thay vì chỉ giao đơn, một phần mềm quản lý nhân viên giao hàng chuyên sâu cần cung cấp các công cụ quản trị nhân sự toàn diện: từ xây dựng hồ sơ, chấm công GPS minh bạch, đến liên kết dữ liệu hiệu suất (KPIs) trực tiếp vào hệ thống tính lương, thưởng tự động. Cách tiếp cận này biến đội giao vận thành một tài sản giá trị của công ty.
4.4. Đảm bảo tính bảo mật và khả năng tích hợp với các phần mềm hiện có
Dữ liệu khách hàng và doanh thu là tài sản vô giá, vì vậy hãy ưu tiên nền tảng từ nhà cung cấp uy tín với các cam kết bảo mật rõ ràng. Về mặt tích hợp, một hệ thống “all-in-one”, nơi các module nhân sự, giao vận, bán hàng đã được thiết kế để hoạt động liền mạch với nhau, luôn là lựa chọn tối ưu hơn. Nó giúp loại bỏ rủi ro và chi phí phát sinh từ việc kết nối nhiều phần mềm riêng lẻ, rời rạc.
5. 6 tính năng quan trọng giúp tối ưu hiệu suất shipper
Một phần mềm quản lý giao hàng tốt không chỉ nằm ở giao diện, mà ở những tính năng cốt lõi giúp tự động hóa quy trình và gia tăng hiệu suất. Dưới đây là 6 tính năng quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần xem xét.
5.1. Quản trị người dùng và có phân quyền
Tính năng này cho phép tạo các tài khoản riêng biệt cho từng vị trí như quản lý, kế toán, nhân viên giao hàng. Mỗi vai trò sẽ được giới hạn quyền truy cập và thao tác tương ứng, đảm bảo shipper chỉ thấy đơn hàng của mình, kế toán chỉ xem được báo cáo đối soát. Điều này không chỉ giúp bảo mật thông tin kinh doanh nhạy cảm mà còn đảm bảo mỗi nhân viên tập trung đúng vào nhiệm vụ của mình, giảm thiểu sai sót.
5.2. Quản lý đơn hàng
Đây được xem là trung tâm điều phối của hệ thống, nơi tất cả đơn từ các kênh bán được tập hợp lại. Nó cho phép người quản lý nhanh chóng lọc, tìm kiếm, và phân công đơn hàng cho các shipper một cách thông minh chỉ với vài cú nhấp chuột. Việc tập trung hóa này giúp loại bỏ hoàn toàn quy trình phân đơn thủ công qua Zalo hay Excel, đảm bảo không một đơn nào bị bỏ sót hay xử lý chậm trễ.
5.3. Quản giao nhận hàng hóa
Tính năng này cung cấp cái nhìn trực quan về toàn bộ quá trình giao hàng theo thời gian thực. Shipper có thể cập nhật trạng thái đơn (đã lấy, đang giao, thành công, thất bại) ngay trên ứng dụng di động, thường đi kèm bằng chứng như hình ảnh hoặc chữ ký điện tử. Dữ liệu này ngay lập tức được đồng bộ về hệ thống, giúp quản lý chủ động nắm bắt tình hình và xử lý các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng.
5.4. Quản lý tạo số hóa đơn
Thay vì phải tạo vận đơn hay hóa đơn thủ công, phần mềm sẽ tự động tạo ra các phiếu giao hàng chuẩn hóa với đầy đủ thông tin cần thiết: người gửi, người nhận, mã đơn, số tiền thu hộ (COD)… Việc tự động hóa này không chỉ tiết kiệm thời gian cho khâu đóng gói và bàn giao, mà còn đảm bảo tính nhất quán, chuyên nghiệp và loại bỏ các sai sót do nhập liệu bằng tay.
5.5. Quản lý danh sách công ty giao vận
Đây là nơi lưu trữ tập trung thông tin của tất cả các đối tác vận chuyển, từ đội giao hàng nội bộ đến các đơn vị bên ngoài. Danh mục này bao gồm thông tin liên hệ, bảng giá dịch vụ, chính sách và các điều khoản liên quan. Việc quản lý tập trung giúp người dùng dễ dàng lựa chọn đối tác phù hợp cho từng đơn và cung cấp dữ liệu đầu vào chuẩn xác cho bộ phận kế toán khi đối soát công nợ.
5.6. Tích hợp và quản lý các đơn vị vận chuyển bên ngoài
Ngoài việc quản đội ngũ nội bộ, phần mềm cần có khả năng kết nối API với các hãng vận chuyển lớn như GHN, GHTK, Viettel Post… Tính năng này cho phép đẩy đơn hàng trực tiếp sang hệ thống của đối tác và tự động nhận lại dữ liệu về trạng thái đơn. Nó giúp tự động hóa hoàn toàn quy trình làm việc với các bên thứ ba, mang lại sự linh hoạt tối đa cho hoạt động giao vận của doanh nghiệp.
Lời kết
Tóm lại, việc đầu tư vào một phần mềm quản lý nhân viên giao hàng là bước đi khôn ngoan giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Đừng để các quy trình thủ công làm chậm bước tiến của bạn. Khám phá ngay giải pháp quản lý nhân viên giao hàng chuyên sâu từ 1Office. Để lại thông tin để nhận tư vấn 1-1 hoặc đăng ký dùng thử miễn phí ngay hôm nay!