Top 9 Phần mềm nhắc nhở công việc hằng ngày trên điện thoại, máy tính tốt nhất

Cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ, việc quản lý và tổ chức công việc trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Để đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ sót hoặc trì hoãn, việc sử dụng phần mềm nhắc nhở công việc đã trở thành một trong những công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Trong bài viết này, 1Office sẽ Review 9 phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính và điện thoại tốt nhất 2023. Hãy cùng so sánh và tìm ra phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của bạn nhé!

1. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nhắc nhở công việc?

Phần mềm nhắc nhở công việc giúp nhân viên tổ chức và quản lý công việc một cách hiệu quả, từ đó tăng khả năng hoàn thành công việc đúng hạn cũng như tăng năng suất làm việc. Các nhắc nhở và cảnh báo giúp đảm bảo rằng không có công việc nào bị quên hay bỏ sót, các nhiệm vụ đều được xử lý và không có rủi ro mất mát thông tin hay khách hàng không hài lòng.

Giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc hiệu quả nhờ việc xác định và ưu tiên các công việc quan trọng, nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ có ảnh hưởng cao và đưa ra quyết định hiệu quả về việc sử dụng thời gian. Đồng thời, với tính năng nhắc nhở định kỳ và cảnh báo, các app nhắc nhở công việc giúp ngăn chặn sai sót trong quá trình hoàn thành công việc, cải thiện chất lượng công việc và giảm thiểu rủi ro gây tổn thất cho doanh nghiệp.

Hiện nay, nhiều phần mềm nhắc việc còn cho phép chia sẻ và giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm một cách dễ dàng. Hoặc cung cấp bộ công cụ hỗ trợ quản lý dự án công việc giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ và đánh giá hiệu suất một cách tối ưu nhất. Các phòng ban có thể cùng nhau theo dõi tiến độ và trao đổi thông tin, tạo sự đồng bộ và cộng tác tốt hơn.

>> Xem thêm: Hướng tạo thời gian biểu online dễ dàng và 9+ phần mềm quản lý thời gian tốt nhất hiện nay

2. TOP 9 phần mềm nhắc nhở công việc tốt nhất 2023

2.1 Phần mềm nhắc việc tự động 1Office

1Office là phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể với hơn 6.000 doanh nghiệp và hơn 500.000 người sử dụng. Đây là một công cụ All-In-One hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công việc, quản lý quy trình, quản lý dự án, quản lý nhân sự (HRM) và quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hàng đầu trên thị trường.

Tính năng quản lý công việc 1Office giúp doanh nghiệp thiết lập và quản lý quy trình tự động, hỗ trợ giao việc theo phòng ban, báo cáo tiến độ dự án theo thời gian thực và đo lường, đánh giá hiệu quả công việc mọi lúc mọi nơi. Đặc biệt, ứng dụng nhắc nhở công việc tự động 1Office còn cung cấp tính năng cảnh báo thông minh và nhắc nhở tự động giúp doanh nghiệp không bỏ sót công việc quan trọng nào. Ví dụ cảnh báo khi hợp đồng lao động sắp hết hạn, công việc sắp hết hạn…. 

Phần mềm nhắc việc 1Office được thiết lập các cảnh báo công việc chính như: 

• Cảnh báo trên nền danh sách: Khi vào phân hệ quản lý công việc, người dùng sẽ thấy được tổng quan tiến độ % hoàn thành các công việc có các trạng thái như còn hạn, quá hạn, đúng hạn,…
• Cảnh báo trên thông báo: Khi đăng nhập vào hệ thống, các công việc cần làm sẽ được hiển thị ngay trên trang cá nhân của người dùng.
• Cảnh báo qua Email: Khi người dùng kết nối tài khoản email với hệ thống của 1Office thì các thông tin liên quan đến công việc sẽ được tự động thông báo về Email người dùng.

Một số tính năng nổi bật phải kể đến của phần mềm như:

• Hiển thị các thông báo nhắc nhở công việc ngay trong giao diện bảng tin, dễ dàng thao tác, hỗ trợ sử dụng trên cả máy tính và điện thoại giúp theo dõi công việc mọi lúc mọi nơi. 
• Tính năng cảnh báo cho phép thiết lập tất cả các cảnh báo về deadline công việc, hợp đồng lao động, công nợ quá hạn, hàng tồn kho, sự kiện sắp tới,…
• Có thể cài đặt nhiều điều kiện trong cùng một cảnh báo, đó có thể là các điều kiện xảy ra đồng thời, hoặc điều kiện rẽ nhánh.
• Tích hợp với các tính năng quản lý dự án, quản lý công việc trên cùng một phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp: lên kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc, trao đổi trực tiếp và báo cáo, đánh giá hiệu quả công việc…

>> Nhận bản demo miễn phí phần mềm quản lý công việc 1Office <<

Ngoài ra, phần mềm còn cho phép tùy biến và thiết lập cảnh báo tùy vào yêu cầu nghiệp vụ của mỗi doanh nghiệp mà điều kiện cảnh báo sẽ khác nhau. Vì thế, 1Office hiện đang là phần mềm nhắc nhở công việc trên điện thoại và máy tính số 1 trên thị trường hiện nay giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc, đảm bảo tuân thủ deadline đồng thời giảm tối đa tình trạng quên việc, sót việc.

Xem thêm: Review 8+ App quản lý lịch làm việc trên điện thoại, xếp lịch Online hiệu quả

2.2 Phần mềm nhắc nhở công việc Microsoft To Do

Microsoft To Do là một ứng dụng nhắc nhở công việc miễn phí từ Microsoft. Với tích hợp với tài khoản Microsoft và các ứng dụng Office 365 cho phép doanh nghiệp tạo danh sách công việc, lên lịch và nhận thông báo nhắc nhở.

Ưu điểm:

• Tích hợp đa nền tảng như Windows, macOS, iOS và Android, cho phép người dùng truy cập và quản lý công việc từ bất kỳ thiết bị nào.
• Giao diện người dùng của Microsoft To Do rất đơn giản và dễ sử dụng, cho phép bạn nhanh chóng tạo, sắp xếp và quản lý các danh sách công việc.
• Microsoft To Do tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft giúp tăng cường tính năng và sự linh hoạt trong công việc.

Nhược điểm:

• Microsoft To Do thiếu một số tính năng nâng cao hỗ trợ nhắc nhở công việc như thiết lập ưu tiên, chia sẻ nhiệm vụ hoặc tính năng quản lý dự án phức tạp.
• Hạn chế tính năng ở phiên bản miễn phí và một số tính năng tích hợp cao hơn chỉ có sẵn trong phiên bản trả phí của Microsoft To Do.

2.3 Ứng dụng nhắc nhở công việc Google Tasks

Google Tasks là một ứng dụng đơn giản và dễ sử dụng để quản lý công việc, tích hợp hoàn hảo với Google Calendar và Gmail. Nhà quản lý có thể tạo nhiệm vụ, đặt thời gian hoàn thành và nhận thông báo nhắc nhở. Phần mềm nhắc nhở công việc miễn phí Google Tasks cũng có tích hợp trên nền tảng di động và máy tính.

Ưu điểm:

• Google Tasks được tích hợp chặt chẽ với tài khoản Google cho phép đồng bộ hoá công việc trên nhiều nền tảng như Android, iOS, trình duyệt web.
• Giao diện của Google Tasks rất đơn giản và gọn gàng, giúp người dùng dễ dàng tạo, sắp xếp và quản lý danh sách công việc.
• Phần mềm cho phép người dùng tạo và sắp xếp công việc một cách nhanh chóng thông qua giao diện trực quan và các phím tắt tiện lợi.
• Là phần mềm nhắc nhở công việc sử dụng được trên điện thoại và máy tính.

Nhược điểm:

• Không hỗ trợ tính năng nâng cao như đặt ưu tiên công việc, gán nhãn, lập kế hoạch dự án phức tạp, hoặc chia sẻ công việc với người khác.
• Đối với những người muốn tùy chỉnh giao diện hoặc có trải nghiệm người dùng phong phú hơn Google Tasks có thể có hạn chế.
• Ngoài ra, công cụ chỉ cung cấp tính năng nhắc nhở cơ bản, thiếu tính năng nhắc nhở như thông báo âm thanh, thông báo định vị hoặc nhắc nhở theo địa điểm.

2.4 Phần mềm nhắc việc trên máy tính Todoist

Todoist là một phần mềm sắp xếp công việc phổ biến với giao diện trực quan và nhiều tính năng mạnh mẽ. Nó cho phép nhà quản lý tạo danh sách công việc, đặt deadline, ưu tiên và chia sẻ công việc với đồng nghiệp.

Ưu điểm:

• Giao diện đơn giản, trực quan giúp người dùng dễ dàng tạo và quản lý danh sách công việc.
• Cung cấp tính năng nhắc nhở để đảm bảo bạn không bỏ sót công việc quan trọng. Bạn có thể đặt các thông báo nhắc nhở đến ngày và giờ cụ thể để nhớ công việc.
• Ứng dụng nhắc việc Todoist cho phép tạo và tùy chỉnh các danh sách công việc riêng biệt, giúp bạn sắp xếp và quản lý công việc theo từng danh mục.

Nhược điểm: 

• Phần mềm nhắc nhở công việc Todoist thiếu tính năng hỗ trợ đa ngôn ngữ gây hạn chế cho người dùng không phải người sử dụng Tiếng Anh.
• Todoist có thể không tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ khác làm giới hạn khả năng làm việc và chia sẻ công việc với các công cụ khác mà doanh nghiệp thường sử dụng.

