Webinar: Chiến lược 5K + Ký số – Lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trong và sau dịch
Với mong muốn chia sẻ những kinh nghiệm, lời khuyên thực tế trong việc xây dựng và tối ưu quy trình vận hành doanh nghiệp từ xa, đồng thời định hướng về giải pháp tự phòng vệ cho doanh nghiệp sau đại dịch, hội thảo “Chiến lược 5K + Ký số – Lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trong và sau dịch” đã được tổ chức vào sáng ngày 18/09 vừa qua.
Sự bùng phát mạnh của Covid-19 lần thứ tư khiến cho các doanh nghiệp khó khăn hơn để xoay sở. Cho dù có nhiều doanh nghiệp đã có những giải pháp riêng tuy nhiên nó chưa hẳn đã đem lại hiệu quả trong giai đoạn này. Trước diễn biến thị trường đang dần mở cửa trở lại, mục tiêu của chúng ta là làm sao để bình thường hóa sau đại dịch là điều quan trọng trong buổi sự kiện ngày hôm nay.
Sự kiện với thông điệp “Lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trong và sau đại dịch” làm chủ đề chính tập trung chia sẻ 3 chủ đề: Giá trị của Chiến lược 5K trong và sau đại dịch; Chia sẻ những kinh nghiệm, lời khuyên thực tế trong việc xây dựng và tối ưu hoá quy trình vận hành doanh nghiệp từ xa thông qua các case-study cụ thể; Định hướng về giải pháp Doanh nghiệp 5K + Chữ ký số của 1Office.
Đồng hành với chương trình có sự tham gia của 2 diễn giả đều là những nhà lãnh đạo và tư vấn quản trị doanh nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm: Anh Lê Việt Thắng – CEO kiêm Founder của 1Office và anh Phạm Văn Lương – Chủ tịch HĐQT Công ty CP Kiến trúc Kisato. Người đóng vai trò đặc biệt, giúp kết nối 2 diễn giả với các khách mời là doanh nghiệp là chị Nguyễn Huyền Châu CEO & Founder Thương hiệu thời trang HUYEN CHAU NGUYEN – cựu MC tại VTV24.
Tình hình doanh nghiệp Việt hiện nay
Hiện nay có hơn 84% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) trên tổng số doanh nghiệp Việt chịu thiệt hại nặng nề bởi đại dịch Covid-19 trong 8 tháng đầu năm 2021. Trong đó, có tới 14% doanh nghiệp bị đứt chuỗi cung ứng nguyên liệu, 40% doanh nghiệp thiếu vốn kinh doanh và 52% doanh nghiệp phải cắt giảm nhân sự để đảm bảo sự sống còn. Cũng theo đó, có khoảng 85.000 doanh nghiệp phải rút lui khỏi thị trường trong điều kiện bất khả kháng. Đây có thể nói là những con số vô cùng buồn cho một nền kinh tế đang phát triển tại Việt Nam nhưng lại phải lui về khi hứng chịu “bão Covid-19” đổ bộ.
Ngay cả những doanh nghiệp hiện tại được coi gặp nhiều “may mắn” hơn thì cũng có nhiều trở ngại về giãn cách xã hội khi làm việc và quản lý từ xa. Giãn cách kéo dài khiến mọi thứ giãn theo như tinh thần làm việc mất cân bằng, quy trình bị đứt gãy, sụt giảm về mức độ kết nối và ký kết với khách hàng,… Nhiều doanh nghiệp lựa chọn ngủ đông hoặc nửa tỉnh nửa mê, nhưng lại không biết phải ngủ đông bao nhiêu và đến bao giờ được thức dậy, hay đến lúc phải thức dậy rồi lại phải tiếp tục loay hoay với hàng loạt bài toán khác về nhân sự mới, về cung ứng, về khách hàng,… Đây cũng là chính là những điều mà diễn giả Lê Việt Thắng – CEO 1Office luôn trăn trở khi được gặp gỡ và tiếp xúc với cộng đồng 3.500 khách hàng của mình trong suốt giai đoạn dịch bệnh.
Tối ưu hóa quy trình vận hành doanh nghiệp từ xa với tiêu chí 5K
Chia sẻ tại hội thảo, anh Lê Việt Thắng cho biết: “Trong 2 tháng giãn cách xã hội, doanh số 1Office của anh giảm tới 30% bởi vì khách hàng bị ảnh hưởng kéo theo mình cũng bị ảnh hưởng theo. Bên cạnh đó, có nhiều khách hàng có nhu cầu chuyển đổi số nhưng chưa thực sự chịu đầu tư chi phí thì rất khó để thực hiện các bài toán sống còn cho doanh nghiệp họ. Dịch bệnh khiến cho tương lai trước mắt cho dù có lạc quan đến mấy thì chúng ta cũng không biết phải tiến hay lùi, sa thải nhân viên hay giữ lại. Covid-19 lần thứ tư chính là sự vô định tạo ra cảm giác bất lực cho doanh nghiệp khiến nhà lãnh đạo phải buông trôi và bất khả kháng, giống như rút khỏi ống thở của bệnh nhân (doanh nghiệp) đang còn thoi thóp rồi chết hẳn”.
Anh Thắng cũng chia sẻ câu chuyện đã trải nghiệm thực tế cùng khách hàng trong mùa dịch: “Trong ngày thứ 6 cuối tháng 8, có một vị CEO đang chuẩn bị ký hợp đồng gấp với khách hàng, tuy nhiên vì phải giãn cách xã hội mà không thể tiến hành ký được. Chính vì thế, vị CEO này đã phải bỏ tiền túi ra để mua Chữ ký số tích hợp trên 1Office để việc ký hợp đồng không bị gián đoạn”. Đây chính là một ví dụ cho thấy một nhà lãnh đạo đã quyết tâm như thế nào để bảo vệ doanh nghiệp tồn tại với hoạt động kinh doanh trong thời buổi khó khăn này.
Chính vì thế, lời khuyên của anh Thắng tới tất cả cộng đồng doanh nghiệp là cần phải thiết lập một “lá chắn số”, một giải pháp vừa mới cũng vừa mạnh mẽ cho doanh nghiệp hoạt động bình thường hóa sau đại dịch. Diễn giả Lê Việt Thắng đã đem đến câu chuyện 5K cũng chính là thông điệp chính trong sự kiện này dành cho các doanh nghiệp như sau:
Không khoảng cách: Bài toán ở đây chính là làm thế nào đưa khoảng cách về bằng 0 khi làm việc từ xa, tức là rút ngắn mọi khoảng cách giữa các lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên với nhau. Bạn không cần gặp mặt trực tiếp để giao việc nhưng bạn phải có công cụ nào đó để giao việc cho nhân viên.
Không gián đoạn: Tức là mọi quy trình vận hành của doanh nghiệp của hình thức truyền thống phải được tái hiện trên môi trường số mà không gây ra bất cứ gián đoạn hay thay đổi nào. Có những công việc trước giãn cách cần phải gặp mặt chúng ta mới làm được, như xin chữ ký hay xin duyệt của lãnh đạo, duyệt chi của kế toán,… Bạn không thể ngồi đợi sếp đi công tác xa về hay hết giãn cách để hoàn tất mọi thủ tục hành chính được. Nếu biết sử dụng chữ ký số sớm hơn bạn có thể giải quyết được mọi vấn đề này.
Không giảm hiệu suất: Nếu trong thời bình là tăng hiệu suất thì trong thời chiến là không giảm hiệu suất. Dù tăng hay giảm thì nguyên tắc đầu tiên là phải đo được chúng. Muốn đo được phải có công cụ checking: về số lượng và chất lượng của quy trình, công việc, dự án, chấm công,…
Không lãng phí: Trong thời bình có thể doanh nghiệp sẽ vung tay cho các chính sách thưởng hoặc các chi phí về mặt bằng, nhân sự, chế độ,… Trong thời chiến chúng ta phải tiết kiệm từng đồng một cho thời gian và chi phí văn phòng phẩm. Tiêu chí không lãng phí phải đảm bảo được từ những chi phí nhỏ nhất, như in ấn, trình ký giấy tờ, họp hành, đơn từ,…
Không bỏ quên: Tức là bạn phải làm sao không được bỏ sót một ai, kể cả đó là nhân viên hay khách hàng của bạn. 2 tháng kéo dài giãn cách chính là kéo dài tinh thần kiệt quệ của nhân viên, vậy bạn cần phải có công cụ là kênh truyền thông nội bộ kết nối mọi người lại với nhau hơn, giao lưu và tích cực trao đổi tạo nên không gian số đoàn kết. Thứ 2 là không bỏ quên khách hàng, thay vì chat trên mạng xã hội thì chúng ta có thể gom lại 1 kênh để trao đổi với khách hàng. Bản thân, 1Office đã áp dụng SLA đối với nhân viên ngay với tính năng ticket – trả lời, chăm sóc khách hàng. Theo đó, chỉ sau tối đa 2 phút khách hàng hỏi sẽ có nhân viên chăm sóc hồi đáp tin nhắn đầu tiên.
Tương ứng với các tiêu chí 5K mà anh Lê Việt Thắng đã chia sẻ, anh Phạm Văn Lương Chủ tịch HĐQT Công ty CP Kiến trúc Kisato cũng chia sẻ cách thức vận hành doanh nghiệp thông minh của mình trong thời gian qua.
Anh Lương cho biết:
“Kisato định hướng xây dựng chiến lược tiếp cận khách hàng 100% đến từ các nguồn online. Để sở hữu một lượng khách hàng như này, công ty đã phải tập trung hoàn toàn vào các kênh truyền thông trực tuyến như Youtube, Fanpage, qua telesales,… Tuy nhiên, các quy trình làm việc này đòi hỏi nhà quản lý làm thế nào đo lường được việc khách hàng gọi đến cho telesales, chuyển đổi khách hàng thành công, rồi chăm sóc ra sao, nhân viên làm việc trong từng khâu như thế nào. Tôi đã tìm rất nhiều giải pháp khác nhau, cho đến khi tìm được 1Office tôi mới thấy mọi bài toán có thể giải quyết dễ dàng hơn trên một nền tảng duy nhất mà thôi, không cần phức tạp ra quá nhiều phần mềm khác nhau.
