Nên quản lý công việc bằng Excel hay bằng phần mềm Online?

Một trong những  yếu tố quan trọng để quản lý công việc là luôn có tổ chức và lộ trình theo dõi. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm Excel để giúp họ theo dõi toàn bộ công việc của nhân viên. Số khác lại sử dụng phần mềm quản lý công việc Online. Vậy nên quản lý công việc bằng Excel hay bằng phần mềm trực tuyến, cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.

1. Quản lý công việc bằng Excel có ưu nhược điểm gì?

Excel là một phần mềm đã được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp. Dường như excel là công cụ không thể thiếu trong các hoạt động công việc hàng ngày của nhân viên và lãnh đạo. Bởi vì, excel là cách quản lý công việc mang lại nhiều lợi ích cố định, nhưng cũng còn nhiều bất cập không kém.

1.1. Lợi ích khi quản lý công việc bằng Excel

Mặc dù có nhiều lựa chọn phần mềm nhưng quản lý công việc bằng ngày bằng Excel vẫn đem lại nhiều lợi ích khác nhau có thể kể đến như:

• Sự đơn giản
• Hệ thống dữ liệu tập trung
• Khả năng tùy chỉnh. 
• Cài đặt trên mọi thiết bị
• Tiết kiệm chi phí

1.2. Điểm hạn chế khi quản lý công việc bằng Excel

Excel quản lý công việc có thể đem lại nhiều lợi ích thiết thực về chi phí và sự tiện dụng. Tuy nhiên, doanh nghiệp của bạn cũng khó tránh khỏi những bất cập khi sử dụng ứng dụng quản lý công việc miễn phí này như:

• Rủi ro bảo mật: Bạn khó có thể kiểm soát được lượng người xem dữ liệu nếu bạn truyền file này đi. Những giá trị trong file cũng rất dễ bị mất đi bất cứ lúc nào. 
• Thiếu tính tự động hóa: Excel không có tính năng tự động nhắc việc, thông báo khi có cập nhật mới trên file. Bên cạnh đó, nó cũng không tự động hóa các công thức tính lương cho nhân viên. Bạn hàng tháng đều phải nhập liệu thủ công và tính lương vất vả. 
• Hạn chế quản trị công việc: Excel cũng không thể giúp bạn theo dõi cả một tiến độ dự án, công việc lớn để đánh giá năng suất làm việc. Bởi vì excel chỉ chứa các thông tin mà người dùng nhập liệu vào.
• Thiếu kiểm soát: Vì tất cả các file quản lý công việc bằng excel đều được đặt tên theo tệp thông tin khác nhau, bạn có thể lưu trữ chúng không cùng một nơi. Vì vậy, bạn dễ đánh mất chúng.

Những bất cập trên khiến cho công việc quản lý nhân sự của bạn trở nên phức tạp hơn và gây tốn kém thời gian quản lý. Đó là lý do vì sao bạn cần sử dụng phần mềm quản lý công việc online để tối ưu mọi nghiệp vụ quản lý hiệu quả.

Xem thêm: Quy trình quản lý công việc đạt hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp

2. Sử dụng phần mềm quản lý công việc nhân viên

Quản lý công việc nhân viên bằng phần mềm Online đang là lựa chọn của hàng nghìn doanh nghiệp hiện nay. Bởi vì chúng đem lại những giá trị gia tăng về mặt nội bộ lẫn kinh doanh.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc nhân viên online được thiết kế để nhằm phục vụ công tác lập kế hoạch, quản lý và theo dõi báo cáo. Tùy vào từng lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, những phần mềm này sẽ được thiết lập các chức năng khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các phần mềm phổ biến đều đem lại một số lợi ích chính sau:

• Quản lý thông tin tập trung

Bạn có thể dễ dàng quản lý hàng loạt công việc lớn nhỏ trên một hệ thống duy nhất. Điều này tránh tình trạng bỏ quên hay sai sót khi tổng hợp thông tin.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí

Thời gian phải đi tìm kiếm dữ liệu hay chi phí cho in ấn, quản lý giấy tờ đều được loại bỏ. Bạn có thể dễ dàng quản lý toàn bộ tệp thông tin trên công cụ quản lý công việc nhóm nói riêng hay doanh nghiệp nói chung.

