So sánh 1Office và Base: Giải pháp nào tối ưu nhất cho doanh nghiệp Việt?

30/09/2024

4158 lượt xem

Quản lý Dự án

Quản lý Công việc

Quản lý Quy trình

Quản lý Văn bản

Quản lý Lịch biểu

Phần mềm 1Office và Base là 2 giải pháp đang chiếm lĩnh thị trường công nghệ phần mềm tại Việt Nam và thường xuyên được đặt lên bàn cân so sánh. Cùng hướng đến sứ mệnh hiện thực hóa mục tiêu chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhưng mỗi giải pháp lại lựa chọn một triết lý phát triển sản phẩm riêng, hướng đến giải quyết những bài toán khác nhau trong quản trị doanh nghiệp. Bài so sánh 1Office và Base dưới đây sẽ cung cấp cho các nhà quản trị cái nhìn tổng quát cùng những đánh giá trực quan nhất để tìm ra đâu là giải pháp tối ưu dành cho doanh nghiệp Việt.

Mục lục

1. 1Office – Nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp
2. Base – Nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện
3. So sánh phần mềm 1Office và Base

1. 1Office – Nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp

Triết lý xây dựng sản phẩm

Phần mềm 1Office là giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp, được xây dựng để phụng sự khách hàng trên tinh thần “Sáng tạo mỗi giây – Đổi mới mỗi ngày – Tối ưu giá trị”. Dù đó là trong khoảnh khắc ngắn nhất, 1Office vẫn luôn có thể tạo ra những giá trị giúp doanh nghiệp tối ưu từng giây vận hành, giải mọi bài toán nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn.

Các tính năng

Phần mềm 1Office bao gồm 3 phân hệ, tương ứng với 3 tính năng giúp giải quyết các bài toán cơ bản trong quản lý doanh nghiệp:

Phân hệ 1Work: Bộ tính năng cung cấp các công cụ cơ bản để nhân viên làm việc và giao tiếp nội bộ, bao gồm:

Mạng nội bộ: Nền tảng truyền thông nội bộ với Newfeed nhân sự có thể trao đổi và tương tác nội bộ giúp gắn kết nhân viên, và xây dựng văn hóa doanh nghiệp
1Chat: Công cụ Công cụ chat mạnh mẽ, cho phép call, video, giao việc và gửi báo cáo Realtime
Công việc và dự án: Quản lý và giám sát công việc, dự án theo Gantt Chart, Kanban, phân luồng theo dõi công việc.
Quy trình công việc: Quản lý hàng trăm quy trình; Chuẩn hóa và tự động hóa 100% các quy trình làm việc với 1BPA giúp loại bỏ các tác vụ dư thừa, vận hành trơn tru kiểm soát chặt chẽ bộ máy vận hành
Ký số: Ký mọi đơn từ, văn bản, tài liệu trên mọi thiết bị
Quản lý đơn từ: Chấm dứt quy trình xét duyệt thủ công, rườm rà
Quản lý lịch biểu: Lịch biểu khoa học giúp cả nhân viên và Sếp làm chủ thời gian
Quản lý văn bản: Quản lý, lưu trữ và thiết lập linh hoạt quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi cùng các văn bản nội bộ trong doanh nghiệp
Quản lý tài liệu: Hệ thống hóa tài liệu, tùy biến thư mục lưu trữ

Phân hệ HRM: HRM là giải pháp giúp tối ưu hóa quy trình quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp với các tính năng vượt trội hỗ trợ công tác quản lý xuyên suốt vòng đời nhân sự, thúc đẩy năng suất và nâng cao trải nghiệm nhân viên:

Tuyển dụng: Tích hợp với đa kênh tuyển dụng, chuẩn hóa và tự động hóa quy trình tuyển dụng từ bước nhận CV đến Onboard nhân sự. Qua đó, hỗ trợ quản lý quy trình tuyển dụng hiệu quả
Hồ sơ nhân sự: Số hóa, lưu trữ và tra cứu tiện lợi toàn bộ hồ sơ nhân sự
BHXH I-VAN: Quản lý quá trình tham gia BHXH của nhân viên, nhập liệu nhanh chóng, tự động tính số tiền nộp và chi trả chế độ BHXH.
Đánh giá năng lực ASK: Phát huy khả năng quản trị nguồn lực qua các tiêu chí
Quản lý KPI: Xây dựng, kiểm soát, đo lường và đánh giá hệ thống KPI
Quản trị OKR: Giải pháp hỗ trợ cá nhân, phòng ban, doanh nghiệp thiết lập và đánh giá hiệu suất đạt được mục tiêu
Chấm công: Đồng bộ hóa dữ liệu chấm công ở mọi chi nhánh
Tiền lương: Ứng lương linh hoạt, tính toán lương tự động, trả lương 24/7 xây dựng phúc lợi tốt cho người lao động.

Phân hệ CRM: CRM là giải pháp quản lý khách hàng hiệu quả, chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu quy trình bán hàng, CSKH, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và gia tăng trải nghiệm cho khách hàng:

Marketing: Điều hành, đánh giá, theo dõi chiến dịch Marketing
Khách hàng: Theo dõi khách hàng tiềm năng, nắm bắt ngay cơ hội bán hàng
Bán hàng: Tạo mới, theo dõi báo giá, đơn hàng, hợp đồng dễ dàng
Mua hàng: Lưu trữ tập trung, tìm kiếm nhanh chóng các nhà cung cấp
Kho hàng: Đảm bảo tính liên kết chặt chẽ giữa các kho
Thu chi: Hỗ trợ cài đặt các loại thu, loại chi, chuẩn hóa quy trình phê duyệt giúp theo dõi dòng tiền trong doanh nghiệp
Tiện ích tích hợp: Hỗ trợ lọc, phân loại và tìm kiếm thông tin khách hàng, chuẩn hóa quy trình bán hàng

Phân hệ Advance: Bộ công cụ nâng cao bao gồm dữ liệu và các ứng dụng bên thứ 3, cung cấp nhiều tính năng hiện đại giúp tối ưu hóa việc quản lý và vận hành doanh nghiệp.

Hệ thống tài nguyên mẫu: Cung cấp các tài nguyên mẫu như mẫu biểu mẫu, báo cáo, quy trình sẵn có giúp doanh nghiệp triển khai nhanh chóng và dễ dàng các nghiệp vụ quản lý.
Báo cáo thông minh BI: Công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, tạo ra các báo cáo chuyên sâu dựa trên dữ liệu thực tế, giúp đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
Open API: Kết nối và tích hợp hệ thống với các ứng dụng bên ngoài, hỗ trợ khả năng mở rộng và tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Call Center Portal: Theo dõi, ghi lại và quản lý các cuộc gọi của khách hàng, từ đó cải thiện trải nghiệm dịch vụ khách hàng.
SMS, Zalo Portal: Cung cấp khả năng gửi tin nhắn hàng loạt qua SMS và Zalo
Payment Portal: Tích hợp các cổng thanh toán trực tuyến, giúp doanh nghiệp thực hiện giao dịch nhanh chóng, tiện lợi cho cả doanh nghiệp và khách hàng.

Ưu điểm

Giải quyết trọn vẹn bài toán quản trị tổng thể doanh nghiệp

Giải pháp 1Office chính là lời giải cho bài toán quản trị tổng thể doanh nghiệp. Thay vì chỉ tập trung vào một vấn đề cụ thể, như nhiều công ty phần mềm khác thường làm, 1Office cung cấp một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp xử lý hiệu quả mọi nghiệp vụ liên quan đến vận hành. Việc sử dụng nhiều phần mềm nhỏ lẻ không chỉ gây khó khăn cho việc đồng bộ dữ liệu mà còn tạo ra môi trường làm việc phân mảnh giữa các bộ phận, khiến cho việc phân tích dữ liệu và báo cáo trở nên phức tạp.

Với khả năng phản ánh chính xác cấu trúc bộ máy doanh nghiệp và quản lý dữ liệu tập trung trên một nền tảng duy nhất, 1Office giúp các doanh nghiệp vận hành trơn tru như trong thực tế. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí mà còn tạo ra một môi trường làm việc thống nhất, tối ưu hóa quy trình quản trị và nâng cao hiệu quả vận hành.

Hệ thống tài nguyên tri thức từ học viện 1Academy

Hệ thống tài nguyên tri thức của học viện 1Academy cung cấp kiến thức quản trị cần thiết để người dùng có thể áp dụng hiệu quả các công cụ như 1Office. Thông qua các tài liệu, webinar, video hướng dẫn và khóa học trực tuyến, người dùng được trang bị kiến thức đúng đắn để quản lý và vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, 1Academy cũng tạo ra một môi trường học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm giữa các thành viên, giúp nâng cao kỹ năng và tạo ra sự kết nối trong cộng đồng. Nhờ đó, người dùng có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và đạt được kết quả tốt nhất khi sử dụng 1Office.

Xây dựng môi trường làm việc trực tuyến

Phần mềm 1Office giúp xây dựng và chuẩn hóa một môi trường làm việc trực tuyến thống nhất đồng bộ giữa các bộ phận, từ đó nhân viên có thể thừa hưởng những tài nguyên cần thiết phục vụ cho công việc, giúp cho việc hỗ trợ lẫn nhau và xây dựng văn hóa doanh nghiệp trở nên dễ dàng, đơn giản.

Tính năng Tự động hóa quy trình

Một ưu điểm nổi trội của 1Office – cũng là ưu thế mạnh nhất so với các phần mềm khác trên thị trường đó là tính năng Tự động hóa quy trình BPA. Tính năng này cho phép doanh nghiệp thiết kế các quy trình công việc tự động giữa các bộ phận với các loại công việc cụ thể bằng thao tác cài đặt trực quan bằng kéo thả hình diagram. Doanh nghiệp có thể tạo lập cả trăm quy trình đường thẳng, rẽ nhánh trên phần mềm nhờ các node điều kiện, node đồng thời, node tác vụ.

Các nghiệp vụ vận hành trong doanh nghiệp sẽ vận hành theo luồng quy trình đã được thiết lập sẵn, từ đó nhà quản lý có thể giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện công việc cũng như biết được quy trình làm việc đang ở bước nào, do nhân sự nào phụ trách.

Tùy biến linh hoạt

Phần mềm 1Office cũng được giới chuyên gia đánh giá cao về khả năng tùy biến theo quy mô, đặc thù của từng doanh nghiệp. Bản chất ở mỗi một ngành nghề, lĩnh vực, bài toán quản trị vận hành sẽ được giải quyết theo những phương thức chuyên biệt. Trong khi đó hầu hết các phần mềm quản trị hiện nay thường rập khuôn cứng nhắc theo một mô hình nhất định, dẫn đến tính ứng dụng vào thực tế không cao.

Để giải quyết vấn đề này, 1Office cho phép người dùng chủ động cài đặt và linh hoạt tạo các tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình và hỗ trợ doanh nghiệp trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm để đưa ra những giải pháp chuyên sâu và tối ưu nhất.

Hạn chế

Với đặc thù của một nền tảng quản trị tổng thể all-in-one, việc giải một bài toán tổng thể bao giờ cũng lâu hơn giải quyết từng bài toán đơn lẻ, đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự đầu tư nghiên cứu kỹ càng. Tuy nhiên quá trình set up và cài đặt hệ thống sẽ được hỗ trợ 100% bởi đội ngũ triển khai. Các chuyên gia tư vấn phần mềm sẽ phân tích từ thực trạng hoạt động của doanh nghiệp để số hóa dữ liệu và cấu hình các phân hệ một cách chặt chẽ nhất. Sau khi đã làm quen với phần mềm thì nghiệp vụ vận hành của doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản, tinh gọn hơn rất nhiều.