Trước khi có 1Office, mọi quy trình của Kisato dường như phải thực hiện thủ công, quản lý riêng lẻ qua các phần mềm chat xã hội cũng rất dễ bị trôi mất dữ liệu thông tin, nhưng khi có 1Office chúng tôi vẽ sơ đồ vòng đời của một công việc và chỉ cần thực hiện đúng theo sơ đồ ấy mà thôi. Điều này đảm bảo các giai đoạn được liền mạch và không bị gián đoạn trong mọi tình huống.
Cùng với đó, với đặc thù là một công ty chuyên về thiết kế thi công xây dựng, chính vì thế nhân sự Kisato gồm nhiều kiểu khác nhau như nhân sự văn phòng, nhân sự ngoài công trường, rồi nhân sự ở nhiều cơ sở khác nhau, điều này đặt ra bài toán về tuyển dụng, chấm công và quản lý công việc đảm bảo tập trung. Kisato đã tận dụng tối đa phần mềm 1Office vào việc tích hợp chấm công GPS cho các đối tượng là nhân viên ngoài công trường. Tiếp theo là về đơn từ, một tháng có rất nhiều đơn khác nhau như nghỉ ốm, tăng ca, thay phiên, bận đột xuất… Kisato cũng đã triển khai quy trình duyệt đơn từ ngay trên 1Office, như vậy, lãnh đạo nhận được đơn chỉ cần phê duyệt là công đó sẽ update trực tiếp vào bảng chấm công của nhân viên.
Ngoài ra, một số tính năng như chăm sóc khách hàng hay báo cáo tổng hợp đều được tích hợp trên phần mềm 1Office, mọi thao tác nghiệp vụ của từng cá nhân và bộ phận đều được ghi lại toàn bộ lịch sử và lưu trữ trên nền tảng, chúng ta chỉ cần tìm kiếm và đánh giá chúng.”
Định hướng về giải pháp Doanh nghiệp 5K + Ký số
Qua những chia sẻ của 2 vị diễn giả đều là CEO của những doanh nghiệp lớn tại Việt Nam, có thể thấy rằng, chúng ta cần có một giải pháp số chung cho tất cả nghiệp vụ của doanh nghiệp cũng như cách thức vận hành thông minh để đảm bảo sự thông suốt, không gián đoạn mà vẫn hiệu suất tốt trong và sau đại dịch này.
Đặc biệt, ngoài tiêu chuẩn 5K anh Lê Việt Thắng cũng đề xuất đưa vào thêm giải pháp Ký số. Đây được ví như ”vaccine” cho doanh nghiệp để hoàn thiện “hệ miễn dịch”, giúp doanh nghiệp có thể ứng dụng trong mọi giai đoạn hay trong bất cứ biến động nào. Ký số đem lại 3 lợi ích chính cho doanh nghiệp: Thứ nhất là tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, thứ hai là tiết kiệm thời gian, thứ ba là lưu trữ và tìm kiếm lại dễ dàng.
Trên thực tế, hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm e-contract độc lập cho việc ký kết điện tử, tuy nhiên nó chỉ cho phép lưu trữ trên phần mềm này chứ không lưu vào file mục khách hàng và khi tìm kiếm lại khó khăn hơn. Riêng 1Office lại cho phép nhúng ký số lên phần mềm, len lỏi vào mọi nghiệp vụ quản lý công việc của khách hàng: có thể ký trên hồ sơ nhân sự, ký trên quy trình dự án, ký trên hợp đồng thương mại,…
Anh Lê Việt Thắng chia sẻ: “1Office cung cấp phần mềm tích hợp Chữ ký số giúp cho doanh nghiệp tiện ích hơn trong mọi nghiệp vụ kinh doanh, hoạt động vận hành doanh nghiệp. Nó không cần phải lưu trên USP nữa, chỉ cần có điện thoại di động hoặc máy tính, bạn ở bất cứ đâu cũng có thể ký duyệt quy trình hay đơn từ hay hợp đồng mua bán. Chữ ký số doanh nghiệp tương đương với con dấu. Tức là đã có ký số thì không cần sử dụng con dấu nữa, điều này tiện ích cho quản lý và làm việc mọi lúc mọi nơi.”.
Sự kiện “Chiến lược 5K + Ký số – Lá chắn bảo vệ doanh nghiệp trong và sau dịch” đã diễn ra thành công tốt đẹp với sự tham gia của hơn 300 khách mời là các CEO, lãnh đạo đến từ các doanh nghiệp trên toàn quốc. Hy vọng rằng, những nội dung mà các diễn giả đem đến trong sự kiện này đã phần nào đem đến những giá trị hữu ích cho những nhà quản lý trong việc tối ưu hóa quy trình và tìm ra giải pháp mạnh mẽ bảo vệ doanh nghiệp trong mọi tác động của xã hội – kinh tế.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng xem tại:
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