• Tự động hóa

Lợi ích thông minh của phần mềm quản lý là trong quy trình quản lý công việc, bạn có thể nhận được toàn bộ thông báo về quá trình làm việc của nhân viên hoặc ngược lại. Những thay đổi và các bước tiến hành đều được nhắc nhở, cảnh báo gửi về người phụ trách, người tham gia công việc.

• Tạo quy trình công việc thông minh

Cả người quản lý và nhân viên đều có thể đi theo một luồng công việc thống nhất. Những người tham gia vào công việc có thể theo dõi và làm việc trực tuyến 100%.

Xem thêm: Top 9 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí tốt nhất

3. Các phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay

Hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý công việc nhân viên. Tuy nhiên, việc lựa chọn một giải pháp quản lý công việc giúp tiết kiệm thời gian, công sức lại không hề đơn giản. Do đó, để đáp ứng tiêu chí của người dùng, chúng tôi xin giới thiệu đến bạn 2 phần mềm đang được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất hiện nay: Trello và 1Office.

1. Phần mềm quản lý công việc 1Office

1Office là một Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp toàn diện. Trong đó, 1Office tích hợp tính năng quản lý công việc, quy trình của công việc trên hệ thống chung. Đây là phần mềm được sáng lập bởi các lập trình viên Việt Nam và có mặt trên thị trường 7 năm nay.

Ưu điểm của 1Office trong quản lý công việc nhân viên là có thể giúp nhà quản lý sắp xếp lịch làm việc, giao việc, theo dõi tiến độ công việc, quản lý khối lượng, đánh giá chất lượng,… Bên cạnh đó, người dùng có thể dễ dàng trao đổi tài liệu, thảo luận trực tiếp trên từng task công việc. Phần mềm có tính năng thông báo, nhắc nhở, cảnh báo khi có sự thay đổi và đến hạn deadline.

2. Phần mềm quản lý công việc Trello

Là phần mềm quản lý dự án – công việc. Đây là công cụ đáp ứng những tính năng cơ bản như giao việc, theo dõi công việc. Đặc biệt, nhân sự công ty có thể sử dụng trên các thiết bị di động, laptop hay PC. 

Tuy nhiên, Trello vẫn còn nhiều hạn chế trong việc đánh giá hiệu quả của công việc. Bạn không thể trực tiếp thảo luận trên các khung chat ở mỗi công việc. Bên cạnh đó, các tính năng cũng bị giới hạn nhiều bởi chi phí sử dụng.

3. So sánh quản lý công việc bằng Excel và quản lý bằng phần mềm 1Office 

Để quản lý công việc nhân viên, bạn có thể cân nhắc việc sử dụng Excel và các phần mềm hiện đại ngày nay. Cùng so sánh sự khác biệt khi quản lý nhân viên bằng Excel và phần mềm 1Office đối với doanh nghiệp của bạn nhé.

Qua phân tích ở trên, chắc chắn bạn đã có câu trả lời về việc nên quản lý công việc hiệu quả nhân viên bằng excel hay bằng phần mềm online?

Áp dụng công nghệ hiện đại vào vận hành doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu giúp chủ doanh nghiệp quản lý công việc nhanh hơn, nâng cao tối đa hiệu suất công việc và tạo đà cạnh tranh trên thị trường mạnh mẽ hơn. Để được tư vấn và hỗ trợ sử dụng, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn phần mềm quản lý công việc 1Office.

Tìm hiểu thêm về công cụ quản lý công việc 1Office:

• Hotline: 083 483 8888
• Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp