Ứng dụng quản lý công việc giúp tăng 100% năng suất làm việc

Nếu là chủ doanh nghiệp liệu bạn có đang phải đối mặt với hàng nghìn công việc mỗi ngày. Nếu là nhân viên, công việc của bạn luôn trễ deadline, không hoàn thành chỉ tiêu khiến bạn trở nên rối tung và không biết làm thế nào để sắp xếp công việc một cách hợp lý? Làm thế nào để nâng cao hiệu suất làm việc của cá nhân, đội nhóm và theo dõi tiến độ công việc tiện lợi? Đừng lo lắng, ứng dụng quản lý công việc của 1Office sẽ giúp bạn tối ưu hiệu suất công việc, quản lý thời gian và hoàn thành công việc đúng hạn một cách đơn giản.

1. Ứng dụng quản lý công việc là gì?

Ứng dụng quản lý công việc hay còn gọi là app quản lý công việc được dùng để tạo lập kế hoạch và sắp xếp các công việc được giao vào một thời gian nhất định nào đó. Ngoài ra, phần mềm quản lý còn tích hợp nhiều tính năng khác như: xem lịch, thông báo, nhắc nhở và lưu trữ dữ liệu.

Hiện nay có 3 loại phần mềm quản lý công việc: một là ứng dụng sắp xếp công việc Offline, hai là ứng dụng sắp xếp công việc Online, ba là phần mềm hỗ trợ quản lý công việc có thể dùng được khi kết nối mạng lẫn không có kết nối mạng. Tùy vào tính chất công việc, nhu cầu sử dụng mà bạn có thể lựa chọn phần mềm phù hợp với mục đích của cá nhân hoặc doanh nghiệp.

2. Lợi ích khi ứng dụng các nền tảng quản lý công việc

Giải pháp quản lý công việc giúp bạn xác định cần phải làm những công việc theo trình tự như thế nào. Từ đó, giúp bạn giảm tải mức độ căng thẳng và lo lắng mỗi khi phải đối mặt với deadline và hoàn thành công việc đúng theo kế hoạch đã đề ra. Dưới đây là các lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc:

2.1 Tạo ra một môi trường làm việc khoa học

Trước tiên, việc áp dụng ứng dụng quản lý công việc vào công việc hàng ngày sẽ giúp bạn bao quát được toàn bộ thông tin về công việc như: nội dung công việc, địa điểm thực hiện công việc, người xử lý công việc, người kiểm tra công việc, người xét duyệt công việc. Với tính năng thông minh, mọi thông tin đều được lưu trữ trên cùng một hệ thống khoa học, tiện lợi trong quá trình theo dõi.

Từ đó, giúp người dùng bao quát được mọi công việc một cách tiện lợi, chỉ cần truy cập đơn giản mọi công việc đều sẽ đến được tay mọi người. Thậm chí mọi người còn có thể chia sẻ trực tuyến với nhau mà không cần phải gặp trực tiếp hay tổ chức nhiều cuộc họp.

2.2 Tiết kiệm thời gian và chi phí

Nếu như việc quản lý công việc bằng giấy tờ khiến bạn không thể thay đổi kế hoạch, hoặc mất nhiều thời gian để làm lại. Giờ đây, với ứng dụng quản lý công việc, người quản lý và nhân viên đều có thể dễ dàng thay đổi, theo dõi mọi công việc trong kế hoạch hàng ngày. Điều này giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức di chuyển đến nơi làm việc để giải quyết kịp thời mọi công việc.

Không chỉ vậy, thay vì đầu tư một khoản chi phí cho sổ sách, hồ sơ, tài liệu hay giấy tờ bàn giao công việc, giờ đây nhân sự chỉ cần thực hiện vài thao tác click chuột đơn giản là có thể nắm được công việc của mình dễ dàng. Như vậy, các công ty có thể giảm thiểu, tiết kiệm được một khoản phí đầu tư khổng lồ.

2.3 Báo cáo thông tin nhanh chóng

Một trong những điểm nổi bật nhất của các ứng dụng quản lý công việc cá nhân trực tuyến là giúp quản lý các thông tin, dữ liệu, con số một cách khoa học nhất. Chỉ cần nhập dữ liệu một lần duy nhất là có thể phục vụ cho các quy trình làm việc sau này một cách dễ dàng nhất. Đồng thời, việc trích xuất dữ liệu sẽ trở nên nhanh chóng, chính xác hơn bao giờ hết giúp bạn quản lý được khối lượng công việc, xây dựng quy trình KPI của nhân viên dễ dàng.

Ngoài những lợi ích nêu trên, ứng dụng quản lý công việc còn giúp người dùng nâng cao năng suất làm việc hiệu quả. Bằng việc theo dõi trực tiếp trên hệ thống, nhà quản lý có thể giám sát được mọi hoạt động, tiến độ làm việc của toàn bộ nhân viên cũng như kết quả công việc dễ dàng. Từ đó, giúp nhà quản lý nắm được những công việc đã đến hạn deadline, khối lượng công việc của toàn dự án… giúp nhà quản lý sắp xếp công việc một cách nhanh chóng.

Có thể thấy, việc ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc là giải pháp tuyệt vời giúp các cá nhân, doanh nghiệp, cá nhân theo dõi được tiến độ công việc, lập kế hoạch công việc.. và chuẩn hóa quy trình làm việc trong thời đại công nghệ số dễ dàng. Tuy nhiên để tìm được một phần mềm quản lý công việc phù hợp với nhu cầu, ngân sách và đáp ứng được mọi tiêu chí về công việc lại không hề đơn giản.