2.5 Phần mềm nhắc nhở công việc Trello

Trello là một ứng dụng quản lý công việc dựa trên hệ thống bảng Kanban. Bạn có thể tạo các danh sách công việc, thẻ và bảng để theo dõi tiến độ công việc.

Ưu điểm:

• Giao diện trực quan, cho phép người dùng tạo và quản lý các danh sách công việc theo cách tổ chức bảng và thẻ.
• Trello cho phép bạn tạo ra các bảng và thẻ linh hoạt để tổ chức công việc, theo dõi tiến độ đồng thời tùy chỉnh bố cục phù hợp với nhu cầu làm việc của doanh nghiệp.
• Ứng dụng nhắc nhở công việc trên máy tính cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên cùng một bảng, tạo ra sự thuận tiện và hiệu quả trong việc chia sẻ thông tin, giao tiếp và cộng tác trong công việc nhóm.

Nhược điểm:

• Hạn chế trong phiên bản miễn phí về tính năng và dung lượng lưu trữ. Các tính năng nâng cao và tích hợp với các ứng dụng, dịch vụ bổ sung có thể yêu cầu trả phí.
• Trello không cung cấp các tính năng lập kế hoạch và quản lý dự án phức tạp như lịch trình, phân bổ công việc, hoặc theo dõi tiến độ chi tiết.
• Ngoài ra, đối với những dự án lớn và phức tạp, giao diện có thể trở nên rối và khó sắp xếp, gây khó khăn trong việc quản lý công việc.

2.6 Tick Tick – Phần mềm nhắc việc tiện ích

Phần mềm nhắc nhở công việc TickTick hỗ trợ trên nhiều nền tảng bao gồm máy tính, điện thoại và trình duyệt web, cho phép chủ doanh nghiệp truy cập và quản lý công việc từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào.

Ưu điểm:

• Thiết kế giao diện đẹp mắt và trực quan hỗ trợ người dùng dễ dàng tạo, sắp xếp và quản lý các nhiệm vụ. Người dùng có thể tùy chỉnh bố cục, màu sắc và thẻ để phù hợp với phong cách và nhu cầu làm việc của mình.
• TickTick cung cấp nhiều tùy chọn nhắc nhở, bao gồm thông báo âm thanh, thông báo định vị, thông báo lịch và thông báo qua email.

Nhược điểm:

• Thiếu tính năng cộng tác nhóm như theo dõi tiến độ, phân chia công việc và giao tiếp trực tiếp trong ứng dụng.
• Không có tính năng mở rộng đa ngôn ngữ, làm hạn chế cho người dùng không sử dụng tiếng Anh.

2.7 Công cụ nhắc nhở công việc To Do Reminder

To Do Reminder là một phần mềm nhắc nhở công việc hằng ngày đơn giản và dễ sử dụng trên điện thoại di động với một số ưu điểm và nhược điểm sau đây:

Ưu điểm:

• To Do Reminder tích hợp với danh bạ điện thoại, cho phép bạn chọn liên hệ từ danh bạ làm người nhận nhắc nhở.
• Tuỳ chỉnh linh hoạt về các tùy chọn nhắc nhở bao gồm âm thanh, màu sắc, biểu tượng và thông báo. 

Nhược điểm:

• To Do Reminder là một ứng dụng nhắc việc đơn giản với tính năng cơ bản. Nó thiếu những tính năng phức tạp hơn như quản lý dự án, lập kế hoạch chi tiết và tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác.
• Không có phiên bản máy tính, chỉ có sẵn app nhắc nhở công việc trên điện thoại di động làm hạn chế cho những doanh nghiệp muốn sử dụng công cụ nhắc nhở công việc trên nhiều thiết bị.
• To Do Reminder có phiên bản miễn phí với quảng cáo hiển thị để gỡ bỏ quảng cáo và truy cập đầy đủ các tính năng cần nâng cấp lên phiên bản trả phí.

2.8 Phần mềm nhắc nhở công việc Any.DO

Any.do là một ứng dụng quản lý công việc đa nền tảng với giao diện đẹp và dễ sử dụng. Nó cung cấp tính năng nhắc nhở, lịch trình, ghi chú và tích hợp với các công cụ khác như Gmail, Evernote và Microsoft Outlook. Phần mềm nhắc việc Any.do cũng hỗ trợ công nghệ giọng nói để thêm nhiệm vụ bằng cách nói chúng.

Ưu điểm: 

• Any.do có giao diện trực quan, hiện đại và dễ sử dụng với các tính năng được sắp xếp một cách rõ ràng giúp người dùng dễ dàng theo dõi công việc của mình.
• Ứng dụng cho phép chia sẻ và cộng tác công việc với người khác bao gồm:  gửi nhiệm vụ cho người khác, thiết lập lịch trình chung và nhận thông báo về tiến độ công việc.

Nhược điểm:

• Để truy cập đầy đủ các tính năng và lợi ích cần nâng cấp lên phiên bản trả phí.
• Không hỗ trợ đầy đủ các tính năng nhắc nhở công việc: như lập kế hoạch chi tiết, phân loại công việc theo dự án hoặc tiến độ và tính năng cảnh báo nhắc nhở.

2.9 Ứng dụng ghi chú công việc Evernote

Evernote không chỉ là một ứng dụng ghi chú mạnh mẽ mà còn có tính năng nhắc nhở công việc. Bạn có thể tạo nhiệm vụ, đặt thời gian và đánh dấu công việc đã hoàn thành. Ứng dụng nhắc nhở công việc trên điện thoại di động Evernote cũng tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác để tăng cường khả năng làm việc hiệu quả.

Ưu điểm:

• Evernote cho phép tạo, tổ chức và ghi chú công việc với đa dạng các định dạng như: ghi chú văn bản, ghi chú âm thanh, ghi chú hình ảnh và ghi chú video.
• Cung cấp công cụ tìm kiếm mạnh mẽ, thậm chí cả tìm kiếm theo văn bản trong hình ảnh và tài liệu PDF.

Nhược điểm:

• Một số người dùng có thể thấy giao diện Evernote hơi phức tạp và có thể mất một thời gian để làm quen và tận dụng hết các tính năng của ứng dụng.
• Đôi khi Evernote có thể trễ hơn trong việc đồng bộ hóa dữ liệu và cảm thấy chậm trong việc phản hồi, đặc biệt khi xử lý với lượng dữ liệu lớn.

3. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm nhắc nhở công việc hiệu quả

3.1 Khả năng tùy chỉnh phù hợp với từng doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu và quy trình công việc riêng vì thế các doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm nhắc nhở công việc có thể tùy chỉnh để phù hợp với cách làm việc của doanh nghiệp.

3.2 Tương thích trên máy tính và điện thoại

Để đảm bảo tính linh hoạt và tiện ích, nhà quản lý cần lựa chọn phần mềm nhắc việc Online tương thích trên nhiều hệ điều hành như: Windows, MacOS, Android, IOS. Điều này cho phép bạn truy cập và quản lý công việc mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị và nền tảng.

3.3 Tính năng báo cáo và phân tích trực quan của phần mềm

Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm cung cấp tính năng báo cáo và phân tích quản lý công việc một cách trực quan dễ hiểu. Với giao diện màn hình thân thiện, báo cáo tổng quan thể hiện bằng biểu đồ, đồ thị giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hiệu suất, tìm ra cách cải thiện quản lý công việc một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.

3.4 Độ bảo mật và quản lý quyền truy cập

Bảo mật thông tin trong doanh nghiệp luôn là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm nhắc nhở công việc. Phần mềm này cần có những thiết lập bảo mật vững chắc để đảm bảo an toàn cho dữ liệu công việc của doanh nghiệp. Đồng thời, quản lý và phân quyền truy cập cũng là một tiêu chí quan trọng bởi mỗi chức vụ khác nhau sẽ có quyền khác nhau tương ứng với công việc của họ.

3.5 Khả năng tích hợp và chia sẻ thông tin

Phần mềm nhắc nhở công việc nên được tích hợp với các ứng dụng và công cụ được sử dụng nhiều trong doanh nghiệp như email, lịch làm việc và công cụ quản lý dự án, quản lý nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng… trên cùng một phần mềm. Ngoài ra, khả năng chia sẻ thông tin công việc giữa các thành viên trong nhóm làm việc cũng là một yếu tố quan trọng để nhà quản lý lựa chọn phần mềm phù hợp.

3.6 Hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật thường xuyên

Đảm bảo rằng phần mềm nhắc nhở công việc được hỗ trợ kỹ thuật tốt và nhà phát triển thường xuyên cập nhật để sửa lỗi và cung cấp tính năng mới. Điều này đảm bảo rằng bạn có được sự ổn định và các cải tiến liên tục cho phần mềm của mình.

Trên đây là Top các phần mềm nhắc nhở công việc hiệu quả trên máy tính và điện thoại di động mà 1Office muốn chia sẻ tới các nhà quản lý doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết đã giúp bạn đọc tìm ra một ứng dụng phù hợp để quản lý công việc và dự án tốt nhất. Nếu doanh nghiệp bạn muốn tham khảo phần mềm quản lý công việc 1Office, hãy liên hệ với chúng tôi qua:

• Hotline: 083 483 8888
• Facebook: https://www.facebook.com/1officevn/
• Youtube: https://www.youtube.com/@1office-nentangquanlytongt573