Tham khảo thêm: Bảng giá phần mềm quản lý công việc mới nhất 2023 – Báo giá phần mềm công việc tốt nhất

3. Ứng dụng quản lý công việc hiệu quả 1Office

1Office hiện là một trong những đơn vị hàng đầu cung cấp ứng dụng quản lý công việc cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay. Dựa trên nghiên cứu về các phần mềm quản lý công việc nổi tiếng trên thế giới, cũng như các lý thuyết quản lý công việc truyền thống (mô hình thác nước) hoặc hiện đại (mô hình Scrum) để kết hợp điều chỉnh cho phù hợp với thói quen sử dụng của doanh nghiệp Việt Nam, phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp của 1Office tích hợp nhiều tính năng thông minh sau:

Hỗ trợ lập kế hoạch

• Lập kế hoạch công việc cụ thể và thực tế, để vận hành dễ dàng, đem lại hiệu quả cao.
• Dễ dàng giao việc và phân bổ công việc cho người cụ thể hoặc nhóm người, theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện.
• Khi giao việc xong, công việc sẽ tự động cập nhật vào lịch biểu cá nhân. Từng cá nhân có thể chủ động với công việc của mình.

Theo dõi sát sao tiến độ công việc

• Mỗi cá nhân và cấp quản lý có thể theo dõi và quản lý tiến độ công việc dưới các màn hình như Gantt, Kanban.
• Dễ dàng kéo thả trạng thái: Đang thực hiện, Hoàn thành… để nắm bắt chi tiết, thường xuyên tiến độ công việc.
• Tự động cảnh báo và nhắc việc thông minh giúp cá nhân chủ động thực hiện công việc theo đúng Deadline.

Thảo luận trực tiếp dễ dàng

• Thảo luận trực tiếp ngay dưới kế hoạch và quy trình mỗi công việc.
• Hơn nữa, người dùng có thể đính kèm tệp tài liệu hay bổ sung hình ảnh để làm tư liệu làm việc, giúp công việc trôi chảy hơn.
• Cho phép tạo các sự kiện và mời những người khác tham gia. Sự kiện sẽ được tự động thêm vào lịch công việc của người tham gia.

Ngoài ra, ứng dụng quản lý công việc cho phép người sử dụng tải các loại tệp word, excel, pdf…để lưu trữ phục vụ công việc cho người sử dụng cũng như chia sẻ tài liệu cho cá nhân hoặc phòng ban và điều chỉnh quyền quản lý, sửa, xem cho người nhận tài liệu nhanh chóng. Bạn có thể tham khảo thêm về phần mềm quản lý dự án giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình phân công nhiệm vụ cho nhân viên.

Nhận tư vấn miễn phí

4. Lợi ích khi ứng dụng phần mềm quản lý công việc 1Office

Với thao tác đơn giản, dễ cài đặt, người dùng có thể tạo bảng kế hoạch , dự án của một 1 tuần, 1 tháng nhanh chóng, dễ dàng. Từ đó, giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí giấy tờ, thời gian trong quá trình lập kế hoạch.

Dưới đây là các chức năng, lợi ích chính của ứng dụng quản lý công việc 1Office

• Cập nhật trạng thái: Người giao việc, người thực hiện có thể cập nhật trạng thái công việc nhanh chóng như: đang hoàn thành, chưa hoàn thành.
• Thêm người thực hiện: Người giao việc có thể bổ sung thêm người thực hiện công việc, dễ dàng cài đặt, không giới hạn số đầu việc con. Từ đó người thực hiện có thể nắm bắt ngay được những đầu việc, những bước để làm, dù là nhân viên mới.
• Cập nhật thời gian: Cập nhật nhanh thời gian thực hiện khi có sự thay đổi.
• Thêm công việc con: Ở mỗi công việc đều có thể tạo nhanh các công việc con trong công việc/dự án ấy, từ đó theo dõi và sắp xếp 1 cách khoa học, logic.
• Cập nhật Tasklist: Cập nhật các đầu mục công việc để người sử dụng tiện cho việc theo dõi tiến độ và đánh dấu các mục đã hoàn thành.
• Thêm tài liệu: Những người tham gia công việc đều có thể bổ sung tài liệu cho công việc đó.
• Tạo sự kiện: Cho phép tạo một sự kiện và mời những người khác tham gia, sự kiện sẽ tự động thêm vào lịch công việc của những người.

Nội dung bài viết trên đã chia sẻ tới người dùng về lợi ích, tính năng của ứng dụng quản lý công việc 1Office giúp doanh nghiệp theo dõi được tiến độ công ciệc, lập kế hoạch công việc một cách nhanh chóng. Có thể thấy, việc áp dụng phần mềm quản lý công việc 1Office là giải pháp tối ưu giúp mọi doanh nghiệp tối ưu chi phí, nguồn lực hiệu quả.

Để đăng ký sử dụng phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu quy trình xếp ca làm việc cho nhân sự, hãy để lại thông tin để các chuyên gia của 1Office để liên hệ và tư vấn, bạn có thể theo dõi video giới thiệu dưới đây để hiểu hơn về các tính năng, cách sử dụng để thao tác phần mềm hiệu quả.

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA